Accélérer la transformation digitale avec le volant d'automatisation : Construire un programme d'automatisation auto-suffisant

En tant que quelqu'un qui a la chance de passer du temps avec les leaders de l'automatisation de grandes entreprises, j'ai remarqué l'émergence d'une nouvelle tendance.

En ce moment, ils parlent de comment mettre à l'échelle leurs programmes d'automatisation au-delà des goulets d'étranglement de processus les plus évidents qui ont prouvé que la RPA est réelle. Cependant, de nombreuses entreprises ne savent pas comment concevoir systématiquement un système pour découvrir quoi automatiser ensuite.

Mais il y a une nouvelle façon de gérer l'automatisation qui peut vous aider à traverser le gouffre et créer un programme auto-suffisant. Dans cet article, je vous guide à travers le concept du « volant d'automatisation » et vous aide à comprendre comment il aide les innovateurs à mettre à l'échelle leurs programmes plus vite.

Le concept de volant est devenu populaire ces dernières années dans la littérature d'affaires. Peut-être l'exemple le plus célèbre est le volant d'Amazon, que l'entreprise a cartographié en 2001. Comme décrit dans le livre de Brad Stone, The Everything Store.

Ça ressemble à quelque chose comme ça :

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Le volant d'automatisation est un motif similaire qui décrit comment la consommation d'automatisation mène à de nouvelles idées pour l'automatisation, et finalement la création d'automatisations par les utilisateurs finaux qui alimentent le programme et font tourner le volant encore plus vite. Ce faisant, il y a encore plus d'élan pour l'automatisation alors qu'elle devient plus répandue dans l'organisation.

Voici une vue de ce à quoi ressemble le volant d'automatisation.

C'est juste le cadre final avec tous les éléments mis ensemble. Regardez la vidéo — elle vous montrera comment l'appliquer à votre entreprise. Puis revenez à l'article et j'expliquerai ce qui se passe en plus de détail.

OK — marchons à travers cela étape par étape.

Étape 1 : Le centre d'excellence (CoE) construit des automatisations

Le volant commence avec une approche top-down mettant en vedette une équipe centralisée construisant des automatisations pour l'entreprise dans son ensemble. Les automatisations sont choisies par l'échelle d'impact et le ROI qu'elles ont à travers l'organisation.

Les processus sélectionnés pour l'automatisation ont généralement des goulets d'étranglement bien connus. Ils se produisent typiquement fréquemment, ont une faible variance dans l'exécution, et sont facilement automatisables. Ces types d'automatisation sont les fruits à portée de main pour le CoE. Ils apportent une valeur énorme.

Le processus de détermination des tâches à automatiser implique généralement une sorte d'analyse de ROI. Dans le passé, cela se faisait souvent dans un tableur — aujourd'hui, les clients utilisent UiPath Automation Hub, qui propose tous les outils nécessaires pour analyser les idées d'automatisation.

Un exemple simple d'automatisation top-down est le traitement des factures. Payer une facture fournisseur est une tâche fréquente — elle se produit peut-être des dizaines de milliers de fois par mois. Il y a très peu de valeur ajoutée à faire le travail, et c'est routinier.

Personne n'aime traiter les factures, mais c'est un travail qui doit être fait. Le CoE calcule la valeur de chaque automatisation potentielle, et les classe par ordre pour décider sur quoi travailler.

Ces automatisations de processus précoces sont typiquement des automatisations non-supervisées. Les automatisations non-supervisées tournent souvent en arrière-plan sans aucune interaction utilisateur mais elles mettent le volant en mouvement.

Étape 2 : Le CoE fournit l'automatisation aux employés

Ensuite, les entreprises créent des automatisations supervisées. Celles-ci sont délivrées aux bureaux des employés via UiPath Assistant. Les automatisations sont déclenchées par ou travaillées en tandem avec l'employé.

Par exemple, imaginez un centre de contact où une fois qu'un agent commence à parler à un client, un robot navigue à travers les divers systèmes pour collecter toute l'information sur le client (ex. leur dernier achat, statut d'expédition actuel). Avant la RPA, les agents devaient travailler dans de nombreux systèmes différents en parlant à un client pour faire remonter ces données — mais avec une automatisation supervisée, un robot peut tout faire pour eux.

Étape 3 : Les employés utilisent l'automatisation

Une fois distribuées, les employés commencent simplement à utiliser les automatisations.

Travailler avec des robots mène typiquement à un moment d'épiphanie pour les employés. Avant cette expérience, ils auraient pu avoir peur des robots logiciels ou ne pas comprendre comment ils étaient censés travailler avec les automatisations. Mais une fois qu'ils commencent à voir comment les automatisations rendent leur vie plus facile, ils commencent à les adopter plus facilement.

Ce qui se passe ensuite est comment le volant commence à prendre de l'élan.

Étape 4 : Les employés soumettent des idées au CoE

Une fois que les employés comprennent comment les automatisations fonctionnent et comment les automatisations améliorent une partie de leur travail, ils en veulent plus. Ils veulent des automatisations pour d'autres parties de leur travail. Ils voient que personne n'a été licencié (les robots n'ont pas pris leurs emplois), donc ils se sentent à l'aise et commencent à partager des idées pour des processus qui peuvent être automatisés.

Disons, par exemple, que je suis un manager de département et que le CoE m'a donné un robot pour rassembler des données quotidiennes de nombreux systèmes et importer les données pour créer un rapport dans Microsoft Excel. J'adore mon Robot Rapport. J'en veux plus comme lui. J'ai quelques idées que je partage avec mon CoE.

Par exemple, après que le CoE a déployé les cinq premières automatisations chez State Auto Insurance Companies, les employés sont revenus avec une liste de plus de cent idées d'automatisations pour remplacer le travail mundain qu'ils ne voulaient plus faire.

Étape 5 : Le CoE construit des automatisations

Grâce aux suggestions des employés, le CoE a de nouvelles idées d'automatisations à construire. Des idées qu'ils n'auraient jamais eues. Mais ce sont des idées d'automatisation de processus qui ont un potentiel énorme. Le CoE analysera les idées d'automatisation et construira celles qui ont le plus grand ROI.

Comme vous pouvez le voir, nous sommes de retour au début. Ils déploient ces automatisations aux employés et le volant d'automatisation continue de prendre de la vitesse.

Alors que le volant d'automatisation commence à prendre de la vitesse, les bénéfices du programme commencent à émerger clairement :

• Productivité accrue
• Employés plus heureux
• Clients plus satisfaits

Voyant la valeur et le ROI, l'entreprise investit encore plus dans le programme d'automatisation et la roue continue de tourner.

Puis, quelque chose d'incroyable se produit.

Il y a une percée qui déclenche un autre rapport au volant. Certains employés deviennent si enchantés par les possibilités de l'automatisation qu'ils commencent à bidouiller avec les automatisations de processus eux-mêmes. Ils construisent des automatisations pour améliorer leurs propres flux de travail personnels. Ils regardent la façon dont ils travaillent et voient 10 minutes ici, ou 20 minutes là, qui peuvent être sauvées par des robots logiciels faisant le travail pour eux.

Étape 6 : Les développeurs citoyens construisent leurs propres idées

Ces employés — qui sont généralement un peu plus techniquement avertis — sont connus comme développeurs citoyens. Ils téléchargent UiPath StudioX et commencent à créer. StudioX est un outil no-code qui rend facile pour les développeurs citoyens d'automatiser leurs tâches de travail mundanes. Cela ne prend pas beaucoup pour apprendre comment faire. La plupart des gens sont prêts à partir après une seule journée de formation.

Maintenant, leurs robots sont chargés à la fois avec les automatisations fournies par l'entreprise et celles qu'ils ont construites eux-mêmes. Par exemple, ils peuvent avoir l'automatisation de traitement des factures décrite précédemment, une automatisation « démarrer ma journée » qui les connecte à toutes leurs applications et organise leur calendrier, et puis quelques automatisations plus petites qui sont uniques pour eux.

Étape 7 : Soumettre le code au CoE

Pour s'assurer qu'ils sont sûrs et sécurisés, les automatisations personnalisées sont archivées dans le CoE.

Étape 8 : Le CoE gouverne les automatisations

Le CoE appliquera aussi d'autres formes de gouvernance. Par exemple, ils ajouteront de la fonctionnalité si nécessaire ou ajusteront pour correspondre aux meilleures pratiques. Ils évalueront aussi l'utilité des automatisations pour les autres. Et c'est ici que nous faisons tourner le volant d'automatisation encore plus vite.

Étape 9 : Le CoE fournit les automatisations aux employés

Quand un développeur citoyen crée une automatisation qui peut être distribuée à travers l'entreprise, alors le volant prend encore un autre rapport. Le CoE trouve des idées et construit des automatisations pour tout le monde, les employés soumettent des idées pour que le CoE les construise, et maintenant vous avez des employés construisant des automatisations aussi.

Cela peut avoir un impact massif sur l'organisation. Par exemple, Nielsen vient de distribuer une automatisation à 3 000 employés qui a été originellement créée par un employé en Pologne pour lui-même.

À ce stade, le programme d'automatisation ronronne. Le phénomène du volant aide à faire émerger un nombre massif d'idées d'automatisation, et le développement de robots est réparti à travers l'entreprise alors que les employés entrent dans le jeu en suggérant des idées et en construisant leurs propres automatisations.

Le volant permet à la RPA de devenir l'accélérateur de la transformation digitale alors que le travail est converti de flux de travail manuels, multi-applications, pilotés par les humains vers des flux de travail digitalisés, automatisés, orchestrés par les humains. L'entreprise a évolué, et les vieilles façons de travailler sont des souvenirs lointains. Le plus important, les défis de mise à l'échelle des programmes d'automatisation et de traversée du gouffre ont disparu. Tout se soutient tout seul.

Nous n'avons pas trop creusé dans les produits ici dans cet article. Au lieu de cela, nous nous sommes concentrés sur le concept. Cependant, je reviendrai avec une partie deux qui montre comment la plateforme UiPath peut vous aider à mettre votre volant en marche.

Prêt à créer un volant d'automatisation dans votre entreprise ? Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons aider.

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