Accélérer la transformation numérique :Présentation du volant d'automatisation

En tant que personne qui a la chance de côtoyer les responsables de l'automatisation de grandes entreprises, j'ai remarqué une nouvelle tendance émerger.

À l'heure actuelle, ils discutent de la façon d'étendre leurs programmes d'automatisation au-delà des goulots d'étranglement les plus évidents qui ont prouvé que la RPA est réelle. Cependant, de nombreuses entreprises ne savent pas concevoir systématiquement un système pour découvrir ce qu'il faut ensuite automatiser.

Mais il existe une nouvelle façon de gérer l'automatisation qui peut vous aider à franchir le gouffre et à créer un programme autonome. Dans cet article, je vous explique le concept de "volant d'inertie d'automatisation" et vous aide à comprendre comment il aide les innovateurs à faire évoluer leurs programmes plus rapidement.

Le concept de volant d'inertie est devenu populaire ces dernières années dans la littérature commerciale. L'exemple le plus célèbre est peut-être le volant d'inertie d'Amazon, que l'entreprise a cartographié en 2001. Comme décrit dans le livre de Brad Stone, The Everything Store .

Cela ressemble à ceci :

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Le volant d'inertie d'automatisation est un modèle similaire qui décrit comment la consommation d'automatisation conduit à de nouvelles idées d'automatisation, et finalement à la création d'automatisations par les utilisateurs finaux qui alimentent le programme et font tourner le volant encore plus rapidement. Ce faisant, il y a encore plus d'élan pour l'automatisation à mesure qu'elle se généralise dans l'organisation.

Voici une vue de ce à quoi ressemble le volant d'automatisation.

Ce n'est que le cadre final avec tous les éléments assemblés. Regardez la vidéo, elle vous montrera comment l'appliquer à votre entreprise. Revenez ensuite au message et je vous expliquerai ce qui se passe plus en détail.

Ok - passons en revue cette étape par étape.

Étape 1 :Le centre d'excellence (CoE) crée des automatisations

Le volant d'inertie commence par une approche descendante avec une automatisation centralisée de la création d'équipes pour l'ensemble de l'entreprise. Les automatisations sont choisies en fonction de l'ampleur de leur impact et de leur retour sur investissement dans l'ensemble de l'organisation.

Les processus sélectionnés pour l'automatisation présentent généralement des goulots d'étranglement bien connus. Ils se produisent généralement fréquemment, ont une faible variance d'exécution et sont facilement automatisés. Ces types d'automatisation sont les fruits à portée de main pour le CoE. Ils apportent une valeur énorme.

Le processus de détermination des tâches à automatiser implique généralement une sorte d'analyse du retour sur investissement. Dans le passé, cela se faisait souvent dans une feuille de calcul. Aujourd'hui, les clients utilisent UiPath Automation Hub, qui propose tous les outils nécessaires pour analyser les idées d'automatisation.

Un exemple simple d'automatisation descendante est le traitement des factures. Le paiement d'une facture fournisseur est une tâche fréquente - cela se produit peut-être des dizaines de milliers de fois par mois. Il y a très peu de valeur ajoutée à faire le travail, et c'est de la routine.

Personne n'aime traiter les factures, mais c'est un travail qui doit être fait. Le CoE calcule la valeur de chaque automatisation potentielle et les classe pour décider sur quoi travailler.

Ces premières automatisations de processus sont généralement des automatisations sans surveillance. Les automatisations sans surveillance s'exécutent souvent en arrière-plan sans aucune interaction de l'utilisateur, mais elles font tourner le volant.

Étape 2 :Le CoE fournit l'automatisation aux employés

Ensuite, les entreprises créent des automatisations assistées. Ceux-ci sont livrés aux ordinateurs de bureau des employés via UiPath Assistant. Les automatisations sont lancées ou travaillées en tandem avec l'employé.

Par exemple, imaginez un centre de contact où une fois qu'un agent commence à parler à un client, un robot se déplace dans les différents systèmes pour collecter toutes les informations sur le client (par exemple, son dernier achat, l'état actuel de l'expédition). Avant la RPA, les agents devaient travailler dans de nombreux systèmes différents tout en parlant à un client pour afficher ces données. Mais avec une automatisation assistée, un robot peut tout faire pour eux.

Étape 3 :Les employés utilisent l'automatisation

Une fois distribués, les employés commencent simplement à utiliser les automatisations.

Travailler avec des robots conduit généralement à un moment épiphanique pour les employés. Avant cette expérience, ils avaient peut-être peur des robots logiciels ou ne comprenaient pas comment ils étaient censés travailler avec les automatisations. Mais une fois qu'ils commencent à voir comment les automatisations leur facilitent la vie, ils commencent à les adopter plus facilement.

Ce qui se passe ensuite, c'est comment le volant commence à prendre de l'ampleur.

Étape 4 :Les employés soumettent leurs idées au CoE

Une fois que les employés comprennent comment fonctionnent les automatisations et comment elles améliorent une partie de leur travail, ils en veulent plus. Ils veulent des automatisations pour d'autres parties de leur travail. Ils voient que personne n'a été licencié (les robots n'ont pas pris leur travail), alors ils se mettent à l'aise et commencent à partager des idées de processus pouvant être automatisés.

Disons, par exemple, que je suis responsable d'un département et que le CoE m'a donné un robot pour collecter des données quotidiennes à partir de nombreux systèmes et importer les données pour créer un rapport dans Microsoft Excel. J'adore mon robot de rapport. Je veux plus de robots comme ça. J'ai quelques idées que je partage avec mon CoE.

Par exemple, après que le CoE a déployé les cinq premières automatisations dans les compagnies d'assurance automobile d'État, les employés sont revenus avec une liste de plus d'une centaine d'idées d'automatisation pour remplacer le travail banal qu'ils ne voulaient plus faire.

Étape 5 :Le CoE crée des automatisations

Grâce aux suggestions des employés, le CoE a de nouvelles idées d'automatisations à construire. Des idées auxquelles ils n'auraient peut-être jamais pensé. Mais ce sont des idées d'automatisation de processus qui ont un potentiel énorme. Le CoE analysera les idées d'automatisation et créera celles qui ont le meilleur retour sur investissement.

Comme vous pouvez le voir, nous sommes revenus au point de départ. Ils déploient ces automatisations auprès des employés et le volant d'automatisation continue de s'accélérer.

Alors que le volant d'automatisation commence à prendre de la vitesse, les avantages du programme commencent à apparaître clairement :

• Productivité accrue

• Des employés plus heureux

• Des clients plus satisfaits

Voyant la valeur et le retour sur investissement, l'entreprise investit encore plus dans le programme d'automatisation et la roue continue de tourner.

Ensuite, quelque chose d'incroyable se produit.

Il y a une percée qui déclenche un autre engrenage au volant. Certains employés sont tellement séduits par les possibilités de l'automatisation qu'ils commencent eux-mêmes à bricoler l'automatisation des processus. Ils créent des automatisations pour améliorer leurs propres flux de travail personnels. Ils regardent leur façon de travailler et voient 10 minutes ici, ou 20 minutes là, qui peuvent être économisées par des robots logiciels qui font le travail pour eux.

Étape 6 :Les développeurs citoyens créent leurs propres idées

Ces employés, qui sont généralement un peu plus avertis sur le plan technique, sont connus sous le nom de développeurs citoyens. Ils téléchargent UiPath StudioX et commencent à créer. StudioX est un outil sans code qui permet aux développeurs citoyens d'automatiser facilement leurs tâches de travail banales. Il ne faut pas grand-chose pour apprendre à faire cela. La plupart des gens sont prêts à partir après une seule journée de formation.

Désormais, leurs robots sont chargés à la fois des automatisations fournies par l'entreprise et de celles qu'ils ont construites eux-mêmes. Par exemple, ils peuvent disposer de l'automatisation du traitement des factures décrite précédemment, une automatisation "Commencer ma journée" qui les connecte à toutes leurs applications et organise leur calendrier, puis quelques automatisations plus petites qui leur sont propres.

Étape 7 :Soumettez le code au CoE

Pour s'assurer qu'elles sont sûres et sécurisées, les automatisations personnalisées sont enregistrées dans le CoE.

Étape 8 :Le CoE régit les automatisations

Le CdE appliquera également d'autres formes de gouvernance. Par exemple, ils ajouteront des fonctionnalités si nécessaire ou les modifieront pour correspondre aux meilleures pratiques. Ils évalueront également l'utilité des automatisations pour les autres. Et c'est ici que nous faisons tourner le volant d'automatisation encore plus rapidement.

Étape 9 :Le CoE fournit des automatisations aux employés

Lorsqu'un développeur citoyen crée une automatisation qui peut être distribuée dans toute l'entreprise, le volant d'inertie prend encore une autre vitesse. Le CoE propose des idées et des automatisations de construction pour tout le monde, les employés soumettent des idées au CoE à construire, et maintenant vous avez des employés qui construisent également des automatisations.

Cela peut avoir un impact considérable sur l'organisation. Par exemple, Nielsen vient de distribuer une automatisation à 3 000 employés qui a été créée à l'origine par un employé en Pologne pour lui-même.

À ce stade, le programme d'automatisation bourdonne. Le phénomène du volant d'inertie contribue à faire émerger un nombre considérable d'idées d'automatisation, et le développement de robots se répand dans toute l'entreprise à mesure que les employés entrent dans le jeu en suggérant des idées et en créant leurs propres automatisations.

Le volant d'inertie permet à la RPA de devenir l'accélérateur de la transformation numérique à mesure que le travail passe de flux de travail manuels, inter-applications et pilotés par l'homme à des flux de travail numérisés et automatisés orchestrés par des humains. L'entreprise a évolué, et les anciennes méthodes de travail sont de lointains souvenirs. Plus important encore, les défis liés à la mise à l'échelle des programmes d'automatisation et à la traversée du gouffre ont disparu. Tout se suffit à lui-même.

Nous n'avons pas approfondi les produits ici dans cet article. Au lieu de cela, nous nous sommes concentrés sur le concept. Cependant, je reviendrai avec une deuxième partie qui montre comment la plate-forme UiPath peut vous aider à mettre votre volant d'inertie en marche.

Prêt à créer un volant d'automatisation dans votre entreprise ? Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider.

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