Automatisation d'entreprise : Simplifier la gestion des équipes à distance

Le travail à distance est-il une mode ou la nouvelle norme ? Beaucoup en ont débattu avant la pandémie de coronavirus 2019 (COVID-19), mais au cours des derniers mois, la réponse est devenue de plus en plus claire : le travail à distance est là pour durer.

Selon un communiqué de presse de Gartner, Inc. suite à leur enquête auprès de leaders des ressources humaines (RH), « 41 % des employés sont susceptibles de travailler à distance au moins une partie du temps » après la pandémie.

Le travail à distance a prouvé qu'il permet d'économiser des millions de dollars aux entreprises. Et 65 % des employés sont plus productifs lorsqu'ils travaillent depuis chez eux, selon une enquête de 2020 par FlexJobs.

De plus, dans de nombreux pays, le travail à distance reste nécessaire car la COVID-19 continue de jouer un rôle majeur dans la « nouvelle normale ». En juin 2020, un épidémiologiste de l'Université de Californie, Berkeley a même qualifié le travail dans un bureau physique à cette époque de « la chose la plus dangereuse que nous fassions ».

Cette combinaison de nécessité, d'avantages et de tendances de la main-d'œuvre crée un argument solide pour intégrer le travail à distance dans vos opérations régulières à l'avenir.

Pour ce faire, cependant, vous devrez aller au-delà des mesures palliatives et des solutions à court terme que vous avez probablement dû employer lors de votre passage initial au travail à distance.

Même si votre entreprise s'éloigne du travail dispersé à l'avenir, vous avez besoin d'un cadre opérationnel stratégique et durable qui relève les défis de la gestion d'une main-d'œuvre moderne.

Contrairement aux petites entreprises, les systèmes hérités et les exigences de conformité auxquels font face les entreprises rendent difficile l'adaptation rapide des opérations. Le risque de silos de communication et la pression sur les départements des technologies de l'information (IT) compliquent encore les choses. Ensemble, ces facteurs créent des obstacles à une main-d'œuvre à distance durable.

Les technologies d'automatisation comme l'automatisation des processus robotiques (RPA) et l'intelligence artificielle (IA) ont une capacité unique à combler le fossé entre les changements de main-d'œuvre à court terme et les solutions à plus long terme pour moderniser les systèmes et opérations hérités.

C'est pourquoi les entreprises avisées exploitent la technologie d'automatisation pour relever les défis de la gestion des équipes à distance maintenant — et pour réaliser des bénéfices à grande échelle demain.

La RPA rend les systèmes hérités accessibles aux travailleurs à distance

Les travailleurs à distance comptent sur des outils flexibles et facilement accessibles pour bien faire leur travail. Mais les systèmes hérités étaient conçus pour un autre standard de travail et ne s'intègrent pas naturellement avec la pile technologique moderne qui rend le travail à distance possible. En fait, 23 % des travailleurs à distance classent la gestion des systèmes hérités parmi leurs cinq principales frustrations.

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Cependant, les entreprises comptent sur les systèmes hérités pour faire une grande partie de leur travail principal. Et c'est généralement parce que ces systèmes sont si profondément intégrés dans l'entreprise que les coûts et les risques potentiels de modernisation semblent trop élevés.

Un dirigeant de banque a même comparé le remplacement des systèmes hérités à « changer les moteurs d'un Boeing 747 en plein vol ». Cela est dû à quelques raisons clés :

• Les systèmes hérités font tourner votre entreprise — vous ne pouvez pas simplement arrêter les opérations pendant que vous modernisez.
• Les systèmes hérités accumulent beaucoup de dette technique au fil des années d'exemptions et de solutions palliatives.
• Les systèmes hérités exécutent des fonctions personnalisées et nécessitent une formation spécialisée qui est compliquée à dupliquer.
• Le remplacement des systèmes hérités prend souvent des années à accomplir.

Ces facteurs rendent d'autant plus difficile pour les entreprises de soutenir le travail à distance à long terme, car leurs opérations principales doivent d'abord être démêlées et retissées au cas par cas.

Sans outils d'automatisation, il est presque impossible pour les entreprises de combler le fossé entre leurs systèmes hérités et les outils et flux de travail nécessaires pour soutenir un travail flexible et à distance.

Approfondir : Pourquoi la RPA est une technologie idéale pour intégrer les systèmes hérités

Une enquête NetMotion de 2019 a identifié que, plus que tout, les employés à distance « veulent un accès rapide et facile à toutes les données dont ils ont besoin pour faire leur travail, en utilisant des applications mobiles, réactives et fiables ».

Lorsque les logiciels sous-performent, cela nuit à la productivité, et les systèmes hérités rendent certainement plus difficile le fonctionnement des nouveaux outils comme prévu.

La RPA comble le fossé entre la technologie moderne et héritée. Le résultat pour les travailleurs à distance est qu'ils ont la flexibilité dont ils ont besoin. En même temps, les entreprises ont la sécurité et la stabilité pour soutenir les opérations principales.

La RPA imite les flux de travail humains, ce qui crée une intégration facile avec tous les logiciels. Comparez cela à la technologie d'interface de programmation d'applications (API) qui nécessite une compatibilité spécifique pour fonctionner.

Lecture recommandée : Intégration RPA vs API : Comment choisir vos technologies d'automatisation

Avec le cadre low-code et scalable offert par la RPA, les entreprises peuvent rapidement adapter la technologie héritée aux besoins de leurs équipes à distance et soutenir la modernisation à long terme en même temps. C'est ce qui s'est passé avec une organisation fédérale, dont le travail impliquait d'importants systèmes de surveillance bloqués pour les travailleurs à distance par leur infrastructure de sécurité.

Au lieu de compromettre la sécurité ou de priver les employés d'un outil crucial, l'organisation a rapidement mis en œuvre des robots logiciels qui prennent des captures d'écran de l'outil de surveillance et les envoient aux employés via Microsoft Teams, pour que les employés à distance puissent effectuer leur travail comme d'habitude. En ajoutant la RPA à l'équation, cette organisation a pu intégrer rapidement son système hérité avec une pile technologique moderne et adaptée au travail à distance.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la RPA et ce qu'elle peut offrir à votre entreprise, lisez notre Vue d'ensemble de la RPA pour la C-Suite.

L'automatisation soutient les départements IT dans la gestion des équipes à distance

Le passage soudain au travail à distance a ajouté beaucoup de pression sur le personnel opérationnel, en particulier les départements IT qui devaient maintenir la sécurité tout en aidant les travailleurs nouvellement à distance à s'adapter au niveau technologique. La main-d'œuvre à distance continuera de solliciter les ressources IT clés — distrayant l'IT des initiatives critiques de transformation numérique et de sécurité à moins que le bon cadre de support ne soit mis en place pour le long terme.

« Nous constatons une demande accrue pour les services IT, y compris une augmentation de 2x des volumes globaux de tickets de support IT », a déclaré Bhavin Shah, fondateur et PDG de Moveworks, lors d'un sommet de leadership des directeurs des systèmes d'information (DSI) abordant la pandémie.

« Nous voyons une demande plus grande pour l'automatisation, pour utiliser l'IA [intelligence artificielle] et l'apprentissage automatique pour résoudre les problèmes de support. »

Avec cette pression, il n'est pas étonnant que l'amélioration des opérations IT et de la performance des systèmes soit l'une des principales préoccupations des DSI cette année, selon une enquête IDG sponsorisée par le magazine CIO.

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Les DSI ont besoin d'une solution rentable qui peut être implémentée et mise à l'échelle rapidement pour réussir à gérer les équipes à distance sur le long terme tout en évitant les répercussions d'une sécurité faible. L'automatisation fournit cette solution en allégeant la charge de support technique quotidienne et en aidant les professionnels IT dans des travaux plus complexes.

Les cas d'utilisation de la RPA dans l'IT sont nombreux et variés, mais quand il s'agit spécifiquement de travail à distance, la RPA fait une grande différence dans la capacité d'une entreprise à soutenir le travail à distance à grande échelle. Une compagnie d'assurance a déployé des robots logiciels pour automatiser l'ensemble du processus de configuration pour les travailleurs nouvellement à distance — de l'enregistrement de l'équipement à la configuration de réseaux privés virtuels (VPN) en passant par la gestion des données logistiques.

D'autres départements IT exploitent l'automatisation des centres de contact alimentée par l'IA pour répondre rapidement aux tickets de support et garder leurs travailleurs à distance productifs. Au lieu de courir après l'information à travers diverses applications et de répéter des tâches pour de multiples employés, les professionnels IT peuvent construire des flux de travail intelligents qui agrègent les données, automatisent les processus standard et n'impliquent un humain que lorsqu'il y a une exception qui nécessite d'être adressée.

UiPath Automation Cloud fournit un outil centralisé, hors site, qui met l'accent sur la sécurité tout en étant suffisamment accessible pour soutenir toutes sortes d'arrangements de travail à distance.

En automatisant le travail répétitif et chronophage, les départements IT peuvent créer la capacité dont ils ont besoin pour mener les initiatives de transformation numérique. Les initiatives qui font ou défont les organisations dans nos environnements commerciaux en évolution rapide.

Les flux de travail automatisés protègent les équipes des silos de communication

Les silos de communication nuiront à la productivité, la collaboration et la conformité de toute équipe. Selon ClearCompany, « 86 % des employés et dirigeants citent le manque de collaboration ou une communication inefficace comme cause d'échecs au travail. » Quand il s'agit de gérer des équipes à distance, cependant, les lacunes de communication qui pourraient être compensées en personne deviennent plus problématiques.

Cet effet de silo se produit lorsque les départements et équipes n'ont pas suffisamment de communication, de visibilité et de collaboration. Ce qui mène à des processus inefficaces, des retards et des initiatives dupliquées. Pire, les silos d'entreprise amènent souvent les équipes à perdre de vue le client, endommageant l'expérience client.

L'automatisation des processus front-office et back-office rationalise le flux de données dans votre organisation et empêche la formation de silos, même quand les employés sont à distance. L'automatisation fait cela en :

• Fournissant un accès unifié aux données. Lorsque l'information est dispersée dans les divers systèmes utilisés par les ventes, le marketing, le support et l'IT, les employés ne peuvent pas travailler efficacement. Les robots logiciels permettent aux employés de toute votre organisation d'accéder à toutes les données dont ils ont besoin pour travailler mieux, plus vite et plus intelligemment en un seul clic.
• Créant des processus cohérents dans toute l'organisation. Les silos se forment facilement quand diverses équipes et départements ont leurs propres outils et flux de travail. La technologie de process mining vous permet de découvrir les inefficacités opérationnelles et de créer des processus cohérents dans votre organisation — sans perturbations majeures pour vos équipes.
• Libérant le temps des employés pour améliorer la collaboration. Les employés submergés par des tâches répétitives ont moins de temps et d'énergie pour se concentrer sur le travail stratégique et collaboratif. Il n'est pas étonnant qu'une étude commanditée menée par Forrester Consulting pour le compte de UiPath ait trouvé que « 66 % [des répondants] ont dit que la RPA restructure le travail existant, permettant aux employés d'avoir plus d'interactions humaines. »

Les employés qui ont les outils et l'information nécessaires pour mieux s'engager avec leur travail (et les uns avec les autres) sont des employés qui restent productifs et offrent aux clients une expérience à haute valeur ajoutée.

L'automatisation vous permet de développer ce type de main-d'œuvre et de briser les silos en augmentant la cohérence, la transparence et l'accessibilité des données.

Rendre la gestion d'équipes à distance plus facile avec l'automatisation

Le travail à distance est là pour rester pour de nombreuses organisations d'entreprise (surtout après qu'elles ont vu les avantages du travail à distance sur leurs résultats).

Les systèmes hérités, les silos de communication et la charge IT créent des obstacles pour les entreprises gérant des équipes à distance. En implémentant l'automatisation dans ces domaines rapidement, vous pouvez contourner les effets négatifs de ces obstacles et améliorer non seulement votre main-d'œuvre à distance mais aussi vos résultats.

La plateforme UiPath rend simple l'automatisation des processus, l'augmentation du travail d'expert et la découverte d'opportunités pour améliorer l'efficacité. Avec UiPath, les entreprises peuvent concevoir et implémenter des solutions d'automatisation rapidement dans un cadre scalable.

Apprenez-en plus sur la façon dont la plateforme UiPath est exploitée par les entreprises pour pivoter vers le travail à distance dans la nouvelle normale. Ou, si vous êtes prêt à commencer à utiliser l'automatisation pour aider à gérer les employés à distance, consultez notre pack gratuit d'assistants robots prêts à l'emploi qui effectuent un certain nombre de tâches utiles pour les employés. Tous sont rapides et faciles à prendre en main par les employés.