Construire une équipe CoE d'automatisation gagnante : Identifier et habiliter les champions

Toute grande aventure nécessite une équipe tout aussi grande, et l'automatisation ne fait pas exception.

Avez-vous déjà essayé de trouver des champions de l'automatisation dans votre entreprise ? C'est un travail difficile !

Nous entendons beaucoup de leaders de centres d'excellence en automatisation (CoE) qui veulent améliorer leurs organisations avec l'automatisation mais ont du mal à trouver des défenseurs de l'automatisation parmi des équipes disparates. Ces leaders ont la bonne vision et un excellent ensemble d'outils, mais ils ont besoin de héros pour aider à soutenir et mettre à l'échelle les efforts de leur CoE d'automatisation. Ils ont besoin de leurs Avengers. Leurs X-Men. Leurs champions de l'automatisation.

Trouver des champions de l'automatisation peut sembler difficile, mais ce n'est pas obligatoire.

Ces champions peuvent faire ou défaire les initiatives d'automatisation, donc il est critique de recruter des personnes avec la bonne perspective, les bonnes compétences et l'influence dans votre organisation. Par exemple, nous recherchons des individus avec un talent unique pour la stratégie, le coaching et la gestion de projet. Nos champions d'automatisation au sein de UiPath nous ont aidés à construire et adopter des robots logiciels pour chaque division à travers l'entreprise.

Recherchez les compétences de gestion nécessaires pour captainer votre CoE d'automatisation

Un champion d'automatisation efficace est un type particulier de personne. Plus que probablement, de nombreuses personnes dans votre organisation seront enthousiastes à propos de l'automatisation. Bien que l'enthousiasme soit nécessaire, il n'est pas suffisant.

Ce que vous cherchez, c'est quelqu'un qui peut compléter les efforts de votre CoE. Quand vous commencez à chercher un champion d'automatisation, recherchez des individus avec un mélange de compétences de gestion, y compris l'administration, la stratégie et le coaching.

La nécessité de cet ensemble de compétences devient claire une fois que vous pensez aux rôles complémentaires que le CoE et le champion d'automatisation jouent. Le CoE gère l'ensemble du pipeline d'automatisation, de l'idéation à l'exécution, tandis que les champions d'automatisation travaillent à remplir ce pipeline. Les champions d'automatisation travaillent au sein de leurs équipes spécifiques pour évaluer les soumissions d'automatisation et connecter le CoE avec les opportunités d'automatisation.

Les champions d'automatisation sont essentiels pour faciliter les cycles de vie de l'automatisation au sein de leurs départements.

Certaines des meilleures idées d'automatisation viendront du bas vers le haut, des utilisateurs métier qui sont les plus proches des problèmes et les mieux positionnés pour identifier les solutions. Les champions d'automatisation collectent ces idées par crowdsourcing et priorisent lesquelles iront au CoE. Le CoE peut ensuite prioriser la liste résultante contre sa bande passante et exécuter depuis le haut vers le bas. Cette dynamique crée une boucle de rétroaction positive où l'idéation mène à l'évaluation, l'évaluation mène à la qualification, la qualification mène à l'implémentation, et l'implémentation alimente une idéation supplémentaire. Nous appelons cela le volant d'automatisation.

Pensez aux champions comme une équipe de gestion de projet. Ils encouragent l'engagement bottom-up pendant que le CoE fournit une surveillance top-down. Ensemble, ils peuvent garder le pipeline d'automatisation plein et les utilisateurs excités par la prochaine automatisation au coin de la rue.

Cet aspect de gestion de projet est ce qui rend si important de trouver les bonnes personnes pour être champions d'automatisation.

Un champion d'automatisation idéal incarne quatre qualités :

• Partenaire stratégique : ils peuvent collaborer et partager des ressources parmi leurs coéquipiers et avec le CoE. Ils pensent clairement à la valeur que l'automatisation peut apporter.
• Agent de changement : ils promeuvent, habilitent et soutiennent les initiatives d'automatisation. Tout en maintenant un focus singulier sur les personnes impliquées et affectées par l'automatisation. Ils se soucient du changement, et ils se soucient de l'effet du changement.
• Expert en administration : ils peuvent planifier, reporter et contrôler le pipeline d'idées. Ils doivent être capables d'encourager le flux d'idées tout en gardant un œil attentif sur les idées qui entrent et sortent.
• Employé hautement engagé : ce sont des employés performants et enthousiastes. Ils sont dédiés à améliorer certaines zones au sein de l'entreprise, et ils sont curieux de toutes les solutions disponibles pour le faire.

Les champions d'automatisation n'ont pas à faire ce travail seuls. Le CoE UiPath fournit un exemple parfait : nous utilisons UiPath Automation Hub pour centraliser la gestion du cycle de vie et collecter par crowdsourcing des centaines d'idées d'automatisation. Avec lui, nous pouvons rendre la soumission d'idées facile et cartographier le processus de l'idéation au ROI. Nous avons partagé des détails sur comment le CoE UiPath fonctionne dans un webinaire récent (maintenant disponible à la demande).

Fouillez chaque division pour trouver des évangélistes pour votre CoE d'automatisation

Quand vous construisez votre équipe de champions d'automatisation, recrutez des individus de différentes divisions à travers votre organisation. De cette façon, vous pouvez étendre la portée de l'automatisation, collecter des idées par crowdsourcing depuis plus d'équipes, et repérer le potentiel d'automatisation dans chaque division.

La génération d'idées bottom-up est meilleure quand le sourcing est large et diversifié. Quand vous commencez la recherche pour vos champions d'automatisation, gardez cette diversité au premier plan de votre recherche. L'automatisation fonctionne mieux si les idées viennent de chaque niveau de l'entreprise. Ce niveau d'engagement aide plus de gens et assure que votre pipeline d'automatisation reste plein.

Encouragez les employés à travers l'entreprise à participer à l'idéation d'automatisation. Vous pouvez le faire de trois façons. En demandant aux employés de :

• Utiliser des automatisations pré-construites de votre CoE : Vos employés seront plus engagés plus ils verront l'automatisation en action. Encouragez-les à utiliser les automatisations que votre CoE construit, pour qu'ils puissent voir en quoi l'idéation peut se transformer.
• Ajouter des idées à Automation Hub : Une fois que vos employés utilisent l'automatisation, ils seront mieux capables de voir des cas d'utilisation dans leur flux de travail. Le simple processus de réflexion sur les cas d'utilisation et de les articuler comme soumissions les laissera plus engagés.
• Tenter de construire leurs propres robots : Si vos utilisateurs sont assez techniques, vous pouvez même les encourager à construire leurs propres robots. Avec les conseils de votre CoE, cela peut être l'un des moyens les plus efficaces de faire sentir aux employés qu'ils sont engagés et habilités.

Cela sonne bien, mais à quoi cela ressemble-t-il en pratique ? Nos champions d'automatisation UiPath aident à attiser l'enthousiasme et à mettre à l'échelle l'engagement à travers une variété de méthodes (suivant les mêmes suggestions fournies ci-dessus) :

• Ateliers de génération d'idées donnent aux employés l'opportunité de réfléchir aux cas d'utilisation.
• Hackathons donnent aux employés la chance de mettre la main à la pâte sur les robots.
• Formation à l'automatisation du CoE pour habiliter les développeurs citoyens techniquement inclinés à trouver plus de cas d'utilisation quotidiens pour les robots au sein de leurs départements.

Cela nous a aidés à idéer et créer des robots géniaux et utiles pour différents départements. Quelques exemples :

• Marketing : L'équipe sociale UiPath utilise des robots pour scanner les nouveaux commentaires sur toutes les vidéos UiPath sur chaque plateforme. Ainsi, l'équipe peut voir et répondre aux nouveaux commentaires sur n'importe quelle vidéo UiPath depuis un hub centralisé au lieu de perdre du temps à les traquer. Découvrez plus d'exemples de nos robots marketing.
• Ventes : Les opérations commerciales ont créé un robot pour les gestionnaires de ventes. Ils peuvent lancer un robot qui génère un document Microsoft Word avec les champs clés pour chaque compte pré-remplis par l'automatisation. Et voici un autre exemple de robot ventes.

En bref, regardez dans chaque division pour quelqu'un qui peut aider à attiser l'engagement et coacher les équipes pour obtenir des idées d'automatisation diversifiées et de qualité qui bénéficieront à toute votre entreprise, de la base au conseil d'administration.

Lecture recommandée : Comment évangéliser la RPA au sein de votre organisation

Sélectionnez des champions discernants pour garder votre CoE d'automatisation véritablement excellent

Le rôle principal du champion d'automatisation est de trier des piles d'idées brutes pour évaluer leur qualité, les mesurer contre la stratégie métier, et décider lesquelles devraient avancer dans le pipeline d'automatisation.

Votre premier filtre pour un bon champion d'automatisation est de savoir s'ils ont un œil pour la stratégie. Les cas d'utilisation d'automatisation sont infinis, et un champion qui ne peut pas déterminer efficacement la valeur de chaque cas d'utilisation risque de remplir votre pipeline avec du bruit. Choisissez des champions avec un œil pour la stratégie (nous donnerons un exemple dans un instant). Vous cherchez des champions qui ont une vue de haut niveau de l'entreprise, de son automatisation existante, et de la valeur métier que la nouvelle automatisation offrirait.

Au-delà de cette vue de haut niveau pour la stratégie, de bons champions d'automatisation peuvent, et vont, regarder chaque idée d'automatisation et poser de nombreuses questions, telles que :

• Est-ce un processus automatisable ?
• Est-ce un bon ajustement pour l'automatisation des processus robotiques (RPA) ou une autre technologie d'automatisation ?
• L'automatisation de ce processus aura-t-elle un impact à long terme ?
• Cette idée vaut-elle le temps du CoE d'automatisation ?
• Est-ce une idée unique, ou pourrait-elle être combinée avec une autre suggestion ?

Marchons à travers un exemple. Disons qu'un champion d'automatisation remarque cinq idées entrantes de l'équipe ventes liées à la qualification des leads. Chaque idée est forte. La solution la plus évidente est de créer cinq robots en réponse à ces cinq idées. Mais avec une vue de haut niveau, le champion d'automatisation décide qu'une refonte holistique du processus de qualification des ventes est une meilleure solution que de créer cinq robots. C'est l'œil pour la stratégie en action. Ce genre de décision est le résultat d'être critique, de poser des questions et de réfléchir profondément à la valeur métier.

En bref, trouvez des gens qui protégeront farouchement la qualité de la stratégie de votre CoE, pour que l'automatisation ait le meilleur coup pour atteindre son ROI cible (et le dépasser).

Adoptez une approche démocratique de l'automatisation

L'automatisation améliore les flux de travail humains, et, en retour, les champions d'automatisation humains peuvent améliorer votre automatisation. Avoir des champions d'automatisation est un excellent moyen de se connecter avec les gens à travers vos organisations d'une manière scalable, pilotée par la stratégie, et d'amener l'automatisation dans les mains de chaque équipe au sein de votre entreprise.

Vous voulez atteindre une automatisation généralisée dans votre organisation ? Apprenez-en plus sur le choix de votre champion d'automatisation depuis notre webinaire récent.

Aussi, inscrivez-vous à notre Reboot Work Festival (15-17 décembre 2020 🎉) pour entendre les meilleurs experts en automatisation sur la démocratisation de l'automatisation, le redémarrage de notre façon de penser le travail, et bien plus encore. Et si vous lisez ceci après la fin du festival, vous pouvez toujours voir les enregistrements des sessions. Inscrivez-vous sur la page du Reboot Work Festival pour une visualisation à la demande pratique.