Maîtriser l'Order-to-Cash : Rationalisez avec le Process Mining

Le processus order-to-cash (O2C) est l'un de ces processus traversant l'entreprise qui peut soit faire, soit casser votre business. Les résultats de ce processus critique impactent directement la satisfaction client, la façon dont vous gérez les flux de trésorerie, et le bonheur de vos employés.

Pourtant, la complexité et l'étendue du processus O2C en font l'un des processus les plus difficiles à suivre et optimiser. On peut dire sans risque qu'il y a une grande opportunité d'améliorations pour le processus O2C.

Dans cet article, nous verrons comment les améliorations du processus O2C peuvent être atteintes en utilisant une combinaison stratégique de process mining et d'automatisation.

Nouveau au process mining ? Je vous recommande de commencer par lire notre article d'introduction au process mining.

Commençons par les bases de l'O2C.

Qu'est-ce qu'un processus order-to-cash ?

Le but du processus O2C est de livrer des biens à un client en échange d'argent. Dans un scénario de vente à partir de stock typique, le flux du processus est :

1. Création de la commande
2. Exécution de la commande
3. Expédition de la commande
4. Facturation
5. Paiement

Ce sont les étapes centrales du processus, mais si vous connaissez un peu le processus O2C, vous savez que ce n'est jamais aussi simple ! Pensez aux étapes supplémentaires qui composent le processus, comme la sortie de marchandises après, la création d'une livraison, ou la vérification d'une limite de crédit. Il y a des millions de transactions qui traversent les départements et les systèmes, rendant presque impossible d'avoir une vue claire de l'ensemble du processus.

Le processus se compose de deux parties principales : la gestion des commandes et les comptes clients. Et elles ont des objectifs légèrement différents.

La gestion des commandes implique toutes les étapes de la création de la commande à l'expédition. L'expédition de la commande déclenche alors la création de la facture. Les objectifs de la gestion des commandes incluent l'amélioration du taux de commande parfaite, du taux d'expédition à temps et du cycle d'exécution de la commande.

Les comptes clients commencent au moment de la création de la facture et se terminent au règlement de la facture. Les objectifs des comptes clients incluent la réduction des paiements en retard et des jours de ventes en suspens (DSO).

Défis

Dans le processus O2C, ces deux côtés (gestion des commandes et comptes clients) du processus dépendent fortement l'un de l'autre. La gestion des commandes ne peut pas atteindre une vraie efficacité sans le soutien des comptes clients et vice versa. Cependant, les équipes qui pilotent ces deux parties du processus finissent parfois par travailler en silos, ce qui ne se prête pas à un processus efficace.

D'autres défis courants dans le processus O2C incluent :

• Taux d'erreurs élevés dus à la saisie manuelle des commandes, entraînant des retouches coûteuses et chronophages
• Données maîtresses clients mal maintenues, entraînant des retards et des pertes de revenus
• Problèmes d'exécution de la livraison, influençant les taux de rétention client
• Taux DSO élevé, impactant les flux de trésorerie et les opportunités manquées d'investissement dans d'autres domaines de l'entreprise.

Un processus complexe comme l'O2C est parfait pour utiliser le process mining pour trouver le potentiel d'automatisation. Sans process mining, vous ne verrez que la pointe de l'iceberg O2C.

D'abord, utilisez le process mining pour découvrir le processus O2C

Le process mining se connecte directement aux systèmes qui interfacent avec le processus O2C, comme SAP et d'autres systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP). En utilisant une couche de transformation de données intégrée, la technologie transforme les données en un graphe de processus qui chronique l'ensemble du processus du début à la fin. Il capture toutes les variations de processus, goulots d'étranglement, retouches et exceptions.

Exemple de graphe de processus

Avec le process mining, vous pouvez voir exactement ce qui s'est passé dans le processus, comprendre pourquoi cela s'est passé, et travailler sur un plan d'action pour l'améliorer.

Progressez rapidement avec l'automatisation

Le process mining vous guide pour trouver le potentiel d'automatisation inexploité dans vos processus. Le moyen le plus rapide de piloter la transformation dans l'O2C est de déployer l'automatisation des processus robotiques (RPA) avec le process mining. Par exemple, avec le process mining, vous pouvez découvrir un problème de sortie de marchandises (c'est-à-dire quand la commande a été prélevée et est prête pour l'expédition, n'arrive jamais à temps). Cela peut retarder la livraison au client et cela signifie aussi que des niveaux de stock incorrects sont affichés dans le système.

En creusant un peu plus, vous trouvez la cause racine de ce problème : simplement que votre spécialiste de l'expédition a trop d'expéditions à gérer, ce qui entraîne un retard de sortie de marchandises. Une solution efficace pour cela est d'avoir un robot logiciel gérer la sortie de marchandises, soulageant le spécialiste de l'expédition du travail et assurant que les expéditions sont livrées à temps.

Consultez cette infographie pour découvrir pourquoi le process mining est le nouveau super-héros de l'automatisation.

Surveillez et améliorez continuellement le processus global

Mais le process mining ne s'arrête pas là.

Après avoir automatisé vos processus via la RPA, vous pouvez utiliser le process mining pour suivre les résultats et vous assurer que l'automatisation a l'effet escompté. Il est logique qu'après l'automatisation, vous vouliez un aperçu de l'impact sur le reste du processus. Par exemple, le temps de cycle du processus s'améliore-t-il ? Votre taux d'expédition à temps s'améliore-t-il ? Ce sont toutes des métriques qui peuvent être suivies avec le process mining, vous aidant à surveiller et améliorer le processus en continu.

Il peut aussi être logique d'optimiser votre processus d'autres façons, avant d'introduire l'automatisation.

Par exemple, l'un de vos clients se plaint systématiquement que ses expéditions arrivent plus tard que prévu. En utilisant le process mining, vous pouvez vérifier qu'en effet, les expéditions vers ce client arrivent toujours un jour plus tard que prévu. La cause racine dans cet exemple est que les délais dans le système sont d'un jour inférieurs aux délais réels, ce qui signifie qu'il y a une divergence entre la date à laquelle le client s'attend à recevoir sa commande et le jour où il la reçoit réellement. Dans cet exemple, un simple ajustement des données maîtresses fait l'affaire et assure que le client est satisfait.

Gardez les processus sur la bonne voie et prévisibles

Comme pour tout, les processus sont sujets au changement. Donc, il est logique que votre automatisation change avec eux. Une combinaison de process mining et de RPA vous aide à garder un œil sur votre processus pour que vous puissiez agir rapidement chaque fois que quelque chose force le processus à changer, que ce soit la législation, la concurrence, ou même une pandémie.

Pilotez les améliorations O2C avec UiPath

Des capacités pratiques qui soutiennent le maintien de votre processus O2C sur la bonne voie incluent la capacité d'assigner des robots pour gérer automatiquement les tâches dans UiPath Orchestrator, afin qu'ils puissent adresser toute indésirable inactivité ou déviation en quasi temps réel. UiPath Action Center assure que les bonnes personnes sont mises dans la boucle chaque fois qu'il y a des exceptions qui nécessitent une gestion.

Quand vous combinez le process mining avec la RPA, cela peut se transformer en sauts énormes en efficacité, économies de coûts et satisfaction client.

UiPath Process Mining combine le process mining best-in-class et la RPA. En conséquence, vous êtes habilité à non seulement découvrir le potentiel d'automatisation dans votre processus O2C, mais aussi à optimiser et surveiller l'automatisation sur une base continue.

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