Meilleures pratiques pour organiser et gérer votre réserve de maintenance

Cet article a été écrit par Jason Afara, ingénieur en solutions chez Fiix avec plus de sept ans d'expérience en tant que responsable et planificateur de maintenance

L'équipement de production est comme un athlète professionnel. Ils valent tous deux des millions de dollars et sont la clé pour obtenir des résultats.

Mais aucun joueur de baseball ne pouvait frapper avec une batte trop courte. Aucun receveur large ne pourrait marquer un touché si ses chaussures n'étaient pas de la bonne taille. Les petits détails font toute la différence. C'est la même chose en maintenance.

S'emparer du mauvais roulement dans le magasin de maintenance pourrait être la cause d'une panne sur une machine critique. Une petite pièce peut entraîner une perte énorme de productivité et de résultat net.

Cet article examine de plus près le suivi des stocks et les meilleures pratiques pour organiser votre magasin de maintenance afin de rendre votre équipe de maintenance et l'ensemble de l'opération plus efficaces, rentables et sûres.

4 secrets pour gérer l'inventaire

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Table des matières

1. Acquisition de pièces
2. Pièces de rechange et bons de travail
3. Sécurisation de votre magasin de maintenance
4. Organiser votre réserve de maintenance
5. Optimiser le suivi de vos stocks
6. Suivi des stocks :un pilier pour les équipes de maintenance

Suivez et optimisez vos pièces avec ce modèle de gestion des stocks

Acquisition de pièces

Le coût des pièces de rechange peut s'accumuler rapidement. C'est pourquoi il est important de comprendre ce que vous dépensez en inventaire et comment vous le dépensez.

Commande de pièces

Voici quelques questions que vous pouvez vous poser, ainsi qu'à votre équipe, pour avoir une meilleure idée de votre processus d'achat d'inventaire :

Il y a deux buts finaux de cette activité. La première consiste à déterminer comment suivre avec précision vos dépenses d'inventaire afin de toujours savoir comment elles se comparent à votre budget. La seconde est de rendre le processus aussi efficace que possible.

S'emparer du mauvais roulement dans le magasin de maintenance pourrait être la cause d'une panne sur une machine critique. Une petite pièce peut entraîner une perte énorme pour la production et le résultat net.

La productivité souffre pour tout le monde si une partie de ce processus est brisée. Par exemple, si un acheteur de pièces doit obtenir une approbation pour chaque petit achat, cela prend le temps de tout le monde. Il est essentiel de trouver un seuil d'approbation qui crée la confiance, l'autonomie et l'efficacité tout en réduisant les risques. Vous pouvez toujours surveiller les drapeaux rouges dans les dépenses et creuser plus profondément si nécessaire.

Travailler avec les fournisseurs

Il y a quelques questions utiles à vous poser ainsi qu'à votre équipe pour vous assurer que vous tirez le meilleur parti de la relation que vous entretenez avec les fournisseurs qui approvisionnent votre magasin de maintenance :

Avoir une bonne relation avec les fournisseurs peut faire ou défaire votre programme de gestion des stocks. La dernière position dans laquelle vous voulez être est de retarder la production pendant que vous attendez qu'une pièce critique soit livrée parce que le fournisseur n'est pas payé à temps. Comprendre tous les éléments du processus de paiement et effectuer des examens fréquents des factures impayées est important pour communiquer les attentes aux fournisseurs et garantir que les pièces sont livrées à temps.

Réception des pièces

Il y a beaucoup de pièces mobiles à prendre en compte lors de la coordination de la livraison des stocks, et je ne parle pas seulement des roulements ou des moteurs. Voici quelques questions qui vous aideront à faire en sorte que ce processus se déroule sans accroc :

Le magasin de maintenance est-il disponible 24h/24 et 7j/7 ? Si non, où sont stockées les pièces après les heures et comment y accéder ?

Y a-t-il un emplacement désigné dans le bâtiment où les fournisseurs livrent ?

Votre équipe accepte-t-elle les commandes partielles ?

Est-il obligatoire de vérifier chaque pièce avant de l'entrer dans votre système d'inventaire ?

À quoi ressemble le processus de réception ? Est-il suivi dans un seul système ou dans plusieurs systèmes ? Ces systèmes sont-ils synchronisés entre eux ?

Cette dernière question est particulièrement importante. Si une ligne tombe en panne et que vous vous précipitez pour la réparer, vous voulez être sûr que les enregistrements d'inventaire sont corrects et que la pièce est en état de marche.

Pièces de rechange et bons de travail

Vous traitez des centaines (voire des milliers) de bons de travail, la plupart d'entre eux ayant au moins une pièce de rechange attachée. C'est beaucoup de choses à surveiller et cela peut facilement devenir un casse-tête pour vous et votre équipe. Heureusement, vous pouvez prendre certaines mesures pour éviter que cela ne se produise.

Envoi de pièces aux bons de travail

Ces deux questions vous aideront lorsque des pièces sont utilisées sur des bons de travail :

1. Qui dans votre équipe est responsable de l'ajout de la pièce à un ordre de travail ?
2. Comment surveillez-vous l'utilisation des pièces sur les bons de travail pour empêcher les modifications de pièces comme seul moyen de dépannage ?

L'émission de pièces sur un bon de travail ajoute immédiatement un coût au bon de travail. S'assurer que les coûts sont suivis avec précision permet à l'équipe de direction de surveiller les coûts de toutes les activités de maintenance et de prendre des décisions (par exemple, si vous devez acheter un nouvel équipement ou embaucher un autre technicien) en utilisant des données solides.

La façon dont vous configurez ce processus dépend de vous. Certains sites permettent aux techniciens d'ajouter des pièces aux bons de travail tandis que d'autres autorisent uniquement l'employé du magasin de maintenance à le faire.

Parties de mise en scène pour les PM

Les ordres de travail de maintenance préventive méritent leur propre section car ils peuvent être une bête totalement différente des ordres de travail réactifs. Il y a quelques questions qui vous aideront lors de la planification de l'utilisation des pièces pour la maintenance programmée :

1. Y a-t-il un endroit désigné dans la réserve de maintenance pour les kits de maintenance préventive requis pour les prochains MP ?
2. Qui est responsable de l'assemblage de ces kits ?

Le kitting est généralement une pratique utilisée pour s'assurer que toutes les pièces sont préparées pour le travail à venir de l'équipe de maintenance. La mise de côté de ces pièces garantit la réussite de l'équipe de maintenance.

Apprenez à créer une liste de contrôle parfaite pour la maintenance préventive

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Sécurisation de votre magasin de maintenance

Les gens volent des choses. D'autres ont de bonnes intentions, mais manquent de savoir-faire. Ce sont des faits malheureux de la vie. Votre réserve de maintenance n'y échappe pas. C'est pourquoi la sécurisation de votre zone d'inventaire doit être une priorité absolue.

Accès à la réserve

Il y a de fortes chances que les pièces de votre entrepôt de maintenance totalisent des milliers ou des millions de dollars. Limiter l'accès à vos zones d'inventaire réduit le risque de vol et d'utilisation abusive, ce qui contribue grandement à réduire le coût des pièces.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la sécurisation de votre entrepôt :

1. Qui a accès à la réserve ? En règle générale, l'équipe de maintenance et les superviseurs de production y ont accès, mais tant qu'ils sont suivis et que la responsabilité est comprise, vous pouvez étendre l'accès en dehors de ces rôles.
2. Quel appareil utilisez-vous pour limiter l'accès à la réserve ?
3. Y a-t-il des caméras dans la réserve ? Comment sont situées ces caméras ?

L'un des moyens les plus courants de sécuriser votre entrepôt de maintenance consiste à mettre en œuvre un système de passe-clés qui permet uniquement à certaines personnes d'accéder à la boutique. Si votre salle de pièces est suffisamment grande, vous pouvez la séparer en sections, chaque zone ayant différents niveaux d'accès. Cela empêche le vol et signifie que la maintenance n'est pas obligée de payer pour les pièces et les fournitures couramment utilisées par les personnes d'autres services, comme les batteries.

Avoir une caméra pointée sur les points d'entrée de la salle de stockage vous permet d'enquêter sur le moment où une pièce a été utilisée si elle a disparu ou n'a pas été documentée sur un bon de travail. Cela vous aide à suivre les dépenses d'inventaire, même si les membres de l'équipe oublient d'enregistrer une pièce en raison de situations d'urgence.

Avoir une bonne relation avec les fournisseurs peut faire ou défaire votre programme de gestion des stocks. La dernière position dans laquelle vous voulez être est de retarder la production pendant que vous attendez qu'une pièce critique soit livrée parce que le fournisseur n'est pas payé à temps.

Organisation de votre réserve de maintenance

Chaque établissement va organiser son magasin de maintenance différemment. Tant que vous rendez vos pièces accessibles, faciles à trouver et à l'abri de l'usure, il est difficile de se tromper. Bien qu'il existe des dizaines de façons d'organiser votre espace, nous avons décrit deux méthodes courantes ci-dessous.

Organiser les pièces par actif

Cette méthode classe les pièces de rechange en fonction de l'actif avec lequel elles sont utilisées. Cette stratégie présente quelques avantages clés, notamment :

• Simplifier l'obtention de pièces pour la maintenance planifiée
• Kits d'assemblage pour les reconstructions majeures
• Trouver la bonne pièce pour un actif en cas de maintenance d'urgence

Le stockage des pièces par type d'actif présente un inconvénient potentiel majeur :la duplication. Si le même roulement de taille est utilisé sur plus d'un équipement, il est nécessaire de le stocker à plusieurs endroits, ce qui crée des coûts supplémentaires et nécessite plus d'espace de stockage.

Organiser les pièces par type

Cette méthode organise l'inventaire par type de pièce. Tous vos roulements seraient ensemble, toutes les pompes seraient au même endroit, et ainsi de suite. Cette méthode présente quelques avantages, tels que :

• Être bon pour le dépannage lorsque vous n'avez pas assez d'une pièce et avez besoin d'une solution à court terme
• Vous permettant de voir combien de moteurs, de boîtes de vitesses, de variateurs de fréquence et d'autres pièces dont vous disposez et qui ont un coût important
• Trouver des unités de stockage conçues pour la même pièce, comme une armoire à roulements qui protégera les roulements de la poussière et des débris.

Il y a aussi quelques limites. Si vous êtes pressé et que vous devez utiliser un type de roulement très spécifique parmi les dizaines de votre réserve, il est facile de prendre le mauvais. Cette erreur peut entraîner une augmentation des temps de réparation et des temps d'arrêt. Avoir un code QR ou un code-barres sur les conteneurs de stockage permet de réduire ce risque.

Autres choses à considérer lors de l'organisation de vos pièces de rechange

Il y a quelques autres questions à vous poser qui vous aideront lors de l'organisation de votre réserve de maintenance :

1. Quelle est la capacité de poids nécessaire pour le rayonnage dans la salle des pièces ?
2. Quelles pièces sont critiques et seront-elles stockées différemment ?
3. Les pièces seront-elles stockées en hauteur ? Si oui, existe-t-il un processus sûr pour les récupérer ?
4. Certaines pièces sont-elles sensibles à la chaleur ? Comment ces pièces seront-elles stockées ?
5. Un système géré par le fournisseur est-il utilisé pour suivre les petites pièces (boulons, fusibles, etc.) ?
6. Quelle est la quantité minimale de stock requise ? Quel est le maximum requis ?
7. Y a-t-il une marque et/ou un modèle standard pour certaines pièces (par exemple, toutes les commandes proviennent d'un certain fournisseur) ?

Il y a de fortes chances que les pièces de votre entrepôt de maintenance totalisent des milliers ou des millions de dollars. Limiter l'accès à vos zones d'inventaire réduit le risque de vol et d'utilisation abusive, ce qui contribue grandement à réduire le coût des pièces.

Optimisation de votre suivi d'inventaire

Prendre des décisions basées sur les données concernant l'inventaire vous aide non seulement à tirer le moindre profit de votre entrepôt de maintenance, mais cela conduit également à des actifs plus sains et à moins de maux de tête pour tout le monde. C'est beaucoup à promettre, mais il faut beaucoup de travail pour mettre en place les bons processus pour y arriver.

Pièces de rechange critiques

Déterminer vos pièces de rechange critiques est tout aussi crucial que de faire une analyse de criticité de vos actifs. Il vous aide à acheter, organiser et maintenir votre inventaire est un moyen d'empêcher les pannes d'équipement d'atteindre des proportions cauchemardesques.

Déterminer vos pièces de rechange critiques commence par comprendre les actifs critiques de votre installation. Cela vous donne une idée des pièces importantes pour que cet équipement fonctionne aussi bien et aussi longtemps que possible. Il s'agit d'un exercice qui nécessite la contribution du personnel de maintenance qui connaît le mieux ces pièces d'équipement pour s'assurer que toutes les informations sont saisies.

Comptage de cycles

Faire des comptages de cycle d'inventaire fréquents vous donne plus de contrôle sur votre calendrier de maintenance et votre budget de maintenance. Il garantit que vos enregistrements sont précis afin que vous ne soyez pas à court de pièces de rechange critiques ou de dépenses excessives pour des pièces coûteuses. L'exécution de comptages périodiques du cycle atténue également les comportements réactifs qui entraînent des coûts importants.

Faire des comptages de cycles est particulièrement important si vous utilisez un logiciel pour suivre les pièces. S'assurer que les informations de votre système correspondent au nombre réel de pièces dont vous disposez aide l'équipe financière et assiste l'équipe de maintenance dans ses tâches planifiées.

Lorsque vous renforcez votre programme d'inventaire tournant, posez-vous les questions suivantes :

1. À quelle fréquence se produisent les comptages de cycles ?
2. Lors d'un décompte de cycles, comment allez-vous limiter l'utilisation des pièces ?
3. Qui fera le décompte des cycles ? Qui vérifiera ponctuellement que le décompte est exact ?

Rapports

Les rapports sur le montant de la valeur des stocks sur une base trimestrielle ou mensuelle vous donneront un aperçu, en tant que responsable de la maintenance, de ce qui se passe dans le magasin de maintenance.

Posez-vous ces questions lorsque vous préparez des rapports d'inventaire :

1. À quelle fréquence le rapport sera-t-il exécuté ?
2. Quelles informations le rapport examinera-t-il ?
3. Le rapport affichera-t-il toutes les pièces ou seulement une sélection des pièces les plus chères (comme les 50 top) ?
4. Le rapport montrera-t-il la variation de l'inventaire entre deux dates ?

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Suivi des stocks :un pilier d'une maintenance exceptionnelle

La gestion et le suivi des stocks sont un pilier essentiel pour toute équipe de maintenance. Au fur et à mesure que vous approfondissez l'amélioration de votre entrepôt de maintenance, cinq points à retenir peuvent vous guider vers le succès :

1. Mettre en place un processus de réception et de commande de pièces
2. Ayez des personnes qui peuvent remplacer pour les vacances, les maladies et toute autre période de pénurie de personnel
3. Exécutez des rapports suffisamment fréquemment pour avoir une idée générale de la valeur des pièces en stock
4. Planifiez soigneusement la façon dont vous organisez votre magasin de maintenance et demandez des idées à plusieurs personnes de votre équipe
5. Recherchez toujours les forces et les faiblesses de votre gestion des stocks et travaillez pour améliorer tous les domaines