Utilisation en tant que critère de sélection EAM

Après des décennies de développement continu, les applications à l'échelle de l'entreprise offrent désormais des fonctionnalités très complètes. Avec un budget et des ressources organisationnelles suffisants, un fabricant de taille moyenne à grande peut probablement trouver des logiciels d'entreprise qui incluent des fonctionnalités pour pratiquement tous les processus métier dans lesquels ils pourraient être impliqués.

Mais qu'il s'agisse du domaine vaste et global de la planification des ressources d'entreprise (ERP) ou du monde plus ciblé de la gestion des actifs d'entreprise (EAM), bien que des fonctionnalités puissent être disponibles pour répondre à divers besoins, ce qui a fait défaut, c'est une attention appropriée. à la convivialité. Certains éditeurs de logiciels d'entreprise commencent à prêter attention à la convivialité en ce qui concerne l'ERP, mais c'est tout aussi important dans le domaine de l'EAM. Dans une application EAM, une fonctionnalité peut exister pour permettre aux techniciens de récupérer et de saisir des données et aux cadres d'évaluer la santé des actifs, mais si ces tâches sont difficiles ou prennent du temps, ce système EAM épuisera les ressources précieuses de l'entreprise au lieu de contribuer à la valeur de l'entreprise.

Dans cet article, nous examinerons les différents problèmes d'utilisation rencontrés par les fabricants avec les logiciels EAM, la manière dont ces problèmes épuisent les ressources de l'entreprise et les caractéristiques et fonctionnalités EAM spécifiques qui peuvent conduire à une utilisation améliorée.

Systèmes disparates
De loin, les problèmes d'utilisation les plus courants rencontrés avec l'EAM sont dus au manque d'applications entièrement intégrées.

Ce que je vois fréquemment dans les services de maintenance de fabrication et les organisations de maintenance, de réparation et de révision (MRO), ce sont des techniciens qui utilisent une solution unique pour gérer leurs ordres de travail, leur planification et leur planification, et un système entièrement différent pour gérer leur inventaire et potentiellement un autre système à gérer. leurs achats. Pourtant, d'autres systèmes sont utilisés pour gérer les ressources humaines et pour suivre les informations d'identification et la disponibilité des personnes capables d'effectuer des types de travail spécifiques. Les techniciens, les gestionnaires et les cadres travaillant dans deux ou trois systèmes différents sont alors obligés d'apprendre deux ou trois flux de processus et schéma de navigation complètement uniques. Cela rend les systèmes moins intuitifs, augmente la quantité de formation nécessaire et empêche les utilisateurs d'avoir le temps et l'envie d'explorer et d'exploiter pleinement les fonctionnalités haut de gamme et plus avancées que leurs divers progiciels peuvent offrir. Qui a le temps de devenir un puissant utilisateur non pas d'un, mais de deux, trois ou plusieurs progiciels ? C'est une perte de temps professionnel pour les techniciens et les cadres et garantit également qu'ils ne réaliseront pas la pleine valeur ou la capacité de l'un des systèmes sur lesquels ils s'appuient parce qu'ils n'ont tout simplement pas la bande passante pour le faire.

La facilité d'utilisation est encore réduite lorsqu'une collection de solutions ponctuelles est utilisée pour l'EAM en raison de la quantité potentiellement énorme de ressaisie et de remaniement des données nécessaires pour maintenir plusieurs systèmes à jour. Presque inévitablement, il y aura un certain niveau de double saisie, si par exemple, sur un bon de travail, j'ai utilisé une pièce qui doit en fait être émise par un deuxième système.

Dans d'autres situations, les fabricants peuvent utiliser des systèmes maison qui, au fur et à mesure qu'ils ont été développés, étendus et ajoutés en interne sur une période de plusieurs années, sont devenus de plus en plus complexes et alambiqués. Les progiciels peuvent, de la même manière, devenir de plus en plus complexes au fil du temps et souffrir d'une conception sous-optimale, ce qui présente des défis d'utilisation. Certains progiciels utilisés pour l'EAM se composent en fait de solutions ponctuelles groupées qui ont été acquises par le fournisseur et intégrées de manière point à point. Bien sûr, cela peut éliminer certaines retouches, mais présente toujours les défis d'utilisation décrits ci-dessus.

Pourquoi la convivialité est importante lors de la sélection
Les techniciens de maintenance sont suffisamment intelligents pour comprendre les systèmes EAM byzantins et déroutants qu'ils pourraient être contraints d'utiliser, et nous ne voulons certainement pas discréditer la capacité intellectuelle des personnes qui utilisent ces systèmes. Ce sont après tout des gens talentueux qui ont la capacité de réparer des systèmes complexes. Mais les entreprises manufacturières qui emploient ces techniciens ne les ont pas embauchés en tant qu'opérateurs informatiques, mais plutôt pour utiliser leurs compétences pour faire fonctionner les systèmes de production et maintenir les équipements en état de fonctionner pour l'usage auquel ils sont destinés. Le technicien n'est pas employé pour répondre aux besoins du système EAM, mais plutôt le système EAM est là pour aider le technicien à faire son travail aussi efficacement que possible, et il doit donc être sélectionné car c'est le bon outil pour ce travail .

Cela signifie que l'une des principales considérations lors de la sélection de l'EAM doit être de s'assurer que les techniciens n'ont pas besoin de passer un temps excessif à naviguer dans le système - soit pour trouver et accéder aux informations nécessaires pour effectuer leur travail ou pour entrer des informations dans le système dans cours de rapport sur le travail qu'ils ont accompli. Il est essentiel qu'un comité de sélection tienne compte du nombre de frappes ou de clics qu'il doit effectuer pour faire entrer ou sortir des informations du système.

Il est également important de prendre en compte la quantité de connaissances spécifiques au système nécessaires pour effectuer ces tâches. Quelle formation est nécessaire pour comprendre les bases du fonctionnement du système EAM ? Après tout, la façon dont les choses sont réparées n'a pas fondamentalement changé au cours des 100 dernières années. Quelque chose est cassé, et nous le réparons. La complexité des immobilisations et des composants sur lesquels nous travaillons a augmenté au fil du temps, et des innovations plus récentes nous permettent de recueillir des données qui nous permettent de prédire quand quelque chose est sur le point de se briser afin que nous puissions le remplacer de manière proactive. EAM prend en charge ce processus en veillant à ce que nous soyons informés que quelque chose ne va pas, en obtenant une description du problème, en nous donnant les informations nécessaires pour effectuer les réparations et en définissant quelles étaient ces réparations, y compris le temps passé et les matériaux et outils utilisés. Ces informations doivent ensuite être visibles par les autres membres de l'organisation responsables des finances, des inventaires de maintenance, de la planification du personnel et d'autres disciplines connexes, y compris les opérations de fabrication. Un système EAM doit être très intuitif et facile à comprendre par quiconque est intimement familier et expérimenté avec ces processus de base.

Mais dans les nombreux services de maintenance que j'ai visités ou dans lesquels j'ai travaillé au fil des ans, j'ai vu à maintes reprises les mêmes problèmes d'utilisation sous-optimale qui réduisent généralement un quart de travail de huit heures pour un technicien à cinq heures seulement. Ce que j'ai vu, c'est le technicien ou le planificateur forcé de travailler dans un ou plusieurs systèmes chaque fois qu'un événement de maintenance survient, et qu'il s'agisse d'une activité de maintenance planifiée ou d'une activité de maintenance imminente, ces systèmes sous-optimaux drainent du temps et de l'énergie et ralentissent vers le bas la réparation. Une fois le travail terminé, les techniciens doivent prendre plus de temps pour saisir les données sur la réparation dans le système, ce qui ralentit leur temps de réponse pour le prochain ordre de travail qui doit être exécuté.

Une référence standard pour la disponibilité de la main-d'œuvre sur un quart de huit heures est d'environ six heures de temps productif. Si une partie de ces six heures de temps productif est consacrée à la saisie informatique, il n'y a vraiment aucun moyen d'atteindre cette référence. Vous avez maintenant réduit ces six heures et maintenant vous êtes potentiellement 5,5 ou même cinq heures dans un quart de travail. C'est une perte productive de près de 17 pour cent ! La productivité des techniciens de maintenance et des planificateurs de maintenance a diminué car ils consacrent du temps supplémentaire à travailler comme opérateurs informatiques, ce qui n'est bien sûr pas ce pour quoi ils ont été embauchés.

Dans un système EAM sous-optimal, il est généralement difficile d'automatiser la capture de données à l'aide d'outils tels que la RFID ou la lecture de codes-barres sur des appareils portables. Cela signifie que les techniciens doivent prendre de longues notes sur les blocs-notes qu'ils gardent dans la poche de leur combinaison et saisir manuellement ces données à la fin de leur quart de travail. Cette déconnexion entre le travail et la saisie des données crée des risques d'erreur humaine et oblige par défaut les techniciens à enregistrer leur travail deux fois :une fois dans leur bloc-notes et une fois dans un système EAM ou GMAO. Séparer la gestion du travail, l'inventaire, les ressources humaines et d'autres fonctions à tout le moins, il est beaucoup plus coûteux de résoudre ce problème car les défis d'intégration des systèmes deviennent considérables.

Figure 1. Le logiciel EAM doit rationaliser le processus de saisie des données sur le travail effectué. Voici l'écran Quick Report In Work d'IFS Applications.

Comment évaluer la convivialité lors de la sélection du logiciel
De toute évidence, l'exigence de base pour la convivialité du logiciel EAM est une suite intégrée qui inclut les diverses disciplines et fonctionnalités que les planificateurs, les techniciens et les cadres doivent toucher. La fonctionnalité plus complète qui différencie l'EAM de la simple gestion du travail ou des systèmes informatisés de gestion de la maintenance (GMAO) comprend :

• Gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement pour rassembler les pièces et les matériaux nécessaires à la maintenance de l'actif.
• Fonctionnalité de ressources humaines pour garantir la disponibilité de travailleurs qualifiés pour effectuer le travail requis.
• Fonctionnalité financière permettant d'analyser l'ensemble des coûts de maintenance et d'exploitation de l'actif et de gérer stratégiquement le cycle de vie de l'actif.
• Intégration avec les opérations de fabrication afin que la planification afin que la maintenance et la planification de la production puissent s'emboîter harmonieusement.
• Parfois, intégration avec CRM afin que les tâches de maintenance puissent être planifiées pour permettre les commandes urgentes des clients ou d'autres besoins.

Une fois que toutes ces fonctions sont hébergées dans un environnement d'entreprise unifié, de préférence développé dans le cadre d'une suite EAM complète, moins de temps est consacré à l'apprentissage de différents systèmes avec un schéma de navigation différent. On passe moins de temps à ressaisir les données. Et la nature unifiée de la fonctionnalité rend plus facile et beaucoup plus abordable l'automatisation de la capture de données, éliminant ainsi une grande partie du temps que les techniciens passent à travailler dans le système EAM. S'ils peuvent utiliser un simple appareil portable pour capturer des données sur les pièces et les matériaux utilisés au fur et à mesure qu'ils les utilisent, et peut-être même enregistrer leur temps et faire d'autres notes qui sont entrées directement dans le système sans fil, le travail sans valeur ajoutée est automatiquement éliminé et le système EAM devient plus facile à utiliser d'un ordre de grandeur.

Les systèmes intégrés et l'automatisation peuvent permettre aux techniciens de passer moins de temps à utiliser le système EAM. Mais lorsque les techniciens, les planificateurs, les gestionnaires et les cadres ont besoin d'utiliser le système EAM, ils le trouveront beaucoup plus facile si ce système reflète les fonctionnalités informatiques qu'ils connaissent déjà. Presque tous les systèmes EAM exigent que les utilisateurs finaux suivent au moins un niveau minimal de formation. Mais si la navigation globale, l'apparence et la convivialité d'une application d'entreprise peuvent emprunter des concepts clés des conventions de navigation Web, moins de formation sera nécessaire et les utilisateurs se sentiront plus rapidement à l'aise dans leur maîtrise de l'environnement logiciel EAM.

Bien sûr, même le Web n'était pas le plus convivial des endroits avant les moteurs de recherche textuels comme Google et Alta-Vista. Avant la recherche, le web était un endroit où, pour trouver quelque chose, il fallait déjà savoir où il se trouvait. C'est l'une des raisons pour lesquelles tant de sites Web des années 90 comportaient des pages de « liens ». Dans la plupart des organisations, un système EAM ou ERP fonctionne à peu près de la même manière. Il existe des écrans spécifiques que les utilisateurs doivent connaître et parcourir afin d'interroger et de trouver diverses données. Il peut même y avoir des pages de « liens » où les gens peuvent stocker des liens vers les écrans qu'ils utilisent le plus fréquemment.

La convivialité est améliorée lorsque les recherches deviennent intuitives, un peu comme une recherche Google l'est aujourd'hui, où il vous suffit de saisir une chaîne de recherche dans un seul moteur de recherche centralisé et le système EAM trouve tous les différents endroits où cette chaîne se produit. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de trouver le bon endroit dans l'application pour effectuer votre recherche, définir de nombreux paramètres et, espérons-le, obtenir les informations dont vous avez besoin. Au lieu de cela, vous pouvez entrer un numéro de demande, un nom de client, un numéro de facture ou un nom de fournisseur et obtenir immédiatement les informations appropriées. Des outils de recherche intégrés avancés vous permettent de préciser davantage le type de données que vous souhaitez rechercher afin de fournir des résultats plus ciblés.

Un système EAM qui offre un moteur de recherche puissant en tant que fonctionnalité intégrée offre un degré élevé de convivialité. L'autre façon de fournir une fonction de recherche entièrement fonctionnelle consiste à ajouter de la complexité et des coûts avec un logiciel de recherche d'entreprise complémentaire.

Figure 2. Ci-dessus se trouvent les résultats d'une recherche d'application d'entreprise IFS intégrée pour « Wet End ». Et ci-dessous, se trouvent les résultats de recherche pour les ordres de travail et les tâches pour un employé spécifique travaillant dans IFS Applications.

Figure 3.

La localisation d'informations spécifiques dans un énorme système EAM est une tâche de convivialité qui doit être prise en compte. Mais donner un sens à de gros blocs de données en est une autre. Que vous saisissiez toutes les données manuellement ou que vous disposiez d'une capture automatique des données pour fournir des informations sur les défauts directement dans un système EAM, donner un sens à d'énormes quantités de données d'actifs est un autre défi d'utilisation. Un système EAM optimisé pour l'utilisation fournira aux gestionnaires et aux dirigeants des moyens intelligents d'organiser et de visualiser les données d'actifs pour l'aide à la décision.

Les cartes arborescentes sont un outil utile pour la gestion par exception car elles permettent, en un coup d'œil rapide, de séparer les quelques éléments critiques qui nécessitent une attention des nombreux éléments qui ne le font pas. Les cadres dans un environnement à forte intensité d'actifs gèrent souvent par exception. Lorsque les actifs s'exécutent dans les paramètres normaux, ils ne nécessitent pas d'attention. Mais lorsque les opérations s'écartent de ces paramètres, un cadre ou un gestionnaire doit connaître et être en mesure de déterminer rapidement quelles mesures correctives doivent être prises.

Figure 4. Dans cette arborescence d'IFS Applications, le nombre de failles est représenté par la taille et la criticité par la couleur. Les utilisateurs peuvent explorer les grands carrés rouges pour trouver les raisons des problèmes.

Figure 5. Dans certains cas, un responsable ou un cadre peut recevoir beaucoup plus d'informations sur un seul écran, mais peut explorer en détail pour révéler plus de détails sur les éléments critiques. Voici un exemple d'écran aussi complet dans IFS Applications.

Figure 6. Cet écran dans IFS Applications fournit une vue simple et compréhensible des arrêts de production codés par motif.

Conclusion
La sélection d'un logiciel EAM sur la base de la convivialité peut être relativement simple si nous nous souvenons de nos principaux points ci-dessus.

• EAM doit offrir toutes les fonctionnalités clés nécessaires pour prendre en charge l'actif dans un système unique et unifié. Cela élimine les retouches, empêche les utilisateurs d'être obligés d'apprendre plusieurs systèmes et facilite l'ajout d'une capture de données automatisée, ce qui réduit encore le temps passé dans le système.
• Une navigation de type Web et une recherche intégrée puissante sont nécessaires pour réduire la quantité de formation nécessaire. Il est plus facile à reconnaître qu'à retenir, donc si les utilisateurs peuvent comprendre intuitivement comment utiliser le système EAM en fonction de leurs expériences avec le Web, la convivialité augmente énormément.

À propos de l'auteur :
Mike Auer, analyste commercial senior chez IFS North America, a plus de 25 ans d'expérience dans les industries de l'aérospatiale, de la production d'électricité et de la fabrication à grande vitesse, spécialisé dans la mise en œuvre de processus de maintenance prédictive/préventive. Avant de rejoindre IFS, il a occupé des postes de maintenance industrielle, d'ingénierie et d'autres postes chez Pergo Inc., Commonwealth Edison, Ford Aerospace et d'autres grandes entreprises. Il est titulaire d'un diplôme en gestion d'entreprise de l'Université de Géorgie.

Les outils EAM contiennent une énorme quantité de données. Un logiciel EAM qui présente des options intelligentes pour la visualisation de ces données sera plus utilisable pour les dirigeants et les gestionnaires à la recherche de données de performance des actifs en temps réel pour l'aide à la décision.