Comment améliorer la gestion des stocks de maintenance

La gestion des stocks est le héros méconnu de votre opération de maintenance - il n'y a généralement pas beaucoup d'éloges pour ceux qui travaillent dur avec des pièces de rechange. Mais lorsqu'il est bien fait, il peut élever votre gestion de la maintenance des actifs au niveau supérieur tout en épargnant à votre entreprise une énorme partie du changement. Aujourd'hui, nous découvrons tous les moyens d'améliorer la gestion des stocks afin que vous puissiez réduire les coûts et éviter de perdre du temps et de l'argent.

Empêchez l'argent de s'échapper de votre magasin avec ce modèle de gestion des stocks

Table des matières

1. Qu'est-ce que la gestion des stocks de maintenance ?
2. Le coût d'une mauvaise gestion des stocks de maintenance
3. 7 manières d'améliorer la gestion des stocks de maintenance
4. En résumé :la gestion des stocks et une vue d'ensemble

Quatre conseils pour une meilleure gestion des stocks MRO

Vidéo

Qu'est-ce que la gestion des stocks de maintenance ?

La gestion des stocks est une tentative d'avoir le bon stock, au bon endroit, au bon moment et au bon prix. L'objectif est de minimiser les coûts en aidant les établissements à savoir quand acheter plus d'inventaire en fonction des taux d'utilisation normaux.

La façon dont vous définissez l'inventaire dépend de votre secteur d'activité. Pour un magasin de détail, l'inventaire correspond aux produits que le magasin essaie de vendre aux clients, comme des costumes ou des robes. Lorsqu'il s'agit de maintenance, l'inventaire est constitué des pièces utilisées pour faire fonctionner correctement les actifs, comme les moteurs, les roulements, les ventilateurs ou les filtres. L'objectif pour les équipes de maintenance est de disposer du bon inventaire dans les bonnes quantités pour réparer ou améliorer les actifs, tout en tenant compte de l'espace disponible dans leurs budgets et leurs réserves.

Le coût d'une mauvaise gestion des stocks de maintenance

La gestion des stocks comporte de nombreuses étapes. Toute erreur en cours de route peut entraîner de lourdes pertes financières. Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des coûts plus élevés pour les pièces et le stockage, un calendrier de maintenance déséquilibré et une augmentation des ruptures de stock et des stocks obsolètes.

La gestion des stocks est une tentative d'avoir le bon stock, au bon endroit, au bon moment et au bon prix.

Les trois principaux problèmes d'une mauvaise gestion des stocks sont d'avoir trop de stock, trop peu de stock et un stock que vous ne pouvez pas trouver. Tout peut provoquer le chaos et endommager les résultats.

Il peut être trop facile de mal gérer et de dépenser trop lorsqu'il s'agit d'acheter des stocks. Le coût typique du stockage des pièces supplémentaires se situe entre 12 % et 20 % du coût d'achat. Cela signifie que si vous dépensez 100 000 $ chaque année pour acheter des actions, vous pouvez ajouter 12 000 $ à 20 000 $ supplémentaires à votre budget pour l'espace de stockage et l'administration. Acheter trop d'inventaire aggrave ce problème.

Avoir trop peu de stock pose un problème plus immédiat. Imaginez qu'une pièce critique de l'équipement de production tombe en panne et que vous n'ayez pas la pièce nécessaire pour la réparer. Les temps d'arrêt sur cette machine sont passés de quelques heures à quelques jours ou semaines, et le coût de cette panne est monté en flèche. Sans parler du coût extrêmement élevé des expéditions urgentes ou des mesures provisoires risquées que les techniciens estiment souvent devoir utiliser pour maintenir la production dans les délais.

Ce problème est trop courant pour les fabricants. De tous les temps d'arrêt annuels imprévus, 50 % peuvent être liés à un manque de pièces de rechange, selon un rapport du groupe Aberdeen. Un système de gestion des stocks approprié garantit que les pièces critiques sont à portée de main, aidant à éliminer les temps d'arrêt imprévus, à augmenter la production et à vous éviter de perdre des milliers ou des millions de dollars.

Vous avez peut-être juste le bon nombre de pièces dans votre magasin, mais peu importe si vous ne les trouvez pas. Si vous avez ce problème, vous n'êtes pas seul. On estime qu'entre 10 % et 25 % du temps d'un technicien est consacré à l'obtention de pièces parce qu'elles sont difficiles à trouver. L'incapacité de suivre l'emplacement des pièces réduit le temps de clé et pourrait augmenter le temps d'arrêt de quelques minutes supplémentaires à chaque fois qu'il y a une panne. Cela peut sembler peu, mais chaque minute d'arrêt coûte des centaines ou des milliers de dollars. Si vous avez du mal à trouver des pièces deux ou trois fois par mois, cela pourrait signifier dépenser des centaines de milliers de dollars par an pour quelque chose qui pourrait être facilement évité.

7 façons d'améliorer la gestion des stocks de maintenance

Maintenant que vous avez vu ce qu'une mauvaise gestion des stocks peut vous coûter, voyons comment vous pouvez éviter ces scénarios cauchemardesques. Chaque étape du processus de gestion des stocks peut être optimisée pour réduire le gaspillage, les redondances et l'inefficacité. L'utilisation même d'une poignée de ces stratégies peut grandement contribuer à améliorer votre processus de gestion des stocks et à économiser beaucoup de maux de tête et d'argent à l'équipe de maintenance.

1. Suivi des pièces

Comme nous l'avons souligné ci-dessus, la recherche de pièces peut être une énorme perte de temps et d'argent. Si une heure d'arrêt imprévu coûte 1 000 $ en main-d'œuvre perdue et qu'un technicien passe 15 minutes à chercher une pièce dans un magasin désorganisé, c'est 250 $ supplémentaires perdus. Avoir un système de suivi des stocks vous permet de garder un œil sur les niveaux de stock et l'emplacement. Cela permet aux techniciens et aux ingénieurs de voir si une pièce est disponible sans avoir à vérifier physiquement le magasin et exactement où aller la récupérer. Un suivi précis des stocks empêche également les commandes en double, ce qui vous permet d'éviter les surstocks coûteux.

Ne perdez jamais la trace de vos pièces critiques avec ce modèle de comptage de cycles gratuit

2. Niveaux de stock

Avoir la bonne quantité de stock est la clé. Boucle d'or est votre modèle pour cette stratégie - vous ne devriez jamais avoir trop ou trop peu d'inventaire dans votre entrepôt. Commencez par déterminer les niveaux de stock minimum. Vous pouvez le faire en identifiant les pièces nécessaires pour les équipements critiques pour la production et en calculant l'utilisation moyenne de ces pièces. Vous pouvez également affiner les niveaux minimum et réorganiser les quantités en fonction des délais des fournisseurs. Si elles sont appliquées efficacement, ces stratégies peuvent vous aider à utiliser la livraison juste à temps dans votre établissement.

Imaginez qu'une pièce critique de l'équipement de production tombe en panne et que vous n'ayez pas la pièce nécessaire pour la réparer. . .le coût de cette panne vient de monter en flèche.

3. Réorganisation

Une fois que vous avez établi des niveaux de stock minimum, vous avez besoin d'un moyen de savoir quand les pièces tombent en dessous de ces niveaux et de le communiquer au personnel logistique. Cela élimine les conjectures lors de la réorganisation et réduit les risques de sur et de sous-stock. Vous devez également suivre tous les bons de commande pour l'inventaire. Cela vous aidera à mesurer toutes les activités liées à la maintenance et leur impact financier à la fin de l'année. Disposer de ces données vous donnera également une excellente base de référence pour prendre de futures décisions sur l'inventaire.

Ne laissez pas les urgences vous prendre au dépourvu avec ce modèle de kit de pièces

4. Gestion des stocks à plusieurs emplacements

Les systèmes et processus de gestion des stocks standardisés sont essentiels si votre organisation dispose de plusieurs sites. Avoir la possibilité de suivre les pièces et les fournitures dans divers emplacements de stockage dans de nombreuses installations donne à vos techniciens un énorme avantage. Si un fournisseur est en sous-stock, nécessite de grandes quantités de commande minimum ou a des délais d'approvisionnement lents, cela pourrait signifier un grand retard dans l'obtention de pièces critiques. Si vous avez besoin d'un inventaire rapide ou si une pièce est obsolète, il est généralement plus rapide d'expédier la pièce depuis un autre site. Avoir accès aux ressources de plusieurs sites peut vous éviter ce type d'urgence, mais cela repose sur une bonne communication et des données à jour.

5. Éliminer les pièces obsolètes

Les pièces obsolètes peuvent languir dans votre réserve pendant des mois, prenant de la place sur vos étagères et votre bilan. Mais ce n'est même pas le pire. Si vous avez besoin d'une pièce pour une réparation et que vous ne trouvez que du stock obsolète, cela augmente les temps d'arrêt. Le suivi du cycle de vie des pièces de rechange réduit les stocks obsolètes. Savoir quand vous avez acheté des pièces, depuis combien de temps vous les avez et quand elles deviennent obsolètes peut minimiser le montant de capital immobilisé dans des matériaux sous-utilisés et éviter des temps d'arrêt coûteux.

6. Rapports d'inventaire

La création d'un cadre de reporting solide pour la gestion des stocks vous fournit toutes les données pour repérer les tendances et prendre des décisions plus judicieuses. Avec ces données, vous pouvez améliorer l'allocation des fonds, mieux planifier la maintenance et automatiser vos achats. Certaines mesures utiles que vous pouvez suivre incluent les bases, comme les niveaux de stock et l'historique des bons de commande, ainsi que des chiffres plus avancés, comme la valeur du stock en stock et les bons de commande en cours.

7. Un système unique et intégré

Avoir un système complet pour gérer votre maintenance, y compris la gestion des stocks, présente quelques avantages clés. Le premier est l'accessibilité, la cohérence et la qualité des données. Avec tout au même endroit, vous pouvez suivre, signaler et transférer des connaissances avec efficacité et précision. La seconde est la formation. Au lieu de former des départements séparés sur des systèmes séparés, vous n'avez besoin de former toute l'organisation que sur un seul système. Enfin, avoir un seul système vous permet d'économiser le coût d'achat de plusieurs systèmes et de les connecter. Si vous gérez l'inventaire et la maintenance préventive avec un logiciel de GMAO, vous n'avez pas non plus besoin d'investir dans un système ERP coûteux.

Gestion des stocks de maintenance et vue d'ensemble

Une bonne gestion des stocks conduit souvent à un bon entretien. Lorsque la bonne pièce est au bon endroit, cela permet à un technicien d'effectuer une tâche aussi rapidement et complètement que possible. Mais faire les choses correctement prend du temps et nécessite d'investir dans des processus solides pour tout, de l'achat au suivi des pièces. Cela prend du temps, mais une fois que vous avez trouvé la bonne formule, vous pouvez réduire les coûts tout en garantissant le bon fonctionnement de votre installation.