Comment utiliser la taille de votre organisation pour choisir le meilleur logiciel de GMAO 

Étant donné que la taille de l'organisation dicte souvent les exigences fonctionnelles dans le processus de sélection du logiciel de GMAO, les PDG peuvent développer plus efficacement leur liste d'exigences en tenant compte du nombre d'installations et d'effectifs.

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Dans le même temps, dans tous les secteurs et toutes les tailles, il existe des cas d'utilisation universels pour les logiciels de GMAO.

Les grandes organisations se concentrent souvent sur les fonctionnalités de gestion d'actifs suivantes.

Meilleur suivi global avec le logiciel GMAO

Plus gros signifie plus de pièces mobiles, ce qui nécessite un suivi fiable des projets, du personnel et des stocks.

Peter Drucker l'a dit le mieux :"Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer."

Suivre l'inventaire, même dans plusieurs installations

Un mauvais contrôle des stocks a toujours entraîné une augmentation des coûts liés à la détérioration, à la perte de poids et aux coûts de transport évitables.

Le logiciel CMMS réduit les coûts d'inventaire en gardant vos niveaux d'inventaire à jour. Une fois que le service de maintenance atteint un niveau nominal personnalisable, le logiciel envoie une alerte afin que le service puisse commander les pièces et les matériaux requis. Parce que vous avez pris en compte les délais de livraison avec les niveaux normaux, vous pouvez tout expédier en utilisant les méthodes les plus rentables possibles, en évitant les coûteuses livraisons urgentes de dernière minute.

Analyse comparative des métriques de maintenance entre les sites et les équipes

La bonne solution de GMAO peut vous montrer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, créant ainsi des opportunités de transmettre les bonnes pratiques d'une installation ou d'une équipe à une autre. Le processus commence par une capture de données simple et automatique et se termine par des rapports automatisés contenant des mesures clés telles que les taux d'exécution des ordres de travail de maintenance préventive.

La maintenance préventive à elle seule peut générer des économies de 12 % à 18 % par rapport à un ordre de travail réactif. Si vous avez un programme qui fonctionne, il est très utile d'essayer de l'étendre à l'ensemble de vos installations.

D'autres paramètres clés peuvent inclure les coûts de main-d'œuvre et les temps d'arrêt imprévus.

Au cours du processus de sélection, recherchez un logiciel qui facilite l'exploitation de vos données. Idéalement, le logiciel devrait utiliser vos données brutes pour créer des rapports riches en graphiques qui donnent une vue d'ensemble de la maintenance, ce qui est essentiel pour les responsables de la maintenance ainsi que pour les autres départements qui doivent suivre les coûts et le retour sur investissement.

Amélioration de la sécurité et de la sécurité des données avec le logiciel GMAO

Les logiciels de GMAO facilitent la capture et l'utilisation des données, mais les organisations ont besoin d'un fournisseur de GMAO qui garantit également que leurs données restent sûres et sécurisées, protégées contre la corruption ou la perte et les acteurs malveillants, tant externes qu'internes.

Étendre l'authentification unique

Bien que superficiellement une question de commodité, l'authentification unique rend également vos systèmes plus sûrs et plus efficaces en réduisant :

• L'épuisement des mots de passe
• Perte de temps à saisir les mots de passe pour chaque plateforme
• Goulets d'étranglement informatiques dus aux tickets de récupération de mot de passe

Lorsque les utilisateurs doivent créer et mémoriser plusieurs mots de passe, ils développent souvent de mauvaises habitudes qui peuvent entraîner des failles de sécurité, notamment l'utilisation de mots de passe simples et faciles à deviner et l'utilisation du même mot de passe pour tous les comptes. Étant donné que l'authentification unique signifie que les utilisateurs ne doivent en retenir qu'un seul, cela les encourage à utiliser un mot de passe fort. Comme ils n'ont qu'à se connecter une seule fois, les utilisateurs gagnent du temps tandis que le service informatique consacre moins de ressources aux tickets liés aux mots de passe.

Au cours du processus de sélection, renseignez-vous sur l'authentification unique et comment et si la GMAO peut être liée à votre programme existant.

Maintenir les journaux d'activité

La transparence et la responsabilité se résument à être en mesure de répondre rapidement et de manière fiable à deux questions :"Qui l'a fait ?" » et « Quand l'ont-ils fait ?

Les journaux d'activité conservent un enregistrement de tout ce que les utilisateurs font dans le logiciel. L'un des avantages est qu'il décourage les comportements malveillants des employés mécontents. Il est impossible pour quelqu'un de se connecter au logiciel, puis de supprimer ou de modifier au hasard des données clés sans laisser d'empreintes digitales.

Un deuxième avantage est lié à la conformité, où les organisations doivent terminer le travail à temps et le prouver. Les journaux d'activité offrent une couche supplémentaire de protection contre divers types de responsabilité.

Note rapide sur le logiciel et la conformité

Pour de nombreuses normes industrielles et gouvernementales, il est impossible que le logiciel soit conforme. Au lieu de cela, le logiciel permet à votre organisation de créer et d'exécuter les processus qui la rendent conforme.

Les ceintures de sécurité peuvent être une analogie lâche. Dans la plupart des endroits, il existe une loi selon laquelle vous devez porter une ceinture de sécurité lorsque vous conduisez une voiture, et lorsque vous portez une ceinture de sécurité en conduisant, vous vous conformez à la loi. Mais la ceinture de sécurité ? Cela n'a pas de sens de se demander s'il respecte la loi ou non. C'est juste là pour que vous puissiez suivre la loi.

Dans le même temps, il existe des normes industrielles et gouvernementales qui s'appliquent directement au logiciel, et quelle que soit la façon dont vous l'utilisez, le logiciel peut être conforme ou non. Assurez-vous de poser des questions spécifiques aux fournisseurs potentiels lors de l'examen des normes qui affectent votre secteur.

Évolutivité à long terme pour les petites organisations avec le logiciel GMAO

Bien que les petites entreprises n'aient pas besoin actuellement de nombreuses fonctionnalités qui plaisent aux grandes organisations, elles doivent se positionner pour s'adapter à la croissance future.

Au cours du processus de sélection, recherchez un fournisseur qui est déjà configuré pour continuer à travailler avec vous au fur et à mesure que votre organisation se développe et que vos besoins évoluent. Au niveau le plus élémentaire, le logiciel devrait faciliter l'ajout d'actifs, d'utilisateurs et même d'installations. Pour les ensembles de fonctionnalités, le fournisseur doit proposer des versions à plusieurs niveaux de sa plate-forme, chaque niveau introduisant des fonctionnalités supplémentaires. Lorsqu'un fournisseur peut répondre à des exigences croissantes en vous déplaçant simplement vers un niveau supérieur, il vous fait gagner du temps, des coûts et l'incertitude qui accompagne inévitablement le changement de fournisseur.

Dans certains cas, les organisations dépassent complètement une plate-forme logicielle et le fournisseur ne peut pas simplement les déplacer vers le haut d'un niveau. Ici, le fournisseur devra peut-être déplacer l'organisation vers sa plate-forme plus robuste, ce qui implique une intégration et une formation supplémentaires. Mais il y a toujours des avantages de continuité. Vous travaillez avec le même fournisseur, atténuant une grande partie de l'incertitude qui accompagne le changement ; N'oubliez pas que 80 % des implémentations échouent, vous devez donc éliminer l'incertitude et réduire autant que possible vos risques.

Mais le support couvre tous les secteurs, transcende la taille pour les besoins en logiciels de GMAO

Bien qu'il existe certaines tendances générales pour les relations entre la taille de l'organisation et les exigences en matière de fonctionnalités logicielles, il existe de nombreuses exceptions et valeurs aberrantes. Une petite entreprise du secteur de la défense, par exemple, peut avoir des exigences strictes en matière de sécurité des données. Une grande entreprise peut ne pas avoir besoin d'une authentification unique pour ses équipes de maintenance.

Quelles que soient les variations, la seule caractéristique commune est le support. Les organisations de toutes tailles doivent examiner de près les équipes d'assistance des fournisseurs potentiels, puis se demander :"Dans quelle mesure ce fournisseur de GMAO a-t-il investi dans le succès à long terme de ses clients ?"

Intégration et formation

Le support commence dès l'intégration, et il est important de trouver un fournisseur avec une infrastructure flexible qui offre une variété d'options. Selon la situation de votre organisation en termes de données sur les actifs et de stratégies de maintenance, vous aurez peut-être besoin d'un peu d'aide pour charger des éléments dans la base de données ou d'un audit complet sur site de vos installations, actifs et équipements. Un bon fournisseur peut évaluer vos besoins et combler les lacunes en matière de compétences ou de main-d'œuvre.

Plus vos équipes utilisent le logiciel, plus votre retour sur investissement est important. Une formation sur mesure met tout le monde du bon pied. Assurez-vous qu'un fournisseur peut accueillir différents types d'apprenants avec de la documentation, des vidéos et des sessions individuelles.

Assistance continue

Après la mise en œuvre, vous avez besoin d'un fournisseur capable de fournir une assistance fiable, compétente et polyvalente.

Au cours du processus de sélection, renseignez-vous sur les heures d'ouverture des équipes d'assistance et sur le nombre de façons différentes de les contacter. Est-ce que tout est basé sur les e-mails ? Pouvez-vous les appeler au téléphone ou tout se fait-il en ligne ?

Vous souhaitez également qu'il y ait de la documentation, des vidéos et des webinaires couvrant les nouvelles fonctionnalités et les améliorations récentes. Non seulement cela prouve que le fournisseur souhaite que les clients tirent le meilleur parti de son logiciel, mais cela montre également qu'il l'améliore continuellement.

Prochaines étapes

Quelle que soit votre taille actuelle, le bon logiciel de GMAO vous aide à contrôler les coûts avec des flux de travail rationalisés, un meilleur suivi et une vue d'ensemble de vos opérations de maintenance. Bien que la taille de votre organisation puisse affecter les fonctionnalités que vous devez rechercher, le support reste un cas d'utilisation universel pour les logiciels de gestion de la maintenance.

Si vous n'en avez pas, ou si celui que vous avez ne parvient pas à livrer ce qui vous a été promis, il est temps de tendre la main et de commencer à parler avec les fournisseurs. Une fois qu'ils ont une idée de vos objectifs spécifiques et où vous en êtes dans le processus, ils peuvent vous aider à comprendre vos options.