Guide des logiciels GMAO gratuits :gratuit, open source ou version d'évaluation ?

Les logiciels de gestion de la maintenance se présentent sous toutes les formes et dans toutes les tailles, y compris les versions GMAO gratuites, open source et d'essai. Et chacun a son propre ensemble d'avantages et d'inconvénients liés non seulement au prix mais aussi à la facilité de mise en œuvre et d'utilisation.

Comment pouvez-vous vous assurer d'obtenir celui qui vous convient le mieux?

L'astuce consiste à connaître les différences entre les logiciels gratuits, open source et d'essai.

La première étape pour choisir entre un logiciel gratuit, open source et un logiciel d'essai consiste à comprendre vos options, alors dissipons d'abord toute confusion possible.

Définition d'un logiciel GMAO gratuit, d'essai et open source

Avant d'examiner les avantages et les inconvénients de chacun, nous devons élaborer quelques définitions claires.

Logiciel GMAO gratuit

Curieusement, la définition de "gratuit" dépend de qui vous demandez.

Pour certains, le mot est directement lié à la liberté, et un logiciel n'est gratuit que si l'utilisateur peut jouir de la liberté de l'utiliser comme bon lui semble, examiner et modifier facilement le code source et distribuer à la fois les versions originales et modifiées. Ici, la gratuité n'est pas une question de prix. Il s'agit de liberté.

Pour le reste d'entre nous, la gratuité est une question de prix. Si nous n'avons pas à payer pour le logiciel, il est gratuit.

Mais cela nous amène à la question :pourquoi quelqu'un donnerait-il un logiciel gratuitement ?

Il y a un tas de raisons possibles. C'est peut-être un projet passionnel. Quelqu'un cherchait une nouvelle façon de faire quelque chose, l'a construit et veut maintenant partager.

Ou il peut s'agir d'une entreprise qui espère attirer les gens dans son écosystème logiciel. Si les gens aiment la version gratuite, ils peuvent passer à une version payante. Dans de nombreux cas, le logiciel est gratuit parce que vous êtes le produit de cette entreprise. Par exemple, Facebook vous permet d'utiliser leur logiciel gratuitement car ils peuvent ensuite se retourner et vendre vos données d'utilisateur à des annonceurs. Et ce ne sont pas seulement les médias sociaux qui fonctionnent de cette façon. À quand remonte la dernière fois que vous avez payé pour un compte de messagerie ?

Logiciel GMAO open source

Il est facile de confondre gratuit et open source car de nombreux logiciels open source sont également gratuits. Mais il existe des différences importantes.

Le « open » dans open source fait référence à la licence, qui permet à quiconque d'utiliser, de modifier et de partager librement le logiciel. Il existe en fait un processus pour devenir officiellement open source, et les organisations peuvent choisir parmi une longue liste de licences open source, y compris celles du MIT, Apache et Mozilla.

Ainsi, un logiciel peut être gratuit mais pas open source si vous n'êtes pas autorisé à le modifier ou à le partager librement.

Une caractéristique commune des logiciels open source est qu'ils sont développés et maintenus par une communauté dédiée de supporters. Mais ce n'est pas toujours le cas. Il existe de nombreux exemples de logiciels open source qui sont le résultat de la passion et des efforts d'une seule personne.

Logiciel de GMAO d'essai

Les essais se présentent sous différentes formes, mais l'idée de base est la même :essayez avant d'acheter. C'est fondamentalement la même chose que de prendre une voiture pour un essai routier. L'autre caractéristique importante des essais est qu'ils se terminent. Vous pouvez botter les pneus et faire tourner la voiture, mais à un moment donné, vous devez la ramener.

En dehors de ces deux caractéristiques communes, il peut y avoir de nombreuses différences entre les essais. Dans certains cas, vous ne pouvez utiliser certaines fonctionnalités que pendant un essai. Dans d'autres, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités, mais seulement un nombre limité de fois. Ainsi, sur une version d'essai du logiciel de gestion des stocks, vous pourrez peut-être créer un bon de travail mais pas l'enregistrer. Ou vous pouvez l'enregistrer mais ne pas l'attribuer.

Avantages et inconvénients des logiciels GMAO gratuits, d'essai et open source

Maintenant que nous savons ce qu'ils sont et en quoi ils sont différents les uns des autres, examinons les avantages et les inconvénients. En fin de compte, il n'y a pas de meilleure solution pour tout le monde. Cela dépend de votre situation, de vos besoins et de votre tolérance pour chaque ensemble d'inconvénients.

Avantages du logiciel gratuit de gestion de la maintenance

Voici toutes les meilleures parties du logiciel gratuit de gestion de la maintenance.

Mieux encore, c'est gratuit

Ce qui est un excellent argument de vente, surtout lorsque la plupart des logiciels de GMAO coûtent de l'argent.

Alors, quels coûts évitez-vous lorsque vous obtenez un logiciel de maintenance gratuit ? Tout d'abord, vous pouvez ignorer les coûts de mise en œuvre, qui sont liés à l'intégration de vos données dans le logiciel et à la formation de votre équipe sur le logiciel. Deuxièmement, il n'y a pas de paiements en cours. Généralement, les fournisseurs de GMAO utilisent le modèle commercial de logiciel en tant que service (SaaS) :au lieu de leur acheter le logiciel, vous vous y abonnez. C'est la même chose avec Netflix, où vous payez chaque mois pour accéder à leur service.

Moins de "risque perçu", plus facile de changer d'avis

Et parce que c'est gratuit, il est plus facile de commencer, et si vous ne l'aimez pas, revenez en arrière et arrêtez d'utiliser le logiciel.

Une grande partie de l'attrait pour les logiciels libres est le faible « risque perçu ». « Il existe une relation directe entre les coûts associés à une décision et à quel point cela nous stresse. Ce n'est pas un problème de risquer quelques dollars en essayant un nouveau type de barre chocolatée ou une marque de céréales pour le petit-déjeuner. Vous ne perdez pas grand-chose si cela ne vous convient pas. Mais peu de gens achèteraient une maison sans la voir.

Inconvénients des logiciels de gestion de maintenance gratuits, c'est-à-dire que vous en avez pour votre argent

Les logiciels libres présentent des inconvénients que vous devez examiner attentivement. Avec les logiciels gratuits, vous pouvez vous retrouver tête première dans le fait qu'"il n'y a pas de repas gratuit".

Aucune assistance pour la configuration, la formation, l'aide continue en cas de problème

L'un des avantages du logiciel gratuit de gestion de la maintenance est que vous n'avez pas à payer pour la mise en œuvre. Mais la raison pour laquelle vous n'avez pas à payer, c'est que vous n'en recevez pas.

Et en fin de compte, cela signifie que vous devez le développer et le livrer vous-même.

À quoi cela ressemble-t-il ? Tout seul, vous devez charger toutes les données dans le logiciel, en vous assurant de suivre les meilleures pratiques actuelles en matière de cohérence, de précision et d'architecture des informations. Et puis, vous devez commencer à former l'équipe de maintenance.

Même pour les logiciels de GMAO les plus élémentaires, vous avez besoin de manuels et de vidéos de formation. Et puis vous avez besoin de quelqu'un pour organiser des sessions de formation pour tous les membres de l'organisation qui utilisent le logiciel. Et pas seulement un ensemble. Parce que les gens utilisent la GMAO différemment selon leur rôle, vous avez besoin de supports de formation adaptés. Par exemple, un ensemble pour les techniciens et un autre pour le PDG.

Logiciel GMAO gratuit mais bases de données payantes

Même si vous obtenez le logiciel gratuitement, vous devez payer pour que vos données vivent quelque part. Votre première option est un serveur sur site, ce qui signifie que vous payez le matériel initial, puis les coûts permanents des mises à niveau et des remplacements. En plus de cela, si vous ne savez pas comment configurer et maintenir un serveur, vous devez payer quelqu'un qui le sait.

Votre deuxième option est un serveur basé sur le cloud, ce qui signifie louer de l'espace auprès d'un fournisseur commercial. L'avantage est que quelqu'un d'autre s'occupe d'une partie des frais généraux informatiques pour vous. Mais c'est un coût supplémentaire provenant de votre logiciel gratuit.

Avantages d'un logiciel de maintenance préventive open source

N'oubliez pas que la différence entre le logiciel libre et l'open source n'est pas tant le prix que la manière dont vous pouvez modifier et utiliser le logiciel, créant ainsi un ensemble différent d'avantages et d'inconvénients.

Accès direct au code source

Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser le logiciel et obtenir exactement ce dont vous avez besoin. Chaque fonctionnalité serait finement adaptée à vos spécifications exactes.

Cela sonne bien sur le papier, mais cela revient à dire que l'un des avantages de votre voiture est que vous pouvez ouvrir le capot et y travailler vous-même. C'est formidable pour les personnes qui savent réparer les voitures, mais sans valeur réelle pour les personnes qui vont de toute façon faire appel à un mécanicien qualifié pour faire tout le travail.

Sûreté et sécurité

Les logiciels open source ont tendance à être développés par de grandes communautés de bénévoles dévoués, ce qui peut être un gros avantage lorsqu'il s'agit de garder le logiciel et vos données en toute sécurité. L'idée est qu'avec autant de personnes qui regardent et travaillent sur le logiciel, tous les bugs et vulnérabilités sont détectés plus tôt. Et ce n'est pas seulement lorsque la communauté développe le logiciel pour la première fois. L'assistance et les mises à niveau continues permettent de garantir la sécurité et la stabilité de tout tout au long de la durée de vie du logiciel.

Inconvénients des logiciels de maintenance préventive open source

Tout comme avec les logiciels gratuits, il y a des inconvénients qui vont de pair avec tous les avantages.

Sûreté et sécurité

N'était-ce pas l'un des avantages?

Cela vaut la peine de rester un peu plus longtemps sur ce sujet. Pour les mêmes raisons que l'open source est censé être plus sûr, il est aussi potentiellement plus dangereux.

Avec les logiciels propriétaires (le type pour lequel vous payez), il y a un petit groupe de développeurs, ce qui permet à l'entreprise de contrôler soigneusement les développeurs et de suivre qui a fait quoi avec le code source. Avec l'open source, parce qu'il est si ouvert, il est beaucoup plus facile pour quelqu'un de glisser du code malveillant, de faire planter votre système et de voler vos données.

Les modèles de financement signifient que vous finissez par payer quand même

Tout comme avec les logiciels gratuits, il y a des coûts impliqués. Tout d'abord, vous devez payer pour l'installation et la formation. N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas non plus d'un seul ensemble de matériaux. Parce que vous avez différents types d'utilisateurs, vous avez besoin de différents types de formation.

Avec des programmes open source plus populaires, vous pouvez probablement trouver du matériel de formation existant développé par la communauté du logiciel. Et il pourrait même y avoir des entreprises qui offrent des formations. Mais, encore une fois, vous devez les payer.

Disons que vous aimez le logiciel mais que vous souhaitez vraiment qu'il ait cette fonctionnalité spécifique. Par exemple, le logiciel GMAO gratuit vous permet de configurer un MP, mais vous ne pouvez pas faire la différence entre les flottants et les fixes ou les compteurs et les horaires.

Comment allez-vous obtenir la fonctionnalité indispensable ?

Dans certains cas, vous devez le développer vous-même, ce qui n'est possible que si vous disposez d'un service informatique doté des bonnes personnes et financé aux bons niveaux. Combien cela vous coûte-t-il que le responsable informatique passe des heures à coder et à tester une nouvelle fonctionnalité ?

Votre autre option consiste à utiliser les primes de fonctionnalités. Publiez votre demande sur une page comme BountySource, puis attendez que quelqu'un crée ou affine la fonctionnalité pour vous. Là encore, vous devez payer de l'argent. Mais ce n'est que si vous avez la chance que quelqu'un décide de travailler sur votre demande.

Avantages d'un logiciel de gestion des stocks d'essai

Contrairement aux deux premiers, le logiciel d'essai est un aperçu limité dans le temps du logiciel propriétaire que vous envisagez d'adopter. Mais tout comme les deux premiers, il a ses propres avantages et inconvénients.

Découvrez le logiciel

Vous souvenez-vous de la première fois où vous avez pris le volant d'une voiture et essayé de conduire ? Ce mélange d'excitation et de nervosité. Seulement en quelque sorte savoir ce que vous faisiez…

Ce qui est étrange, car la première fois que vous avez conduit une voiture était probablement aussi la millionième fois que vous y étiez. En fait, pensez à toutes les fois où vous avez déjà vu quelqu'un d'autre conduire une voiture dans les films, à la télévision et dans la vraie vie. Et malgré tout ce regard, vous n'étiez toujours pas sûr à 100% de la façon de le faire.

C'est pareil avec les logiciels. Vous avez peut-être vu des vidéos en ligne et même des démonstrations en direct, mais le faire vous-même est toujours différent. La seule façon de vraiment savoir si un logiciel est facile à apprendre est d'essayer de l'apprendre. Et le seul moyen de savoir s'il répond à vos besoins est d'essayer de l'utiliser. Rien ne vaut l'expérience directe.

Si vous voulez avoir une meilleure idée de la façon dont le logiciel fonctionnerait pour vous dans la pratique, pas seulement en théorie, un essai est un excellent moyen sans risque de le découvrir.

Obtenez plus d'yeux sur le logiciel

Les démos sont un excellent moyen de voir le logiciel en direct et en action. Mais il peut être difficile de faire correspondre les horaires des gens pour que tout le monde ait la chance d'y assister. De plus, il y a une limite au nombre de personnes que vous pouvez entasser autour d'un écran.

Mais de nombreux essais logiciels durent deux semaines ou plus, ce qui est plus que suffisant pour que tous les membres de l'équipe de maintenance testent le logiciel. Vous avez la possibilité de configurer des ordres de travail à la demande et des inspections et tâches de maintenance préventive, et les techniciens ont la possibilité de travailler avec le logiciel sur le terrain.

Inconvénients du logiciel de gestion des stocks d'essai

Les essais sont super, mais pas sans quelques petits problèmes.

Certaines d'entre elles peuvent être des données factices

Une bonne base de données prend du temps, ce qui est l'une des raisons pour lesquelles les logiciels libres ne sont pas sans coûts, y compris ceux pour entrer vos données dans la base de données. Même pour une petite opération sans beaucoup d'actifs et d'équipements, vous ne voulez pas passer une grande partie de vos 14 jours à préparer la base de données.

Ainsi, le fournisseur CMMS peut précharger le logiciel avec un peu de données factices. De cette façon, vous avez la possibilité d'essayer le logiciel immédiatement.

Le problème est que vous ne voyez pas toutes vos données et vos flux de travail intégrés et construits comme vous le feriez après une mise en œuvre complète. Mais la bonne nouvelle est que vous pouvez commencer à jouer avec le logiciel tout de suite, et vous pouvez ajouter suffisamment de vos propres données pour avoir une idée réelle de la GMAO et de ses fonctionnalités, y compris la gestion des actifs, les ordres de travail et la gestion de la maintenance préventive, et contrôle de l'inventaire.

Toutes les bonnes choses ont une fin, même un essai de logiciel GMAO

Cela dépend du fournisseur, mais quelle que soit la durée de l'essai, il finit par se terminer. Pour tirer le meilleur parti de votre essai et vous assurer qu'il ne se termine pas trop tôt, il est important de planifier un peu à l'avance.

Assurez-vous d'avoir une idée des fonctionnalités spécifiques que vous souhaitez essayer et des workflows de maintenance que vous souhaitez configurer. Il peut être judicieux de créer une liste de contrôle pour vous assurer de tout couvrir.

Assurez-vous également de vous coordonner avec les autres membres clés de l'équipe. Ne commencez pas l'essai juste au moment où votre technicien senior le plus fiable prend une semaine de vacances. Vous voulez que les bonnes personnes aient suffisamment de temps avec le logiciel.

Et assurez-vous d'avoir un contact fiable chez le fournisseur de GMAO au cas où vous auriez des questions. N'oubliez pas que même le logiciel de GMAO le plus simple à utiliser est accompagné d'une formation, il est donc tout à fait naturel que vous ayez des questions pendant l'essai. Lorsque vous avez quelqu'un chez le fournisseur qui est capable de vous guider à travers les problèmes, vous obtenez beaucoup plus de valeur de la période d'essai.

Prochaines étapes

Si vous cherchez à passer du papier et des feuilles de calcul, c'est le moment de contacter les fournisseurs de GMAO et d'engager la conversation. Ils pourront vous expliquer vos options et vous aider à trouver celle qui vous convient le mieux.

Une fois que vous avez réduit votre liste, vous pouvez configurer un essai de logiciel, botter les pneus et prendre quelques données pour un tour.