4 meilleures pratiques pour le suivi des ressources pédagogiques

Nous ne pensons pas souvent que les écoles sont une entité particulièrement riche en actifs, mais de plus en plus, les établissements d'enseignement se remplissent à ras bord d'actifs coûteux pour mieux suivre notre monde en constante évolution et axé sur la technologie. L'époque des cahiers de composition et des crayons alignés sur les étagères des salles de classe est révolue; il n'est même pas rare de voir un tout-petit apprendre l'ABC sur une tablette appartenant à son école maternelle. Pour cette raison, le besoin de suivi des actifs de l'éducation devient rapidement une nécessité pour tout, des petites institutions privées aux grands districts scolaires publics et universités. programme de gestion qui répond à la fois aux besoins logistiques et financiers de votre établissement ? Pour obtenir la réponse à cette question, vous devez regarder au-delà des procédures standard des établissements d'enseignement et, à la place, commencer à faire ce que les meilleurs gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement d'entreprise ont depuis des années dans la gestion des actifs de leur entreprise. Pour intégrer leur savoir-faire chevronné dans votre établissement d'enseignement unique, suivez ces quatre bonnes pratiques :

1. Développez un système transparent pour centraliser vos données
2. Mettre en œuvre des procédures d'analyse pour votre inventaire mobile
3. Mettre en place un système de responsabilité qui fonctionne pour votre établissement
4. Donnez à tous les employés un rôle dans votre plan de suivi des ressources éducatives

Continuez pour en savoir plus sur la façon dont la création d'un plan de suivi des actifs éducatifs peut faire économiser à votre établissement un temps et de l'argent précieux.

1. Développez un système transparent pour centraliser vos données

Quelle que soit la taille ou la portée de votre établissement d'enseignement, il est important que vous investissiez ou développiez un système auquel vos employés puissent accéder à tout moment. Dans celui-ci, ils auront la possibilité d'ajouter de nouveaux actifs et de rendre compte de leurs conditions en temps réel. Cela fonctionne particulièrement bien pour les grandes organisations qui mettent constamment à jour leurs logiciels et leur technologie.
Ces employés doivent également avoir le pouvoir d'ajouter des descriptions des actifs, un moyen de signaler les dommages ou les vols, et toute maintenance requise dans le futures, telles que les dates d'expiration de l'abonnement et de la garantie. En rendant ce système complètement transparent, avec des connexions spécialisées pour chaque employé, votre organisation sera mieux en mesure de suivre les actifs spécifiques qui contribuent ou non à votre succès global. L'engagement envers un système cohérent rendra également les examens budgétaires, les audits et le temps fiscal beaucoup plus simples et plus précis.

2. Mettre en œuvre des procédures d'analyse pour vos actifs mobiles

Alors que notre monde technologique continue d'évoluer, il en va de même pour les établissements d'enseignement, en particulier ceux qui disposent d'actifs mobiles coûteux sous forme d'ordinateurs portables, de tablettes, d'équipements audio et visuels, etc. Nous savons tous que posséder ces équipements peut être une bénédiction. et une malédiction ; bien que les appareils augmentent les ressources pédagogiques d'un élève, ils sont malheureusement extrêmement vulnérables au vol.
Pour remédier à cela, choisissez une approche holistique pour garder un œil sur vos actifs mobiles coûteux avec une solution d'étiquetage des actifs et de lecture de codes-barres. Cela donne aux employés un moyen d'ajouter des informations d'enregistrement/de départ à votre système de données centralisé avec un simple scan d'un code-barres, qui servira de précieuses données historiques pour chacun de vos actifs mobiles.

3. Établissez un système de responsabilité qui fonctionne pour votre établissement

Ce n'est un secret pour personne que de nombreuses personnes travaillant dans le secteur de l'éducation se sentent souvent submergées par les pressions quotidiennes, ce qui fait de l'idée de la responsabilité des actifs un sujet sensible à aborder. Cela dit, même les systèmes automatisés de suivi des actifs éducatifs les plus complets nécessitent une collaboration.
Planifiez des rappels trimestriels ou mensuels pour vous assurer que chacun de vos employés est clair sur les actifs dont il est responsable, et fournissez-les toujours avec des instructions détaillées sur la meilleure façon d'utiliser le système de données transparent. Par exemple, si un enseignant a 30 ordinateurs portables, 20 tablettes et une télévision dans sa classe, assurez-vous qu'il sait que chacun de ces équipements doit être suivi pour l'état, l'emplacement actuel, le vol, etc. N'oubliez pas que la clarté est la clé. première étape dans la promotion de la responsabilisation.

4. Donnez à tous les employés un rôle dans votre plan de suivi des actifs d'éducation

Celui qui est responsable de la gestion de votre plan de suivi des actifs doit donner à tous les employés qui ont fréquemment accès aux actifs mobiles, en particulier, un rôle dans celui-ci. Examinez de près chacun des départements de votre établissement ; il y a de fortes chances que des actifs coûteux soient transmis quotidiennement à un ou plusieurs départements. C'est peut-être une nécessité, mais c'est en elle que réside la menace inhérente de perte ou de vol de biens.
En donnant à tous les employés les rênes de votre plan de suivi des actifs, vous leur donnerez instantanément un sentiment de responsabilité, quel que soit leur poste officiel. Parfois, tout ce dont un employé a besoin pour protéger la sécurité d'un actif est une connaissance directe de la valeur qu'il ajoute à l'institution.
Tenez vos employés au courant en leur fournissant un système de suivi transparent, et vous aussi serez rassuré sachant que vos actifs sont correctement gérés et protégés.

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