5 pièges avec la mise en œuvre du système de gestion des actifs pour les fournisseurs de services CVC

Les fournisseurs de services CVC doivent équilibrer les besoins de leurs clients tout en assurant un fonctionnement fluide. La plupart de ces entreprises utilisent désormais des logiciels de gestion des actifs, tels qu'un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) ou une plate-forme de gestion des actifs d'entreprise (EAM). Ces systèmes dédiés permettent de rationaliser les processus de maintenance, de financement et d'inventaire pour l'ensemble de l'organisation.

La plupart des plates-formes de gestion des actifs prennent en charge des centaines de fonctionnalités différentes et peuvent souvent être directement intégrées à d'autres logiciels à l'aide d'une API. Une entreprise peut rencontrer plusieurs pièges lors du déploiement d'un système. Nous examinerons plusieurs de ces problèmes potentiels et discuterons des moyens de minimiser vos risques et d'éviter certains de ces pièges. La préparation et la bonne planification sont très importantes pour un déploiement réussi du système de gestion des actifs.

1. Erreurs de maintenance préventive

Afin d'organiser correctement les contrats de service, un fournisseur de CVC peut utiliser les fonctionnalités de son système de gestion des actifs pour suivre et planifier les ordres de travail. Cela permet à toute l'équipe de voir plus facilement toutes les commandes ouvertes à partir d'un tableau de bord unique et centralisé. L'un des principaux problèmes auxquels certaines entreprises sont confrontées avec leur nouveau système de gestion des actifs est la mise en place de voies de communication entre le personnel de bureau, les ingénieurs de service sur le terrain et les clients.

Il est important de ne pas manquer les messages importants, et la plupart des systèmes modernes de gestion des actifs prendront en charge les alertes automatisées par e-mail ou SMS. Prendre le temps de configurer et de tester correctement ces systèmes aidera à éviter tout problème sur le terrain. Un rendez-vous manqué peut entraîner des problèmes pour effectuer les travaux de maintenance préventive nécessaires et ouvrir la porte à des responsabilités de service ou à des problèmes de performances de l'équipement.

2. Comptages d'inventaire inexacts

Tous les fournisseurs de services CVC doivent maintenir un inventaire précis des pièces de rechange et des équipements pouvant être utilisés pour entretenir les systèmes de leurs clients. Si un système de gestion des actifs est mis en œuvre sans une planification appropriée, il peut y avoir des lacunes importantes dans la capacité de l'entreprise à réaliser des inventaires précis.

La meilleure façon d'éviter cela est de créer une hiérarchie claire des actifs au sein de votre système de suivi des actifs. Il peut être préférable d'organiser ces listes en fonction des catégories d'équipements CVC courantes telles que les fournaises, les unités de toit, les ventilateurs et les composants de ventilation. Chaque actif doit également être identifié et correctement étiqueté avec une étiquette à code-barres unique, telle qu'une étiquette d'équipement métallique ou une étiquette d'actif pour la gestion des installations, afin qu'il puisse être facilement compté avec un simple scan à tout moment.

3. Ne pas maîtriser les coûts

L'analyse des coûts et la budgétisation sont deux des principaux points forts d'un système de gestion d'actifs. Au cours de la phase de mise en œuvre, il est important de saisir les informations financières pour chaque actif et de développer un ensemble d'indicateurs de performance clés (KPI). Il peut également être nécessaire de former votre personnel pour s'assurer qu'il saisit les données de coût lors de l'exécution des ordres de travail des clients ou de la mise à jour des informations sur les actifs dans le système. Sans les données financières appropriées dans votre système, il sera impossible de suivre vos coûts et de déterminer où cibler les économies.

4. Actifs perdus

Les entreprises perdent des actifs pour diverses raisons, notamment les égarements, les vols et les dommages. La période de transition lors de l'introduction d'un nouveau système de gestion des actifs est une période particulièrement vulnérable. Il peut être facile pour un employé d'oublier une étiquette d'actif ou de négliger de mettre à jour les informations de localisation d'un actif. Le maintien de contrôles d'accès appropriés lors de la mise en œuvre de votre système de gestion des actifs doit être une priorité.

Cela peut rendre difficile la localisation de l'actif du côté système et nécessiter une inspection manuelle. Un autre facteur important à prendre en compte est la sécurité informatique et les protocoles de traitement des données. Tout système informatique peut être compromis, et il est important de planifier des sauvegardes de données et des politiques d'accès à distance dès le début du déploiement de votre programme de gestion des actifs.

5. Inefficacités du service

Il peut être difficile de répondre aux attentes des clients lors de l'entretien des systèmes CVC dans une vaste zone géographique. Votre logiciel de gestion des actifs doit permettre à votre équipe de service et ne pas nuire aux interactions et aux communications avec les clients. Un autre écueil majeur que de nombreuses entreprises rencontrent lors du déploiement d'un logiciel est l'incapacité à fixer des objectifs réalistes pour l'amélioration des services. Votre nouveau système doit être configuré avec des rapports de performance pour aider le personnel à comprendre comment le niveau de service actuel peut être amélioré. Vous pouvez également être en mesure d'optimiser les itinéraires de voyage d'autres détails qui seraient presque impossibles sans une plate-forme dédiée.

Les systèmes de gestion des actifs peuvent apporter un haut degré de fiabilité à une opération CVC et faciliter la communication entre les ingénieurs et les employés. Pendant les phases de planification, de mise en œuvre et de maintenance du déploiement de votre logiciel, prenez le temps d'examiner les progrès et assurez-vous que les pièges expliqués dans cet article sont évités. Avec une équipe dédiée et une bonne planification, il est possible de mettre en place un système de gestion des actifs de qualité pour améliorer le fonctionnement de votre service CVC.