Assurer la préparation du premier kilomètre pour l'approvisionnement direct en matériaux

Des perturbations de plus en plus courantes et graves ont mis en lumière des processus inadéquats et des faiblesses opérationnelles dans les chaînes d'approvisionnement. Et bien qu'il soit presque impossible de prédire tous les scénarios possibles, la réticence des entreprises à adopter de nouvelles solutions et approches technologiques continuera d'exacerber et d'allonger la durée des problèmes lorsqu'ils surviennent.

Pour les entreprises manufacturières, le « premier kilomètre » est un jeu à enjeux élevés, représentant souvent jusqu'à 70 % des revenus. C'est l'endroit où les matières premières sont sourcées, consolidées et produites. L'approvisionnement en matières premières comme le charbon, le calcaire, l'acier, le cuivre, etc. nécessite d'établir une portée mondiale et de gérer plusieurs niveaux de complexité et de risque.

Le sourcing est un domaine particulièrement propice à l'innovation et à la modernisation. Les chefs d'entreprise d'une myriade d'industries connaissent trop bien les défis de la gestion du processus d'approvisionnement. Ils identifient un besoin pour un produit donné et obtiennent le budget pour l'acquérir – puis le processus compliqué d'engagement et d'évaluation de divers fournisseurs prend sa propre vie, transformant un problème en deux.

Les défis liés à l'approvisionnement sont répandus dans toutes les industries, mais en particulier dans les matières premières et les matériaux directs en raison de l'ampleur de l'espace - les matériaux sont généralement achetés en vrac, ce qui nécessite des expéditions massives et une grande collaboration entre des parties prenantes disparates. De plus, la qualité de ces matériaux peut varier considérablement et de nombreuses organisations ont du mal à obtenir la visibilité nécessaire pour en tenir compte. Enfin, les processus d'approvisionnement doivent être achevés dans les délais, car même de petits retards peuvent entraîner des perturbations massives de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, ne cherchez pas plus loin que la saga du canal de Suez, qui s'est produite en mars et continue d'avoir un impact majeur pour un nombre important d'industries mondiales.

Malheureusement, beaucoup trop d'organisations sont enfermées dans des plates-formes héritées et des processus obsolètes qui rendent impossible un approvisionnement efficace. Les systèmes ERP ont été lents à répondre aux exigences de la gestion directe des matières, qui implique souvent la prise en compte de plusieurs types de catégories de produits avec des paramètres de qualité spécifiques que les processus existants ne peuvent pas prendre en charge de manière adéquate. Les systèmes P2P, en revanche, sont principalement conçus pour gérer les dépenses indirectes lorsque les fournisseurs sont largement interchangeables. En revanche, la gestion des matériaux directs dépend d'une collaboration étroite et soutenue avec des fournisseurs qui travaillent en tant que partenaires stratégiques pour atteindre les objectifs commerciaux.

L'inefficacité la plus importante est peut-être le manque de collaboration et de visibilité entre les différentes parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement, de nombreux fournisseurs fonctionnant comme des boîtes noires, offrant peu de visibilité sur leurs opérations et rendant difficile la traçabilité des intrants, le suivi des écarts et la gestion des risques.

Le peu de collaboration qui se produit se fait souvent principalement via des méthodes non sécurisées et archaïques comme les e-mails ou les appels téléphoniques - tandis que dans le même temps, des informations essentielles et hautement sensibles sont souvent stockées et partagées via l'humble feuille de calcul. Il peut également être difficile d'atteindre les bonnes parties prenantes en cas de besoin. Cela peut obliger les organisations à se démener pour répondre à des questions urgentes ou imprévues.

Le moment est venu de transformer les pratiques commerciales du premier kilomètre avec de meilleures stratégies d'approvisionnement. Les fabricants qui s'appuient sur des matériaux directs n'ont pas encore profité de nouvelles efficacités, en partie parce que les systèmes qu'ils utilisent sont trop complexes et trop rigides pour leurs besoins. Sans la capacité de résoudre les problèmes spécifiques à une catégorie, les fabricants risquent de gaspiller de nouvelles opportunités pour s'approvisionner en produits sur lesquels ils comptent de manière plus flexible, collaborative et efficace.

En maîtrisant le premier kilomètre, les entreprises peuvent anticiper l'impact des perturbations sur leurs chaînes de valeur et prendre des mesures pour minimiser ces impacts. Avec une visibilité en temps réel et des communications améliorées, les entreprises peuvent travailler plus en collaboration avec les fournisseurs pour découvrir des alternatives, ajuster les délais de production et minimiser les impacts sur les résultats.

Construire un meilleur réseau de fournisseurs

Pour certaines entreprises, la gestion des risques peut impliquer la création d'un réseau de fournisseurs plus diversifié et plus local plutôt que de dépendre de quelques fournisseurs mondiaux. D'autres peuvent avoir des spécifications complexes qui ne peuvent être respectées que par quelques fournisseurs qualifiés. Pour garantir la disponibilité à long terme des matériaux directs critiques, les entreprises de fabrication trouvent de nouvelles façons d'intégrer plus rapidement les fournisseurs et d'établir des relations plus solides avec leurs partenaires d'approvisionnement, le tout avec des processus standardisés soutenus par la technologie.

Avec une meilleure compréhension et une meilleure communication, les acheteurs peuvent mieux comprendre les capacités d'un fournisseur donné, identifier les goulots d'étranglement potentiels et préparer des plans d'urgence si nécessaire. Au fur et à mesure que les efforts passent de la simple survie à la prospérité, le degré et la vitesse de récupération d'une organisation seront plus directement liés à sa capacité à nouer des relations avec les fournisseurs.

Automatisation des processus critiques

La complexité de l'approvisionnement direct en matériaux nécessite une approche automatisée et rationalisée des processus critiques, des événements d'approvisionnement aux bons de commande (PO) en passant par le traitement des factures. Avec une vue complète des processus tout au long de leur chaîne d'approvisionnement, les entreprises ont une visibilité plus approfondie sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En automatisant les processus critiques, les organisations peuvent rationaliser le travail, améliorer les communications et réduire les erreurs pouvant entraîner des retards.

Le suivi automatisé des bons de commande, l'intégration en temps réel avec les systèmes ERP/MRP et le rapprochement automatisé des factures, des bons de commande et des reçus peuvent aider les organisations à améliorer leur productivité dans toutes les catégories de dépenses directes critiques. Ils peuvent appliquer des changements aux processus établis et mesurer l'impact de ces changements pour favoriser l'amélioration continue. Enfin, ils peuvent appliquer des algorithmes d'IA/ML aux données qu'ils génèrent pour affiner davantage les processus et l'intelligence de surface.

Améliorer la collaboration et la compréhension

À mesure que les entreprises deviennent de plus en plus complexes et étendent leur portée, le besoin d'une collaboration sécurisée et accessible ne fera qu'augmenter. Les entreprises qui réussissent à créer des espaces où les employés, les partenaires et les fournisseurs peuvent collaborer en libre-service prospéreront. En éliminant les silos et en externalisant les informations de plusieurs parties, les entreprises de fabrication seront en mesure d'accroître la visibilité sur leurs réseaux de fournisseurs, de résoudre les problèmes plus rapidement, d'améliorer les performances des fournisseurs et de générer une valeur réelle pour l'organisation.

Chacune de ces approches alimente une vérité fondamentale :aujourd'hui, le plan technologique global d'une organisation est un élément central de sa stratégie de gestion des risques. Alors que les chaînes d'approvisionnement se complexifient et que la marge d'erreur diminue, les entreprises doivent adopter la transformation numérique pour maximiser leur efficacité en interne et faire preuve de stabilité vis-à-vis des contreparties, des investisseurs et des autres parties prenantes. Ceux qui ne le font pas se retrouveront rapidement dépassés et déjoués à mesure que l'innovation continue de s'accélérer. Cela est particulièrement vrai dans le premier kilomètre, qui peut faire la différence entre une transaction rentable et une chasse à l'oie sauvage.

La mise en œuvre de solutions pour répondre à ces besoins peut entraîner des perturbations au départ, mais avec une approche disciplinée, les organisations peuvent effectuer une transition en douceur aujourd'hui tout en maximisant leurs chances de succès demain. Dans un monde en proie à l'incertitude, les avantages de la transformation numérique sont une chose sur laquelle les entreprises manufacturières peuvent miser.

Manav Garg est fondateur et PDG d'Eka Software Solutions.