Approvisionnement stratégique :cinq étapes pour garantir les meilleurs fournisseurs

Ensuite, vous devrez envoyer des demandes de propositions (RFP) pour informer les fournisseurs sélectionnés du lancement d'un processus d'approvisionnement. Vous devrez probablement faire face à plusieurs demandes de fournisseurs potentiels, alors assurez-vous d'expliquer exactement ce que vous attendez d'eux. Vous recevrez ensuite des réponses des fournisseurs détaillant les propositions d'évaluation.

Faites une liste restreinte de fournisseurs pour les amener à la prochaine phase de négociations, où vous dirigerez votre activité d'approvisionnement. Assurez-vous d'avoir les éléments suivants :

• Résumés de toutes les réponses aux appels d'offres
• Liste restreinte détaillée de tous les fournisseurs
• Copies de l'évaluation de la viabilité du fournisseur
• Plans de négociation détaillés

Recherchez et récompensez votre fournisseur. Lors de la recherche de fournisseurs pour des récompenses potentielles, assurez-vous d'évaluer les éléments suivants :

• Compétences en communication . Comment s'est déroulée la communication avec votre fournisseur jusqu'à présent ? Sont-ils disposés et capables de répondre à vos questions ? Cela se fait-il par téléphone, par e-mail ou via un portail Web ? Si vous rencontrez des difficultés pour joindre le fournisseur pendant le processus d'appel d'offres, cela peut être un mauvais signe.
• Opérations fournisseurs . Déterminez si le fournisseur que vous avez choisi peut répondre à vos besoins à court terme et au-delà. Nous vous recommandons de commencer par ces points :
• Finances . Le fournisseur que vous avez choisi est-il financièrement stable/rentable ? Combien de dettes portent-ils ? Si leur situation financière ne semble pas excellente, envisagez peut-être de proposer un contrat à court terme à titre d'essai.
• Infrastructures . Interrogez votre fournisseur pour identifier la façon dont son organisation est configurée et s'il dispose des systèmes en place pour prendre en charge les volumes de biens/services dont vous pourriez avoir besoin. Visitez leurs installations, le cas échéant, pour assister directement à leurs opérations.
• Chaîne d'approvisionnement . Leur chaîne d'approvisionnement est-elle solide pour les soutenir si les circonstances s'aggravent ? Si vous deviez augmenter le volume d'un article, la chaîne d'approvisionnement de vos fournisseurs serait-elle en mesure de le faire ? Vérifiez s'ils sont en mesure de répondre à des exigences à court terme, telles que des conditions météorologiques inhabituelles ou des circonstances atténuantes.
• Éthique . Demandez aux fournisseurs une copie de leur déclaration de responsabilité sociale d'entreprise ou de leurs directives d'éthique applicables pour vous assurer qu'elles sont conformes aux exigences de votre entreprise.
• Clients . Votre fournisseur a-t-il une relation énorme avec un autre client ? Si tel est le cas, cela pourrait vous aider à comprendre s'ils dépendent trop d'un client, cela pourrait potentiellement interrompre le niveau de service que vous recevez.
• Plans en cas de catastrophe . Vous intégrerez les fournisseurs dans votre chaîne d'approvisionnement et vous devez vous assurer qu'ils peuvent continuer à livrer si le pire se produit. S'ils ne partagent pas ces plans, demandez-vous pourquoi et reconsidérez leur viabilité.
• Compétence . Évaluez les capacités du fournisseur par rapport à vos besoins. Parlez aux gestionnaires de compte ou à d'autres personnes du fournisseur en considération. Posez des questions approfondies sur leurs capacités à livrer dans des circonstances extraordinaires, telles que des conditions météorologiques extrêmes ou des pénuries de matières premières. Enfin, parlez aux clients :vous découvrirez peut-être quelque chose que votre fournisseur ne partage pas.
• Coût . Il s'agit d'assurer la transparence des coûts. Demandez à votre fournisseur :
  • Quel est le coût total du produit/service ?
  • Ce coût comprend-il des éléments tels que la maintenance, les mises à niveau de service, les commandes exceptionnelles (le cas échéant) ?
  • Les frais de livraison sont-ils inclus ?
  • Quelles sortes de marges réalisent-ils ?

Après avoir examiné tout ce qui précède, si un gagnant clair n'est pas évident, vous pouvez envisager de rouvrir le processus d'appel d'offres à une petite sélection de fournisseurs pour les encourager à améliorer leurs offres. Si vous avez organisé un événement de sourcing RFX et que cela est approprié, vous pouvez envisager de lancer une enchère électronique contre les derniers fournisseurs, pour obtenir une meilleure offre.

Une fois sélectionné, vous devez informer le fournisseur et les parties prenantes internes via un « document d'engagement Go », indiquant ce qui suit :

• Propositions d'attribution
• Estimations des avantages financiers
• Plans de mise en œuvre
• Plans de transition
• Critères et cibles de KPI
• Évaluation et atténuation des risques (c'est-à-dire mesures de conformité)
• Considérations relatives au contrat (c'est-à-dire développement SLA/conditions de paiement/amélioration d'une année sur l'autre)
• Communication à la haute direction
• Plan de communication avec les principales parties prenantes

Mise en œuvre du contrat. Vous devrez travailler avec votre nouveau fournisseur pour concevoir un plan de communication afin de mettre en œuvre les nouveaux produits que vous avez sélectionnés pour votre entreprise. Les risques potentiels de la relation doivent être identifiés puis atténués par des mesures de conformité suffisantes. Ces dispositions sont ensuite formalisées par un contrat signé. Dans le passé, il s'agissait d'un processus extrêmement chronophage qui impliquait de préparer des tonnes de paperasse, mais aujourd'hui, la technologie peut générer automatiquement des contrats basés sur des informations pré-préparées connectées au système au préalable et à partir de l'appel d'offres précédemment soumis pour garantir l'exactitude des informations des fournisseurs.

Des indicateurs de performance clés et des objectifs doivent être définis et suivis pour responsabiliser les fournisseurs. Enfin, vous êtes prêt à transférer la propriété du fournisseur aux bonnes personnes de votre organisation, avec des points de contrôle convenus en place pour la livraison du niveau de service et la performance par rapport aux niveaux de service et aux KPI convenus.

Configuration et suivi des factures. Une fois le fournisseur intégré, un processus de facturation doit être mis en place. Tout nouvel accord fournisseur crée l'opportunité de plaider en faveur de l'automatisation des factures, surtout si le nouveau contrat génère des volumes de factures élevés.

La surveillance et le suivi continus des performances des fournisseurs doivent inclure :

• Recevoir les livraisons de marchandises dans les délais
• Produits de haute qualité
• Excellent service client
• La bonne facture pour le bon montant et les bonnes marchandises
• La rapidité avec laquelle le fournisseur communique avec vous
• Disponibilité des stocks

Enfin, vous devez suivre la valeur des économies que vous avez réalisées avec le nouveau fournisseur pour signaler à l'ensemble de l'entreprise comment ces mesures de réduction des coûts permises par l'approvisionnement ont profité au résultat net.

Acheter pour une entreprise est un processus complexe, même dans le meilleur des cas. S'assurer qu'un processus solide est fermement en place permettra à votre organisation de gérer habilement les changements du marché, les pénuries d'approvisionnement et l'évolution des besoins sur une base continue.

Shannon Kreps est vice-présidente du marketing produit chez Medius, un fournisseur mondial de logiciels source-to-pay basés sur le cloud.