Débloquer le potentiel de la gestion de la valeur acquise

La gestion de la valeur acquise (EVM), qui implique la comparaison des budgets prévus avec les coûts réels et le travail effectué, est une technique de gestion de projet de base depuis plus d'un demi-siècle. Combinant des mesures de la portée, du temps et du coût du projet, il a pris de l'importance à la suite du programme nucléaire Polaris de la marine américaine, qui a déclenché une amélioration majeure de la comptabilité des coûts de projet utilisée dans les contrats du département américain de la Défense.

Les branches de service et les sous-traitants militaires utilisent désormais une ou plusieurs méthodes hautement sophistiquées pour développer un plan de projet, attribuer des mesures de valeur au travail prévu et établir des règles pour quantifier le travail terminé et le rattacher aux événements de liquidité ou aux paiements. L'EVM étant un outil efficace pour gérer des projets à l'échelle de l'entreprise, certaines organisations ont mis en place un programme EVM pour améliorer l'efficacité et la responsabilité internes. D'autres participants à une chaîne d'approvisionnement du DoD peuvent être contractuellement tenus d'effectuer des rapports EVM.

Étant donné que les exigences en matière de rapports peuvent être spécifiques à chaque agence, branche de service ou contrat, les logiciels d'entreprise deviennent essentiels pour aider les entreprises à mettre en œuvre des pratiques EVM adaptées à leur situation, même si elles travaillent pour plusieurs entités gouvernementales.

Assurer la continuité de la gestion de projet

Les programmes de GEV varient d'un processus interne simple pour la livraison de projets dans les délais et dans le budget, à des arrangements pluriannuels complexes pour l'ingénierie des systèmes ou le maintien du cycle de vie. Une entreprise doit considérer à quel point les éléments plus granulaires de la gestion de projet et de la comptabilité analytique sont critiques. Toutes les entreprises n'exigent pas le même niveau de budgétisation et de prévisions rigoureuses, ou de collecte des coûts et des progrès.

La gestion de projet est un outil pour aider les organisations à gérer leurs opérations. Si un calendrier détaillé des dépenses n'est pas requis, une gestion de projet de base sans budgétisation ni prévision fonctionnera. Bien qu'il existe des zones grises, il existe quelques points d'arrêt distincts le long de ce continuum :

Solutions axées sur la défense. Certaines solutions logicielles d'entreprise sont spécifiquement conçues en tenant compte des exigences EVM des entrepreneurs de la défense, où les utilisateurs peuvent créer des budgets contrôlés et des prévisions en cours ou des estimations à réaliser (ETC). Les montants projetés peuvent être basés sur les matériaux requis pour livrer les produits finis à un client, les heures de ressources planifiées et les entrées manuelles.

Les valeurs prévues peuvent être planifiées de manière linéaire tout au long de la durée du projet, réparties à l'aide d'un nombre quelconque de courbes géométriques ou saisies manuellement dans des périodes spécifiques. Le logiciel peut collecter des coûts précis des efforts de soutien tels que l'ingénierie ou la gestion de projet, et les coûts de production des achats et de la fabrication par rapport à leurs éléments spécifiques de la structure de répartition du travail (WBS). De plus, chaque élément WBS peut récupérer la progression au fur et à mesure que le travail est terminé.

Correctement configuré, l'ERP de projet peut automatiser les métriques EVM avec une intervention humaine minimale, fournissant aux organisations une idée de leurs performances par rapport à leur budget, sans aucun effort autre que d'entreprendre des fonctions normales dans le logiciel, telles que les achats et la facturation du temps.

Logiciel de gestion de projet. Un logiciel de gestion de projet autonome a ses avantages et ses inconvénients pour l'EVM. Il permet aux entreprises de mesurer à la fois les coûts et les performances du calendrier, et fournit des outils pour analyser et présenter les données de performance par rapport au budget et au calendrier. L'inconvénient, cependant, est que ces données résident dans un silo distinct du logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP), qui est le système d'enregistrement de l'entreprise où les transactions commerciales se produisent et sont regroupées dans des rapports centraux pour les décideurs principaux.

Projet ERP. Le logiciel ERP s'est peut-être développé dans la sphère de la fabrication répétitive, mais certains produits ERP sont passés à des modèles commerciaux plus centrés sur les projets. L'ERP de projet répond aux besoins d'environnements tels que la fabrication sur commande, la recherche et le développement, les projets d'infrastructure d'usine et la construction ou le développement de nouveaux produits. Il est pris en charge par d'autres fonctionnalités ERP, telles que la planification, la collecte des coûts et la planification. Cette solution intégrée est plus sophistiquée et offre plus d'avantages qu'un logiciel de gestion de projet autonome.

Les produits ERP de projet vous permettent de gérer efficacement un projet au cours de son cycle de vie, de développer des packages de travail flexibles ou WBS, de créer des budgets (y compris les heures/coûts/revenus planifiés), de collecter diverses valeurs de coût/heure/revenu, de planifier et de contrôler les activités, et de fournir une assistance services tels que l'ingénierie et l'administration, parmi de nombreuses autres fonctionnalités.

Mais l'ERP du projet a des limites. Bon nombre de ces solutions calendront les coûts de manière uniforme sur toute la durée du projet, à moins qu'elles ne soient spécifiquement configurées pour fonctionner différemment. Une entreprise ne doit pas supposer que, simplement parce que son fournisseur ERP propose des fonctionnalités EVM, elle a concédé sous licence cette partie du logiciel ou qu'elle répond à tous ses besoins. S'il a besoin d'un calendrier des dépenses et d'outils pour calculer et planifier les pièces à construire au bon moment, il doit poser des questions difficiles pour s'assurer qu'il bénéficie de ces avantages.

Soyez conscient des exigences spécifiques

Même parmi les entrepreneurs du gouvernement fédéral, de nombreuses entreprises pourraient ne pas avoir besoin de ce niveau de sophistication, impliquant une planification rigoureuse où les dépenses et les revenus sont si étroitement liés à des mois spécifiques. Actuellement, il est courant que les entreprises utilisent des logiciels autonomes tels que Microsoft Project pour gérer les informations du projet. Certains n'utilisent pas de logiciel de projet spécifique et suivent plutôt les résultats dans des feuilles de calcul. Cette méthode manque de sophistication, mais ces entreprises peuvent simplement gérer des projets clients ou des activités de gestion de programme à l'aide d'une solution ERP de projet moins complexe.

Les entreprises ayant des besoins plus importants peuvent avoir besoin des capacités de prévision d'une solution ERP EVM, qui leur permet de calendrier, de budgétisation et de re-prévision. Cela fournirait un contrôle des révisions en plus d'une vue claire du budget calendaire.

Évitez les erreurs de sélection courantes

Des faux pas se produisent souvent lorsque les équipes de direction définissent leurs exigences logicielles EVM, et lorsqu'elles évaluent et finalement mettent en œuvre des solutions. La première est que de fausses hypothèses sont faites. Les entreprises font souvent des hypothèses basées sur la façon dont elles pensent que le logiciel devrait fonctionner. Par exemple, ils supposent qu'ils obtiennent un calendrier des coûts alors qu'ils ne le pourraient pas. Même si le logiciel a la capacité de calculer le coût et le calendrier des pièces à construire au bon moment, il ne garantit pas que les coûts projetés seront dans les bonnes périodes, ou les bonnes valeurs pour ces périodes. Les entreprises doivent intégrer cette exigence dans leur périmètre. Juste parce qu'un module de gestion de projet planifie une activité, ne présumez pas qu'il budgétisera le coût dans la période souhaitée.

Les entreprises doivent également s'assurer qu'elles comprennent les principes fondamentaux de l'EVM et comment le logiciel y répond. Beaucoup ont des opinions spécifiques et uniques sur les exigences EVM, et il est utile de revoir le matériel source régissant ces exigences. Il est possible que le logiciel puisse répondre efficacement aux exigences d'une manière différente des pratiques actuelles. Tenez-en compte lors de l'évaluation des offres.

Troisièmement, il est important de prendre en compte les revenus sur investissement résultant de l'automatisation des processus EVM. Un système EVM peut éliminer le travail sans valeur ajoutée pendant la durée d'un projet ERP. Une fois qu'un WBS est configuré dans le logiciel, il est simple de copier ce modèle et d'entrer les demandes de nouveaux projets. Cela vous permet de prendre du recul et de laisser le reste de l'ERP et des fonctionnalités de planification suivre son chemin, en collectant des informations dans les projets via d'autres fonctionnalités de l'application. Cette approche simple de l'utilisation des projets ERP a le potentiel de fournir des avantages significatifs sans investir dans une configuration plus complexe.

Connaître vos objectifs et attentes

C'est que les entreprises essentielles comprennent à quel point les détails sont nécessaires derrière l'EVM, et qu'elles évaluent leurs exigences actuelles et leurs besoins. Il n'y a pas un seul logiciel qui réponde à tous les objectifs de l'entreprise, mais une solution sophistiquée peut vous rapprocher. Ce que les entreprises doivent cependant considérer, c'est le temps, l'énergie et l'investissement qu'il faudra pour répondre à leurs attentes.

Christopher Cummings est analyste d'applications pour l'Amérique du Nord chez IFS.