Trouver vos cas d'utilisation RPA :3 façons dont les robots assistés peuvent vous aider à en faire plus (Partie 2)

L'opportunité d'automatisation est plus grande que vous ne le pensez.

Beaucoup d'entre nous ont été amenés à croire que l'automatisation ne peut qu'éliminer les processus volumineux, coûteux et répétitifs et que l'automatisation nécessite une entreprise massive à réaliser. Trop d'attention portée à ces processus a amené les organisations à sous-estimer les effets cumulatifs d'automatisations plus petites et plus ciblées. À l'instar des intérêts composés, investir dans des automatisations de processus minimes peut générer des rendements exceptionnels au fil du temps.

Imaginez que la durée moyenne d'un processus de service financier particulier soit de 60 minutes et que, grâce à l'automatisation, le processus puisse la réduire à 20 minutes. Si le salaire horaire d'un comptable débutant est de 30 $, une automatisation qui élimine les deux tiers de ce processus permettrait à votre entreprise d'économiser 20 $ chaque fois que ce processus doit être terminé.

Si un employé termine le processus une fois par jour, cela signifierait environ 5 000 $ d'économies chaque année. Si 10 employés effectuent le processus une fois par jour, cela représenterait une économie de 50 000 $ par an.

Grâce à l'automatisation, des efficacités réduites créent des rendements exponentiels à grande échelle

Il est souvent difficile de voir ce potentiel car il y a tellement de petites tâches fastidieuses intégrées dans les processus de toute votre organisation.

Selon McKinsey, "dans environ 60 % des professions, au moins un tiers des activités constitutives pourraient être automatisées". Dans bon nombre de ces opportunités d'automatisation, les humains sont nécessaires pour une partie du processus, ce qui rend difficiles les approches classiques de l'automatisation.

Avec l'automatisation assistée , les robots logiciels peuvent travailler aux côtés des humains pour partager la charge de travail en temps réel. Les humains qui collaborent avec des robots peuvent en faire plus, plus rapidement et avec moins d'erreurs. Leurs robots peuvent effectuer les tâches ennuyeuses et fastidieuses afin que les employés puissent se concentrer sur le travail qu'ils aiment.

Dans la première partie de cette série, nous nous sommes concentrés sur les cas d'utilisation de l'automatisation robotique des processus (RPA) pour l'automatisation sans surveillance, dans lesquels les organisations planifient des robots pour gérer des processus nécessitant une intervention humaine minimale, voire nulle.

Dans la deuxième partie, nous nous concentrons sur trois cas d'utilisation de RPA qui nécessitent une automatisation assistée, qui exploite les forces relatives des humains et des robots en temps réel.

Vous pouvez également consulter ma présentation FORWARD III sur les robots assistés (j'ai même partagé les diapositives de la présentation) :

1. En présence, Interval :Prise de contrôle du robot

Les sociétés de services financiers doivent régulièrement mettre à jour leurs profits et pertes, mais le processus est manuel et lent.

Impliquant plus d'une douzaine de feuilles compilées, ces rapports de profits et pertes contiennent des données qui nécessitent un reformatage, une compilation et une révision. Les employés importent manuellement les données, les manipulent, les vérifient, puis soumettent les données pour une analyse et une discussion plus approfondies. Le processus est laborieux et prend du temps, et pire encore, la composition manuelle de différents rapports a tendance à introduire des erreurs.

Au lieu de cela, les employés peuvent décharger les tâches répétitives et monotones sur des robots assistés.

Un utilisateur peut démarrer un processus assisté à la demande et de différentes manières, y compris des raccourcis clavier tels que CTRL-SHIFT-M, un clic de souris dans une application ou en cliquant sur le processus dans la barre d'état du robot. Les utilisateurs attendent alors que le robot prenne le contrôle de la souris et du clavier et exécute ces tâches plus rapidement et avec moins d'erreurs qu'ils n'en auraient.

Un robot assisté peut accomplir ces tâches sans aucune intervention manuelle, afin que l'équipe puisse se concentrer sur des activités plus critiques. Lorsqu'une société de services financiers a reconnu ce cas d'utilisation de la RPA, elle a pu réduire le temps de traitement de 60 à 20 minutes , garantissant que chaque rapport était précis à 100 % .

En rendant certaines parties des processus plus efficaces, les employés, les équipes, les organisations (et les résultats) en ressentiront de plus en plus l'effet au fur et à mesure de leur évolution.

Quarante minutes économisées pour un processus est une amélioration ; 40 processus tirant parti de la RPA sont une innovation

Lorsque vous pouvez combiner ces améliorations et innovations avec la création d'une culture "d'automatisation d'abord", vous obtenez une transformation qui se produit dans l'ensemble de votre organisation.

2. Assisté, en tandem :travailler aux côtés du robot

Les agents des centres de contact doivent souvent mettre les clients en attente pour se concentrer sur des tâches qui nécessitent toute leur attention. Cela ne plaît à personne, ni à l'employé, ni au centre de contact, et certainement pas au client.

Pendant que leurs clients sont en attente, les agents peuvent avoir besoin de fouiller dans différents systèmes pour prendre des notes, collecter des informations, vérifier les réglementations ou tout autre activité pour terminer l'appel.

Un scénario où les humains doivent jongler avec des tâches conversationnelles et répétitives appelle la prochaine catégorie d'automatisation assistée, où les humains et les robots travaillent côte à côte.

Dans ce cas d'utilisation RPA, un agent peut continuer à utiliser sa machine et à parler au téléphone pendant qu'un robot travaille en arrière-plan, accomplissant rapidement des tâches fastidieuses. Cela donne à l'agent la possibilité de rester concentré sur le client, ce qui augmente directement la productivité, améliore la qualité de la tâche et, plus important encore, améliore l'expérience client.

Le robot peut rechercher dans différents systèmes les informations requises et les préparer pour l'agent. Pendant ce temps, l'agent peut continuer à parler avec le client et utiliser les informations collectées par le robot aux moments appropriés.

Les clients et les employés sont plus heureux grâce à l'assistance du robot

Travailler en tandem avec le robot est possible en se connectant directement à une base de données, en automatisant une application en arrière-plan ou en se connectant à des systèmes via une API.

Les clients peuvent raccrocher plus rapidement, leurs problèmes ayant été mieux analysés par un humain ciblé.

"D'ici 2023, il y aura 30 % d'augmentation de l'utilisation de la RPA pour les fonctions de front-office (ventes et expérience client ), ", selon le rapport Gartner "Predicts 2020:RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence". Obtenez votre exemplaire gratuit du rapport complet.

3. Automatisation hybride :utilisation de robots surveillés et non surveillés

Les équipes commerciales consacrent souvent trop de temps à la saisie de données, ce qui les empêche de faire ce qui est le plus important :vendre.

Les parties administratives de la vente, telles que la saisie du nombre d'appels effectués, la notation des actions de vente entreprises et l'enregistrement des résultats, sont laborieuses, mais essentielles pour être correctes.

Grâce à l'automatisation assistée, un robot peut prendre en charge les activités de chaque professionnel de la vente. Lorsque cette personne effectue des actions prédéfinies, le robot peut automatiquement collecter et stocker ces informations.

À des intervalles prédéfinis ou en temps réel, le robot surveillé peut automatiquement transmettre ces informations à un robot sans surveillance pour un traitement ultérieur.

Les robots autonomes peuvent regrouper des informations pour l'ensemble d'un service commercial et envoyer des informations compilées aux parties nécessaires, ainsi que directement au robot assisté, qui peut ensuite prendre en charge les vendeurs individuels.

Pendant que l'équipe de vente travaille, une combinaison de robots avec et sans surveillance travaille ensemble pour aider l'équipe de vente à être plus efficace.

Avec RPA, vous pouvez non seulement tirer parti des atouts du travail humain et robotique, mais également des atouts des robots assistés et non assistés

L'automatisation hybride est souvent utile pour les activités qui interagissent directement avec les utilisateurs, mais où certaines parties des activités nécessitent plus de puissance de traitement ou d'informations provenant de plusieurs utilisateurs pour être complétées.

De petites automatisations peuvent entraîner de gros retours

L'automatisation ne nécessite pas une séparation nette entre l'homme et le robot :en fait, certaines des automatisations les plus impressionnantes sont en fait une intégration transparente des deux, tirant le meilleur parti de ce que chacune a à offrir.

Si votre stratégie d'automatisation dépend de ce que les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) et les grandes plates-formes mettent à disposition, vous raterez l'occasion d'automatiser des activités qui peuvent accumuler des rendements plus élevés à grande échelle.

Grâce aux cas d'utilisation RPA assistés par l'automatisation, les humains et les robots peuvent travailler ensemble (transférer des processus, travailler en parallèle et échanger des tâches de manière dynamique) pour améliorer l'efficacité, ajouter de la valeur, accroître l'engagement des employés et mieux servir les clients.

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