Découvrir le succès RPA : 3 façons prouvées dont les robots surpassent les solutions traditionnelles

Dans des marchés de plus en plus compétitifs, s'adapter est la seule façon pour les entreprises de rester en tête. Pour pouvoir s'adapter, les organisations doivent être capables de bouger vite et efficacement.

Dans un monde marqué par la disruption technologique, l'efficacité a pris le devant de la scène.

Jusqu'à récemment, les dirigeants d'entreprise n'avaient que quelques options coûteuses pour gérer les problèmes d'efficacité ; ils embauchaient plus de gens, achetaient une solution tierce et/ou personnalisaient leur système de planification des ressources d'entreprise (ERP). L'automatisation des processus robotiques (RPA) présente une opportunité de transformer les processus qui mènent à l'inefficacité.

Avec la RPA, les entreprises peuvent utiliser des robots logiciels pour créer des cycles de développement plus courts et augmenter la robustesse, pour un prix plus petit.

Les leaders d'aujourd'hui apprennent comment atteindre des résultats métier en divisant le travail entre les gens et les robots, en utilisant leurs forces respectives en conséquence. Par exemple, de nombreux processus impliquent des tâches répétitives et fastidieuses ainsi que de la cognition de haut niveau, bien entraînée. Quand les organisations distribuent les tâches de manière appropriée entre robots et humains, les résultats peuvent être stupéfiants.

Dans cet article, première partie d'une série en deux parties, nous nous concentrerons sur trois scénarios d'automatisation non assistée dans lesquels les organisations exécutent des processus en coulisses, avec peu ou pas d'intervention humaine. Cette vidéo donne un rappel rapide de la différence entre automatisations non assistées et assistées :

La deuxième partie de cette série se concentrera sur les cas d'usage RPA pour l'automatisation assistée dans laquelle les employés travaillent avec des robots de manière collaborative, en temps réel sur leurs PC locaux.

Voici trois scénarios d'automatisation non assistée où les robots travaillent indépendamment pour initier et compléter des processus.

1. Traitement entièrement autonome : Basé sur les exceptions

Le besoin de traiter d'énormes quantités de données présente l'un des cas d'usage les plus clairs pour la RPA. Dans cet exemple, nous nous concentrerons sur certaines de nos compagnies d'assurance santé qui traitent de gros volumes de réclamations et de factures.

Les données sont stockées à travers de multiples systèmes, certains hérités et certains modernes, nécessitant des employés de déplacer l'information de système en système, mettant à jour et vérifiant tout au long du chemin. L'automatisation est difficile car beaucoup de systèmes n'ont pas d'API qui permettent une intégration facile.

Avec la RPA, les organisations d'assurance santé, et les entreprises avec des problèmes similaires, peuvent automatiser ces processus pour qu'ils s'exécutent sans aucun besoin d'entrée humaine.

Typiquement, un ou plusieurs robots siégeront sur des machines virtuelles ou sur des ordinateurs de back-office et exécuteront une automatisation non assistée. Les administrateurs peuvent définir l'horaire dans leur plateforme RPA et allouer le nombre optimal de robots pour traiter les réclamations et factures et répondre aux accords de niveau de service (SLA) de l'entreprise. Cela peut être fait facilement dans UiPath Orchestrator. Les humains ne sont pas impliqués, sauf pour gérer de rares exceptions que Orchestrator fera remonter aux utilisateurs désignés.

Même si les humains ne sont pas présents, une automatisation non assistée est généralement plus sécurisée qu'un processus manuel car vous pouvez limiter l'accès aux données au robot.

Pendant ce temps, les principes de codage de meilleures pratiques fournissent des audits complets et précis pour la conformité.

Avec des robots travaillant continuellement, les humains sont libres d'effectuer des activités de niveau supérieur. Les humains qui passaient auparavant leur temps à déplacer et valider les données peuvent maintenant se concentrer sur des initiatives qui nécessitent une réflexion plus profonde, réagissant plus vite aux demandes changeantes des assurés. Les conversations avec les clients ont le temps et l'espace pour se développer, et les employés peuvent se concentrer sur la création d'une meilleure expérience client.

2. Traitement préparé par l'humain : Lancez-le et oubliez-le

Certains processus ont besoin d'une entrée humaine pour démarrer, mais nécessitent un travail manuel lent pour se compléter. Avec la RPA, les organisations peuvent impliquer les humains seulement quand ils sont nécessaires.

Quand un humain démarre le processus et le passe à un robot pour le compléter, vous obtenez le meilleur de la créativité humaine et de l'efficacité logicielle.

Les humains peuvent se concentrer sur la pensée de haut niveau, sachant que les robots garantiront la livraison avec une documentation et des notifications de classe mondiale.

Voici un exemple de la façon dont une entreprise de prêt hypothécaire utilise ce type d'automatisation :

Aux États-Unis, le processus typique d'achat de maison nécessite que les prêteurs commandent régulièrement des évaluations hypothécaires qui fournissent des estimations impartiales de la valeur de chaque maison. Malgré leur importance, commander des évaluations est répétitif et sujet aux erreurs.

Pire encore, si une évaluation hypothécaire est commandée en retard, cela peut retarder tout le processus de prêt et même risquer d'encourir des répercussions du Bureau de protection financière des consommateurs ou d'autres organismes gouvernementaux.

Le problème des évaluations se résume aux limitations inhérentes du travail humain.

La logique humaine est nécessaire pour démarrer le processus, mais le compléter nécessite des étapes manuelles répétitives. Avec la RPA, un humain peut démarrer le processus en désignant exactement quand l'évaluation doit être commandée, en spécifiant les ajouts appropriés et en choisissant la société d'évaluation.

Une évaluation hypothécaire pourrait ne prendre que dix minutes à compléter, mais la vraie valeur pour les prêteurs est d'économiser des centaines de milliers de dollars en assurant que moins de prêts nécessitent une escalade à cause d'évaluations retardées. Pendant ce temps, les employés peuvent compléter les commandes plus vite et travailler plus étroitement avec les acheteurs de maison, assurant que les clients obtiennent les réponses dont ils ont besoin.

Plongez plus profond dans l'exemple (ci-dessus) : L'entreprise entièrement automatisée est là (et c'est à quoi elle ressemble)

3. Humain dans la boucle : Validation

De nombreux processus inefficaces ne présentent pas de cas d'usage RPA clairs car ils nécessitent un jugement humain intermittent, mais nécessaire.

Avec la bonne plateforme RPA, cependant, vous pouvez construire une automatisation qui invite dynamiquement l'entrée humaine au fur et à mesure que les problèmes surviennent, assurant que les humains n'interviennent que quand nécessaire.

Prenez un département comptes fournisseurs (AP), par exemple. Les départements AP sont souvent coincés à traiter répétitivement des factures et à télécharger des sélections de données vers un ERP comme SAP. La majorité des factures que les départements AP traitent sont non standard, ce qui signifie qu'elles pourraient être des documents papier, des fax ou des PDF — remplis de données non structurées dans différents formats.

Le travail manuel est lourd et lent pour les humains, et la complexité rend le traitement des factures difficile pour les outils d'automatisation traditionnels.

En utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR) et des modèles d'apprentissage automatique (ML), la RPA peut interpréter ces factures et extraire les informations clés pour le traitement. Occasionnellement, un robot peut ne pas être capable de faire correspondre un morceau particulier de données à un type de données connu (comme le montant de la facture). Au lieu d'échouer le processus et de faire réviser la facture entière à un utilisateur, le robot non assisté peut signaler à un humain qu'une entrée est nécessaire. Dans ce scénario humain-dans-la-boucle (parfois appelé « humain au milieu »), l'humain peut alors réviser et compléter les tâches avant de laisser le robot reprendre le contrôle.

Avec ce cas d'usage à l'esprit, le département AP peut implémenter un robot non assisté automatisé avec un filet de sécurité humain. Le robot non assisté utilise l'OCR pour traiter les factures et télécharger les données vers SAP, mais si l'OCR ne peut pas voir clairement un champ, le robot peut notifier les utilisateurs par email que le processus a besoin de leur vérification. Les employés AP n'ont besoin d'intervenir que lorsque nécessaire, donc ils peuvent passer leur temps sur des tâches plus critiques, comme la budgétisation et la planification.

Alors que l'humain clarifie les exceptions en milieu de processus, ces changements sont réinjectés dans le modèle ML, qui apprend des activités de l'humain. Une fois le modèle réentraîné, il n'aura plus besoin d'intervention humaine pour gérer ce scénario la prochaine fois qu'il le rencontrera.

Un processus qui semblait auparavant impénétrable à l'automatisation présente en fait un cas d'usage RPA convaincant. Avec un humain au milieu, vous pouvez réduire l'implication humaine à la validation, et puis le ML peut la réduire encore davantage.

Créer la main-d'œuvre du futur

Tirer plein parti de l'automatisation nécessite que les organisations recadrent la façon dont elles pensent à leurs processus et au travail requis pour les compléter. Si vous pensez « automation first », la transformation numérique peut être un objectif atteignable plutôt qu'une aspiration.

La main-d'œuvre du futur va être un hybride de travail humain et robot, et les organisations les plus efficaces aborderont chaque problème en considérant d'abord le degré d'automatisation qu'elles utiliseront. Les organisations excellent grâce à leurs gens, et plus les organisations peuvent libérer leur main-d'œuvre humaine pour faire du travail créatif, plus elles réussiront. Une main-d'œuvre numérique hybride permet aux humains d'être plus humains, et plus réussis, que jamais auparavant.

Restez à l'écoute pour la partie deux pour apprendre comment les robots assistés peuvent travailler aux côtés des humains pour permettre l'automatisation dans les processus même les plus dynamiques.

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