Cinq bonnes pratiques culturelles pour l'entreprise Automation First

Comme pour toute nouvelle technologie, l'automatisation peut provoquer une certaine peur dans votre organisation. Les robots logiciels prendront-ils des emplois ? L'automatisation augmentera-t-elle le chômage ? Que réserve l'avenir?

La recherche est optimiste.

Le Forum économique mondial montre que l'automatisation créera 60 millions de nouveaux emplois nets. Ces nouveaux emplois, ainsi que ceux existants, bénéficieront de la disponibilité de robots logiciels capables de gérer des tâches répétitives, libérant ainsi les humains pour faire un travail plus créatif.

De plus, un rapport mondial de Deloitte sur l'automatisation des processus robotiques (RPA) a révélé que 50 % du travail banal se prête à l'automatisation, ce qui facilitera le travail de millions d'employés.

Pourtant, les faits ne dissiperont pas les craintes à eux seuls. Le succès de l'automatisation dépend du fait de montrer aux employés comment l'automatisation leur facilitera la vie et de leur donner les moyens d'embrasser un avenir assisté par des robots logiciels. Les défis sont inévitables, mais une culture d'entreprise forte et la conviction soutenue de votre personnel sont ce qui vous permettra de durer.

Dans cet article, nous explorons cinq bonnes pratiques culturelles qui permettront à votre organisation de réussir.

1. Changer d'état d'esprit

Aussi enthousiasmés que puissent être vos champions RPA à propos de l'automatisation et aussi enthousiastes que vos dirigeants de la suite C puissent être à propos de ses avantages, les employés peuvent réagir avec peur.

Les employés peuvent craindre d'être remplacés par des robots et, à long terme, de ne pas posséder ou d'acquérir les bonnes compétences pour prospérer dans l'avenir du travail. Contrairement à cette hypothèse, The Economist Intelligence Unit rapporte que 79 % des PDG pensent que l'automatisation est plus efficace lorsqu'elle complète les humains, et non lorsqu'elle les remplace.

L'automatisation est une augmentation, pas un remplacement

Pour adopter cet état d'esprit, les entreprises doivent associer leurs déploiements technologiques à un programme de gestion du changement empathique et centré sur l'humain.

Compatissez avec le danger que le changement peut sembler poser. Les robots peuvent faire des choses que les humains ne peuvent pas faire. Votre programme de gestion du changement doit donc montrer aux employés comment cette perturbation améliorera leur vie professionnelle.

Démontrer un état d'esprit alternatif qui se concentre sur l'atteinte d'objectifs via la collaboration robot-humain. Donnez aux employés les moyens de faire face à ces changements et savourez l'opportunité de contribuer à la transformation. Les robots logiciels sont là pour faciliter la vie de vos employés, mais leur participation dépend de la capacité à voir cela.

Comme la RPA rend votre organisation plus flexible, vos employés auront également l'espace pour travailler sur des problèmes d'ordre supérieur pendant que les robots accomplissent un travail répétitif et fastidieux. Les avantages de cette capacité libérée s'épanouissent lorsque les employés se concentrent sur les résultats qu'ils peuvent obtenir avec des robots.

Max Healthcare, par exemple, l'un des plus grands réseaux hospitaliers du nord de l'Inde, avait du mal à traiter manuellement de gros volumes de transactions de patients. Après avoir adopté la plate-forme UiPath Enterprise RPA, le réseau a pu non seulement rationaliser ces processus, mais également accélérer le parcours de transformation numérique.

Une fois qu'ils ont cessé de résoudre le problème des processus lents et inefficaces, Max Healthcare a pu voir que les robots créaient des solutions qui n'étaient pas humainement possibles auparavant. La possibilité de réconcilier leurs sources de données a permis au réseau d'estimer quand les tâches seraient effectuées et quelle assistance serait nécessaire, ce qui a conduit à une planification beaucoup plus précise.

Un processus de gestion du changement centré sur l'humain a souligné les avantages tangibles de cette transformation. Les employés de Max Healthcare ont non seulement fait plus, mais ont également pu planifier plus à l'avance.

Lorsque vous communiquez sur les changements à venir, revenez à l'objectif final. Votre organisation n'adopte pas un outil :vous traitez de véritables problèmes.

2. Engager la direction

Le degré d'engagement des dirigeants de votre organisation vis-à-vis de l'automatisation joue un rôle clé dans le développement d'un état d'esprit axé sur l'automatisation.

Lorsque l'automatisation apparaît pour la première fois, un leader RPA du côté commercial est généralement propriétaire de l'automatisation. Ils concevront une preuve de concept (POC) et impliqueront différents employés si nécessaire.

Au fur et à mesure que l'automatisation mûrit et que la RPA s'étend au-delà du pilote, les unités commerciales et informatiques se partageront la propriété. Cette transition est nécessaire pour normaliser le processus de conception, de test et de distribution des robots logiciels.

La prochaine phase de croissance nécessite le soutien de la suite C. Lors des étapes précédentes, l'automatisation est largement piégée au sein de chaque département. Avec la suite C à bord et les progrès vers la mise à l'échelle de l'automatisation, un indicateur clé de leur succès, ils peuvent faire tomber les barrières entre les départements. Une fois que l'automatisation peut circuler entre les services, votre organisation peut commencer à se transformer.

Plus la direction comprendra l'automatisation et les avantages qu'elle offre, plus elle accordera la priorité à son accélération.

Montrez aux dirigeants de la suite C le POC qui a semé la RPA dans votre organisation. Expliquez les avantages qu'il a créés et montrez comment ces avantages peuvent évoluer. Une vidéo de démonstration bien produite est souvent le meilleur moyen de démontrer de manière vivante les améliorations apportées par la RPA et de démontrer comment l'automatisation peut économiser de l'argent, réduire les risques, garantir la conformité et atteindre les objectifs organisationnels.

Avec un état d'esprit axé sur l'automatisation, les dirigeants peuvent encourager l'adoption de l'automatisation dans toute l'organisation.

Le leadership est essentiel pour briser les silos

Une fois que les dirigeants considèrent l'automatisation comme une priorité élevée et un moyen d'atteindre des objectifs stratégiques, cette hiérarchisation peut s'étendre à l'ensemble de l'organisation.

3. Construire un pont entre l'informatique et les parties prenantes de l'entreprise

L'unité de renseignement de l'économiste rapporte que 46 % des PDG considèrent comme une bonne pratique d'inclure à la fois l'informatique et les chefs d'entreprise au début du parcours d'automatisation.

La séparation des unités informatiques et commerciales permet d'isoler les solutions et les problèmes

Les unités commerciales ont des informations utiles sur leurs processus et les problèmes qu'elles tentent de résoudre. Leurs perspectives sur le terrain ne sont pas remplaçables. L'informatique fournit l'infrastructure et les procédures de gouvernance nécessaires pour rendre les solutions d'automatisation viables.

Ce n'est qu'ensemble, et avec le soutien de leurs dirigeants, que les entreprises et l'informatique pourront découvrir régulièrement des opportunités et construire des déploiements de robots adaptés.

Une fois que les parties prenantes commerciales et informatiques travaillent ensemble, elles peuvent créer des pipelines, connecter des silos et faciliter la conception et la maintenance d'un centre d'excellence robotique (CoE) performant. Un CdE mature encouragera et permettra une participation plus large à la transformation organisationnelle.

Tout le monde est un leader dans une certaine mesure, et chacun a une perspective qui vaut la peine d'être partagée. Avec des robots accessibles à tous, chaque employé sera armé pour résoudre des problèmes qui auparavant auraient été insolubles.

Vous pouvez encourager ce sentiment d'appartenance de plusieurs façons, par exemple en permettant aux employés de nommer les robots, comme Tarsus Distribution l'a fait avec Betsy le robot logiciel (et éventuellement Betsy 2, 3 et 4). "Betsy est ma meilleure amie", a déclaré un employé de Tarsus à Tim Proome, responsable de la chaîne d'approvisionnement de distribution chez Tarsus.

Chaque employé peut voir les problèmes et demander si les robots peuvent aider. La recherche de cas d'utilisation de RPA peut devenir un effort à l'échelle de l'organisation. L'entreprise et l'informatique peuvent travailler ensemble pour hiérarchiser les processus avec le retour sur investissement (ROI) le plus élevé et déterminer la mise en œuvre.

Plus votre organisation a de défenseurs de l'automatisation, plus vous pouvez répandre l'optimisme envers de nouvelles méthodes de travail.

4. Diffusez la notoriété et encouragez l'enthousiasme

Quel potentiel inexploité votre personnel n'utilise-t-il pas ? Avant l'automatisation, c'était une question oiseuse :même lorsque les entreprises comprenaient leur véritable potentiel, elles manquaient de ressources pour le maximiser.

Grâce à la mise à l'échelle de la RPA, vous pouvez enfin commencer à exploiter le véritable potentiel de votre organisation

Ce potentiel dépend toutefois de la sensibilisation et de l'engagement à l'échelle de l'organisation. Plus vous pouvez promouvoir des résultats tangibles, plus vous pouvez créer d'enthousiasme.

Pour de nombreux employés, les améliorations du retour sur investissement et de la productivité seront trop abstraites pour susciter l'enthousiasme. Au lieu de cela, découvrez et communiquez les avantages que chaque équipe tirera de la disponibilité des robots logiciels. L'objectif est de créer une prise de conscience, puis de faire passer les employés de la connaissance de l'automatisation à l'enthousiasme.

Alors que la prise de conscience mène à l'enthousiasme, les avantages abstraits entraînent des avantages tangibles et les améliorations apportées à l'organisation entraînent des améliorations dans la vie quotidienne des employés.

Par exemple, Coca-Cola İçecek (CCI), un important embouteilleur de Coca-Cola, a sensibilisé le public via un hackathon RPA auquel ont participé des employés de différents départements. Lors du hackathon, CCI a expliqué la technologie et ses avantages. Au cours d'une journée, CCI a pu inciter les employés à discuter de leurs problèmes, puis mettre en place un robot logiciel pour les résoudre.

L'abstrait est devenu tangible, et la curiosité est devenue excitation.

Finalement, la relation de votre organisation avec les robots logiciels deviendra une caractéristique qui mérite d'être mentionnée partout où elle est appropriée. Les équipes internes de marketing et de communication peuvent réaliser des vidéos d'employés, de partenaires commerciaux et de clients partageant les avantages qu'ils ont constatés lorsque les robots ont pris en charge les aspects fastidieux de leur travail. Cela apaisera davantage les craintes et incitera les autres employés à utiliser des robots.

À l'ère de l'automatisation, il vous sera même avantageux de commencer à prioriser l'automatisation dans votre recrutement. Le personnel de marketing et d'intégration des employés doit donner la priorité au fait qu'il travaillera avec des robots. L'un des signes les plus sûrs de la transformation de votre organisation est que vous attirez des employés enthousiastes à propos de l'automatisation dès leur premier jour de travail.

5. Faire de l'apprentissage un objectif continu

L'unité de renseignement de l'économiste ont constaté que 88 % des PDG pensent que l'automatisation accélérera les réalisations humaines, mais 29,3 % ont cité le manque de talents et de compétences pertinents comme l'un des principaux défis à relever pour faire évoluer l'automatisation.

Un système d'apprentissage continu est le seul moyen d'atteindre et de maintenir la vitesse nécessaire pour répondre aux besoins de la première ère de l'automatisation.

Votre première étape pour construire un système d'apprentissage continu consiste à documenter les nouvelles connaissances au fur et à mesure que différentes personnes les créent.

L'automatisation d'un processus offre souvent des leçons pour le suivant. Si vous ne documentez pas les étapes que vous avez suivies, y compris les trébuchements, vous devrez recommencer à chaque fois. Une bonne documentation aide votre organisation à réduire le travail en double et accélère la vitesse des déploiements RPA ultérieurs.

Votre CoE peut agir comme un guide qui rend cette documentation exploitable. Le CoE centralise les meilleures pratiques apprises par vos équipes et stocke des modèles que vos équipes peuvent utiliser pour déployer des robots plus rapidement.

Vos sources de connaissances ne se limitent pas aux leçons internes.

Si vous rejoignez la grande communauté RPA en croissance rapide, vous pouvez apprendre des développeurs RPA et des entreprises du monde entier. Plus vous pouvez encourager vos employés à s'engager dans ces communautés, plus vous pouvez tirer parti des connaissances de l'ensemble du secteur.

Chez UiPath, nous considérons la démocratisation des robots comme un élément essentiel de la première ère de l'automatisation. Nous offrons de nombreuses façons pour ceux qui s'intéressent à la RPA de trouver des sessions de formation gratuites, de résoudre des problèmes avec d'autres utilisateurs et de tirer des leçons d'une variété d'expériences différentes. UiPath Go ! propose une place de marché pour les automatisations, et UiPath Connect! est un réseau où les développeurs peuvent se connecter.

Lire connexe : Votre droit aux robots :attendez moins, forgez l'avenir de l'éducation et améliorez votre économie locale

La clé pour construire un système d'apprentissage continu qui dure est de créer des objectifs qui remplacent toute technologie unique. Alors que les robots libèrent vos employés du travail fastidieux, votre organisation a la possibilité d'encourager les employés à utiliser ce temps pour leur développement personnel. Lorsqu'ils le font, récompensez les employés qui acquièrent de nouvelles compétences. Les dirigeants peuvent également donner l'exemple en s'engageant dans l'auto-développement.

L'automatisation donne à vos employés la possibilité d'échapper au quotidien et d'avoir une vue d'ensemble, le contexte dans lequel leur travail existe et les objectifs auxquels il contribue. Avec cette liberté, ils peuvent améliorer l'entreprise en exerçant des compétences auparavant sous-utilisées ou en acquérant de nouvelles compétences, liées ou non à la RPA.

Utiliser des robots pour responsabiliser les humains

Les premières entreprises d'automatisation prospèrent grâce au soutien d'une culture qui embrasse la curiosité, la résolution de problèmes et l'innovation. Le défi primordial est de démontrer que l'automatisation remet l'humain à l'intérieur du travail.

La racine de l'aliénation au travail est un travail banal - un travail qui oblige les humains à gaspiller leur énergie créative dans des tâches répétitives. Contrairement aux hypothèses pessimistes, l'ajout de robots humanisera le travail en responsabilisant les humains.

Une culture enracinée dans ce principe est une culture qui peut s'adapter à la première ère de l'automatisation et aux défis encore inconnus qui la dépassent.

Traduire ces principes culturels en réalité nécessite un modèle opérationnel qui exploite toute la puissance de la RPA. Dans un prochain article, nous explorerons cinq bonnes pratiques d'exploitation qui rendent votre potentiel réalisable.