Faites évoluer votre programme d'automatisation avec ce cadre à 7 piliers

L'ensemble du marché de l'automatisation des processus robotiques (RPA) est confronté à de vastes défis systémiques qui peuvent ralentir la mise à l'échelle de l'automatisation.

Selon Forrester, le marché de la RPA atteindra 2,9 milliards de dollars d'ici 2021. La croissance rapide de la RPA se produit parallèlement à des écosystèmes qui deviennent de plus en plus complexes en raison des nouvelles technologies et plus difficiles à naviguer grâce aux nouvelles réglementations en matière de confidentialité, aux systèmes hérités et aux budgets plus serrés.

Les organisations ne peuvent pas ignorer ces défis, et leur lancer la technologie ne les fera pas disparaître.

Bien qu'il n'existe pas de manuel "comment faire évoluer votre automatisation", nous avons créé un cadre que vous pouvez utiliser pour guider votre croissance. Chaque entreprise est différente, mais ce cadre constitue la colonne vertébrale de votre parcours de transformation numérique.

Le cadre en sept piliers suivant est basé sur les problèmes systémiques rencontrés par de nombreuses entreprises, ainsi que sur les stratégies communes qu'elles ont partagées. Cependant, le chemin que vous empruntez (de l'élaboration d'une vision à la transformation d'une organisation axée sur l'automatisation) est unique pour vous .

Pilier 1 :Vision de la direction

Lorsque les entreprises passent de solutions spécifiques avec une poignée de robots logiciels à l'échelle de l'entreprise, elles constatent souvent que le support C-suite dont elles disposaient auparavant a diminué.

Il y a des obstacles auxquels chaque organisation sera confrontée avant de passer d'abord à l'automatisation. L'automatisation, c'est d'abord lorsque votre organisation considère comment les robots peuvent aider avant de résoudre un problème ou de terminer un processus. Le soutien continu de la direction est le meilleur moyen de franchir les barrières qui apparaîtront.

De nombreuses organisations commencent avec l'adhésion de la C-suite mais ne parviennent pas à la maintenir au fil du temps. Comprendre pourquoi il s'estompe et comment nous le renforçons nécessite un plan ancré dans la réflexion conceptuelle pour créer un écosystème d'automatisation holistique, et pas seulement la technologie en tant que solution autonome.

Le potentiel ou les prouesses technologiques peuvent suffire à éblouir, mais ce n'est pas suffisant pour instaurer la confiance. Le soutien durable de la suite C nécessite de développer et d'articuler une vision que les cadres peuvent soutenir à chaque étape du processus.

Cette vision doit émerger du croisement entre les objectifs commerciaux et les possibilités technologiques. Les organisations ne peuvent franchir cet écart qu'avec l'art du possible, qui permet aux entreprises de privilégier le progrès au perfectionnisme.

Se concentrer sur ce que nous pouvons accomplir aujourd'hui et demain, et non sur un objectif lointain et abstrait, est ce qui rend ce pilier fondamental. Les experts RPA savent que l'automatisation peut servir les objectifs commerciaux, mais la mise à l'échelle nécessite de démontrer cette réalité aux dirigeants.

Aidez votre C-suite à approfondir les problèmes fondamentaux qui ont inspiré les processus actuels. Ces problèmes, une fois articulés à travers l'art du possible, peuvent conduire à de nouvelles méthodes transformationnelles.

Guidez les dirigeants à travers l'impact qu'ils peuvent avoir. Montrez-leur ce qu'ils doivent faire, où ils doivent repenser leurs approches et où la technologie peut s'appliquer.

Pilier 2 :Modèle opérationnel d'automatisation

La réalisation de votre vision nécessite un modèle d'exploitation automatisé qui englobe l'ensemble de l'entreprise. Le défi de la transformation à l'échelle de l'organisation n'est pas surmontable par une petite équipe de champions RPA, même avec le soutien de la direction.

Un modèle d'exploitation d'automatisation doit inclure toutes les parties prenantes nécessaires et les dépendances potentielles. La construction d'un centre d'excellence (CoE) robotique est un élément clé, mais ce n'est qu'une partie du modèle d'exploitation de l'automatisation. Ce modèle opérationnalise la prise en charge du déploiement, de la mise à l'échelle et de la transformation de la RPA tout au long du cycle de développement logiciel.

Ce modèle de fonctionnement comprend plusieurs composants interdépendants : 

• L'entreprise où le processus ciblé existe

• Le CoE où réside l'expertise en la matière

• L'équipe informatique qui met les robots en production

• L'équipe d'audit interne qui surveille la sécurité et les finances

• L'équipe globale de risque et de contrôle qui guide les processus d'approbation

L'équipe informatique, souvent négligée pendant trop longtemps, est particulièrement importante à impliquer le plus tôt possible. Les équipes d'audit interne voudront de la visibilité si vous touchez à un processus financier ou rencontrez un problème de confidentialité des données. Les équipes mondiales de risque et de contrôle voudront peser sur vos objectifs et vous guider tout au long de l'obtention de l'approbation.

Au niveau de l'entreprise, un comité directeur au niveau de la direction est le meilleur moyen de gouverner ces parties et leurs préoccupations.

Un modèle opérationnel d'automatisation tient également compte des procédures de gestion du changement qui permettront une transformation durable. À mesure que les robots libèrent de la capacité, vous devrez être en mesure de requalifier votre main-d'œuvre afin qu'elle puisse poursuivre des activités à plus forte valeur ajoutée.

Lecture recommandée : Avantages d'un modèle d'exploitation automatisé (Partie 1)

Pilier 3 :Création et garantie de valeur

Le retour sur investissement (ROI) est primordial dans l'esprit de chacun. Peu importe où vous en êtes dans le parcours, vous devez régulièrement établir des analyses de rentabilisation, justifier les investissements et suivre les rendements.

Il est relativement facile de démontrer le retour sur investissement avec ces premières preuves de concept. Chaque entreprise a un processus douloureusement lent et coûteux que les robots peuvent faire mieux. Cependant, une fois que vous avez dépassé ces cas d'utilisation, vos valeurs doivent évoluer.

Vous progresserez plus efficacement en justifiant les investissements en fonction de la création de valeur, et pas seulement de la réduction des coûts. Cela nécessite une manière holistique de mesurer l'impact de l'automatisation via notre troisième pilier :la création de valeur et l'assurance.

La réduction des coûts est importante mais pas suffisante. Il existe des moyens de mesurer la valeur qui vont bien au-delà de la réduction des coûts :

• Croissance des revenus :la RPA peut augmenter les revenus, pas seulement réduire les coûts. Pour les entreprises à croissance rapide, la capacité d'augmenter les revenus et de développer l'entreprise plus rapidement peut être plus intéressante que la réduction des coûts.

• Expérience client :l'automatisation permet aux clients d'obtenir plus facilement et de manière plus intuitive la valeur qu'ils recherchent auprès de votre entreprise.

• Expérience employé :l'automatisation peut permettre aux employés d'obtenir des réponses en temps quasi réel, afin qu'ils puissent poursuivre leur travail et rester productifs.

• Problèmes de conformité et de réglementation :l'automatisation peut permettre à votre organisation de s'adapter rapidement aux nouvelles réglementations à mesure qu'elles émergent.

Démontrer la valeur de la RPA entièrement par la réduction des coûts est limité. Mesurer la RPA en fonction de la réduction des coûts la rendra moins efficace si d'autres objectifs commerciaux sont prioritaires.

Pilier 4 :Priorisation des résultats commerciaux

Une fois que vous avez dépassé le fruit à portée de main de l'automatisation des tâches, comment vous attaquez-vous aux gorilles de 800 livres, les processus les plus complexes avec le plus grand potentiel ?

Bien que votre preuve de concept générera probablement un retour sur investissement immédiat et significatif, les impacts les plus significatifs proviendront des processus les plus complexes de votre organisation. Ces succès ne seront toutefois pas immédiats. Votre modèle d'exploitation d'automatisation a besoin d'un processus d'admission qui donne la priorité aux résultats commerciaux, notre quatrième pilier.

Pour évoluer, votre modèle d'exploitation d'automatisation doit avoir des procédures pour démonter les processus complexes, lier les tâches aux résultats commerciaux et déterminer où les robots peuvent aider.

La capacité à créer des problèmes (et éventuellement des solutions) à partir de processus complexes est ce qui sépare un déploiement isolé d'un pipeline sain.

L'admission de processus la plus efficace évalue ces processus complexes de bout en bout, mais commence au niveau le plus élevé. Commencez par identifier l'objectif de tout le travail impliqué dans le processus, puis examinez les processus sous-jacents à ces workflows. Comment peuvent-ils s'améliorer ? Que pouvez-vous automatiser et comment en tirer le meilleur parti ?

Alignez vos initiatives d'automatisation sur les objectifs stratégiques en vous concentrant sur les flux de travail qui soutiennent les résultats commerciaux. Identifiez le résultat commercial souhaité, revenez aux processus et aux tâches qui le soutiennent, et voyez où l'automatisation peut vous aider.

Pilier 5 :Préparation à l'automatisation informatique

Lorsque la RPA a fait ses débuts, les problèmes qu'elle résolvait résidaient principalement dans l'entreprise, et les vendeurs présentaient principalement les utilisateurs professionnels. Il n'y a rien de mal avec ce point de départ, mais la mise à l'échelle nécessite une assistance informatique. L'implication étroite de votre équipe informatique est nécessaire pour la planification, la construction et la maintenance de l'infrastructure à mesure que vous évoluez dans l'entreprise.

Le déploiement et la mise à l'échelle de la RPA seront bloqués si l'informatique ne travaille pas en collaboration avec les utilisateurs professionnels.

L'informatique est nécessaire pour mettre les robots en production. Sans eux, votre vision et vos plans ne décolleront pas. Sans eux, vous espérerez au lieu de faire.

Vous ne pouvez garantir l'intégrité qu'en impliquant le service informatique dès le début. Le service informatique doit être en mesure de surveiller les déploiements de robots, de fournir une assistance en cas de sinistre et d'assurer l'intégration avec le reste de l'environnement.

Ce pilier nécessite de penser d'un point de vue informatique. Un plan qui manque de préparation à l'automatisation informatique vous conduira à rester bloqué à la fin de votre cycle de développement. Sans l'implication précoce du service informatique, vous devrez peut-être attendre des mois avant de pouvoir mettre les robots en production.

Obtenez l'assistance du service informatique dès le début et impliquez-le régulièrement et profondément dans le parcours d'automatisation.

Pilier 6 :cadre de contrôle

Être gelé juste avant la production est l'un des pièges les plus courants et les plus dommageables auxquels une équipe essayant de faire évoluer la RPA peut être confrontée. Une équipe informatique non préparée peut bloquer la production, tout comme l'absence d'un cadre de contrôle, c'est pourquoi nous avons créé le pilier 6.

Même en l'absence de directives réglementaires explicites pour l'automatisation, votre modèle d'exploitation d'automatisation doit être en mesure de satisfaire les auditeurs internes et externes. Si vous n'impliquez pas très tôt les équipes d'audit interne et de contrôle des risques, votre déploiement risquera à nouveau de rester bloqué.

Votre environnement de contrôle dépend de votre industrie et des effets de votre entreprise. Cela pourrait impliquer la loi Sarbanes-Oxley, le règlement général sur la protection des données, la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie, etc.

La clé du succès avec ce pilier est d'appliquer un cadre de contrôle à l'automatisation des processus.

Le cadre de contrôle standard de l'industrie se concentre sur la surveillance préventive. Associez ces exigences aux procédures que vous utilisez pour automatiser les processus de bout en bout. Dans le même temps, restez conscient que l'automatisation modifiera le rôle de l'auditeur et rendra plus difficile le maintien de la séparation des tâches.

Pilier 7 :modèle citoyen et stratégie assistée

Une fois que vous avez construit un modèle opérationnel, soutenu un parrainage exécutif, appris à gérer les processus et justifié l'investissement financier, la prochaine étape de la croissance consiste à développer une stratégie de robot assisté qui tire parti des développeurs citoyens.

Le Pilier 7 est votre avenir :des développeurs citoyens capables d'identifier les opportunités, grandes et petites, et une stratégie de robot assisté capable de répondre efficacement à ces demandes.

Les robots assistés peuvent étendre l'automatisation au-delà du back-office et combler les lacunes que les robots sans surveillance manquent.

Les piliers 3 et 4 sont importants à établir avant de développer cette voie car vous devriez déjà être en mode de démêlage de processus complexes et de création de générateurs de valeur. Une fois que vous aurez opérationnalisé ces capacités et mis en place des procédures pour surmonter les défis soulevés par les autres piliers, la portée de la transformation s'élargira.

La RPA peut sembler ne pas s'appliquer à certains processus au début, mais la bonne combinaison de robots assistés et de travail humain peut transformer un processus pour le mieux. Avec l'automatisation assistée, vous pouvez injecter des robots dans des processus complexes et dynamiques qui impliquent des quantités variables d'apport humain créatif et de travail subalterne.

Les robots assistés peuvent, par exemple, prendre le relais lorsqu'un processus de reporting financier nécessite une saisie de données répétitives; travailler en tandem avec les agents du centre de contact recueillant des informations pour aider un client ; ou interface entre les travailleurs humains et les robots sans surveillance, en passant des tâches et des résultats dans les deux sens.

La créativité permet ces cas d'utilisation, mais le besoin de créativité les limite également. Une équipe RPA cloisonnée est trop éloignée de la plupart des processus pour identifier les tâches qui dérangent le plus les employés de l'organisation. Les développeurs citoyens sont les mieux placés pour trouver ces lacunes et permettre à votre organisation de poursuivre la longue traîne de l'automatisation.

Que les développeurs citoyens ouvrent la voie ou non, une stratégie assistée a également besoin d'un modèle de gouvernance. La gouvernance garantit que ces nouveaux robots suivent toujours des procédures sécurisées et s'alignent sur des stratégies à long terme. Concevez des procédures de gouvernance qui vous donnent le contrôle sur l'environnement afin que vous puissiez vous assurer que vos utilisateurs reçoivent la bonne formation et que personne ne viole les systèmes d'enregistrement.

Construire vers votre voie de croissance

Ces sept piliers sont interconnectés, mais le développement d'une vision exécutive et d'un modèle opérationnel d'automatisation est fondamental. Avant même de commencer à faire évoluer la RPA à un niveau significatif, votre équipe doit établir fermement ces piliers.

Les quatre derniers piliers sont des moyens de surmonter les défis les plus courants à la croissance. Ces défis peuvent survenir à différents moments, variant selon les régions et les industries, et vous pouvez mieux décider quand exécuter chacune de ces stratégies.

Le dernier pilier est votre chemin vers la croissance. C'est la lentille à travers laquelle vous pouvez penser à faire des choses plus grandes et créatives et à permettre à des centaines, voire des milliers, d'utilisateurs via des robots assistés.

Ce cadre est testé au combat. Nous avons introduit chacun de ces piliers sur le marché et les avons mis en œuvre, les avons itérés et prouvé qu'ils fonctionnent. Votre parcours vous appartient, mais avec ce cadre comme guide, vous pouvez vous développer plus rapidement, mieux et de manière plus durable.

J'ai présenté sur ce sujet à FORWARD III. Vous pouvez obtenir l'enregistrement et les diapositives de ma présentation et des présentations supplémentaires directement dans votre boîte de réception lorsque vous vous inscrivez au pack d'événements gratuit FORWARD III.