Comment les gagnants de la récession utiliseront la RPA et le Process Mining pour sortir plus forts

Seth Catalli est vice-président régional des ventes chez UiPath .

Alors que les affaires reprennent après le pic du nouveau coronavirus (COVID-19) en 2019 et que nous entrons dans ce qui devrait être une récession mondiale, l'histoire nous a appris que certaines entreprises en sortiront encore plus fortes. Ces entreprises seront en mesure de s'adapter aux impacts continus sur les bénéfices et les revenus, car elles ont investi dans une technologie qui améliore la productivité et l'efficacité opérationnelle.

Selon Gartner Predicts 2020 :RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence rapport*, "D'ici 2024, les organisations réduiront leurs coûts opérationnels de 30 % en combinant les technologies d'hyperautomatisation avec des processus opérationnels repensés."

"L'hyperautomatisation s'appuie sur le véritable succès qui sous-tend la croissance phénoménale de l'automatisation des processus robotiques (RPA) :facilité d'automatisation, rapidité d'obtention des résultats et une voie désormais éprouvée pour appliquer l'intelligence artificielle (IA) afin d'améliorer les opérations commerciales", explique Bobby Patrick, directeur marketing (CMO) chez UiPath.

L'hyperautomatisation n'est pas une technologie d'automatisation distincte. Le terme fait référence à la combinaison de RPA, d'IA et d'autres technologies d'automatisation comme nous le faisons dans la plate-forme d'automatisation de bout en bout UiPath.

Cependant, on pourrait affirmer que les investissements dans l'hyperautomatisation sont un luxe inabordable, car la dure réalité d'aujourd'hui est que de nombreuses entreprises réduisent les salaires, licencient les travailleurs et prennent des mesures drastiques pour réduire les coûts.

Que faire ?

Investissez-vous dans l'avantage numérique dont il est prouvé qu'il découle de l'hyperautomatisation ou réduisez-vous les coûts à tous les niveaux et gelez-vous les investissements pour affronter la tempête ?

Pour résoudre cette dichotomie, nous pouvons examiner les données de notre dernière récession afin de déterminer quelles entreprises sont sorties plus fortes de la récession et ont été en mesure d'atteindre des performances exceptionnelles par rapport à leurs concurrents.

Harvard Business Review (HBR) a analysé les données financières de 4 700 entreprises publiques dans une étude approfondie de la Grande Récession de 2008 et a constaté que des entreprises comme Staples étaient capables de contenir les coûts d'exploitation et sont sorties de la récession plus grandes et plus rentables. En fait, Staples a doublé son chiffre d'affaires entre 1997 et 2003 et était environ 30 % plus rentable que son grand rival Office Depot dans les trois années qui ont suivi cette récession.

L'étude HBR montre qu'un groupe s'est séparé du peloton après la récession en faisant mieux que ses rivaux du secteur d'au moins 10 % en termes de croissance des ventes et des bénéfices.

Qui ont été les gagnants de la récession ?

Comment pouvons-nous améliorer l'efficacité opérationnelle ?

L'efficacité opérationnelle est généralement considérée comme du temps, des ressources et des fonds bien gérés. Nous inspectons souvent la productivité de l'ensemble de l'organisation pour juger de la capacité à améliorer les bénéfices. Cette même lentille peut être utilisée pour visualiser les processus individuels, tels que la commande à l'encaissement, de bas en haut pour améliorer la marge opérationnelle ou le profit en exécutant les processus moins cher, mieux ou plus rapidement. Pour mesurer le profit généré par l'amélioration des opérations, nous devons comprendre dans quelle mesure l'organisation transforme les intrants en extrants selon trois stratégies de haut niveau :

• Moins cher - Le même pour moins cher, c'est-à-dire le même résultat pour moins d'intrants (en réduisant les dépenses de fonctionnement, les dépenses en capital, etc.)

• Mieux - Plus pour la même chose, c'est-à-dire obtenir plus de sortie (ou des processus plus conformes et sans erreur) pour la même entrée

• Plus rapide - Beaucoup plus pour plus, c'est-à-dire obtenir beaucoup plus de résultats en moins de temps même si cela nécessite plus d'intrants (en dépensant de manière sélective sur la technologie, le marketing, etc.)

En 2008, il s'agissait d'alternatives que le stratège avait évaluées comme des compromis. Aujourd'hui, les organisations tirent parti de l'hyperautomatisation pour enfreindre ces anciennes règles et déploient une combinaison des trois stratégies pour générer plusieurs résultats. Désormais, les résultats financiers et opérationnels traditionnels tels que les revenus, le nombre de défauts et le nombre de clients devraient également générer de la valeur pour des mesures plus douces telles que l'expérience client et des employés plus autonomes. Les employés ont toujours été le "plus grand atout" d'une entreprise, représentant à la fois le principal coût et le principal pilote de valeur, de sorte que les investissements dans la productivité des employés ont un impact majeur sur les mesures financières.

Un exemple récent de client a souligné ce point. Le directeur financier (CFO) d'une entreprise manufacturière de haute technologie s'est levé devant la salle pour lancer une nouvelle initiative RPA pour l'entreprise et a déclaré :« Il ne s'agit pas de robots, mais de personnes. Il s'agit d'un investissement dans le perfectionnement des employés et j'espère qu'il profitera également à notre expérience client."

Le directeur financier a poursuivi en expliquant qu'ils avaient trop de personnel et des coûts trop élevés associés à l'exécution de petites commandes. En rationalisant les processus de petites commandes et en transférant ce travail vers des robots logiciels, leurs employés pourront se concentrer sur l'offre d'une meilleure expérience aux clients les plus importants.

Les technologies d'hyperautomatisation, telles que la RPA, l'exploration de tâches et l'exploration de processus, sont des outils qui n'étaient pas disponibles pour les dirigeants lors de la dernière récession. Les gagnants de la récession cette fois-ci utiliseront cette technologie pour prendre des décisions audacieuses sur les endroits où réduire les coûts de manière sélective, en utilisant la même stratégie pour moins, mais aussi pour choisir où aller en attaque avec la stratégie beaucoup plus pour plus.

Il est temps d'automatiser

Imaginons un scénario où le directeur financier du fabricant mentionné ci-dessus a déclaré qu'il recherchait des idées d'employés pour générer plus de profit. Vous pensez pouvoir automatiser le traitement de vos factures et éliminer les retouches inutiles susceptibles d'augmenter la productivité des employés de 5 % ou plus, mais il est difficile de faire le lien entre votre idée et les priorités de votre directeur financier.

Vous explorez l'idée avec votre équipe robotique du centre d'excellence (CoE). L'équipe CoE analyse les données de vos systèmes métier avec UiPath Process Mining pour déterminer ce qui doit être automatisé.

Vous pouvez maintenant visualiser votre processus de facturation pour la première fois. Le processus (comme indiqué ci-dessous) commence par Recevoir la facture, puis vérifie et approuve les tâches, avant de finir par Payer la facture. La section agrandie de l'image montre un goulot d'étranglement de neuf jours sur le temps de cycle, ce qui nuit à la productivité et nous indique que l'automatisation dans ce domaine pourrait aider à accélérer le processus.

La première phase du projet utilise des robots UiPath comme assistants numériques pour automatiser l'activité des données de demande, tandis que tout le reste est encore manuel. Le tableau change (voir ci-dessous) après cette phase pilote d'automatisation et les résultats sont prometteurs. Nous constatons que l'activité de traitement des factures est désormais automatisée à 24 % et que le délai a déjà été réduit de neuf à sept jours.

Encouragé par les premiers succès, vous décidez d'automatiser entièrement l'activité de traitement des factures et le délai indiqué ci-dessous est tombé à un sensationnel 34 minutes . Cela a également des effets en aval, comme une légère augmentation entre le contrôle final de la facture et le paiement de la facture, que vous continuez à surveiller via UiPath Process Mining (voir ci-dessous).

Il s'agit d'un exemple d'adoption de la stratégie d'efficacité opérationnelle « beaucoup plus pour plus » lorsque vous investissez dans l'hyperautomatisation pour offrir un temps de cycle plus rapide et sans erreur.

Faites le calcul

Supposons que les marges ou les bénéfices d'exploitation de votre unité commerciale représentent 10 % des coûts salariaux. Cela crée un point de levier de 1:10 pour l'amélioration de la productivité des employés par rapport au bénéfice d'exploitation qui peut générer des liquidités pour votre directeur financier.

Vous faites quelques calculs rapides (voir tableau) et votre directeur financier est enthousiasmé par le levier financier qu'une amélioration de 5 % de la productivité des employés augmente le bénéfice d'exploitation de 50 % dans votre unité commerciale. Naturellement, le directeur financier vous encourage avec enthousiasme à poursuivre votre parcours d'automatisation pour automatiser ensuite l'activité de suivi Vérification finale de la facture.

Il est temps d'automatiser !

Cette fois-ci, les gagnants sortiront de la récession plus forts que les autres en utilisant ensemble la RPA et le process mining.

Pour en savoir plus sur UiPath Enterprise RPA Platform et UiPath Process Mining, regardez notre webinaire à la demande ou contactez notre équipe commerciale .

*Gartner prédit 2020 :la renaissance de la RPA grâce aux offres de morphing et au zèle pour l'excellence opérationnelle, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti , 10 Décembre 2019