Comment optimiser un processus Purchase-to-Pay avec le Process Mining

En tant qu'êtres humains, il est dans notre nature de coopérer les uns avec les autres. Nous pouvons aussi rivaliser, mais les psychologues disent qu'en choisissant entre les deux, nous choisissons la coopération.

La coopération est très importante sur le lieu de travail. Travailler sans elle peut avoir un impact négatif sur vos résultats commerciaux plus larges, y compris la productivité, la satisfaction client et les revenus.

En théorie, la coopération devrait être facile, surtout si c'est dans notre nature humaine. Mais la plupart des humains savent qu'il faut un certain dévouement pour coopérer au travail ou dans la vie quotidienne.

Chaque département et ses individus ont des cibles, des points faibles et des objectifs très différents. Sans mauvaise intention, chacun a tendance à penser dans son propre domaine. Une mauvaise coopération conduit souvent les personnes et les départements à entreprendre leurs propres initiatives d'amélioration. Les initiatives décentralisées peuvent causer des perturbations en aval pour d'autres départements.

Cela n'est nulle part plus évident que dans le processus d'achat au paiement.

Le processus Purchase-to-Pay ou Procure-to-Pay (P2P) est un processus financier qui touche de nombreux départements. Le processus comprend toutes les activités à partir du moment où une entreprise demande un bien ou un service à un fournisseur, jusqu'à ce qu'elle paie pour ce bien ou ce service.

L'efficacité du processus P2P a un impact sur les taux de satisfaction client et les coûts, et influence la capacité de votre entreprise à atteindre des objectifs commerciaux plus larges.

Dans cet article, nous couvrons les avantages de l'optimisation du processus P2P à l'aide des données disponibles dans les systèmes d'entreprise (tels que SAP ou Oracle) et de l'exploration de processus. Plus précisément, UiPath Process Mining peut vous aider à améliorer le processus P2P en présentant vos données existantes dans un graphique de processus complet et en fournissant des informations transparentes.

Avoir une meilleure compréhension du processus P2P vous permet de décider des tactiques d'amélioration du processus unifié grâce à l'optimisation et à l'automatisation, ce qui se traduit par une efficacité accrue, une réduction des coûts et une compétitivité.

Le processus d'achat au paiement

Le processus P2P implique tous les achats effectués par une entreprise. Il peut s'agir de fournitures de bureau ou de matériaux semi-finis (comme un moteur de voiture pour une entreprise de construction automobile) et d'équipements de grande valeur (machines utilisées dans la production, équipements médicaux, etc.). Dans le processus P2P, les tâches principales incluent la commande de ces marchandises, leur réception et leur paiement.

Les principales parties prenantes du processus P2P sont les services achats ou finances. Parfois, cela implique également la planification du matériel et l'entreposage. Le processus a également un impact indirect sur le travail effectué par les ventes, le support client, etc.

La nature étendue et critique du processus P2P signifie qu'il existe une énorme incitation pour les entreprises à l'optimiser. Tout processus P2P inefficace et rouillé peut entraîner une perte de valeur significative dans les domaines suivants :

• Satisfaction client

• Relations fournisseurs

• Satisfaction au travail des employés

• Collaboration interministérielle

• Productivité et rentabilité

Ce sont quelques-uns des objectifs les plus importants pour l'entreprise.

Avec UiPath Process Mining, il est possible d'améliorer ces points et d'atteindre des performances commerciales plus élevées.

Vous débutez dans l'extraction de processus ? Commencez ici :Process Mining Value :Ce que cela signifie pour votre entreprise

La technologie de process mining fournit des informations puissantes. C'est une passerelle vers des technologies telles que l'apprentissage automatique (ML), l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation des processus robotiques (RPA). La combinaison de ces technologies vous permet d'exploiter la puissance de l'automatisation.

Une entreprise s'appuie sur les données pour améliorer stratégiquement les processus avec RPA et suit les résultats pour proposer de nouvelles idées d'amélioration. Une entreprise automatisée domine le marché avec une connaissance des processus et une efficacité opérationnelle. Dans le cadre du cycle d'automatisation, le process mining joue un rôle essentiel au début de la RPA et lors de son développement ultérieur. L'exploration de processus vous permet d'obtenir de la valeur de mouvement à partir d'automatisations.

Le Process Mining vous permet de vous appuyer sur la science pour découvrir et classer vos idées d'automatisation. Il vous permet également de :

• Obtenez une vue complète des processus de votre entreprise

• Découvrez les meilleurs workflows à automatiser

• Aligner les objectifs de processus sur les objectifs stratégiques

• Surveillez et améliorez en permanence vos processus

Connaissez parfaitement votre processus P2P

Examinons un graphique de processus d'achat au paiement.

L'image ci-dessus montre un processus P2P extrait (un ensemble de données brutes transformé en un graphique de processus). Il comprend cinq activités principales d'un processus typique d'achat au paiement :

• Demande d'achat

• Bon de commande

• Accusé de réception

• Réception de facture

• Compléter la facture

L'image ci-dessus montre le processus P2P idéal.

UiPath Process Mining (disponible via la plateforme UiPath) peut vous donner un aperçu plus approfondi de vos processus et vous permettre de découvrir à quel point vous êtes loin du scénario idéal. À l'aide des données du journal des événements d'un logiciel d'entreprise tel que SAP, l'exploration de processus transforme les données en un graphique de processus propre pour une analyse intuitive.

Plus vous avancez dans le graphique de processus, plus vous remarquerez à quel point il est différent de la façon dont vous souhaitez que votre processus soit. En conséquence, le processus simple de l'image ci-dessus s'avère chaotique :

La visualisation intuitive du processus vous indique tout ce que vous voulez savoir sur le processus et agit comme la seule source de vérité pour toute votre équipe. Le graphique de processus élimine toute ambiguïté de processus, donnant à chacun un aperçu consolidé des activités, des délais, des coûts, de la coopération, des performances des robots humains et logiciels, etc.

Là où auparavant vous deviez passer du temps à comprendre comment le processus P2P s'exécute, UiPath Process Mining le fait en un instant en utilisant les données réelles des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM).

Alors, que pouvez-vous faire avec ces informations basées sur les données ?

Identifier les parties du processus d'achat au paiement qui sont les mieux adaptées à l'automatisation

L'automatisation robotique des processus (RPA) est l'un des moyens les plus productifs d'améliorer l'efficacité et les performances de votre processus. Selon l'étude Deloitte Global CPO Survey, la demande de RPA et d'analyses avancées dans les achats est en hausse. La RPA n'est pas nouvelle pour la productivité des équipes de comptes fournisseurs, mais elle peut prospérer davantage avec le Process Mining.

Grâce aux informations sur l'exploration de processus, vous pouvez déterminer si votre processus P2P est prêt pour l'automatisation. Un processus prêt pour l'automatisation est un processus standardisé qui vise une productivité encore plus élevée. UiPath Process Mining peut indiquer certains des critères de préparation à l'automatisation tels que :

• Le volume élevé de tâches répétitives basées sur des règles

• Le nombre d'heures consacrées aux tâches par rapport aux coûts

• Dates d'échéance retardées

• Boucles de processus suite à des erreurs et à la nécessité de refaire la tâche, etc.

Un processus mal conçu ou mal exécuté n'est pas prêt pour l'automatisation. Un tel processus manque souvent de documentation appropriée, de normalisation et est difficile à suivre pour les gens. En utilisant l'exploration de processus pour guider votre stratégie d'automatisation, vous comptez sur les données et non sur votre intuition.

Lisez cet article pour évaluer si votre processus est prêt pour l'automatisation.

UiPath Process Mining vous aide à prendre en compte les détails de votre processus P2P complexe et à automatiser les activités avec le meilleur retour sur investissement (ROI).

Prenons un exemple :il y a un processus que vous avez miné. Sur la base du graphique de processus, vous remarquez que dans l'une des activités de processus, les employés ne livrent pas leur travail à temps. Vous creusez plus profondément et réalisez qu'en raison d'erreurs dans l'insertion des données, les employés refont souvent la tâche, ce qui entraîne un retard de livraison. En automatisant cette tâche, vous améliorez la qualité du travail livré et libérez du temps aux employés. L'équipe peut alors se concentrer sur d'autres activités au sein du processus P2P, telles que l'amélioration des relations avec les fournisseurs pour assurer une livraison à temps.

Voici quelques autres exemples de tâches que les robots logiciels UiPath peuvent gérer pour rendre votre processus P2P plus fluide :

• Numériser une boîte aux lettres pour les commandes et les saisir dans SAP

• Faire correspondre le bon de commande avec la facture

• Générer un bon de commande après l'approbation de la demande d'achat et plus

Avec le process mining, vous pouvez non seulement prévoir les opportunités d'amélioration, mais aussi estimer le retour sur investissement de votre projet RPA. De cette façon, vous connaissez la valeur de l'optimisation du processus P2P par rapport à l'ensemble des performances de l'entreprise.

Alignez vos objectifs RPA sur des objectifs stratégiques plus larges 

Vous souvenez-vous des objectifs stratégiques que nous avons mentionnés plus tôt ? Les principaux objectifs stratégiques de toute entreprise reposent sur la satisfaction des clients, les relations avec les fournisseurs, le bonheur des employés, la rentabilité et la productivité.

UiPath Process Mining vous aide à lier vos objectifs stratégiques à des KPI et des balises spécifiques. Si vous souhaitez améliorer les relations avec les fournisseurs pour un processus P2P, vous pouvez définir un indicateur de performance clé pour la livraison des marchandises et le paiement des factures dans les délais.

De cette façon, vous optimisez un processus pour contribuer habilement à vos objectifs commerciaux plus larges. Au fur et à mesure que les priorités changent, vous pouvez ajuster les KPI et les balises dans les tableaux de bord UiPath Process Mining. Il s'agit d'un autre facteur clé pour garantir que vos objectifs commerciaux à long terme s'alignent sur les résultats de vos processus individuels.

Surveillance continue et amélioration du P2P

Mais le process mining ne s'arrête pas là. Une fois que vous avez automatisé le processus P2P, vous devez toujours vérifier si le RPA progresse comme prévu. UiPath Process Mining vous permet de suivre les résultats de l'automatisation en fournissant des mises à jour en temps réel sur vos données de processus. Le suivi de votre processus vous donne une comparaison RPA "avant et après". Vous pouvez voir comment votre automatisation fonctionne et où elle dévie.

Selon l'enquête CPO réalisée par Deloitte mentionnée précédemment, le principal défi des achats d'aujourd'hui est la gouvernance des données :garantir la qualité des données collectées, gérer l'accès aux données et tirer parti de ces données.

Pour maintenir la confidentialité des données tout en démocratisant l'analyse des processus, UiPath Process Mining propose une approche en libre-service gouvernée (GSS). Une gestion des données GSS garantit que tous les utilisateurs professionnels travaillent avec une seule source de vérité, ce qui rend le processus clair pour toutes les parties prenantes.

À son tour, GSS rend votre processus transparent, car il est basé sur les données réelles de vos systèmes d'entreprise. Difficile de contester les faits. Des processus transparents sont essentiels pour atteindre les objectifs commerciaux plus larges décrits précédemment.

Surveillance continue et amélioration du P2P

L'exploration de processus fournit une base pour la coopération interne et externe, ce qui est crucial pour un processus P2P fluide. Avec UiPath Process Mining en place, vous supprimez les opérations cloisonnées entre les départements. Au fur et à mesure que les parties prenantes acquièrent la même idée d'un processus, elles peuvent adopter une approche holistique dans leurs initiatives d'amélioration des processus. Et cela fonctionne très bien avec les parties prenantes des processus internes et externes.

L'exploration de processus permet aux cadres supérieurs d'identifier les inefficacités et d'aligner l'optimisation des processus sur la stratégie de l'entreprise. Les employés effectuant les étapes d'un processus ont également un aperçu de leur travail et de la façon dont il affecte l'organisation.

Vous pouvez également utiliser le graphique de processus pour communiquer avec les fournisseurs et les investisseurs. Les informations sur l'exploration de processus vous permettent de passer outre les arguments et d'engager une conversation fructueuse sur les moyens de vous améliorer.

Découvrez comment UiPath Process Mining est à la tête du développement du marché du process mining dans un récent rapport PEAK Matrix d'Everest Group.