Comment l'automatisation de l'entreprise facilite la gestion des équipes distantes

Le travail à distance est-il une mode ou la nouvelle norme ? Beaucoup ont débattu de cette question avant la pandémie du nouveau coronavirus (COVID-19) de 2019, mais au cours des derniers mois, la réponse est devenue de plus en plus claire :le travail à distance est là pour rester.

Selon un communiqué de presse de Gartner, Inc. suite à son enquête auprès des responsables des ressources humaines (RH), « 41 % des employés sont susceptibles de travailler à distance au moins une partie du temps » après la pandémie.

Il a été prouvé que le travail à distance permettait aux entreprises d'économiser des millions de dollars. Et 65 % des employés sont plus productifs lorsqu'ils travaillent à domicile, selon une enquête réalisée en 2020 par FlexJobs.

De plus, dans de nombreux pays, le travail à distance reste nécessaire car le COVID-19 continue de jouer un rôle majeur dans la « nouvelle normalité ». En juin 2020, un épidémiologiste de l'Université de Californie à Berkley a même qualifié le travail dans un bureau de brique et de mortier à l'époque de "la chose la plus dangereuse que nous fassions".

Cette combinaison de nécessité, d'avantages et de tendances de la main-d'œuvre crée un argument solide pour impliquer le travail à distance dans vos opérations régulières à l'avenir.

Pour ce faire, cependant, vous devrez travailler au-delà des mesures palliatives et des solutions à court terme que vous avez probablement dû utiliser lors de votre passage initial au travail à distance.

Même si votre entreprise s'éloigne du travail dispersé, vous avez besoin d'un cadre opérationnel stratégique et durable qui relève les défis de la gestion d'une main-d'œuvre moderne.

Contrairement aux petites entreprises, les systèmes hérités et les exigences de conformité auxquelles sont confrontées les entreprises rendent difficile l'adaptation rapide des opérations. Le risque de silos de communication et les contraintes sur les départements de technologie de l'information (IT) compliquent encore les choses. Ensemble, ces facteurs créent des obstacles à une main-d'œuvre éloignée durable.

Les technologies d'automatisation telles que l'automatisation robotique des processus (RPA) et l'intelligence artificielle (IA) ont une capacité unique à combler le fossé entre les changements de main-d'œuvre à court terme et les solutions à plus long terme pour moderniser les systèmes et les opérations existants.

C'est pourquoi les entreprises avisées tirent parti de la technologie d'automatisation pour relever les défis de la gestion d'équipes distantes aujourd'hui et pour réaliser des avantages à grande échelle demain.

La RPA rend les anciens systèmes accessibles aux télétravailleurs

Les travailleurs à distance s'appuient sur des outils flexibles et facilement accessibles pour bien faire leur travail. Mais les anciens systèmes ont été conçus pour une norme de travail différente et ne s'intègrent pas naturellement à la pile technologique moderne qui rend le travail à distance possible. En fait, 23 % des télétravailleurs classent la gestion des anciens systèmes parmi leurs cinq principales frustrations.

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Cependant, les entreprises s'appuient sur des systèmes hérités pour effectuer une grande partie de leur travail de base. Et c'est généralement parce que ces systèmes sont si profondément intégrés à l'entreprise que les coûts et les risques potentiels de modernisation semblent trop élevés.

Un dirigeant de banque a même comparé le remplacement des systèmes hérités au "changement de moteurs sur un Boeing 747 en vol". Cela est dû à quelques raisons clés :

• Les anciens systèmes alimentent votre entreprise — vous ne pouvez pas simplement arrêter les opérations pendant que vous modernisez.

• Les anciens systèmes accumulent beaucoup de dettes techniques à travers des années d'exemptions et de solutions palliatives

• Les anciens systèmes exécutent des fonctions personnalisées et nécessitent une formation spécialisée compliquée à dupliquer.

• Le remplacement du système hérité prend souvent des années .

Ces facteurs rendent d'autant plus difficile pour les entreprises de maintenir le travail à distance à long terme, car leurs activités principales doivent d'abord être démêlées et renouées au cas par cas.

Sans outils d'automatisation, il est presque impossible pour les entreprises de relier leurs systèmes existants aux outils et flux de travail nécessaires pour prendre en charge le travail à distance flexible.

Approfondir : Pourquoi la RPA est une technologie idéale pour intégrer les anciens systèmes

Une enquête NetMotion de 2019 a révélé que, plus que tout, les employés distants "veulent un accès rapide et facile à toutes les données dont ils ont besoin pour faire leur travail, en utilisant des applications mobiles et réactives sur des appareils fiables".

Lorsque les logiciels sont sous-performants, cela nuit à la productivité, et les systèmes hérités rendent certainement plus difficile le fonctionnement des nouveaux outils comme prévu.

RPA comble le fossé entre la technologie moderne et héritée. Le résultat pour les travailleurs à distance est qu'ils ont la flexibilité dont ils ont besoin. Dans le même temps, les entreprises disposent de la sécurité et de la stabilité nécessaires pour prendre en charge les opérations de base.

RPA imite les flux de travail humains, ce qui crée une intégration facile avec tous les logiciels. Comparez cela à la technologie d'interface de programmation d'application (API) qui nécessite une compatibilité spécifique pour fonctionner.

Lecture recommandée : Intégration RPA vs API :Comment choisir vos technologies d'automatisation

Grâce au cadre low-code et évolutif offert par RPA, les entreprises peuvent rapidement adapter la technologie héritée pour répondre aux besoins de leurs équipes distantes et prendre en charge la modernisation à long terme en même temps. C'est ce qui s'est passé avec une organisation fédérale, dont le travail impliquait d'importants systèmes de surveillance qui étaient bloqués des travailleurs à distance par leur infrastructure de sécurité.

Au lieu de compromettre la sécurité ou de priver les employés d'un outil crucial, l'organisation a rapidement mis en place des robots logiciels qui prennent des captures d'écran de l'outil de surveillance et les envoient aux employés via Microsoft Teams, afin que les employés distants puissent effectuer leur travail comme d'habitude. En ajoutant la RPA à l'équation, cette organisation a pu rapidement intégrer son système hérité à une pile technologique moderne et conviviale à distance.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la RPA et sur ce qu'elle peut offrir à votre entreprise, lisez notre Présentation de la RPA pour la C-Suite .

L'automatisation aide les services informatiques à gérer des équipes distantes

Le passage soudain au travail à distance a ajouté beaucoup de pression sur le personnel des opérations, en particulier les services informatiques qui devaient maintenir la sécurité tout en aidant les nouveaux télétravailleurs à s'adapter au niveau technologique. La main-d'œuvre distante continuera de taxer les ressources informatiques clés, ce qui détournera l'informatique des initiatives critiques de transformation numérique et de sécurité, à moins que le cadre de support approprié ne soit mis en place pour le long terme.

"Nous constatons une augmentation de la demande de services informatiques, y compris une multiplication par deux du volume global des tickets d'assistance informatique ", a déclaré Bhavin Shah, fondateur et PDG de Moveworks, lors d'un sommet sur le leadership des directeurs de l'information (CIO) consacré à la pandémie.

"Nous constatons une demande accrue d'automatisation, d'utilisation de l'IA [intelligence artificielle] et de l'apprentissage automatique pour résoudre les problèmes d'assistance."

Avec cette pression, il n'est pas étonnant que l'amélioration des opérations informatiques et des performances du système soit l'une des principales préoccupations des DSI cette année, selon une enquête IDG parrainée par le magazine CIO.

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Les DSI ont besoin d'une solution rentable qui peut être mise en œuvre et mise à l'échelle rapidement pour réussir à gérer des équipes distantes à long terme tout en évitant les ramifications d'une sécurité faible. L'automatisation fournit cette solution en allégeant le fardeau quotidien du support technique et en aidant les professionnels de l'informatique dans les tâches plus complexes.

Les cas d'utilisation de la RPA dans l'informatique sont nombreux et variés, mais lorsqu'il s'agit spécifiquement de travail à distance, la RPA fait une grande différence dans la capacité d'une entreprise à prendre en charge le travail à distance à grande échelle. Une compagnie d'assurance a déployé des robots logiciels pour automatiser l'ensemble du processus de configuration pour les nouveaux télétravailleurs, de l'enregistrement de l'équipement à la configuration des réseaux privés virtuels (VPN) en passant par la gestion des données logistiques.

D'autres services informatiques tirent parti de l'automatisation du centre de contact basée sur l'IA pour répondre rapidement aux tickets d'assistance afin de maintenir la productivité de leurs télétravailleurs. Au lieu de rechercher des informations dans diverses applications et de répéter des tâches pour plusieurs employés, les professionnels de l'informatique peuvent créer des flux de travail intelligents qui regroupent les données, automatisent les processus standard et n'impliquent un humain que lorsqu'il y a une exception à traiter.

UiPath Automation Cloud fournit un outil centralisé hors site qui met l'accent sur la sécurité tout en étant suffisamment accessible pour prendre en charge toutes sortes d'arrangements de travail à distance.

En automatisant les tâches répétitives et chronophages, les services informatiques peuvent créer la capacité dont ils ont besoin pour mener les initiatives de transformation numérique. Les initiatives qui font ou défont les organisations dans nos environnements commerciaux en évolution rapide.

Les workflows automatisés protègent les équipes des silos de communication

Les silos de communication nuiront à la productivité, à la collaboration et à la conformité de toute équipe. Selon ClearCompany, "86 % des employés et des cadres citent le manque de collaboration ou une communication inefficace pour les échecs en milieu de travail". Cependant, lorsqu'il s'agit de gérer des équipes à distance, les lacunes dans la communication qui pourraient être compensées en personne deviennent plus problématiques.

Cet effet de silo se produit lorsque les départements et les équipes n'ont pas suffisamment de communication, de visibilité et de collaboration. Ce qui entraîne des processus inefficaces, des retards et des initiatives en double. Pire encore, les silos d'entreprise font souvent perdre de vue le client aux équipes, ce qui nuit à l'expérience client.

L'automatisation des processus front-office et back-office rationalise le flux de données dans votre organisation et empêche la formation de silos, même lorsque les employés sont distants. L'automatisation le fait en :

• Fournir un accès unifié aux données . Lorsque les informations sont dispersées dans les différents systèmes utilisés par les ventes, le marketing, le support et l'informatique, les employés ne peuvent pas travailler efficacement. Les robots logiciels permettent aux employés de votre organisation d'accéder à toutes les données dont ils ont besoin pour travailler mieux, plus rapidement et plus intelligemment d'un simple clic de souris.

• Créer des processus cohérents dans toute l'organisation . Les silos se forment facilement lorsque plusieurs équipes et services disposent de leurs propres outils et flux de travail. La technologie d'exploration de processus vous permet de découvrir les inefficacités opérationnelles et de créer des processus cohérents dans votre organisation, sans perturber considérablement vos équipes.

• Libérer du temps aux employés pour améliorer la collaboration . Les employés submergés par des tâches répétitives ont moins de temps et d'énergie pour se concentrer sur un travail stratégique et collaboratif. Rien d'étonnant à ce qu'une étude commandée par Forrester Consulting pour le compte d'UiPath ait révélé que "66 % [des répondants] ont déclaré que la RPA restructure le travail existant, permettant aux employés d'avoir des interactions plus humaines".

Les employés qui disposent des outils et des informations nécessaires pour mieux interagir avec leur travail (et les uns avec les autres) sont des employés qui restent productifs et offrent aux clients une expérience de grande valeur.

L'automatisation vous permet de développer ce type de main-d'œuvre et de briser les silos en augmentant la cohérence, la transparence et l'accessibilité des données.

Facilitez la gestion des équipes à distance grâce à l'automatisation

Le travail à distance est là pour rester pour de nombreuses entreprises (surtout après avoir constaté les avantages du travail à distance sur leurs résultats).

Les systèmes hérités, les silos de communication et la charge informatique créent des obstacles pour les entreprises qui gèrent des équipes distantes. En mettant en œuvre rapidement l'automatisation dans ces domaines, vous pouvez contourner les effets négatifs de ces obstacles et améliorer non seulement votre main-d'œuvre distante, mais également votre résultat net.

La plate-forme UiPath simplifie l'automatisation des processus, augmente le travail des experts et découvre des opportunités d'amélioration de l'efficacité. Avec UiPath, les entreprises peuvent concevoir et mettre en œuvre rapidement des solutions d'automatisation dans un cadre évolutif.

Découvrez comment la plateforme UiPath est exploitée par les entreprises pour basculer vers le travail à distance dans la nouvelle normalité. Ou, si vous êtes prêt à commencer à utiliser l'automatisation pour aider à gérer les employés à distance, consultez notre package gratuit d'assistants robots prêts à l'emploi qui effectuent un certain nombre de tâches utiles pour les employés. Tous sont faciles et rapides à utiliser pour les employés.