Comment créer une équipe de champions pour votre Automation CoE

Chaque grande aventure nécessite une équipe tout aussi formidable, et l'automatisation ne fait pas exception.

Avez-vous déjà essayé de trouver des champions de l'automatisation dans votre entreprise ? C'est un travail difficile !

Nous entendons de nombreux responsables de centres d'excellence (CoE) d'automatisation qui souhaitent améliorer leurs organisations grâce à l'automatisation, mais qui ont du mal à trouver des défenseurs de l'automatisation parmi des équipes disparates. Ces leaders ont la bonne vision et un excellent ensemble d'outils, mais ils ont besoin de héros pour les aider à soutenir et à intensifier les efforts de leur CdE d'automatisation. Ils ont besoin de leurs Avengers. Leurs X-Men. Leurs champions de l'automatisation.

Trouver des champions de l'automatisation peut sembler difficile, mais ce n'est pas obligatoire.

Ces champions peuvent faire ou défaire les initiatives d'automatisation, il est donc essentiel de recruter des personnes ayant les bonnes perspectives, les bonnes compétences et la bonne force pour votre organisation. Par exemple, nous recherchons des personnes ayant un talent unique pour la stratégie, le coaching et la gestion de projet. Nos champions de l'automatisation au sein d'UiPath nous ont aidés à créer et à adopter des robots logiciels pour chaque division de l'entreprise.

Recherchez les compétences de gestion nécessaires pour diriger votre CoE d'automatisation

Un champion de l'automatisation efficace est un type particulier de personne. Plus que probablement, de nombreuses personnes de votre organisation seront enthousiasmées par l'automatisation. Bien que l'excitation soit nécessaire, elle ne suffit pas.

Ce que vous recherchez, c'est quelqu'un qui peut compléter les efforts de votre CoE. Lorsque vous commencez à chercher un champion de l'automatisation, recherchez des personnes possédant un mélange de compétences en gestion, y compris l'administration, la stratégie et le coaching.

La nécessité de cet ensemble de compétences devient claire une fois que vous pensez aux rôles complémentaires que jouent le CoE et le champion de l'automatisation. Le CoE gère l'ensemble du pipeline d'automatisation, de l'idéation à l'exécution, tandis que les champions de l'automatisation travaillent pour remplir ce pipeline. Les champions de l'automatisation travaillent au sein de leurs équipes spécifiques pour évaluer les soumissions d'automatisation et connecter le CoE avec des opportunités d'automatisation.

Les champions de l'automatisation sont essentiels pour faciliter les cycles de vie de l'automatisation au sein de leurs services.

Certaines des meilleures idées d'automatisation viendront de la base, des utilisateurs professionnels les plus proches des problèmes et les mieux placés pour identifier des solutions. Les champions de l'automatisation externalisent ces idées et hiérarchisent celles qui iront au CoE. Le CoE peut alors hiérarchiser la liste résultante par rapport à sa bande passante et exécuter de haut en bas. Cette dynamique crée une boucle de rétroaction positive où l'idéation mène à l'évaluation, l'évaluation mène à la qualification, la qualification mène à la mise en œuvre et la mise en œuvre se répercute sur une nouvelle idéation. Nous appelons cela le volant d'inertie de l'automatisation.

Considérez les champions comme une équipe de gestion de projet. Ils encouragent l'engagement ascendant tandis que le CdE assure une surveillance descendante. Ensemble, ils peuvent garder le pipeline d'automatisation plein et les utilisateurs enthousiastes à l'idée de la prochaine automatisation à venir.

Cet aspect de la gestion de projet est ce qui rend si important que vous trouviez les bonnes personnes pour être les champions de l'automatisation.

Un champion idéal de l'automatisation illustre quatre qualités :

• Partenaire stratégique :ils peuvent collaborer et partager des ressources entre leurs coéquipiers et avec le CoE. Ils réfléchissent clairement à la valeur que l'automatisation peut apporter.

• Changer d'agent :ils promeuvent, permettent et soutiennent les initiatives d'automatisation. Pendant tout ce temps, ils maintiennent une attention particulière aux personnes impliquées et affectées par l'automatisation. Ils se soucient du changement, et ils se soucient de l'effet du changement.

• Expert administrateur :ils peuvent planifier, rapporter et contrôler le flux d'idées. Ils doivent être capables d'encourager le flux d'idées tout en surveillant de près les idées entrantes et sortantes.

• Employé très engagé :c'est un employé performant et enthousiaste. Ils se consacrent à l'amélioration de certains domaines au sein de l'entreprise et sont curieux de connaître toutes les solutions disponibles pour y parvenir.

Les champions de l'automatisation n'ont pas besoin de faire ce travail seuls. UiPath CoE en est un parfait exemple :nous utilisons UiPath Automation Hub pour centraliser la gestion du cycle de vie et collecter des centaines d'idées d'automatisation. Avec lui, nous pouvons faciliter la soumission d'idées et cartographier le processus de l'idéation au retour sur investissement. Nous avons partagé des détails sur le fonctionnement d'UiPath CoE dans un récent webinaire (maintenant disponible sur demande).

Parcourez chaque division pour trouver des évangélistes pour votre CoE d'automatisation

Lorsque vous constituez votre équipe de champions de l'automatisation, recrutez des personnes de différentes divisions de votre organisation. De cette façon, vous pouvez étendre la portée de l'automatisation, recueillir des idées auprès d'un plus grand nombre d'équipes et repérer le potentiel d'automatisation dans chaque division.

La génération d'idées ascendante est meilleure lorsque l'approvisionnement est large et diversifié. Lorsque vous commencez la recherche de vos champions de l'automatisation, gardez cette diversité au premier plan de votre recherche. L'automatisation fonctionne mieux si les idées proviennent de tous les niveaux de l'entreprise. Ce niveau d'engagement aide plus de personnes et garantit que votre pipeline d'automatisation reste complet.

Encouragez les employés de toute l'entreprise à participer à l'idéation de l'automatisation. Vous pouvez le faire de trois manières. En demandant aux employés de :

• Utilisez des automatisations prédéfinies à partir de votre centre d'excellence :Vos employés seront plus engagés plus ils verront l'automatisation en action. Encouragez-les à utiliser les automatisations créées par votre CoE, afin qu'ils puissent voir en quoi l'idéation peut se transformer.

• Ajouter des idées à Automation Hub :Une fois que vos employés auront utilisé l'automatisation, ils seront mieux en mesure de voir les cas d'utilisation dans leur flux de travail. Le processus même de réflexion sur les cas d'utilisation et de les articuler sous forme de soumissions les laissera plus engagés.

• Essayer de construire leurs propres robots :Si vos utilisateurs sont suffisamment techniques, vous pouvez même les encourager à construire leurs propres robots. Avec les conseils de votre centre d'excellence, cela peut être l'un des moyens les plus efficaces de faire en sorte que les employés se sentent impliqués et responsabilisés.

Cela sonne bien, mais à quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ? Nos champions de l'automatisation UiPath aident à attiser l'enthousiasme et à accroître l'engagement grâce à une variété de méthodes (en suivant les mêmes suggestions fournies ci-dessus) :

• Les ateliers de génération d'idées donnent aux employés l'occasion de réfléchir à des cas d'utilisation.

• Les hackathons permettent aux employés de se salir les mains en travaillant sur des robots.

• Formation à l'automatisation du CoE pour permettre aux développeurs citoyens à l'esprit technique de trouver davantage de cas d'utilisation quotidiens pour les robots au sein de leurs services.

Ceux-ci nous ont aidés à imaginer et à créer des robots géniaux et utiles pour différents départements. Quelques exemples :

• Marketing :L'équipe sociale UiPath utilise des robots pour rechercher de nouveaux commentaires dans toutes les vidéos UiPath sur chaque plate-forme. De cette façon, l'équipe peut afficher et répondre aux nouveaux commentaires sur n'importe quelle vidéo UiPath à partir d'un hub centralisé plutôt que de perdre du temps à essayer de les traquer. Découvrez d'autres exemples de nos robots marketing.

• Ventes :Les commerciaux ont créé un robot pour les responsables commerciaux. Ils peuvent exécuter un robot qui génère un document Microsoft Word avec les champs clés de chaque compte remplis automatiquement par l'automatisation. Et voici un autre exemple de robot de vente.

En bref, recherchez dans chaque division quelqu'un qui peut aider à stimuler l'engagement et à encadrer les équipes pour obtenir des idées d'automatisation diverses et de qualité qui profiteront à l'ensemble de votre entreprise, de la base à la salle de conseil.

Lecture recommandée :Comment évangéliser la RPA au sein de votre organisation

Sélectionnez des champions exigeants pour que votre CoE d'automatisation reste vraiment excellent

Le rôle principal du champion de l'automatisation est d'analyser des tas d'idées brutes pour évaluer leur qualité, les mesurer par rapport à la stratégie commerciale et décider lesquelles doivent suivre le pipeline d'automatisation.

Votre premier filtre pour un bon champion de l'automatisation est de savoir s'il a ou non un œil pour la stratégie. Les cas d'utilisation de l'automatisation sont infinis, et un champion qui ne peut pas déterminer efficacement la valeur de chaque cas d'utilisation risque de remplir votre pipeline de déchets. Choisissez des champions avec un sens stratégique (nous donnerons un exemple dans un instant). Vous recherchez des champions qui ont une vue d'ensemble de l'entreprise, de son automatisation existante et de la valeur commerciale que la nouvelle automatisation offrirait.

Au-delà de cet œil de haut niveau pour la stratégie, les bons champions de l'automatisation peuvent, et vont, examiner chaque idée d'automatisation et poser de nombreuses questions, telles que :

• Est-ce un processus automatisable ?

• Est-ce une bonne solution pour l'automatisation des processus robotiques (RPA) ou une autre technologie d'automatisation ?

• L'automatisation de ce processus aura-t-elle un impact à long terme ?

• Cette idée vaut-elle le temps du CoE d'automatisation ?

• Est-ce une idée unique ou pourrait-elle être combinée avec une autre suggestion ?

Passons en revue un exemple . Supposons qu'un champion de l'automatisation remarque cinq idées entrantes de l'équipe de vente liées à la qualification des prospects. Chaque idée est forte. La solution la plus évidente est de créer cinq robots en réponse à ces cinq idées. Mais avec une vue d'ensemble de haut niveau, le champion de l'automatisation décide qu'une refonte holistique du processus de qualification des ventes est une meilleure solution que la création de cinq robots. C'est l'œil de la stratégie en action. Ce type de décision est le résultat d'un esprit critique, de questions posées et d'une réflexion approfondie sur la valeur commerciale.

En bref, trouvez des personnes qui protégeront férocement la qualité de la stratégie de votre centre d'excellence, afin que l'automatisation ait les meilleures chances d'atteindre son retour sur investissement cible (et de le dépasser).

Adopter une approche démocratique de l'automatisation

L'automatisation améliore les flux de travail humains et, à leur tour, les champions de l'automatisation humaine peuvent améliorer votre automatisation. Avoir des champions de l'automatisation est un excellent moyen de communiquer avec les personnes de votre organisation de manière évolutive et axée sur la stratégie et de mettre l'automatisation entre les mains de chaque équipe au sein de votre entreprise.

Vous souhaitez réaliser une automatisation généralisée dans votre organisation ? Apprenez-en plus sur le choix de votre champion de l'automatisation grâce à notre récent webinaire.

Inscrivez-vous également à notre Reboot Work Festival (du 15 au 17 décembre 2020 🎉) pour entendre les meilleurs experts en automatisation parler de la démocratisation de l'automatisation, du redémarrage de notre façon de penser le travail, et bien plus encore. Et si vous lisez ceci après la fin du festival, vous pouvez toujours voir les enregistrements des sessions . Inscrivez-vous sur la page Reboot Work Festival pour un visionnage pratique et à la demande.