Comment obtenir un processus Order-to-Cash fluide avec le Process Mining

Le processus de la commande au paiement (O2C) est l'un de ces processus couvrant l'entreprise qui peut faire ou défaire votre entreprise. Les résultats de ce processus stratégique ont un impact direct sur la satisfaction de la clientèle, la qualité de votre gestion de la trésorerie et la satisfaction de vos employés.

Pourtant, la complexité et l'ampleur du processus O2C en font l'un des processus les plus difficiles à suivre et à optimiser. On peut dire sans risque de se tromper qu'il existe une grande opportunité d'amélioration du processus O2C.

Dans cet article, nous verrons comment améliorer les processus O2C en utilisant une combinaison stratégique d'exploration de processus et d'automatisation.

Vous êtes nouveau dans le process mining ? Je vous recommande de commencer par lire notre introduction à l'article de blog sur l'extraction de processus.

Commençons par les bases de l'O2C.

Qu'est-ce qu'un processus de commande à l'encaissement ?

Le but du processus O2C est de livrer des marchandises à un client en échange d'espèces. Dans un scénario typique de vente sur stock, le flux de processus est :

1. Création de commande

2. Exécution des commandes

3. Expédition de la commande

4. Facturation

5. Paiement

Ce sont les étapes essentielles du processus, mais si vous connaissez un peu le processus O2C, vous saurez que ce n'est jamais aussi simple ! Pensez aux étapes supplémentaires qui composent le processus, comme la publication de la sortie des marchandises, la création d'une livraison ou la compensation d'une vérification de solvabilité. Il y a des millions de transactions qui traversent les départements et les systèmes, ce qui rend presque impossible d'avoir une vue d'ensemble claire de l'ensemble du processus.

Le processus se compose de deux parties principales :la gestion des commandes et comptes débiteurs. Et ils ont des objectifs légèrement différents.

Gestion des commandes implique toutes les étapes de la création de la commande à l'expédition. L'expédition de la commande déclenche alors la création de la facture. Les objectifs de la gestion des commandes incluent l'amélioration du taux de commandes parfaites, du taux d'expédition à temps et du temps de cycle d'exécution des commandes.

Comptes débiteurs commence à partir du moment de la création de la facture et se termine au règlement de la facture. Les objectifs des comptes clients incluent la réduction des retards de paiement et des jours de ventes impayées (DSO).

Défis

Dans le processus O2C, ces deux aspects (gestion des commandes et comptes clients) du processus dépendent fortement l'un de l'autre. La gestion des commandes ne peut pas atteindre une véritable efficacité sans le soutien des comptes clients et vice versa. Cependant, les équipes pilotant ces deux parties du processus finissent parfois par travailler en silos, ce qui ne se prête pas à un processus efficace.

D'autres défis courants dans le processus O2C incluent :

• Taux d'erreurs élevés dus à la saisie manuelle des commandes, entraînant des retouches coûteuses et chronophages

• Données de base client mal gérées, entraînant des retards et des pertes de revenus

• Problèmes d'exécution des livraisons, influençant les taux de fidélisation des clients

• Taux de DSO élevé, impactant les flux de trésorerie et occasion manquée d'investissement dans d'autres domaines de l'entreprise.

Un processus complexe comme O2C est parfait pour utiliser l'exploration de processus pour trouver un potentiel d'automatisation. Sans process mining, vous ne verrez que la pointe de l'iceberg O2C.

Tout d'abord, utilisez l'exploration de processus pour découvrir le processus O2C

L'exploration de processus se connecte directement aux systèmes qui s'interfacent avec le processus O2C, tels que SAP et d'autres systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP). À l'aide d'une couche de transformation de données intégrée, la technologie transforme les données en un graphique de processus qui relate l'ensemble du processus du début à la fin. Il capture toutes les variations de processus, les goulots d'étranglement, les reprises et les exceptions.

Exemple de graphique de processus

Avec l'exploration de processus, vous pouvez voir exactement quoi s'est produit au cours du processus, déterminez pourquoi c'est arrivé, et travaillez sur un plan d'action pour améliorer il.

Progressez rapidement grâce à l'automatisation

Le Process Mining vous aide à trouver le potentiel d'automatisation inexploité de vos processus. Le moyen le plus rapide de conduire la transformation dans O2C est de déployer l'automatisation robotique des processus (RPA) avec l'exploration de processus. Par exemple, avec l'exploration de processus, vous pouvez découvrir un problème de livraison (c'est-à-dire que lorsque la commande a été préparée et est prête à être expédiée, cela ne se produit jamais à temps). Cela peut retarder la livraison au client et signifie également que des niveaux de stock incorrects sont affichés dans le système.

En creusant un peu plus, vous découvrirez que la cause première de ce problème est simplement que votre spécialiste de l'expédition a trop d'expéditions à gérer, ce qui entraîne un problème de livraison retardée. Une solution efficace consiste à confier à un robot logiciel la gestion du problème de la poste, en soulageant le spécialiste de l'expédition du travail et en s'assurant que les envois sont livrés à temps.

Consultez cette infographie pour découvrir pourquoi le process mining est le nouveau super-héros de l'automatisation.

Surveiller et améliorer en permanence le processus global

Mais le process mining ne s'arrête pas là.

Après avoir automatisé vos processus via RPA, vous pouvez utiliser l'exploration de processus pour suivre les résultats et vous assurer que l'automatisation a l'effet escompté. Il est logique qu'après l'automatisation, vous souhaitiez avoir un aperçu de l'impact sur le reste du processus. Par exemple, le temps de cycle du processus s'améliore-t-il ? Votre taux d'expédition dans les délais s'améliore-t-il ? Ce sont toutes des métriques qui peuvent être suivies avec l'exploration de processus, vous aidant à surveiller et à améliorer en permanence le processus.

Il peut également être judicieux d'optimiser votre processus par d'autres moyens, avant d'introduire l'automatisation.

Par exemple, l'un de vos clients se plaint constamment que ses envois arrivent plus tard que prévu. En utilisant le process mining, vous pouvez vérifier qu'en effet, les expéditions vers ce client arrivent toujours un jour plus tard que prévu. La cause principale dans cet exemple est que les délais dans le système sont inférieurs d'un jour aux délais réels, ce qui signifie qu'il existe un écart entre la date à laquelle le client attend sa commande et le jour où il la reçoit réellement. Dans cet exemple, un simple ajustement des données de base fait l'affaire et garantit que le client est satisfait.

Gardez les processus sur la bonne voie et prévisibles

Comme pour tout, les processus sont sujets à changement. Il est donc logique que votre automatisation change avec elle. Une combinaison de process mining et de RPA vous aide à garder un œil sur votre processus afin que vous puissiez agir rapidement chaque fois que quelque chose force le processus à changer, qu'il s'agisse de la législation, de la concurrence ou même d'une pandémie.

Améliorez l'O2C avec UiPath

Les fonctionnalités pratiques qui permettent de maintenir votre processus O2C sur la bonne voie incluent la possibilité d'affecter des robots pour gérer automatiquement les tâches dans UiPath Orchestrator, afin qu'ils puissent traiter toute oisiveté ou déviation indésirable en temps quasi réel. UiPath Action Center garantit que les bonnes personnes sont mises au courant chaque fois que des exceptions doivent être traitées.

Lorsque vous combinez l'exploration de processus avec RPA, cela peut se transformer en d'énormes progrès en termes d'efficacité, d'économies et de satisfaction client.

UiPath Process Mining combine le meilleur process mining et RPA. En conséquence, vous êtes en mesure non seulement de découvrir le potentiel d'automatisation de votre processus O2C, mais également d'optimiser et de surveiller l'automatisation de manière continue.

Vous voulez voir comment les principales organisations utilisent UiPath Process Mining ? Découvrez comment Grupo Assa utilise le process mining et la RPA pour naviguer dans la transformation numérique.

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