Maîtriser les carnets de maintenance : stratégies éprouvées pour une gestion efficace

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Qu'est-ce qu'un carnet de maintenance (backlog) ?

Le carnet de maintenance (backlog) fait référence aux travaux de maintenance en retard. Nous mesurons généralement le carnet de maintenance en heures ou jours. Il montre l'estimation du temps total qu'il faudrait pour compléter les ordres de travail de maintenance en attente. C'est un indicateur de maintenance très important pour les gestionnaires d'installations, responsables maintenance et planificateurs de maintenance.

Nous devons prendre très au sérieux les augmentations importantes du carnet de maintenance !

Quelles sont les causes du carnet de maintenance ?

Les ordres de travail de maintenance peuvent rester incomplets pour une variété de raisons telles que :

1. Pièces de rechange ou fournitures non disponibles

Nous pouvons généralement prévoir à l'avance les pièces et fournitures requises si ce sont des ordres de travail de maintenance préventive. Pour cela, nous pouvons utiliser les rapports d'ordres de travail de maintenance pour les périodes futures dans notre logiciel GMAO. Utilisez les précédents ordres de travail non planifiés ou correctifs pour identifier les équipements qui tombent souvent en panne. Nous pouvons également trouver les pièces de rechange et fournitures qui doivent être disponibles pour que le travail soit complété à temps.

Gardez trace des bons fournisseurs pour les pièces et fournitures. Nous essayons d'avoir des fournisseurs alternatifs pour eux afin d'avoir d'autres fournisseurs vers qui nous tourner en cas de problèmes d'approvisionnement. Voir les conseils de gestion des fournisseurs dans « 6 façons dont le logiciel GMAO/maintenance peut améliorer la gestion des fournisseurs » pour plus d'informations.

2. Techniciens de maintenance (avec compétences requises) non disponibles

Cela peut arriver quand l'équipement a besoin de compétences spéciales pour réparer ou dépanner. Les techniciens avec ces compétences sont trop occupés ou non disponibles à cause de maladie, vacances ou autre travail. Si c'est peu fréquent, nous pouvons probablement gérer cela. Si cela arrive souvent, nous devrions essayer de former d'autres techniciens avec ces compétences pour qu'ils puissent faire le travail au besoin.

3. Problèmes d'équipement nécessitant des réparations par le fournisseur ou un spécialiste externe

Bien que similaire aux techniciens non disponibles, c'est quelque chose sur lequel nous avons moins de contrôle. Si cela arrive souvent à certains équipements, essayez d'escalader les problèmes auprès des fournisseurs d'équipement pour qu'ils envoient de l'aide plus vite. Il peut être judicieux de remplacer l'équipement parce qu'il est trop vieux ou peut être remplacé par un équipement plus fiable. L'article « Conseils d'analyse de suivi des temps d'arrêt d'équipement/machine » montre comment faire cette analyse.

4. Tâche abandonnée parce qu'une tâche de priorité plus élevée est arrivée

C'est quelque chose qui peut arriver souvent. Dans notre « Gestion de maintenance - Conseils pour le succès » nous recommandons d'organiser un planning où nous pouvons abandonner les tâches de priorité inférieure quand des tâches non planifiées ou correctives de haute priorité arrivent. Pour de telles tâches abandonnées, nous devrions essayer de rattraper quand nous le pouvons. Nous devons nous assurer qu'elles soient complétées dans un délai raisonnable ou les annuler si plus nécessaires.

5. Ordre de travail plus nécessaire

Par exemple, nous pouvons avoir une vérification de maintenance préventive mensuelle où nous remplaçons un filtre. L'équipement tombe en panne juste avant que cette vérification ne soit due. Dans le cadre du service, le technicien remplace le filtre et fait les autres étapes de la vérification de maintenance préventive. Donc nous n'avons plus besoin de faire la vérification ce mois-ci.

Une autre raison peut être que l'équipement sur lequel le travail est planifié n'est plus en service. Ou est hors service pour d'autres raisons. Dans de tels cas, nous devons annuler ces ordres de travail inutiles.

6. Incapacité d'accéder à l'équipement/l'emplacement car il est en cours d'utilisation

Nous pouvons être incapables de compléter le travail parce qu'un autre département (par exemple Opérations) utilise l'équipement et ne peut pas se permettre de l'arrêter pour la maintenance. Si c'est une maintenance critique qui est retardée, nous devons l'escalader à la direction car une telle maintenance retardée peut entraîner des pannes d'équipement prématurées. Le département maintenance sera très probablement blâmé !

Nous pouvons utiliser quelque chose comme le Rapport Calendrier Équipement pour identifier et planifier la maintenance avec les autres départements. Cela réduira ces travaux manqués. Voir l'article « Calendriers de maintenance d'équipement & Planification de la maintenance préventive » pour plus d'informations.

7. Quelqu'un a oublié !

Cela peut arriver plus souvent qu'on ne le pense, surtout quand nous avons beaucoup d'ordres de travail à suivre. C'est là que le logiciel GMAO peut être vraiment utile. Il peut aider à suivre la maintenance manquée ainsi que nous donner des rappels si nécessaire.

Suivez votre carnet de maintenance

Il est critique d'avoir un moyen de suivre le carnet de maintenance. Idéalement, au fil du temps, le carnet de maintenance devrait diminuer. Mais en raison des facteurs mentionnés, nous pouvons voir des pics dans certaines périodes. Le logiciel GMAO peut être très utile pour suivre de tels ordres de travail en attente et nous aider à nous assurer qu'ils sont fermés ou annulés si nécessaire.

Si le carnet de maintenance commence à augmenter, nous devons nous assurer d'avoir un plan pour commencer à le réduire bientôt. Un carnet de maintenance en augmentation constante entraînera bientôt des défaillances majeures de maintenance et laissera un département maintenance en mode « pompier » total essayant de suivre.

Prenez des mesures pour réduire le carnet de maintenance !

Nous devons passer en revue les ordres de travail en attente pour identifier les causes du carnet. Trouvez les causes les plus majeures du carnet. Ensuite, nous devrions prendre des actions appropriées pour les réduire.

Si le département maintenance est surchargé, nous pouvons voir si nous pouvons travailler avec les fournisseurs d'équipement ou des entrepreneurs extérieurs pour faire compléter la maintenance en attente. Nous pouvons utiliser le logiciel de maintenance pour reprogrammer les travaux si nécessaire et fermer les ordres de travail redondants.

D'autres départements ne libèrent pas les équipements et retardent ainsi la maintenance ? Nous pouvons travailler avec eux pour mettre en place un planning pour compléter la maintenance en attente ainsi que la future maintenance préventive.

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Obtenez une démo web ou téléchargez un essai de 30 jours du logiciel FastMaint GMAO. Voyez comment vous pouvez l'utiliser pour gérer votre carnet de maintenance.

Comment trouver et gérer le carnet de maintenance dans FastMaint :

Le rapport Statistiques sur une page disponible depuis l'écran principal ou la page Accueil (Cloud, édition Web) montre combien de carnet vous avez et les ordres de travail en attente des périodes précédentes. Utilisez le rapport d'historique des ordres de travail de maintenance pour localiser uniquement les ordres de travail en attente ou en retard afin que vous puissiez les compléter ou les annuler si nécessaire.

Essai gratuit FastMaint GMAO

Lecture supplémentaire

1. « 5 pièges du carnet de maintenance à éviter » du magazine PlantServices couvre les problèmes qui peuvent vous piéger quand vous essayez de réduire le carnet de maintenance.
2. « Gestion du carnet de travail de maintenance » de Lifetime Reliability Solutions a des conseils utiles sur la classification et la gestion du carnet.

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