Rationalisez les demandes de maintenance avec le logiciel de bons de travail :un guide complet

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Traitement des rapports de panne et des demandes de service

Les demandes de maintenance, également appelées tickets de service, peuvent sembler une exigence plutôt spécialisée ! Cependant, si l'on est responsable de la gestion de la maintenance dans une grande installation ou une usine industrielle, nous traiterons de nombreuses demandes de travaux de maintenance.

La plupart des demandes concerneront des urgences ou des pannes. Souvent, le demandeur souhaite une solution immédiate !

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

D'autres éléments seront destinés à la maintenance planifiée. Ici, le demandeur voudra que nous effectuions des travaux qui maintiennent l'équipement et les machines en parfait état de fonctionnement. Par exemple, changement de filtres, vidanges d'huile, calibrage, etc.

Étapes de traitement des demandes de maintenance

Nous devons disposer d’un moyen de gérer, de suivre et de satisfaire ces demandes. Nous devons également disposer d'un moyen d'informer le demandeur lorsque la tâche est terminée ou en cas de problème. Que les gens nous surprennent dans les couloirs ou continuent à nous appeler pour avoir des nouvelles peut finir par être un véritable cauchemar (pour nous et pour eux).

Cela vous est-il déjà arrivé ?

Malheureusement, lorsqu'il y a de nombreuses demandes à traiter, nous allons en oublier ou en manquer un certain nombre !

Fonctionnalités utiles du logiciel de gestion des ordres de travail

Nous devons disposer d’une manière standard de traiter ces demandes. Un bon contrôle de la gestion des rapports d'incidents de maintenance contribuera grandement à garantir une satisfaction élevée des utilisateurs finaux et moins de plaintes concernant le service de maintenance.

La plupart des logiciels de bons de travail comportent des modules de demandes de travail qui font partie du logiciel ou sont disponibles en tant que module complémentaire au système de gestion des bons de travail. Certaines fonctionnalités utiles à rechercher sont :

1. Soumettre/créer une demande de maintenance :

Permettez au personnel/clients non chargé de la maintenance de faire eux-mêmes des demandes de travail. Les demandeurs peuvent être en mesure de choisir des tâches de maintenance ou des équipements/emplacements spécifiques et de demander une maintenance spécifique. Par exemple, avec FastMaint GMAO, les demandes de maintenance peuvent être soumises par e-mail ou via une interface Web vers le logiciel. Cela permet aux autres employés ou clients qui n'ont pas accès au logiciel de maintenance de signaler facilement des problèmes ou de demander une maintenance.

2. Prise en charge des alertes :

Les systèmes de GMAO comme FastMaint peuvent également nous envoyer une alerte par e-mail/SMS lorsque des demandes de maintenance sont soumises. Cela permet à notre équipe de maintenance de s’occuper immédiatement des travaux urgents. Nous pouvons reporter les travaux moins urgents. Les tickets d'ordre de travail de maintenance en double ou inutiles peuvent être clôturés.

3. Service d'examen et de planification des demandes de travail :

Nous devrions être en mesure d'examiner un incident de service et de décider quoi en faire. De nombreux tickets de travail, notamment pour la maintenance d'urgence, peuvent être des doublons. Plusieurs personnes pourraient soumettre la même demande. D'autres pourraient être des demandes pour plusieurs types de maintenance différents.

Nous avons donc besoin d’un moyen de convertir ces tickets de service en bons de travail de maintenance ou de fermer les doublons. La conversion directe de chaque demande de maintenance en bon de travail entraînera de nombreux doublons ou bons de travail couvrant plusieurs tâches de maintenance. Cela peut devenir difficile à gérer et à suivre.

4. Vérification de l'état de la demande :

Au fur et à mesure que les ordres de travail sont exécutés ou terminés, nous devons disposer d'un moyen d'informer automatiquement le demandeur de l'état. C'est de loin préférable que nous devions contacter chaque personne individuellement pour lui dire ce que nous faisons ou avons fait !

Par exemple, la GMAO FastMaint dispose d'une fonctionnalité de vérification de l'état des demandes qui permet au demandeur de vérifier l'état des demandes de travail qu'il a effectuées. Ils peuvent également vérifier l'état de travaux de maintenance ou d'équipements spécifiques, par exemple l'étalonnage d'une machine, des travaux en attente sur un équipement, etc. De plus, ils peuvent être informés par courrier électronique de l'attribution des bons de travail et de l'achèvement des demandes qu'ils ont formulées.

5. Collecte de rapports et de statistiques :

Faire un rapport sur toutes les demandes de travaux reçues et traitées. Cela nous aidera à détecter les demandes en retard ou en attente et à nous assurer qu'elles sont traitées ou clôturées. En plus de cela, nous pouvons collecter des statistiques sur les performances du service de maintenance au fil du temps. Par exemple, les demandes reçues au cours d'une période spécifique, le nombre moyen de jours pour terminer une demande, etc.

De telles statistiques sont utiles pour voir si nous prenons du retard dans le traitement des demandes ou si nous les suivons (voir « 3 mesures de maintenance rapide pour les planificateurs de maintenance " pour plus d'informations)

Vous recherchez un logiciel de GMAO ?

Si vous recherchez un package de GMAO capable également de gérer les demandes de service, vous devriez jeter un œil à un essai gratuit de 30 jours du logiciel de GMAO FastMaint. . Le module de demande de maintenance fait partie des éditions FastMaint Cloud et Web et est disponible en tant que module complémentaire facultatif à l'édition FastMaint Professional.

Vous pourrez soumettre et traiter des demandes de réparation, collecter des statistiques et des rapports. Voyez à quel point cela sera utile !

Essai gratuit de GMAO FastMaint

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