Rationaliser les demandes de maintenance avec un logiciel d'ordres de travail : guide complet

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Gérer les rapports de panne et demandes de service

Les demandes de maintenance, aussi appelées tickets de service, peuvent sembler une exigence plutôt spécialisée ! Cependant, si l'on est responsable de la gestion de maintenance dans une grande installation ou une usine industrielle, nous traiterons beaucoup de demandes de travail de maintenance.

La plupart des demandes seront pour des urgences ou des pannes. Souvent, le demandeur veut une réparation immédiate !

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

D'autres éléments seront pour la maintenance planifiée. Ici, le demandeur voudra que nous fassions des travaux qui maintiennent les équipements et machines en parfait état. Par exemple changer des filtres, vidanges d'huile, calibrations, etc.

Étapes pour gérer les demandes de maintenance

Nous avons besoin d'un moyen de gérer, suivre et satisfaire de telles demandes. Nous devons aussi avoir un moyen d'informer le demandeur quand la tâche est terminée ou s'il y a des problèmes. Avoir des gens qui nous attrapent dans les couloirs ou qui appellent sans cesse pour des mises à jour peut finir par être un vrai cauchemar (pour eux et pour nous).

Est-ce que cela vous est déjà arrivé ?

Malheureusement, quand il y a beaucoup de demandes à gérer, nous allons en oublier ou en manquer pas mal !

Fonctionnalités utiles des logiciels de gestion d'ordres de travail

Nous avons besoin d'une façon standard de gérer de telles demandes. Un bon contrôle de la gestion des rapports d'incidents de maintenance ira loin pour assurer une grande satisfaction des utilisateurs finaux et moins de plaintes sur le département de maintenance.

La plupart des programmes de logiciels d'ordres de travail ont des modules de demandes de travail qui font partie du logiciel ou disponibles comme module complémentaire au système de gestion d'ordres de travail. Quelques fonctionnalités utiles à rechercher sont :

1. Soumission / création d'une demande de maintenance :

Permettre au personnel non-maintenance / clients de faire des demandes de travail par eux-mêmes. Les demandeurs peuvent être en mesure de choisir des tâches de maintenance spécifiques ou équipements / emplacements et demander une maintenance spécifique. Par exemple, avec FastMaint CMMS, les demandes de maintenance peuvent être soumises par email ou en utilisant une interface web vers le logiciel. Cela facilite la tâche aux autres employés ou clients qui n'ont pas accès au logiciel de maintenance pour signaler des problèmes ou demander de la maintenance.

2. Support pour les alertes :

Les systèmes CMMS comme FastMaint peuvent aussi nous envoyer une alerte email / SMS quand des demandes de maintenance sont soumises. Cela permet à notre équipe de maintenance de s'occuper immédiatement des travaux urgents. Nous pouvons différer les travaux moins urgents. Les tickets d'ordres de travail de maintenance dupliqués ou inutiles peuvent être clôturés.

3. Révision de la demande de travail et planification du service :

Nous devrions être en mesure de réviser un incident de service et décider quoi en faire. Beaucoup de tickets de travail, surtout pour la maintenance d'urgence, pourraient être des doublons. Plus d'une personne pourrait soumettre la même demande. D'autres pourraient être des demandes pour plusieurs types de maintenance différents.

Donc, nous avons besoin d'un moyen de convertir ces tickets de service en ordres de travail de maintenance ou de clôturer les doublons. Convertir directement chaque demande de maintenance en ordre de travail résultera en beaucoup de doublons ou d'ordres de travail qui couvrent plusieurs travaux de maintenance. Cela peut devenir difficile à gérer et à suivre.

4. Vérification du statut de la demande :

Au fur et à mesure que les ordres de travail sont faits ou complétés, nous avons besoin d'un moyen d'informer le demandeur du statut automatiquement. Ceci est bien préférable à nous devoir contacter chaque personne individuellement pour leur dire ce que nous faisons ou avons fait !

Par exemple, FastMaint CMMS a une fonction de vérification du statut des demandes qui permet au demandeur de vérifier le statut des demandes de travail qu'il a faites. Ou ils peuvent vérifier le statut de travaux de maintenance spécifiques ou d'équipements, par exemple une calibration de machine, un travail en attente sur un équipement, etc. De plus, ils peuvent être informés par email de l'assignation et de la complétion d'ordres de travail pour les demandes qu'ils ont faites.

5. Rapports et collecte de statistiques :

Rapport sur toutes les demandes de travail reçues et traitées. Cela nous aidera à attraper les demandes qui sont en retard ou en attente et s'assurer qu'elles sont gérées ou clôturées. En plus de cela, nous pouvons collecter des statistiques sur la performance du département de maintenance au fil du temps. Par exemple, demandes reçues dans une période spécifique, jours moyens pour compléter une demande, etc.

De telles statistiques sont utiles pour voir si nous prenons du retard dans la gestion des demandes ou si nous suivons le rythme (voir "3 Métriques de maintenance rapides pour les planificateurs de maintenance" pour plus d'informations)

Vous cherchez un logiciel CMMS ?

Si vous cherchez un paquet CMMS qui peut aussi gérer les demandes de service, vous devriez jeter un œil à un essai gratuit de 30 jours du logiciel FastMaint CMMS. Le module de demandes de maintenance fait partie des éditions FastMaint Cloud et Web et est disponible comme module optionnel pour l'édition FastMaint Professional.

Vous pourrez soumettre et traiter les demandes de réparation, collecter des statistiques et des rapports. Voyez à quel point ce sera utile !

Essai gratuit FastMaint CMMS

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