Comment mettre en œuvre avec succès la GMAO :conseils d'experts et bonnes pratiques

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La mise en œuvre de la GMAO est un processus en plusieurs étapes

Lorsqu'une organisation achète un logiciel de GMAO (logiciel de gestion de la maintenance), outre la comparaison des fonctionnalités habituelles, la facilité d'utilisation et d'autres critères, vous devez prendre en compte d'autres éléments pour une mise en œuvre réussie de la GMAO. Ces éléments, s'ils sont ignorés lors de la sélection, de l'évaluation et de la configuration initiale du logiciel, peuvent entraîner de nombreux problèmes ultérieurement.

Les conseils et astuces présentés ici sont basés sur nos années d’expérience en aidant les clients à mettre en œuvre avec succès la GMAO FastMaint. Ces éléments ne sont spécifiques à aucun programme de GMAO. Utilisez-les comme guide de mise en œuvre qui vous aidera à utiliser le logiciel avec succès pendant de très nombreuses années.

Mise en œuvre de la GMAO – Sélection et évaluation

Avant de sélectionner un logiciel de GMAO pour évaluation, vous devez prendre en compte certains éléments qui peuvent potentiellement vous faire trébucher. Souvent, elles ne figureront pas dans votre liste de fonctionnalités demandées mais auront un impact sur la façon dont vous déployez et utilisez le logiciel.

1. Base de données de maintenance

Différents produits logiciels de GMAO utilisent différents systèmes de bases de données pour stocker les données de maintenance. Idéalement, vous souhaitez que le type de base de données soit une plate-forme bien connue et bien prise en charge, par ex. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL et ainsi de suite (voir le classement actuel des bases de données DB-Engines ). Cela deviendra très crucial si vous rencontrez des problèmes de base de données ou si vous devez intégrer d'autres applications à la base de données.

Un système de base de données populaire et bien pris en charge disposera d'une multitude de consultants tiers qui pourront vous aider dans le dépannage, l'optimisation, la configuration et l'intégration. Vous disposerez également d'une variété d'outils tiers qui peuvent être utilisés pour extraire des informations, créer des rapports personnalisés, etc. Assurez-vous d'avoir mis en place un processus pour les sauvegardes régulières de la base de données. Les bases de données ne sont pas invulnérables et peuvent parfois être endommagées ou corrompues.

2. Logiciel en tant que service (SaaS)/GMAO basée sur le cloud

Si vous recherchez des applications SaaS (par exemple un logiciel de GMAO hébergé sur le site Web d'un fournisseur), n'oubliez pas que vos données seront sur leurs serveurs. Vous devez effectuer des sauvegardes périodiques de ces données et télécharger les fichiers. Cela vous offrira un certain niveau de protection au cas où le fournisseur SaaS rencontrerait des problèmes et ferait faillite. Par exemple, la GMAO FastMaint Cloud permet aux clients de se connecter et de télécharger facilement leur base de données quand ils le souhaitent – ​​pas besoin de contacter le support pour obtenir une sauvegarde.

Si l'une des raisons pour lesquelles vous avez choisi une application SaaS est de permettre l'accès à distance ou la prise en charge de plusieurs appareils, vérifiez les performances avec un réseau à bande passante inférieure sujet aux interruptions de connexion (par exemple, un réseau de téléphonie mobile) ainsi qu'avec les appareils que vous prévoyez d'utiliser. Vérifiez si les pages d'assistance et d'aide sont utilisables sur les téléphones intelligents si vous prévoyez de les utiliser.

3. Chemin de mise à niveau

Souvent, vous pouvez commencer avec une édition plus limitée du logiciel de GMAO. Cependant, au fur et à mesure que vous l'utilisez, vous devrez peut-être passer à une édition offrant plus de fonctionnalités. Assurez-vous que le fournisseur dispose d’un bon chemin de mise à niveau. Vous ne voulez pas perdre vos données existantes si vous devez passer à une autre édition du logiciel. Par exemple dans la GMAO FastMaint, il est possible de démarrer avec un seul utilisateur, de passer à plusieurs utilisateurs et même de migrer vers la solution Cloud tout en conservant vos données.

4. Transférer des données

Lors de l’achat d’un logiciel de GMAO, vous devez également tenir compte de la facilité avec laquelle vous pourrez importer toutes les données existantes dont vous disposez. Vous souhaitez également réfléchir à la manière dont les données peuvent être exportées depuis le système. Cela sera utile si vous avez besoin de ces données dans un système distinct (par exemple, achats, coûts, etc.) ou dans le pire des cas, si vous décidez de passer à un nouveau logiciel de maintenance à une date ultérieure !

Par exemple, la GMAO FastMaint vous permettra d'importer et d'exporter des données depuis et vers des fichiers délimités par des virgules. Cela simplifie les choses puisque la plupart des logiciels courants (par exemple Microsoft Excel) peuvent facilement lire et écrire des fichiers délimités par des virgules.

5. Ajouter plus d'utilisateurs

Est-il facile d’ajouter plus d’utilisateurs ? Certains packages peuvent nécessiter que vous passiez à un produit complètement différent si vous souhaitez passer d'un utilisateur à plusieurs utilisateurs. Vous devriez vérifier si le prix et la facilité d'ajout d'utilisateurs sont logiques si vous prévoyez de le faire bientôt.

6. Matériel et logiciels requis

Assurez-vous que vous disposez des compétences techniques nécessaires pour gérer tout matériel ou logiciel spécial qui pourrait être requis. Gardez une trace des disques d'installation, des téléchargements de logiciels et des mots de passe. Nous constatons fréquemment que les mots de passe des administrateurs sont perdus et que personne dans l'organisation ne les connaît ! La perte de téléchargements et de disques d'installation pose moins de problèmes puisque la plupart des fournisseurs de logiciels seront en mesure de vous fournir des liens de téléchargement de logiciels, même pour les anciennes versions, si vous avez une preuve d'achat.

Mise en œuvre de la GMAO – Configuration du système

Il peut être difficile de mettre en place un système de GMAO (programme de gestion de la maintenance) pour la première fois. Cela est particulièrement vrai si vous ne disposez pas déjà d’un programme de gestion de la maintenance. Cependant, même la migration à partir d'un programme de GMAO existant comporte ses propres défis !

Basé sur notre expérience en aidant les nouveaux clients à démarrer avec notre logiciel de GMAO FastMaint, vous trouverez ci-dessous un plan de mise en œuvre étape par étape pour le configurer. De cette façon, votre équipe de maintenance peut passer en toute transparence au nouveau système. Ce plan n'est pas spécifique à FastMaint, vous pouvez donc le suivre même si vous utilisez un autre programme de maintenance.

Avant de commencer les étapes suivantes, vous devez avoir pris quelques décisions sur la manière dont le programme de maintenance sera utilisé. Vous devez avoir une idée des principaux acteurs de la maintenance ainsi que de leurs rôles et responsabilités. Voir « Comment commencer à utiliser le logiciel de GMAO dans votre programme de maintenance » pour plus de détails.

1. Créez votre liste d'équipements et d'installations

Parcourez toutes vos installations et équipements pour obtenir une liste de tous les équipements et installations que vous souhaitez entretenir. Bien qu'il ne soit pas nécessaire que cette liste soit exhaustive de tout ce que vous possédez, elle doit être assez complète et contenir les principaux éléments nécessitant un entretien. Vous pourrez toujours ajouter des éléments à cette liste ultérieurement.

2. Classez vos équipements et installations par besoins de maintenance

Regroupez les équipements et les installations en différents types. Par exemple CVC (chauffage, ventilation et climatisation), pompes, véhicules, etc. Ensuite, sous-regroupez-les en fonction d’un entretien similaire requis. Par exemple des compresseurs CVC, des pompes à eaux usées, des chariots élévateurs, etc.

3. Définir les travaux de maintenance nécessaires

Vous disposez désormais d’une liste de différents sous-groupes identifiés par type de maintenance requise. Vous commencez à définir les différents types de tâches de maintenance requises par chaque sous-groupe. Cela couvre à la fois la maintenance planifiée ou préventive ainsi que la maintenance imprévue ou en cas de panne.

4. Qui fera la maintenance ?

Ici, vous passez en revue votre personnel de maintenance. Répertoriez leurs compétences et les calendriers sur lesquels ils peuvent travailler (par exemple, équipe de jour, équipe de nuit, etc.). Saisissez ces informations dans le logiciel de GMAO.

5. Définir les tâches de maintenance à effectuer

Développez chaque tâche de maintenance pour identifier la fréquence (par exemple, hebdomadaire/mensuelle, basée sur un compteur, non planifiée, etc.), la manière dont elle est effectuée (meilleures pratiques), les pièces de rechange et les fournitures requises, les personnes requises et le temps requis. Cela vous permettra de calculer les coûts et d'identifier les dépendances.

6. Identifier les équipements et installations les plus critiques

Il s’agira d’actifs dont la panne/indisponibilité entraînera des problèmes majeurs. Identifiez de la même manière les tâches les plus critiques. Si ces tâches ne sont pas effectuées, elles entraîneront des échecs de maintenance majeurs. Commencez à saisir des données dans le logiciel de GMAO/maintenance pour les équipements, les installations et les tâches de maintenance les plus critiques. De nombreux packages de maintenance devraient être capables d'importer un grand nombre de données à partir de feuilles de calcul ou de fichiers texte.

7. Commencer à utiliser le système logiciel de GMAO/maintenance

Vous commencerez à utiliser le système GMAO. Vous n'avez pas besoin de tout saisir avant de commencer !  Commencez par les travaux d’équipement, d’installations et de maintenance les plus critiques. Créez des bons de travail et mettez-les à jour dans le système. Continuez à saisir davantage d'actifs et d'informations (tâches de maintenance, pièces, etc.) au fur et à mesure.

8. Consultez régulièrement les statistiques du système pour voir comment vous vous en sortez

Vous devriez commencer à constater des améliorations dans l’arriéré des bons de travail. Il devrait y avoir une réduction de la maintenance non planifiée et davantage de travaux de maintenance (préventifs) planifiés. Utilisez les mesures de maintenance que vous obtenez pour apporter des améliorations. Par exemple, si vous constatez que la durée estimée d'une tâche ne correspond pas à la durée réelle prise, corrigez les estimations. Recherchez des modèles, par exemple certaines tâches tardent toujours à être terminées. Peut-être que le même technicien de maintenance les fait ou qu'il a besoin de certaines pièces que vous avez du mal à obtenir.

Mise en œuvre de la GMAO – Éviter les échecs

Les erreurs courantes commises lors de la mise en œuvre d'un logiciel de GMAO entraîneront souvent davantage de problèmes à l'avenir.

1. Utilisation abusive du logiciel de GMAO

Lorsque nous utilisons correctement un logiciel de maintenance, c'est un outil très utile. La gestion des ressources, la budgétisation, la gestion des matériaux et le reporting des coûts de maintenance deviennent plus faciles. Cependant, lorsque le personnel ne respecte pas les procédures et les politiques, de nombreux problèmes peuvent se produire. 

Avant tout, les opérateurs d’équipement et les techniciens de maintenance doivent savoir ce que l’on attend d’eux. Ils doivent donc comprendre l'utilisation du système de GMAO. Ils ont besoin de savoir comment saisir et récupérer les données nécessaires. Souvent, les employés ne réalisent pas que la GMAO n’est qu’un outil. Il ne peut donc pas tout gérer. Des procédures de travail mal exécutées font perdre du temps et de l'argent. Nous devons mettre à jour les informations, saisir les données et récupérer les données correctement et à temps.

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

Le système de GMAO ne peut pas effectuer la maintenance proprement dite pour votre équipe. Vous devez définir les bonnes pratiques et les références en matière de maintenance. Le logiciel de GMAO peut faciliter la gestion de la maintenance. Mais cela n'empêchera pas les mauvaises habitudes de travail. Par exemple, les techniciens peuvent fabriquer des données. Le logiciel ne peut pas s'en prémunir !

2. Échec de la gestion de projet

Comme pour tout processus d'amélioration, une personne de la haute direction doit être propriétaire du projet pour identifier, acheter, configurer et utiliser le système de GMAO du début à la fin. Plus important encore, cela contribuera à garantir le succès.

Par exemple, une erreur courante consiste à ne pas convaincre toutes les parties prenantes de la valeur du programme. Ils doivent vouloir profiter des avantages que cela peut offrir.  Il se peut également que les chefs de projet ne parviennent pas à définir clairement le rôle que chaque personne doit jouer. Ou encore, ils ne parviennent pas à décrire comment les contributions de chacun au projet seraient évaluées.

En bref, l’échec est imminent dès le début si le soutien de tous les participants n’est pas suffisant.  Le chef de projet doit donc communiquer avec l'équipe et toute personne dont le travail va être affecté. Ils doivent fournir des informations sur le projet et son importance. Plus important encore, ils doivent répondre correctement aux problèmes et aux préoccupations. Cela contribuera à donner envie à tout le monde et à se motiver pour faire du projet un succès.

Une bonne communication est la clé du succès. C'est-à-dire que les messages doivent être cohérents, réguliers et renforçants. Une communication régulière aide le chef de projet à transmettre les efforts de mise en œuvre aux bonnes personnes en leur laissant suffisamment de temps pour agir ou répondre. Les messages restent cohérents lorsque la formulation, l'apparence et la convivialité restent les mêmes.

3. Réduire les coûts en matière de mise en œuvre et de formation de la GMAO

Une autre erreur consiste à désigner une personne n'ayant aucune connaissance en maintenance pour configurer le système. Par exemple, cela nécessite une personne qualifiée pour définir une hiérarchie d'équipement et créer les tâches de maintenance appropriées. 

Certaines entreprises s'appuient sur une formation et une préparation initiale minimales. Ils sous-estiment le travail requis pour mettre en œuvre le programme de GMAO.  Cela va très probablement échouer. Faute de formation et de compétences, chaque membre du personnel de maintenance finit par développer ses propres approches d'utilisation du logiciel. Cela conduit à une base de données plus compliquée et désordonnée. Les fonctionnalités permettant de gagner du temps pour lesquelles vous avez payé resteront inutilisées. Les gens ne sauront pas que de telles fonctionnalités existent. Ou ils ne sauront pas comment les utiliser.

Les GMAO sont généralement faciles à naviguer et conviviales. Cependant, ils ont encore besoin d’une formation de base. De cette façon, les membres du personnel peuvent se familiariser avec leurs caractéristiques et fonctions.

Assurez-vous que tout le personnel de maintenance ait le temps de suivre une formation avec le logiciel. Ils devraient revoir ensemble ce qu’ils ont appris et compris. Prévoyez du temps pour ce processus afin que tout le monde soit au courant. Les entreprises qui réduisent leur budget en limitant le temps et les dépenses consacrés à cette formation et à cette familiarisation peuvent réduire les coûts initiaux. Mais les effets à long terme d’une telle réduction des coûts pourraient s’avérer plus coûteux !

4. Temps et ressources de mise en œuvre de la GMAO inadéquats

Lorsque suffisamment de ressources ne sont pas allouées, la mise en œuvre de la GMAO devient une tâche à accomplir alors qu'il ne se passe rien de plus urgent. Par exemple, il y aura toujours autre chose à faire, surtout dans un environnement réactif. Le personnel devra donc consacrer plus d'heures pour terminer la mise en œuvre. Le résultat est une mauvaise qualité, un moral en baisse et des raccourcis. Les objectifs tels que l'augmentation de la disponibilité des équipements et l'amélioration des opérations de maintenance ne seront pas atteints.

Il peut être judicieux de faire appel à des consultants externes pour vous aider à configurer le système. Ou libérez une partie du personnel de maintenance de leurs horaires de travail habituels. De cette façon, ils peuvent travailler sans interruption et configurer correctement le système.

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Ressources supplémentaires

1. Comment mettre en œuvre un système informatisé de gestion de la maintenance (EquipmentWorld.com)
2. Développement de modèles de mise en œuvre de GMAO (PlantMaintenance.com)
3. 10 clés pour une mise en œuvre réussie d'une GMAO (ReliablePlant.com)

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