Comment implémenter un CMMS avec succès : conseils d'experts et meilleures pratiques

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L'implémentation d'un CMMS est un processus multi-étapes

Lorsqu'une organisation achète un logiciel CMMS (logiciel de gestion de maintenance) en plus de la comparaison habituelle des fonctionnalités, de la facilité d'utilisation et d'autres critères, il y a d'autres éléments que vous devez considérer pour une implémentation CMMS réussie. Ces éléments, s'ils sont ignorés lors de la sélection, l'évaluation et la configuration initiale du logiciel, peuvent entraîner beaucoup de problèmes à une date ultérieure.

Les conseils et astuces couverts ici sont basés sur nos années d'expérience aidant les clients à implémenter avec succès FastMaint CMMS. Ces éléments ne sont spécifiques à aucun programme CMMS. Utilisez-les comme guide d'implémentation qui vous aidera à utiliser le logiciel avec succès pendant de nombreuses, de nombreuses années.

Implémentation CMMS – Sélection et évaluation

Avant de sélectionner un logiciel CMMS pour évaluation, vous voulez considérer certains éléments qui peuvent potentiellement vous piéger. Ils ne seront souvent pas dans votre liste de fonctionnalités demandées mais auront des impacts sur la façon dont vous déployez et utilisez le logiciel.

1. Base de données de maintenance

Différents produits logiciels CMMS utilisent différents systèmes de base de données pour stocker les données de maintenance. Idéalement, vous voulez que le type de base de données soit une plateforme bien connue et bien supportée, par exemple Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL, etc. (voir les classements actuels de DB-Engines). Cela deviendra très crucial en cas de problèmes de base de données ou si vous avez besoin d'intégrer d'autres applications avec la base de données.

Un système de base de données populaire et bien supporté aura une multitude de consultants tiers qui pourront vous aider avec le dépannage, l'optimisation, la configuration et l'intégration. Vous aurez également une variété d'outils tiers qui pourront être utilisés pour extraire des informations, créer des rapports personnalisés, etc. Assurez-vous d'avoir un processus en place pour les sauvegardes régulières de la base de données. Les bases de données ne sont pas invulnérables et peuvent parfois être endommagées ou corrompues.

2. Logiciel en tant que service (SaaS) / CMMS basé sur le cloud

Si vous regardez des applications SaaS (par exemple, un logiciel CMMS hébergé sur le site web d'un fournisseur), rappelez-vous que vos données seront sur leurs serveurs. Vous devriez faire des sauvegardes périodiques de ces données et télécharger les fichiers. Cela vous fournira un certain niveau de protection au cas où le fournisseur SaaS rencontrerait des problèmes et ferait faillite. Par exemple, FastMaint Cloud CMMS permet aux clients de se connecter et de télécharger facilement leur base de données quand ils le souhaitent — pas besoin de contacter le support pour obtenir une sauvegarde.

Si l'une des raisons pour lesquelles vous avez choisi une application SaaS est de permettre l'accès à distance ou le support multi-appareils, vérifiez les performances avec un réseau à bande passante plus faible sujet aux coupures de connexion (par exemple, un réseau de téléphone portable) ainsi que les appareils que vous prévoyez d'utiliser. Vérifiez si les pages de support et d'aide sont utilisables sur les smartphones si vous prévoyez de les utiliser.

3. Chemin de mise à niveau

Fréquemment, vous pouvez commencer avec une édition plus limitée du logiciel CMMS. Cependant, à mesure que vous l'utilisez, vous pourriez avoir besoin de passer à une édition avec plus de capacités. Assurez-vous que le fournisseur a un bon chemin de mise à niveau. Vous ne voulez pas perdre vos données existantes si vous devez passer à une édition logicielle différente. Par exemple, dans FastMaint CMMS, il est possible de commencer avec un seul utilisateur, passer à de nombreux utilisateurs et même migrer vers la solution Cloud tout en conservant vos données.

4. Transfert de données

Lors de l'achat d'un paquet logiciel CMMS, vous devriez également considérer à quel point il sera facile d'importer toutes les données existantes que vous pourriez avoir. Vous voulez aussi considérer comment les données peuvent être exportées du système. Cela sera utile si vous avez besoin de ces données dans un système séparé (par exemple, achats, coûts, etc.) ou dans le pire des cas, vous décidez de passer à un nouveau logiciel de maintenance à une date future !

Par exemple, FastMaint CMMS vous permettra d'importer et d'exporter des données depuis et vers des fichiers délimités par des virgules. Cela simplifie les choses car la plupart des programmes logiciels courants (par exemple, Microsoft Excel) peuvent facilement lire et écrire des fichiers délimités par des virgules.

5. Ajout d'utilisateurs supplémentaires

Quelle est la facilité d'ajout d'utilisateurs supplémentaires ? Certains paquets peuvent vous demander de passer à un produit complètement différent si vous voulez passer d'un utilisateur à plusieurs utilisateurs. Vous devriez vérifier et voir si les prix et la facilité d'ajout d'utilisateurs ont du sens si vous prévoyez de le faire bientôt.

6. Matériel et logiciel requis

Assurez-vous d'avoir les compétences techniques disponibles pour gérer tout matériel ou logiciel spécial qui pourrait être requis. Gardez une trace des disques d'installation, des téléchargements de logiciels et des mots de passe. Nous avons fréquemment constaté que les mots de passe d'administrateur sont perdus et que personne dans l'organisation ne les connaît ! Perdre les téléchargements et les disques d'installation est moins un problème car la plupart des fournisseurs de logiciels pourront vous fournir des liens de téléchargement de logiciels pour même les anciennes versions si vous avez une preuve d'achat.

Implémentation CMMS – Configuration du système

Il peut être difficile de configurer un système CMMS (programme de gestion de maintenance) pour la première fois. C'est particulièrement vrai si vous n'avez pas déjà un programme de gestion de maintenance existant. Cependant, même la migration depuis un programme CMMS existant a ses propres défis !

Basé sur notre expérience aidant de nouveaux clients à démarrer avec notre logiciel FastMaint CMMS, voici un plan d'implémentation étape par étape pour le configurer. Ainsi, votre équipe de maintenance peut transitionner en douceur vers le nouveau système. Ce plan n'est pas spécifique à FastMaint, vous pouvez donc le suivre même si vous utilisez un autre programme de maintenance.

Avant de commencer les étapes suivantes, vous devriez avoir pris quelques décisions sur la façon dont le programme de maintenance sera utilisé. Vous devriez avoir une idée des principaux acteurs de la maintenance et de leurs rôles et responsabilités. Voir "Comment commencer à utiliser un logiciel CMMS dans votre programme de maintenance" pour plus de détails.

1. Créer votre liste d'équipements et d'installations

Parcourez toutes vos installations et équipements pour obtenir une liste de tous les équipements et installations que vous souhaitez maintenir. Bien que cela n'ait pas besoin d'être une liste exhaustive de tout ce que vous avez, elle devrait être assez complète et contenir les éléments majeurs qui ont besoin de maintenance. Vous pouvez toujours ajouter à cette liste à une date ultérieure.

2. Catégoriser vos équipements et installations par besoins de maintenance

Groupez les équipements et installations en différents types. Par exemple CVC (Chauffage, Ventilation et Climatisation), Pompes, Véhicules, etc. Puis sous-groupez-les basés sur une maintenance similaire requise. Par exemple compresseurs CVC, pompes d'eaux usées, chariots élévateurs, etc.

3. Définir le travail de maintenance requis

Maintenant, vous avez une liste de différents sous-groupes identifiés par type de maintenance requis. Vous commencez à définir les différents types de tâches de maintenance que chaque sous-groupe nécessite. Cela couvre à la fois la maintenance planifiée ou préventive ainsi que la maintenance non planifiée ou de panne.

4. Qui fera la maintenance ?

Ici, vous passez en revue votre personnel de maintenance. Listez leurs compétences et les calendriers sur lesquels ils peuvent travailler (par exemple, quart de jour, quart de nuit, etc.). Entrez ces informations dans le logiciel CMMS.

5. Définir les tâches de maintenance à effectuer

Développez chaque tâche de maintenance pour identifier la fréquence (par exemple, hebdomadaire / mensuelle, basée sur un compteur, non planifiée, etc.), comment elle est faite (meilleures pratiques), pièces de rechange et fournitures requises, personnel requis et temps requis. Cela vous permettra de calculer les coûts et d'identifier les dépendances.

6. Identifier les équipements et installations les plus critiques

Ce seront les actifs dont la panne / indisponibilité causera des problèmes majeurs. De même, identifiez les tâches les plus critiques. Ce sont les tâches qui, si elles ne sont pas faites, entraîneront des échecs majeurs de maintenance. Commencez à entrer les données dans le CMMS / logiciel de maintenance pour les équipements, installations et tâches de maintenance les plus critiques. De nombreux paquets de maintenance devraient être capables d'importer beaucoup de données depuis des tableurs ou des fichiers texte.

7. Commencer à utiliser le système CMMS / logiciel de maintenance

Vous commencerez à utiliser le système CMMS. Vous n'avez pas besoin de tout entrer avant de commencer ! Commencez avec les équipements, installations et travaux de maintenance les plus critiques. Créez des ordres de travail et mettez-les à jour dans le système. Continuez à entrer plus d'actifs et d'informations (tâches de maintenance, pièces, etc.) au fur et à mesure.

8. Examiner régulièrement les statistiques du système pour voir comment vous vous en sortez

Vous devriez commencer à voir des améliorations dans l'arriéré des ordres de travail. Il devrait y avoir des réductions de la maintenance non planifiée et plus de maintenance planifiée (préventive). Utilisez les métriques de maintenance que vous obtenez pour faire des améliorations. Par exemple, si vous voyez que les temps estimés des tâches ne correspondent pas au temps réel pris, corrigez les estimations. Recherchez des schémas, par exemple certaines tâches sont toujours retardées dans leur achèvement. Peut-être que le même technicien de maintenance les fait ou qu'elles nécessitent certaines pièces que vous avez du mal à obtenir.

Implémentation CMMS – Éviter l'échec

Les erreurs courantes commises lors de l'implémentation d'un programme logiciel CMMS causeront fréquemment plus de problèmes plus tard.

1. Mauvaise utilisation du logiciel CMMS

Quand nous utilisons correctement le logiciel de maintenance, c'est un outil très utile. La gestion des ressources, la budgétisation, la gestion des matériaux, les rapports de coûts de maintenance deviennent plus faciles. Cependant, quand le personnel ne suit pas les procédures et politiques, beaucoup de choses peuvent mal tourner.

Avant tout, les opérateurs d'équipement et techniciens de maintenance devraient savoir ce qui est attendu d'eux. Ils devraient donc comprendre l'utilisation du système CMMS. Ils ont besoin de savoir comment saisir et récupérer les données nécessaires. Souvent, les employés ne savent pas que le système CMMS n'est qu'un outil. Par conséquent, il ne peut pas tout gérer. Des procédures de travail mal faites gaspillent du temps et de l'argent. Nous devons mettre à jour les informations, saisir des données et récupérer des données correctement et à temps.

Mais ce n'est qu'une partie de l'histoire…

Le système CMMS ne peut pas effectuer la maintenance réelle pour votre équipe. Vous devez définir les meilleures pratiques et repères de maintenance. Le logiciel CMMS peut faciliter la gestion de maintenance. Mais il n'empêchera pas les mauvaises habitudes de travail. Par exemple, les techniciens peuvent fabriquer des données. Le logiciel ne peut pas se prémunir contre cela !

2. Échec de la gestion de projet

Comme avec tout processus d'amélioration, quelqu'un de la direction supérieure doit posséder le projet pour identifier, acheter, configurer et utiliser le système CMMS du début à la fin. Le plus important, cela aidera à assurer le succès.

Par exemple, une erreur courante est de ne pas convaincre chaque partie prenante de la valeur du programme. Ils doivent vouloir les avantages qu'il peut fournir. Les chefs de projet peuvent aussi échouer à clarifier quel rôle chaque personne doit jouer. Ou ils échouent à décrire comment les contributions de chaque personne au projet seraient évaluées.

En bref, l'échec est imminent dès le début si suffisamment de soutien n'est pas montré par tous les participants. Par conséquent, le chef de projet doit communiquer avec l'équipe et quiconque dont le travail va être affecté. Ils devraient fournir des informations sur le projet et son importance. Le plus important, ils devraient correctement aborder les problèmes et préoccupations. Cela aidera à rendre tout le monde enthousiaste et prêt à faire du projet un succès.

Une bonne communication est la clé du succès. C'est-à-dire que les messages doivent être cohérents, réguliers et renforçants. Une communication régulière aide le chef de projet à transmettre les efforts d'implémentation aux bonnes personnes avec beaucoup de temps pour qu'elles agissent ou répondent. Les messages restent cohérents quand les formulations, l'apparence et la sensation restent les mêmes.

3. Faire des économies sur l'implémentation et la formation CMMS

Une autre erreur est d'assigner quelqu'un sans connaissances en maintenance pour configurer le système. Par exemple, cela nécessite une personne qualifiée pour définir une hiérarchie d'équipement et créer les bonnes tâches de maintenance.

Certaines entreprises comptent sur une formation minimale et une préparation initiale. Elles sous-estiment le travail requis pour implémenter le programme CMMS. C'est le plus susceptible d'échouer. En raison du manque de formation et de compétences, chaque personne du personnel de maintenance finit par développer ses propres approches pour utiliser le logiciel. Cela mène à une base de données plus compliquée et désordonnée. Les fonctionnalités d'économie de temps pour lesquelles vous avez payé finiront inutilisées. Les gens ne seront pas conscients que de telles fonctionnalités existent. Ou ils ne sauront pas comment les utiliser.

Les CMMS sont généralement faciles à naviguer et conviviaux. Cependant, ils ont encore besoin d'une formation de base. Ainsi, les membres du personnel peuvent se familiariser avec leurs fonctionnalités et fonctions.

Assurez-vous que tout le personnel de maintenance ait du temps pour faire de la formation avec le logiciel. Ils devraient réviser ce qu'ils ont appris et compris les uns avec les autres. Intégrez du temps pour ce processus pour mettre tout le monde à niveau. Les entreprises qui coupent le budget en limitant le temps et les dépenses pour cette formation et familiarisation peuvent réduire les coûts initiaux. Mais les effets à long terme de telles réductions de coûts peuvent s'avérer plus chers !

4. Temps et ressources d'implémentation CMMS inadéquats

Quand assez de ressources ne sont pas allouées, l'implémentation CMMS devient un travail à faire quand rien de plus urgent ne se passe. Par exemple, il y aura toujours d'autres travaux à faire, surtout dans un environnement réactif. Donc, le personnel devra dédier des heures plus longues pour compléter l'implémentation. Le résultat est une qualité médiocre, un moral bas et des raccourcis. Des objectifs comme augmenter la disponibilité des équipements et améliorer les opérations de maintenance ne seront pas atteints.

Il peut être judicieux d'engager des consultants externes pour aider à configurer le système. Ou de libérer certains membres du personnel de maintenance de leurs horaires de travail réguliers. Ainsi, ils peuvent travailler sans interruption et configurer le système correctement.

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Ressources supplémentaires

1. Comment implémenter un système de gestion de maintenance informatisé (EquipmentWorld.com)
2. Développement de modèles d'implémentation CMMS (PlantMaintenance.com)
3. 10 clés pour une implémentation CMMS réussie (ReliablePlant.com)

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