7 conseils éprouvés de planification de la maintenance pour des opérations fluides

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Mesures de maintenance essentielles que tout planificateur doit connaître
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Chaque pièce d’équipement, installation et autre actif est un rouage de la machinerie qui propulse une organisation vers l’avant. Une bonne planification de la maintenance garantira que chaque actif fonctionne de manière optimale – pour une meilleure productivité mais également pour la sécurité et la longévité des actifs.

Dans les sections suivantes, nous expliquons ce que couvre la planification de la maintenance, discutons de la relation entre la planification et l'ordonnancement et décrivons les bons principes de planification de la maintenance. En outre, découvrez comment vérifier l'état de vos plans de maintenance existants. Il s'agit d'une étape importante qui, d'après mon expérience, est souvent manquée par les clients !

Allons-y directement.

Qu'est-ce que la planification de la maintenance ?

La planification de la maintenance est un processus par lequel les responsables et les planificateurs de la maintenance déterminent quels actifs ou installations doivent être entretenus. Ils décident également de la fréquence des travaux de maintenance et des pièces, matériaux et outils nécessaires pour terminer le travail. 

L'objectif de la planification de la maintenance est de disposer d'un processus structuré qui vous aide à maintenir les actifs en bon état de fonctionnement tout en équilibrant les coûts et les ressources de maintenance.

Relation entre la planification de la maintenance et la planification de la maintenance

Bien que souvent utilisés de manière interchangeable, la planification et l’ordonnancement de la maintenance sont des concepts distincts mais complémentaires. Chacun joue un rôle essentiel dans l'approche holistique d'une gestion efficace de la maintenance.

La planification de la maintenance implique d'identifier le « quoi » et "comment" du processus de maintenance. Il définit les actifs nécessitant un entretien, décrit le type de travail à effectuer et estime la main-d'œuvre, les matériaux, les outils et l'équipement requis. La planification consiste à mettre en place le processus et à préparer tout ce qui est nécessaire pour exécuter les travaux de maintenance de manière efficace et sûre.

D'un autre côté, la planification de la maintenance traite du « quand » et "qui" . Il s'agit d'une étape ultérieure qui précise les heures et les dates pour réaliser les activités de maintenance planifiées. De plus, il les affecte au personnel approprié — tout en tenant compte de la charge de travail et de la disponibilité de leur équipe ainsi que du calendrier de production.

Un plan efficace ne vaut que par son exécution. Les deux devraient être étroitement intégrés. La planification fournit un plan bien défini que la planification peut suivre systématiquement. De cette façon, les travaux de maintenance peuvent être planifiés — et exécutés — de manière rapide et efficace.

Sept bonnes pratiques en matière de planification de la maintenance

Vous trouverez ci-dessous une liste d'éléments et de stratégies clés pour améliorer l'efficacité, la fiabilité et la longévité des actifs en établissant des protocoles de planification de maintenance robustes et perfectionnés.

1. Garantir des enregistrements d'inventaire des actifs propres et à jour

Un inventaire organisé des actifs garantit que la planification de la maintenance est basée sur des données précises et actuelles, ce qui est essentiel pour hiérarchiser les tâches et allouer efficacement les ressources. Cela vous aidera à identifier les actifs qui nécessitent une attention immédiate et ceux qui peuvent être programmés plus tard, garantissant ainsi un calendrier de maintenance optimisé.

Commencez par effectuer un audit complet de tous les actifs et équipements existants. Cataloguez chaque article, en notant ses spécifications, son état actuel et son historique de maintenance. Éliminez les enregistrements obsolètes et mettez à jour les informations pour refléter l'état en temps réel de chaque actif.

Si vous êtes pressé par le temps, concentrez-vous d’abord sur les actifs critiques.  

2. Utiliser la priorisation des actifs basée sur les données

La priorisation des actifs permet aux responsables de la maintenance de concentrer leurs efforts et leurs ressources sur les équipements qui, en cas de panne, auraient l'impact le plus significatif sur les opérations, la sécurité et la productivité. 

Pour garantir que la priorisation des actifs devienne un processus basé sur les données, effectuez :

• Catégorisation des éléments : Organisez les actifs en catégories en fonction de leur criticité. Utilisez des libellés tels que priorité élevée, moyenne ou faible pour simplifier le processus.
• Évaluation des risques : Évaluez les risques de défaillance de chaque actif et l’impact potentiel sur les opérations. Tenez compte de facteurs tels que la sécurité, les temps d'arrêt opérationnels et les coûts de réparation.

En classant les actifs, les équipes de maintenance peuvent créer des calendriers de maintenance personnalisés pour des actifs ou des catégories d’actifs spécifiques qui sont à la fois efficaces et rentables. Allouez les ressources là où elles sont le plus nécessaires. Par conséquent, garantir une maintenance en temps opportun sans surallouer des ressources à des équipements moins critiques. 

3. Rationalisez la planification avec un logiciel de maintenance 

L’utilisation d’un logiciel de maintenance est une étape cruciale pour améliorer l’efficacité et la précision de votre planification de maintenance. Il rationalise la planification, le suivi et l'exécution de toutes les tâches de maintenance.

Les solutions GMAO modernes offrent des informations inestimables grâce à l'analyse des données, facilitant une prise de décision éclairée. Les responsables de la maintenance peuvent identifier les modèles de pannes et leurs causes profondes, prédire les pannes potentielles et optimiser les plans et calendriers de maintenance en conséquence.

Les systèmes de GMAO comme FastMaint CMMS vous permettent d'importer des informations sur les actifs existants à partir de fichiers délimités par des virgules. Cela facilite la transition vers ces systèmes et commence à collecter des données.

Pour faire court, la GMAO vous fournit les données dont vous avez besoin pour créer des plans de maintenance efficaces — et les moyens de les mettre en œuvre.

4. Standardisez le travail et donnez des instructions claires

Le personnel de maintenance doit toujours disposer de toutes les informations dont il a besoin pour effectuer ses tâches de manière sûre et efficace. En plus d'inclure des informations standard sur le lieu du travail, la durée, les matériaux et l'équipement, pensez à fournir des informations supplémentaires telles que :

• Procédures opérationnelles standardisées (SOP) : Élaborez des SOP faciles à suivre qui incluent des instructions étape par étape, l'équipement requis et la durée prévue pour chaque tâche.
• Aides visuelles : Incorporez des aides visuelles telles que des diagrammes ou des organigrammes pour rendre les instructions complexes plus compréhensibles et accessibles.
• Accessibilité : Assurez-vous que les instructions sont facilement accessibles à tous les techniciens, de préférence via des plateformes numériques, pour un accès instantané à la version la plus à jour du document.

En standardisant vos processus, les planificateurs de maintenance auront plus de facilité à estimer le temps nécessaire à l'exécution de tâches spécifiques et les ressources exactes nécessaires pour terminer le travail. Par exemple, dans la GMAO FastMaint, ces tâches de maintenance standardisées deviennent des modèles de tâches de maintenance. Vous les utilisez pour générer des bons de travail, pré-remplis avec les instructions, les pièces et fournitures requises et d'autres informations. Cela réduit considérablement la saisie des données et garantit que les instructions correctes sont fournies sur chaque bon de travail.

Vous pouvez aller plus loin en utilisant les SOP pour standardiser le processus de planification de la maintenance lui-même. Cela accélère le processus de planification et garantit la cohérence dans l’ensemble du département. Ceci est particulièrement utile lorsque vous dirigez de grandes équipes de maintenance avec plusieurs planificateurs.

5. Affiner les estimations de main d'œuvre, de matériaux, d'outils et d'équipement

Une partie intégrante de la planification de la maintenance implique une estimation précise de la main-d'œuvre, des matériaux, des outils et de l'équipement requis :

• Estimations de la main d'œuvre : Évaluez la complexité de chaque tâche et évaluez le niveau de compétence et le nombre de techniciens nécessaires. Tenez compte des données de performances passées pour affiner vos estimations.
• Prévisions en matière de matériaux : Analysez les matériaux requis pour chaque tâche, en vous référant aux données historiques et aux recommandations du fabricant pour estimer les quantités nécessaires.
• Attribution des outils et des équipements : Identifiez les outils requis pour chaque travail. Confirmez que vous disposez réellement de ces outils et réfléchissez à la nécessité de disposer d'équipements spécialisés et d'équipements de sécurité.

Des estimations précises garantissent que les ressources sont allouées efficacement, que les tâches sont terminées en toute sécurité et dans les délais, et que les retards et les coûts inattendus sont minimisés.

6. Choisissez et formez le bon planificateur de maintenance

Un bon planificateur de maintenance doit non seulement posséder un savoir-faire technique, mais également des compétences organisationnelles et analytiques qui lui permettent d'élaborer des plans de maintenance complets.

Si vous avez un planificateur expérimenté, alors vous êtes prêt. Sinon, voici ce que vous pouvez faire :

1. Recherchez des personnes possédant à la fois des connaissances techniques et des compétences organisationnelles. Le souci du détail, l'analyse et un bon communicateur sont les traits clés d'un planificateur efficace.
2. Fournir une formation complète adaptée au rôle de planification de la maintenance. Concentrez-vous sur des aspects tels que l'allocation des ressources, l'analyse des données et la rédaction d'instructions. 
3. Assurez-vous que la personne connaît bien le logiciel de maintenance que vous utilisez. Ils doivent savoir comment générer des rapports, comment trouver rapidement d'autres informations sur l'inventaire des actifs/pièces, comment utiliser des modèles pour accélérer le travail de planification, etc.

Avoir le bon planificateur de maintenance est à la base du succès de l’ensemble de la stratégie de maintenance. Cela garantit que les plans sont non seulement techniquement solides, mais également stratégiquement alignés sur les objectifs de l’organisation.    

7. Documentez tout et utilisez les données pour une amélioration continue

La combinaison des aspects d'amélioration continue avec une documentation complète garantit que votre planification de maintenance évolue efficacement tout en étant bien enregistrée pour analyse et référence future.

Voici quelques conseils pour mettre cela en pratique :

• Boucles de rétroaction : Créez des mécanismes pour recueillir des commentaires sur les tâches de maintenance. Utilisez ces données pour identifier les domaines à améliorer et à optimiser.
• Mesures de performances : Mettez en œuvre des indicateurs de performance clés (KPI) et des mesures pour mesurer l'efficacité et l'efficience des activités de maintenance.
• Documentation numérique :Utilisez des outils numériques tels que la GMAO pour enregistrer les données de maintenance en temps réel, garantissant ainsi des enregistrements précis, accessibles et complets.
• Avis et mises à jour : Examinez et mettez régulièrement à jour les plans de maintenance et la documentation en fonction des commentaires des techniciens, des données de performances, des projections de coûts et d'autres facteurs que vous avez décidé de suivre.

À mesure que votre plan de maintenance se développe, une documentation complète et précise garantit que ces modifications sont enregistrées, répliquées et utilisées pour améliorer les futurs cycles de planification.

Comment vérifier l'état de vos plans de maintenance

Différents programmes de maintenance ont des rapports différents. Par exemple, dans la GMAO FastMaint, le rapport d'analyse des ordres de travail est très utile pour vérifier si votre planification de maintenance est précise et réaliste. 

L'idée est de suivre le nombre moyen de jours dont votre équipe a besoin pour exécuter les bons de travail assignés. Cette « moyenne » représente la différence entre la date d'achèvement du bon de travail et la date prévue d'origine pour chaque bon de travail. 

Autrement dit, si un ordre de travail était prévu pour le 1er juin 2025 et était achevé le 3 juin 2025, il fallait 3 jours pour le réaliser. 

Il y a deux signes avant-coureurs auxquels vous devez être attentif :

1. Valeurs constamment élevées pour le nombre moyen de jours nécessaires à l'exécution des ordres de travail
2. Jours moyens très variables pour terminer les ordres de travail

1. Valeurs constamment élevées pour le nombre moyen de jours nécessaires à l'exécution des bons de travail

Si votre équipe clôture régulièrement des bons de travail après leur date d'échéance, vous devez d'abord vous assurer que le problème ne se cache pas dans votre plan de maintenance. 

Voici quelques points que vous devriez vérifier :

• Les tâches peuvent en réalité prendre plus de temps que prévu. Si tel est le cas, voici quelques conseils pour améliorer vos estimations de bons de travail.
• Il y a des conflits de planification . Les problèmes les plus courants sont le fait que plusieurs tâches de maintenance soient planifiées en même temps, que les techniciens de maintenance ne soient pas disponibles ou se trouvent à un endroit différent, etc. Dans FastMaint, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de vérification de la disponibilité dans le rapport de planification des ordres de travail avant d'envoyer des ordres de travail pour identifier de tels problèmes.
• Pièces de rechange et fournitures non disponibles :Encore une fois, vous pouvez utiliser la même fonctionnalité de vérification de disponibilité pour détecter de tels problèmes à l'avance. De plus, le système peut également vous montrer les pièces et les fournitures qui doivent être commandées à nouveau.

2. Délai moyen très variable pour terminer les bons de travail

Si le temps moyen nécessaire pour terminer les bons de travail varie considérablement d'une semaine à l'autre ou d'un mois à l'autre, c'est le signe que votre plan de maintenance pourrait être déséquilibré. Si tel est le cas, vérifiez les points suivants :

1. De nombreuses tâches importantes peuvent être programmées en même temps à certaines périodes de l'année, mais pas à d'autres. 
2. Les techniciens de maintenance moins qualifiés auront besoin de plus de temps pour effectuer le même travail que leurs collègues plus expérimentés. Essayez de les associer au cours de la même équipe pour atténuer ce problème.
3. Les pénuries de pièces de rechange peuvent retarder les travaux, augmentant ainsi le temps moyen de réparation. Examinez les commentaires sur les bons de travail et discutez avec les techniciens pour identifier ce problème.

Maintenant, imaginez que vous ouvrez FastMaint et accédez au rapport d'analyse des ordres de travail qui ressemble à ceci :

Dans ce cas, vous souhaiterez vérifier ce qui est arrivé aux bons de travail planifiés au cours du mois d'avril (en examinant les éléments abordés ci-dessus) et agir en conséquence en fonction de vos conclusions.

Rationalisez la planification et l'ordonnancement de la maintenance avec la GMAO FastMaint

De la capture et de l'analyse des données à la planification, à l'ordonnancement et au suivi du travail, FastMaint offre aux équipes de maintenance toutes les fonctionnalités dont elles ont besoin pour planifier, planifier et gérer efficacement leurs travaux de maintenance. Bénéficiez d'un essai gratuit dès aujourd'hui et commencez à améliorer vos opérations de maintenance tout en réduisant les inefficacités et les charges administratives.

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