Externalisation des services de maintenance en tant qu'entreprise :comment trouver des partenaires fiables

Notre étude sur les tendances de maintenance 2021 montre que 90 % des installations choisissent d'externaliser une partie de leurs tâches de maintenance industrielle et des bâtiments.

Même si la plupart des entreprises aspirent à maintenir la maintenance des actifs en interne, beaucoup n'ont pas les compétences et les ressources nécessaires pour tout faire elles-mêmes. Ils ont besoin d'un partenaire fiable qui offre des services de maintenance abordables.

Avant de discuter de la façon d'en trouver un, donnons un contexte approprié au processus d'externalisation.

Pourquoi externaliser les services de maintenance en premier lieu ?

Ne tournons pas autour du pot. Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles les entreprises externalisent les services de maintenance :

• Se concentrer sur leur cœur de métier . Même s'ils disposent d'un portefeuille d'actifs physiques important, la maintenance n'est pas l'un de leurs principaux domaines d'activité.
• Efficacité et économie. Bénéficier des connaissances spécialisées et des équipements de partenaires externalisés sans avoir à faire d'investissements supplémentaires, avec pour objectif ultime une réduction des coûts de maintenance.
• Flexibilité du personnel. Trouver du personnel d'entretien compétent est un défi permanent. L'externalisation permet aux entreprises d'apporter de la main-d'œuvre supplémentaire en cas de besoin et de la libérer une fois le travail terminé.
• Continuité des activités et meilleure gestion des risques. Atténuez les risques d'interruption des services en raison de problèmes internes.
• Développer leur personnel interne. En travaillant aux côtés de spécialistes externalisés, le personnel d'une entreprise peut apprendre, développer et mettre à niveau ses propres connaissances en matière de maintenance.

Cela se reflète dans notre rapport de maintenance susmentionné :

Les différences que vous pouvez voir sont dues à notre enquête impliquant différents participants de l'espace industriel.

Une installation industrielle et une propriété commerciale/résidentielle auront des exigences d'entretien différentes. Le principal différenciateur est le type d'actifs qu'ils utilisent, qui déterminera le type de problèmes de maintenance auxquels ils sont confrontés. Dans l'ensemble, ce n'est pas un monde de différence, mais assez pour justifier des aperçus séparés.

Quel type de services d'entretien des bâtiments pouvez-vous sous-traiter ?

Gestion immobilière de bâtiments à usage commercial ou résidentiel, le propriétaire et l'équipe d'entretien se préoccupent principalement de la sécurité et du confort des résidents, des visiteurs et de tous les utilisateurs du bâtiment.

À cette fin, certaines tâches de maintenance des bâtiments couramment sous-traitées sont :

• services généraux de nettoyage/de conciergerie 
• contrôle d'accès physique
• entretien de la piscine
• services de traitement et d'approvisionnement en eau
• élimination des déchets
• Services de maintenance des équipements informatiques
• entretien des terrains (principalement aménagement paysager et entretien des pelouses, parkings, etc.)
• Maintenance CVC, efficacité énergétique
• la maintenance des systèmes spécialisés du bâtiment (par exemple, la maintenance des ascenseurs) 
• rénovations et restaurations

Les écoles, les églises, les hôpitaux, les zoos, les mairies et essentiellement toutes les propriétés commerciales qui disposent d'espaces de bureaux sont tous des types d'installations qui nécessitent un plan d'entretien proactif des bâtiments, complété par un entretien régulier.

Quel type de services de maintenance industrielle pouvez-vous sous-traiter ?

L'efficacité, la productivité optimale, la réduction des temps d'arrêt et les économies de coûts sont les principaux objectifs des entreprises dans le paysage industriel concurrentiel d'aujourd'hui.

Les responsables de la maintenance dans les secteurs de la construction, de la fabrication, de l'aviation et d'autres secteurs à fort contenu rechercheront généralement un soutien supplémentaire dans les domaines suivants :

• mise en œuvre de technologies et de techniques de maintenance avancées (ils peuvent engager des consultants pour la mise en œuvre de la maintenance prescriptive, prescriptive, prédictive ou préventive, l'exécution de RCM, RCA, FMEA, etc.)
• services de nettoyage spécialisés (par exemple, nettoyage et élimination d'huiles et de produits chimiques dangereux)
• services de traitement et d'approvisionnement en eau
• services de maintenance et de réparation d'équipements spécialisés (car vous avez souvent besoin d'outils, de logiciels et de connaissances spécialisés pour le dépannage et les réparations)
• gestion de flotte
• automatisation industrielle (par exemple, réparation et maintenance d'automates programmables, de systèmes de contrôle industriels et de systèmes robotiques)
• rénovations et restaurations

Lectures recommandées pour en savoir plus :Un guide simple de la maintenance industrielle et 12 façons d'améliorer la maintenance des installations.

5 conseils pour trouver des fournisseurs de maintenance fiables

Lorsque vous recherchez un partenaire, ne prenez pas de décisions hâtives en fonction des prix annoncés. Au lieu de cela, faites plus attention à ce que vous pouvez apprendre à leur sujet en fonction des commentaires de leur clientèle existante ou précédente.

Si vous avez des partenaires commerciaux qui ont eu des transactions liées à la maintenance dans le passé, envisagez également de leur demander des recommandations.

Voici quelques conseils supplémentaires pour vous mettre sur la bonne voie.

1) Recherchez une réputation établie sur le marché

Le premier point d'évaluation peut être de lire ce que les clients disent d'un fournisseur de services potentiel sur leurs pages de réseaux sociaux et de lire des avis sur des sites Web indépendants comme le Better Business Bureau et Trustpilot.

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Après avoir examiné la réputation de l'entreprise, vous pouvez les présélectionner pour des discussions et une évaluation plus approfondies.

2) Savoir où chercher

En regardant les services de maintenance couramment externalisés que nous avons énumérés précédemment, vous remarquerez que bon nombre de ces services sont hautement spécialisés et spécifiques à un créneau. Les recherches génériques en ligne peuvent ne pas vous donner les résultats souhaités, ou elles peuvent prendre plus de temps pour trouver une correspondance exacte pour le type de fournisseur de services que vous souhaitez. Pour accélérer votre recherche, essayez ce qui suit.

Pour commencer, les recherches géolocalisées sur des plateformes en ligne telles que Merchant Circle, Thomasnet et Yelp peuvent vous aider à affiner considérablement votre noble quête.

Une autre astuce consiste à consulter les annonceurs et les fournisseurs sur les magazines et blogs populaires spécialisés dans l'entretien du bâtiment ou de l'industrie, tels que :

• Usine fiable
• Buildings.com
• Monde de la maintenance
• Journal de gestion des installations

…. pour n'en citer que quelques-uns.

Comme d'habitude, n'oubliez pas de faire vos devoirs sur les candidats avant de faire affaire avec une entreprise.

3) Vérifiez la flexibilité et les processus agiles

Recherchez des entreprises capables de s'adapter à vos besoins uniques et capables d'exploiter les technologies modernes pertinentes pour accomplir votre travail.

L'idée est de choisir un partenaire qui est sûr de fournir exactement ce dont vous avez besoin - qu'il s'agisse de maintenance prédictive ou de demandes de service ponctuelles - dans les délais requis.

Vous voudrez vérifier des choses comme le type de logiciel qu'ils utilisent (le cas échéant) et leur expertise pertinente. Demandez-leur des preuves de projets antérieurs similaires au vôtre (à travers des vidéos, des photos et des visites de sites physiques ou virtuels si possible, etc.) 

Soyez conscient de la façon dont ils communiquent avec vous et de la rapidité avec laquelle ils répondent à vos demandes de renseignements par téléphone et par e-mail ; Existe-t-il une hotline ou d'autres services d'assistance en cas d'urgence ? Une communication lente et des taux de réponse médiocres peuvent devenir un obstacle majeur.

S'ils ne peuvent pas répondre à une question simple en temps opportun, quel sera leur temps de réponse pour les demandes de maintenance d'urgence ?

4) Évaluer leurs compétences techniques

Quels que soient leurs références et leurs antécédents, les prestataires de services de maintenance potentiels doivent être en mesure de démontrer leur compréhension et leurs capacités pour toutes les particularités de votre projet en ce qui concerne la portée, la qualité des services proposés et la manière dont ils s'attendent à relever les défis potentiels.

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Idéalement, votre partenaire d'externalisation de la maintenance doit être accrédité dans les domaines liés au contrôle qualité et à la gestion de projet.

Pour aider à protéger le personnel travaillant sur vos projets, vous pouvez également vérifier si l'équipement et les outils de votre partenaire sous-traité sont à jour et fonctionnent suffisamment bien pour les tâches requises. Pour ce faire, vous pouvez prendre des dispositions pour vérifier les éléments suivants :

• manches d'outils fêlés, fendus, cassés ou lâches
• protections et boucliers de machine manquants
• EPI déchirés, usés et obsolètes
• têtes de champignon sur ciseaux, perceuses à percussion, etc.
• échelles avec des barreaux cassés, manquants ou lâches
• relevés de multimètres numériques sur leur équipement électrique, par ex. perceuses.

Méfiez-vous de travailler avec un fournisseur de services qui a trop de problèmes avec son équipement. S'ils sont prêts à faire des compromis sur la sécurité, qu'est-ce qui les empêchera de faire des économies lors des travaux de maintenance générale ?

Si vous sous-traitez pour un rôle technique, c'est une bonne idée de parler directement avec le responsable technique affecté à votre projet et de comprendre comment il entend gérer vos tâches. Un moyen pratique de voir s'ils sont à la hauteur est de leur demander une maquette rapide ou de fournir un aperçu de base de leur plan de travail.

5) Évaluer leur stabilité financière

L'objectif est de trouver un partenaire à long terme. Une entreprise financièrement stable est tout simplement une meilleure perspective et un pari plus sûr. Bien sûr, cela n'est pas aussi pertinent pour les bricoleurs ou les petits entrepreneurs locaux que pour les grandes entreprises de services de maintenance qui s'occuperont de la plupart des travaux dans votre établissement. Trouvez un équilibre entre cela et des prix compétitifs.

Il existe de nombreux paramètres pour évaluer la santé financière. Vous pouvez consulter leurs états financiers, notamment leur bilan. Cela vous donnera un aperçu de leurs actifs et passifs. En outre, la vérification de leur cote de solvabilité commerciale peut aider à identifier les privilèges antérieurs, les décisions de justice, les faillites et le niveau de risque financier de l'entreprise du vendeur.

Gérer les fournisseurs sélectionnés avec Limble CMMS

À présent, vous avez peut-être décidé que l'externalisation de la maintenance est la prochaine étape logique pour votre entreprise. Si tel est le cas, vous aurez besoin d'une solution de gestion de la maintenance tout-en-un durable comme Limble CMMS pour gérer vos fournisseurs sélectionnés et les inclure de manière transparente dans vos flux de travail internes.

Voyons ce que les fonctionnalités de gestion des fournisseurs de Limble CMMS peuvent faire pour vous à cet égard :

• Suivre les informations sur les contrats, les calendriers, les factures et l'historique des travaux de plusieurs fournisseurs simultanément.
• Associer les fournisseurs aux actifs qu'ils entretiennent ou aux pièces de rechange qu'ils fournissent.
• Tenir un enregistrement en temps réel des données de chaque fournisseur, telles que les pièces utilisées, les factures, etc.
• Obtenez un aperçu de vos dépenses totales pour chaque fournisseur.
• Accéder et conserver un historique absolu de tous les bons de travail que le fournisseur a exécutés pour votre entreprise.
• Communiquez sans effort avec chaque fournisseur via des notifications par e-mail automatisées, des instructions détaillées et des commentaires.
• Collaborez de manière transparente et rationalisez le flux de travail en partageant les ordres de travail directement avec vos prestataires de services de maintenance. Si nécessaire, affectez l'un des membres de votre équipe pour superviser et approuver le travail du fournisseur.
• Pour leur part, les fournisseurs peuvent mettre à jour les OE avec la preuve du travail effectué et joindre leur facture à la fin du travail.

Voici une courte vidéo qui montre comment vous pouvez partager des tâches de maintenance avec toute personne extérieure à votre organisation.

Trouver des fournisseurs fiables n'est que la première étape. Vous devez disposer d'un moyen simple et efficace de collaborer avec eux. Limble CMMS offre des fonctionnalités qui rendent ce processus un jeu d'enfant.

Si vous êtes à la recherche d'une GMAO, consultez notre page de tarification où vous pouvez également commencer un essai de 30 jours. Pour toute question, contactez-nous par e-mail ou par chat en direct.

Sinon, bonne chance dans votre quête de chasse aux marchands !