Un guide complet pour créer une politique de gestion des actifs

Cet article décrit ce qu'est une politique de gestion des actifs, pourquoi elle est importante et comment en créer et la mettre en œuvre.

Table des matières

1. Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?
2. Qu'est-ce qu'une politique de gestion des actifs ?
3. Avantages d'une politique de gestion des actifs
4. Comment créer une politique de gestion des actifs
5. Modèle de politique de gestion des actifs
6. Comment mettre en œuvre une politique de gestion des actifs

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Les actifs d'une installation sont la pierre angulaire de l'entreprise, en particulier dans la production. Tant qu'ils sont en bonne santé et qu'ils travaillent loin, chaque partie de l'organisation peut rester forte et productive.

Mais si les actifs sont la pierre angulaire, les gens sont le cœur. Chaque membre d'une organisation peut avoir un impact sur l'équipement avec les décisions qu'il prend. Les cadres investissent, les ingénieurs conçoivent, les gestionnaires planifient, les techniciens s'en occupent et les opérateurs utilisent.

Étant donné que la prise de décision et l'efficacité des actifs sont si étroitement liées, il devrait y avoir des lignes directrices les reliant. C'est là qu'intervient une politique de gestion des actifs.

Qu'est-ce que la gestion d'actifs ?

Pour comprendre ce qu'est une politique de gestion d'actifs, pourquoi elle est importante et comment en créer une, il est crucial de comprendre d'abord ce qu'est la gestion d'actifs.

Un actif fait référence à tout ce qui est utilisé dans le fonctionnement régulier d'une organisation. Il peut faire référence à des objets physiques, tels que des bâtiments, des équipements ou des matières premières, ainsi qu'à des objets immatériels, tels que du personnel ou de l'argent. La gestion des actifs inclut non seulement les actifs utilisés pour la maintenance, tels que les machines et les pièces de rechange, mais également les actifs utilisés par l'ensemble de l'organisation, tels que les ordinateurs, les personnes et l'infrastructure.

Gérer ces actifs signifie appliquer une approche systématique pour maintenir leur cycle de vie d'une manière qui optimise la valeur. Cela comprend la mise en place d'une stratégie pour développer, exploiter, entretenir, mettre à niveau et disposer des actifs de la meilleure façon possible.

En fin de compte, la gestion des actifs consiste à appliquer des processus délibérés à la conception, à l'utilisation et à la maintenance des actifs physiques et incorporels afin que leur valeur soit maximisée, du début à la fin.

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Qu'est-ce qu'une politique de gestion d'actifs ?

Une politique de gestion d'actifs est l'une des exigences fondamentales de la certification ISO 55001:2014 et constitue la pierre angulaire d'une stratégie de gestion d'actifs solide et complète. C'est comme une boussole pointant tout le monde dans votre organisation dans la bonne direction lors de la prise de décisions concernant les actifs. Pour ce faire, il fournit un ensemble de principes directeurs, d'intentions, d'objectifs et de méthodes de gestion des actifs afin que chacun se sente confiant dans ses choix et ses contributions à l'installation.

Pour les individus et les équipes, la politique fournit un modèle de prise de décision afin que les gens puissent obtenir les meilleurs résultats possibles pour chaque tâche tout en atteignant les objectifs de l'organisation. Lorsqu'il est appliqué en tant que pilier central de l'entreprise, il agit comme un énoncé de mission. Il intègre non seulement la gestion des actifs dans la culture d'une installation, mais sert également de signe de l'engagement de l'organisation envers l'efficacité et la durabilité envers les personnes extérieures à l'entreprise.

Nous entrerons dans la composition exacte d'une excellente politique de gestion des actifs ci-dessous, mais voici quelques marques de fabrique d'un plan pour les installations de production lourde :

• Ils sont généraux et contiennent des principes généraux.
• Ils identifient les rôles et les responsabilités, y compris la mise en œuvre des politiques.
• Ils décrivent comment la gestion des actifs est intégrée au sein de l'organisation.
• Ils définissent des objectifs, des niveaux de service, des directives d'inventaire et des normes de maintenance.

Avantages d'une politique de gestion d'actifs

L'élaboration d'une politique de gestion des actifs peut être une tâche ardue, le résultat doit donc valoir tout le travail. Heureusement, la création de ces directives présente de nombreux avantages potentiels.

Normalisation et efficacité

La création d'une politique de gestion des actifs élimine toute ambiguïté ou lacunes dans la connaissance des actifs. Il est concis et définit une direction forte et des attentes claires. Le document utilise un langage qui permet à tout le monde dans votre organisation de voir comment il se rapporte à eux, à leur rôle et à leurs objectifs. Il encourage également l'amélioration constante.

Lorsque ces éléments sont établis, un alignement complet au sein d'une installation peut être réalisé. Tout le monde peut travailler ensemble vers les mêmes objectifs et utiliser les mêmes directives pour son travail. L'unité et l'efficacité sont créées dans toute l'organisation. Lorsque les décisions relatives aux actifs sont standardisées et efficaces, cela peut entraîner toutes sortes d'avantages importants pour chaque unité commerciale, mais surtout pour l'équipe de maintenance. L'arriéré est réduit, les coûts diminuent, l'inventaire est plus facile à gérer et plus encore.

Fiabilité et sécurité

Une politique de gestion des actifs met en évidence les bonnes pratiques spécifiques à l'organisation pour laquelle elle est conçue. Pour cette raison, il favorise l'excellence opérationnelle et élimine toute possibilité pour les gens de s'éloigner de leur meilleur travail. Il garantit que rien n'est laissé au hasard lorsqu'il s'agit de gérer les actifs.

Cela a un impact direct sur le succès de l'opération de maintenance. En définissant des attentes claires, chaque membre de l'équipe comprend et exécute les processus et les procédures qui donnent les meilleurs résultats pour les actifs. C'est à ce moment que l'équipement et les personnes atteignent leur plein potentiel. La maintenance est optimisée afin que les actifs bénéficient d'une fiabilité maximale et de moins de maintenance imprévue. Les tâches sont également effectuées dans le souci d'être le meilleur dans tous les domaines, ce qui signifie que la santé et la sécurité ne sont pas sacrifiées pour la vitesse ou le coût.

Parrainage exécutif

La gestion des actifs a traditionnellement été considérée comme le seul domaine de l'équipe de maintenance. Mais parce que tout le monde dans une organisation a un impact sur les actifs, cette vision étroite a rendu difficile la gestion d'actifs exceptionnelle. Le parrainage exécutif du document lui confère un pouvoir immense et responsabilise tout le monde. Cela favorise la prise de conscience de l'importance de la gestion des actifs dans toute l'entreprise.

Chaque membre d'une organisation peut avoir un impact sur l'équipement avec les décisions qu'il prend. Les cadres investissent, les ingénieurs de fiabilité conçoivent, les gestionnaires planifient et les techniciens exécutent.

Avoir un cadre à bord peut également aider à communiquer l'engagement de l'organisation à une gestion exceptionnelle des actifs aux parties prenantes externes. Les clients, actionnaires et partenaires comprendront que ces principes de pointe font partie de l'ADN de l'entreprise. Cela peut grandement contribuer à renforcer la notoriété et la confiance dans une marque et son leadership.

Le soutien exécutif peut également fournir un renfort pour une équipe de maintenance trop étirée. Une politique solide crée des alliés au sein de l'organisation sur lesquels l'équipe de maintenance peut s'appuyer pour s'assurer que les actifs sont au centre de la prise de décision.

Comment construire une politique de gestion des actifs

Voici les éléments les plus importants d'une politique de gestion d'actifs efficace. Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique de gestion des actifs utilisant ces éléments.

Résumez l'intention

Cela devrait être la première section de votre politique de gestion des actifs. Il donne le ton pour le reste du document en ancrant la gestion des actifs dans les objectifs primordiaux de l'organisation. Établissez clairement et succinctement l'objectif de l'organisation. Utilisez l'énoncé de mission ou les valeurs fondamentales de l'entreprise comme point de départ. Liez la gestion des actifs à cette déclaration avec une brève déclaration de son importance dans la réalisation des objectifs de l'organisation. Cette section doit comporter une à trois phrases.

Déclarez la portée

Cette section décrit les actifs, les services et les unités commerciales ou les rôles auxquels la politique s'applique. Passez du temps à réfléchir à tous les actifs, services et personnes qui pourraient être touchés par cette politique. Parlez aux membres de chaque unité commerciale pour comprendre les actifs dont ils sont responsables et leur importance. Cette section est d'une importance cruciale car elle élimine l'ambiguïté, commence à établir des attentes et renforce la responsabilité. Cette section doit comporter de deux à cinq phrases.

Expliquer les résultats escomptés

Cette section décrit les objectifs de haut niveau de la gestion des actifs dans votre organisation. Cela définit davantage les objectifs que vous souhaitez atteindre avec cette politique et votre stratégie complète de gestion des actifs. Il doit résumer la justification de la politique et des objectifs plus spécifiques en ce qui concerne les actifs et la gestion des actifs, tels qu'une fiabilité améliorée ou une responsabilisation accrue. Cette section doit comporter de trois à cinq phrases.

Définir les principes de la gestion d'actifs

Cette section présente les principes directeurs, les pratiques et les règles générales de la gestion d'actifs. Il sert de modèle pour la prise de décision et fournit des directives sur la façon d'appliquer la politique de gestion des actifs aux tâches quotidiennes. Il devrait également fournir des exemples très généraux de la façon dont les principes devraient être appliqués, comme la fourniture de ressources et les normes de rapport. Si quelqu'un ne sait pas comment prendre une décision concernant la gestion d'actifs, cette section devrait être en mesure de l'orienter dans la bonne direction. Cette section doit comporter quatre à six phrases.

Définir les responsabilités

Il s'agit d'un élément important de votre politique de gestion d'actifs. Il désigne qui est responsable de tous les aspects de la politique et de la gestion des actifs en général, y compris l'approbation, l'allocation des ressources, la mise en œuvre, la définition des priorités et toute autre action pertinente de haut niveau. Cette section doit comporter deux à quatre phrases.

Amélioration continue et conformité réglementaire

L'engagement de l'organisation à améliorer continuellement son programme et à se conformer aux normes de tiers fait partie d'une excellente politique de gestion des actifs. Cela aide à réduire la complaisance et fait du plan une stratégie vivante, respirante et exploitable, plutôt qu'un document vague et oubliable. À mesure que les installations se développent, que les exigences d'audit changent et que la technologie se développe, les processus doivent également évoluer. C'est pourquoi il est extrêmement important de faire une promesse d'amélioration continue. Il renforce la quête sans fin de votre installation pour s'améliorer dans tous les domaines, ce qui profite à tous du point de vue de la sécurité et des finances. Cette section doit comporter deux à trois phrases.

Supplément avec des ressources supplémentaires

Terminez la politique de gestion des actifs en ajoutant des informations de clarification et des lectures supplémentaires. Cette section comprend une liste de détails administratifs et de contacts, tels que la date d'entrée en vigueur de la police, le propriétaire de la police et la signature du parrain exécutif. Il comprend également tous les documents connexes, tels qu'une politique de santé et de sécurité, les réglementations et normes associées, comme ISO 55001, et les définitions, termes et abréviations avec lesquels les lecteurs peuvent ne pas être familiers.

Créer, réviser et affiner avec les parties prenantes

Construire une politique de gestion d'actifs est un long processus. Il va falloir quelques brouillons pour bien faire les choses. Il est essentiel de collaborer avec les principales parties prenantes de toutes les unités commerciales lors de la création, de la révision et de l'affinement des directives. Identifiez un sponsor au sein de la haute direction qui peut apporter son soutien et sa supervision au projet. Faites-le court, facilement digestible et cohérent avec les autres politiques de votre organisation, telles qu'une politique de santé et de sécurité. Avant tout, assurez-vous de prendre le temps de revoir et de mettre à jour fréquemment la stratégie, même après sa publication.

Modèle de politique de gestion des actifs

Ce qui suit est un modèle de politique de gestion des actifs de base. Le modèle peut être adapté à l'industrie et à l'organisation spécifiques. Vous pouvez également télécharger le modèle ici.

Objectif

Cette politique vise à décrire les lignes directrices et les pratiques qui régissent les décisions sur la gestion des actifs chez (Insérer l'entreprise) pour garantir que (Insérer l'entreprise) accomplit sa mission de fournir des produits de haute qualité dans un environnement durable et sûr.

Portée

Cette politique de gestion des actifs s'applique à tous les actifs détenus par (Insérer la société) et à tous les aspects de chaque actif, y compris la conception, la construction, l'exploitation, la maintenance et l'élimination. Cette politique s'applique à tous les employés, sous-traitants et consultants de (Insérer l'entreprise). En outre, (Insérer la société) peut s'appuyer sur des actifs naturels ou d'autres actifs qu'elle ne possède pas. Lorsque les opérations sont prises en charge par ces actifs, nous travaillerons en collaboration avec les propriétaires d'actifs et promouvrons les principes décrits dans cette politique.

Intention

(Insert Company) fournit une large gamme de produits et de services aux clients qui nécessitent la propriété, l'exploitation et la maintenance responsables d'actifs physiques, notamment des terrains, des bâtiments, des équipements, des transports et des déchets. Le but de cette politique est de s'assurer que tous les employés et fonctions de (Insérer l'entreprise) sont alignés sur les objectifs de (Insérer l'entreprise) en ce qui concerne la gestion des actifs et de garantir que les actifs sont gérés d'une manière qui maximise les avantages, réduit les risques et fournit des niveaux satisfaisants de service aux clients d'une manière sûre et durable.

Déclaration de politique

Dans la gestion des actifs appartenant à (Insérer la société), nous nous engageons à :

• Prendre des mesures pour connecter les services, les fonctions et les activités d'assistance appropriés afin d'établir des relations de travail efficaces et d'encourager le partage d'informations.
• Utiliser la prise de décision en matière de gestion des actifs pour générer une valeur optimale pour les clients.
• S'assurer que les décisions sont prises en collaboration. Veiller à ce que les décisions prennent en compte toutes les étapes du cycle de vie et les interrelations entre les performances des actifs, des opérations et des services.
• Mettre l'accent sur la prise de décision qui reconnaît la nature interconnectée des systèmes d'actifs et comment les décisions concernant un ensemble d'actifs peuvent potentiellement interagir avec ou affecter les actifs contrôlés par d'autres départements et fonctions.

Application de la politique

(Insérer la société) élaborera et maintiendra des plans appropriés pour le renouvellement, l'achat, la construction et le déclassement des actifs. Cela comprend :

• Élaborer des projections à long terme des besoins d'investissement et appliquer une analyse rigoureuse, y compris la prise en compte des risques, pour identifier les besoins à court terme.
• Mettre en œuvre des processus pour garantir que les investissements répondent aux besoins de manière efficace et efficiente, et prennent en compte les implications budgétaires opérationnelles des investissements en capital.
• Explorer les opportunités d'efficacité, le cas échéant, y compris les nouvelles technologies.
• Analyser les plans d'investissement et les besoins de financement associés et mettre en place des mécanismes pour assurer la viabilité financière à long terme.
• Évaluer les décisions d'investissement pertinentes en fonction des coûts associés à la gestion d'un actif tout au long de son cycle de vie.
• Élaborer des plans d'investissement prioritaires qui reflètent les attentes de la communauté et des parties prenantes en ce qui concerne le niveau de service et d'autres objectifs stratégiques.

Engagement envers l'amélioration continue et la conformité

(Insérer l'entreprise) considère l'amélioration continue et le respect de la législation et des normes internationalement reconnues comme un élément clé de notre approche de gestion d'actifs. Notre engagement à atteindre ces objectifs comprend :

• Favoriser l'innovation dans le développement d'outils, de techniques et de solutions.
• Surveillance et examen de l'efficacité des processus de gestion des actifs et du système de gestion des actifs au sens large pour soutenir la réalisation des objectifs stratégiques.
• Évaluer les compétences nécessaires pour mettre en œuvre une gestion appropriée des actifs et fournir un soutien, une éducation et une formation pour acquérir ces compétences.
• Examiner cette politique et apporter les ajustements nécessaires sur une base annuelle.

Rôles et responsabilités

Les rôles et responsabilités pour l'exécution de cette politique sont les suivants :

• Le comité exécutif est chargé d'approuver la politique de gestion des actifs, d'articuler les valeurs organisationnelles, de définir les priorités, d'approuver le financement et les ressources pour mettre en œuvre la politique de gestion des actifs et les exigences associées, et d'approuver le financement des actifs par le biais de plans financiers pluriannuels et à long terme.
• Le responsable de la fiabilité est chargé de diriger la mise en œuvre de cette politique dans l'ensemble de l'organisation.
• Les responsables de service sont chargés de diriger l'adoption de cette politique au sein de leurs services et d'allouer les ressources appropriées à sa mise en œuvre.
• Tout le personnel impliqué dans l'application de la gestion des actifs est responsable du respect des exigences de cette politique.

Administration des politiques

En vigueur à partir de 22 janvier 2019 Propriétaire de la politiqueJane DoeAdministrateur de la politiqueJohn SmithApplicationToutes les politiques et les calendriers de (Insérer la société)Dernière date de révision – Prochaine date de révision22/01/2019 – 22/01/2020Version, Référence de fichier1.0, (Insérer le numéro de fichier)Publié en externeOui/NonApprouvé par et signature d'approbation( Insérer le nom et la signature du PDG)

Documents connexes et réglementations et normes associées

• Plan stratégique
• Politique de santé et de sécurité
• ISO 55001:2014 Systèmes de gestion des actifs - Exigences ; et
• ISO 55002 Systèmes de gestion d'actifs – Lignes directrices pour l'application de la norme ISO 55001

Modèle de politique de gestion des actifs

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Comment mettre en œuvre une politique de gestion des actifs

La création de la politique de gestion des actifs proprement dite n'est que la première étape. Maintenant vient la partie difficile; faire des principes et procédures décrits dans le document une partie de l'ADN de l'établissement. Si les principes sont vite oubliés, la gestion d'actifs restera une réflexion après coup et la performance des actifs ne parviendra pas à atteindre son plein potentiel. Voici trois étapes clés qui garantiront que la politique de gestion des actifs est mise en œuvre correctement et avec l'impact souhaité.

Communication et accessibilité

La communication est essentielle à la réussite de votre politique de gestion d'actifs. Vous devez communiquer la politique à tout le personnel, en particulier l'intention et les prochaines étapes. Si personne n'est conscient de la façon dont il est affecté par la politique, il n'y aura pas de responsabilité et la mise en œuvre sera difficile à réaliser. Envisagez de créer un document plus court d'une page décrivant les éléments clés afin que tous les employés puissent le lire et le comprendre facilement.

Il est également crucial de rendre accessible la politique de gestion des actifs. Affichez-le sur votre lieu de travail et assurez-vous qu'il est visible. Rendez-le disponible dans une variété de formats, comme des notes d'équipe ou une courte vidéo. Et assurez-vous que les employés qui ont des suggestions pour réviser la politique peuvent le faire sans trop de problèmes.

Suivi et amélioration

Chaque projet a besoin d'un leader pour que les plans soient exécutés et les tâches terminées. Une politique de gestion d'actifs n'est pas différente. Identifiez un membre du personnel qui défendra le plan et élaborera une stratégie de mise en œuvre. Cette personne peut être vous ou un comité qui divise le travail et les responsabilités. Ce propriétaire de projet s'assure que le plan de mise en œuvre est suivi, répond à toutes les questions du personnel et affine les processus.

. . . une politique de gestion des actifs favorise l'excellence opérationnelle et élimine toute possibilité pour les personnes de s'éloigner de leur meilleur travail. Il garantit que rien n'est laissé au hasard lorsqu'il s'agit de gérer les actifs.

Un engagement d'amélioration continue est inscrit dans votre politique de gestion d'actifs et il doit être respecté. La personne ou le comité chargé de s'approprier la stratégie devrait également passer du temps à chercher des moyens d'améliorer la politique. Cela peut prendre la forme d'un examen annuel, de réunions régulières des parties prenantes ou d'autres forums qui identifient et mettent en œuvre des améliorations.

Utilisation du logiciel

Communiquer et suivre quoi que ce soit est difficile à faire sans un système pour le faire. C'est là que le logiciel peut être utile. Disposer d'un système de gestion de la maintenance informatisé (GMAO) est une solution numérique qui peut aider à rendre la mise en œuvre de votre politique beaucoup plus facile tout en augmentant son impact.

Disposer d'un logiciel de maintenance professionnel permet aux installations de capturer plus d'informations, d'utiliser des outils puissants pour analyser ces mesures et d'appliquer leurs résultats avec moins de maux de tête. De nombreux outils de capture de données sont disponibles via des logiciels, tels que des listes de contrôle, des historiques de bons de travail et des rapports détaillés. Ces outils permettent de déterminer plus facilement et plus précisément la progression et l'impact de la mise en œuvre des politiques. Par exemple, une liste de contrôle peut décrire les étapes appropriées pour réparer un actif et peut également inclure des directives ou un libellé de la politique de gestion des actifs. À l'aide d'un logiciel, cette liste de contrôle peut être numérisée, attachée à un actif et suivie, afin que les techniciens puissent se rappeler fréquemment la politique et la vivre.

Enfin, le logiciel de GMAO permet d'accéder facilement à une version numérique du document le plus à jour afin que le personnel n'ait pas à chercher dans ses e-mails ou dans un classeur pour trouver la politique chaque fois qu'il a besoin de la consulter. Cela facilite également la communication des mises à jour de la politique afin que tout le monde sache ce qui a changé et ce que ces changements signifient pour eux.