Étiquette de conférence :outils pour survivre à votre prochain événement de l'industrie

Michael était impatient d'assister à sa première conférence de l'industrie. Il entamait sa troisième année dans le domaine de la comptabilité et voulait rencontrer les bonnes personnes et rester au fait des tendances de l'industrie. Malheureusement, il n'était pas préparé pour sa conférence. Il ne savait pas quoi apporter, alors au lieu de demander de l'aide à quelqu'un, il n'a emballé que des vêtements décontractés. Il y avait un dîner en cravate noire, et il a couru dans toute la ville à la recherche d'un smoking de location.

Michael a également oublié d'apporter les dernières brochures de l'entreprise et a fini par donner toutes ses cartes de visite avant la fin de la conférence de trois jours. Bien qu'il ait pu surmonter certains de ces problèmes, ils l'ont laissé stressé et anxieux, et il n'a pas pu s'amuser. Michael a juré d'être mieux préparé la prochaine fois.

Les conférences, salons professionnels, séminaires et réunions doivent être de merveilleuses expériences d'apprentissage et aussi amusantes. L'éducation et les connexions se feront naturellement, mais il existe quelques conseils « d'étiquette » qui vous aideront à tirer le meilleur parti de vos événements. Suivez-les et évitez toute erreur embarrassante, voire coûteuse. Voici quelques consignes :

1) La réception d'ouverture

· Avant d'assister à la conférence, faites vos devoirs et déterminez qui vous aimeriez rencontrer et voir au cours des prochains jours. Parcourez le paquet de bienvenue et mettez en surbrillance les noms des personnes que vous aimeriez voir. À votre arrivée, faites-en votre mission de réseauter avec les participants mis en évidence.

· Ne venez pas tellement faim que vous attaquez le bar et la zone de restauration dès votre arrivée. Le réseautage est le moment de se rencontrer et de se saluer, puis de manger et de boire. Environ une demi-heure avant la réception d'ouverture, prenez une collation. Faites-en quelque chose de léger mais copieux, comme une pomme ou un smoothie. Ainsi, vous ne mourrez pas de faim pendant la séance d'ouverture. Le but de cet événement est de rencontrer et de saluer les gens, ce qui peut être difficile lorsque vous transportez une boisson et une assiette.

· Si vous êtes seul lors de la séance de réseautage ou d'ouverture, commencez par approcher une autre personne ou un petit groupe de deux à trois personnes. Il peut être gênant d'aborder un groupe plus important, car il est plus difficile de s'y introduire et d'entamer une conversation en tête-à-tête. Après avoir eu vos premières conversations, demandez à vos nouveaux contacts de prendre un verre avec vous ou de vous rencontrer près du buffet pour manger.

· Se déplacer dans la pièce . Lorsque vous rencontrez quelqu'un, présentez-vous, échangez des cartes de visite, discutez, fixez éventuellement un autre moment pour vous rencontrer, ou un moment pour un appel à votre retour au bureau. Serrez la main en partant, remerciez-la, puis passez à la personne suivante.

2) Sessions générales ou sessions éducatives

· Venir à la session préparé avec du papier pour cahier et des stylos. Si vous avez oublié d'en apporter, vous pourrez peut-être trouver un bloc-notes dans votre chambre d'hôtel ou à la réception, mais mieux vaut être préparé à l'avance.

· Ne pas prendre jusqu'à deux ou trois sièges. Avancez directement et rencontrez quelqu'un de nouveau, assis à côté de vous. Présentez-vous. Profitez de leur compagnie avant que l'orateur ne commence. Arrivez tôt, asseyez-vous à l'avant et apprenez autant que vous le pouvez.

· C'est le moment apprendre. Si vous êtes avec un participant bavard, dites-lui poliment que vous aimeriez parler après la session. Soyez poli, sincère et ferme. Dites-leur dès le début de la conversation. Si vous attendez trop longtemps pour dire quelque chose, vous pouvez vous accrocher à la conversation et il sera plus inconfortable d'en sortir.

· Respectez l'orateur. En tant qu'orateur, il peut être frustrant d'être sur une scène devant un groupe et de se rendre compte que les participants discutent entre eux. Si vous devez avoir une conversation ou passer un appel téléphonique, veuillez quitter la pièce par respect.

3) Événements de mise en réseau

· Apportez des centaines de vos cartes de visite. Votre objectif devrait être de vous rencontrer et, espérons-le, de ramener des affaires à votre entreprise. Ne manquez pas à mi-parcours du salon.

· Commencer et terminer chacun conversation avec une poignée de main. Levez-vous toujours lorsque vous rencontrez quelqu'un pour lui serrer la main.

· Faire de petites conversations est facile, même si vous êtes timide. Demandez aux gens quand ils sont arrivés, leur voyage, leur ville natale, la météo; parler de la conférence, du salon ou des conférenciers. Ces sujets ouvrent la conversation; évitez simplement les sujets émotionnels tels que la politique ou la religion.

· Posez des questions aux gens sur eux-mêmes. Les gens aiment parler, surtout d'eux-mêmes. Ils sortiront même les photos de leurs enfants et de leurs animaux de compagnie. Écoutez sincèrement chaque conversation et vous vous retrouverez à établir une connexion durable.

· Portez votre badge nominatif . Au lieu d'utiliser un cordon, qui rend le badge presque impossible à lire, épinglez-le sur vos vêtements, de préférence sur le côté droit (il est plus facile à lire lorsque vous serrez la main).

4) Le gala de clôture de la soirée finale

· Il s'agit généralement d'un repas assis, alors rappelez-vous les bases :présentez-vous à tout le monde à table. Ne vous penchez pas par-dessus la table pour serrer la main. Levez-vous et déplacez-vous autour de la table, ou rencontrez tout le monde avant de vous asseoir.

· Utilisez le code :BMW. C'est un moyen facile de se rappeler quel ustensile vous appartient. De gauche à droite, cela signifie que l'assiette de pain et de beurre est à gauche, le repas est au milieu, l'eau (et toutes les boissons) à droite. Lorsque vous vous asseyez, prenez immédiatement votre serviette et placez-la sur vos genoux. N'oubliez pas que s'il se trouve dans la tasse à café ou dans votre verre d'eau, retirez celui qui se trouve à votre droite. Si quelqu'un prend votre assiette à pain et beurre, demandez une autre assiette aux serveurs, placez le pain sur votre assiette ou ne mangez pas de pain.

· Ne pas manger avant tout le monde à votre table est servi. Si vous attendez un repas spécial, faites savoir à tout le monde que vous pouvez commencer à manger car votre repas sera en retard.

· Ce sont l'étiquette bases qui vous permettront de passer un moment confortable et amusant lors de votre prochaine conférence de l'industrie.

À propos de l'auteur :

Colleen A. Rickenbacher est une experte en étiquette des affaires et auteur de "Be on Your Best Business Behavior", et le à paraître, "Soyez sur votre meilleur comportement culturel." Elle aide les clients à se démarquer en améliorant les manières, l'image et les compétences en communication. Avec son expérience passée en planification d'événements, ainsi que ses compétences en étiquette, Colleen aide des entreprises telles que FedEx, Microsoft et Marriott à peaufiner leur image pour augmenter leurs profits.