Gestion des actifs IT expliquée : objectif, avantages et meilleures pratiques

Responsable du marché des actifs fixes

Table des matières

• Qu'est-ce que la gestion des actifs IT ?
• Types d'actifs IT
• Pourquoi la gestion des actifs IT est-elle importante ?
• 8 meilleures pratiques de gestion des actifs IT
• La clé du succès ITAM ? Des étiquettes durables
• Questions fréquemment posées

Point clé

La gestion des actifs IT est un outil que les organisations utilisent pour gérer leurs actifs IT de l'approvisionnement à la mise au rebut. L'objectif est de maximiser la valeur de ces actifs tout en les gérant d'une manière qui s'aligne avec les objectifs organisationnels, comme l'efficacité opérationnelle et la conformité.

La technologie sous-tend presque tous les aspects d'une organisation moderne. Qu'il s'agisse de logiciels numériques ou d'un actif physique comme des ordinateurs de bureau, votre organisation dépend des actifs IT pour rester productive et efficace.

Cependant, gérer vos actifs technologiques peut être complexe, surtout pour les grandes organisations.

Pour suivre l'échelle croissante de cette technologie, de plus en plus d'entreprises investissent dans des solutions de gestion des actifs IT (ITAM). Cette technologie suit et gère tous les actifs IT numériques et physiques en un seul endroit, donnant aux dirigeants une visibilité inégalée sur leurs métriques d'utilisation, coûts, conformité et plus.

L'approche et la configuration logicielle de votre organisation ont un impact tremendeux sur le succès de votre approche globale de gestion des actifs IT. Dans ce guide, nous expliquerons comment la gestion des actifs IT bénéficie aux organisations et partagerons les meilleures pratiques pour mobiliser la technologie ITAM.

Image de Jonathan Borba via Pexels

La gestion des actifs IT (ITAM) est une stratégie pour suivre tous les actifs IT physiques et numériques en un seul endroit. L'ITAM aide les organisations à obtenir un compte précis des coûts du cycle de vie des actifs technologiques pour maximiser la valeur de leurs investissements en matériel et logiciels IT.

Au lieu de gérer le matériel dans des tableurs ou des registres papier d'entrée/sortie, le logiciel ITAM facilite le suivi de tous les actifs en un seul endroit et la surveillance de leurs données d'utilisation.

L'ITAM ne suit pas seulement les actifs. Il soutient aussi :

• Approvisionnement technologique
• Réduction des risques
• Licences
• Gestion du cycle de vie
• Maintenance et mises à niveau

La gestion des coûts est définitivement un plus, mais l'objectif ultime de l'ITAM est d'aider les organisations à exploiter efficacement, légalement et efficacement leurs actifs IT. Avec la bonne configuration, l'ITAM réduit les temps d'arrêt et booste la productivité organisationnelle.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur l'ITAM :

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Types d'actifs IT

Les logiciels de gestion des actifs IT classent généralement les actifs en deux catégories : numériques et physiques. Vous avez besoin des deux pour rester productif, mais la façon dont vous suivez ces actifs dans une solution ITAM différera.

Les actifs IT physiques sont des articles tangibles que vous pouvez toucher. Ces actifs font partie de votre infrastructure technologique et incluent des actifs comme :

• Matériel : Cela inclut les ordinateurs, serveurs, équipements réseau et dispositifs de stockage de données comme les disques durs externes.
• Périphériques : Ces appareils complémentaires complètent votre matériel principal, comme les imprimantes, scanners et moniteurs.
• Appareils mobiles : De plus en plus d'employés travaillent en déplacement, surtout dans des industries comme la construction et l'entreposage. Les articles mobiles peuvent facilement être perdus, donc plus d'organisations suivent les smartphones, tablettes et scanners portables avec le logiciel ITAM.
• Équipement de centre de données : Cela inclut les baies de serveurs, systèmes de refroidissement et alimentations de secours.

La plupart des organisations ont besoin d'une solution pour suivre les actifs physiques car il est facile qu'ils se cassent ou se perdent. Cependant, il est tout aussi important d'utiliser l'ITAM pour suivre vos actifs numériques, qui incluent souvent :

• Logiciels : Cette large catégorie inclut les systèmes d'exploitation, applications et suites logicielles.
• Licences : La plupart des logiciels d'entreprise nécessitent des licences pour fonctionner. Les systèmes ITAM suivent toutes les licences et abonnements pour divers produits logiciels et services basés sur le cloud. Puisque de nombreuses organisations paient accidentellement pour des licences qu'elles n'utilisent plus, suivre cette information est un excellent moyen d'identifier le gaspillage et d'économiser de l'argent.
• Médias numériques : Les documents numériques, images et vidéos qualifient comme actifs numériques, surtout si vous travaillez dans un département marketing ou créatif.

Idéalement, la solution ITAM de votre organisation devrait suivre tous les actifs IT. Suivre un type et pas les autres pourrait créer des angles morts qui coûtent plus cher à long terme.

Pourquoi la gestion des actifs IT est-elle importante ?

Image de Christina via Unsplash

Économies de coûts

Vous ne pouvez gérer que ce que vous mesurez, ce qui est vrai avec l'ITAM. Au lieu d'investir dans des actifs IT sans surveillance, une solution ITAM suit et gère précisément les actifs IT.

Certaines plateformes ITAM modernes feront même toute la gestion pour vous grâce à des fonctionnalités mains-libres comme l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle.

Avec l'ITAM, vous pouvez éviter le sur-achat ou la sous-utilisation d'équipements et logiciels. Il identifie les actifs redondants ou sous-utilisés que vous pouvez réallouer ou retirer pour économiser de l'argent. L'ITAM rend aussi beaucoup plus facile la prévision des futures dépenses IT, permettant une budgétisation et planification financière plus précises.

Amélioration de la conformité et de la gestion des risques

Quand il s'agit de gérer des actifs IT porteurs de données sensibles, la traçabilité complète et l'adhérence aux réglementations de conformité sont primordiales. Suivez cette approche en 10 étapes lors de la planification de la mise hors service du matériel de centre de données pour assurer une conformité de bout en bout : https://t.co/Sk1hovRa1Q #itad

— Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) December 1, 2023

La conformité est essentielle pour toutes les entreprises, mais elle est cruciale pour les industries hautement réglementées comme la fabrication chimique et les produits pharmaceutiques. L'ITAM suit toutes les licences logicielles, garanties et exigences réglementaires associées pour vous, maintenant un inventaire précis de tous les actifs IT qui pourraient vous aider à éviter les problèmes liés aux licences logicielles.

Une gestion d'actifs efficace améliore aussi la posture de sécurité de votre entreprise. Quand vous savez où sont tous vos actifs, il est beaucoup plus facile de les sécuriser contre le vol ou la perte, ce qui peut mener à des violations de sécurité coûteuses.

L'ITAM assure aussi que tout le matériel et les logiciels sont à jour et correctement entretenus, vous protégeant contre les menaces de cybersécurité en évolution.

Productivité et efficacité améliorées

La gestion des actifs IT vous donne une vue claire des actifs disponibles pour améliorer l'allocation des ressources et donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. De cette façon, l'ITAM réduit les temps d'arrêt et améliore les temps de réponse, surtout pour les problèmes IT.

De plus, les actifs IT bien gérés ont tendance à avoir des durées de vie plus longues, réduisant les temps d'arrêt qui viennent avec les pannes imprévues et les commandes de remplacement.

Avantages à long terme

L'ITAM prépare votre entreprise au succès à long terme. Il fournit des données précieuses sur l'utilisation des actifs IT, que vous pouvez utiliser pour prendre des décisions stratégiques sur les investissements technologiques et les mises à niveau.

L'ITAM facilite aussi l'alignement de vos actifs IT avec la mission et les objectifs à long terme de votre organisation, vous aidant à rester fidèle à votre mission.

8 meilleures pratiques de gestion des actifs IT

Photo de Fernando Arcos via Pexels

La gestion des actifs IT a de nombreux avantages, à condition que vous suiviez un processus structuré pour maximiser vos actifs. Que vous ayez un processus ITAM existant ou que vous vouliez créer le vôtre à partir de zéro, suivez ces meilleures pratiques pour la gestion des actifs IT.

1. Choisir un logiciel qui suit tout

La plupart des solutions ITAM modernes suivent à la fois les actifs numériques et physiques, mais ce n'est pas toujours le cas. Certaines plateformes ne suivent que les actifs numériques comme les licences, abonnements et médias numériques.

Suivre un type d'actif est utile, mais votre organisation a toujours besoin de matériel comme les ordinateurs, serveurs et équipements réseau pour accéder à ces actifs numériques, alors choisissez une solution ITAM qui suit tous les types d'actifs.

2. Rationaliser la gestion des stocks avec la technologie

Une gestion et un suivi des stocks efficaces sont indispensables pour l'ITAM. Au lieu d'entrer manuellement les actifs dans le système, utilisez des étiquettes à code-barres ou des tags RFID pour augmenter la précision et simplifier tout le processus de suivi d'actifs.

Cette configuration assure que vous prenez en compte tous les actifs, mettez à jour leurs statuts en quasi temps réel et les localisiez en moins de temps. Les étiquettes intelligentes facilitent aussi l'identification des pertes et la prise de décisions éclairées sur l'utilisation des actifs.

3. Tenir compte des cycles de vie des appareils

Aucun matériel ou appareil IT ne survivra éternellement, et chaque pièce d'équipement dans votre organisation aura besoin de mise au rebut à un moment donné. Les solutions de gestion des actifs IT suivent le stade du cycle de vie et l'utilisation de chaque actif, adoptant une approche plus personnalisée de la gestion d'actifs.

Au lieu de simplement mettre hors service les appareils à une date arbitraire, votre solution ITAM offrira des suggestions personnalisées pour la maintenance et la mise au rebut éventuelle basées sur les données d'utilisation réelles. Ces insights rendent beaucoup plus facile la prise de décisions basées sur les données sur quand mettre à niveau ou retirer les actifs, optimisant leur valeur et utilité à long terme.

4. Soutenir l'ITAM avec des politiques officielles

Le logiciel de gestion du cycle de vie IT fera beaucoup du travail lourd pour vous. Pourtant, il est critique d'avoir vos propres politiques de gestion des actifs IT soutenant le logiciel. De cette façon, vous créez des politiques qui fonctionnent pour l'organisation au lieu de simplement suivre les règles qui viennent avec le logiciel ITAM.

Chaque organisation est différente, donc créer des politiques et modeler le logiciel ITAM pour les adapter donnera de meilleurs résultats.

Créez des politiques claires pour la maintenance, la mise à niveau et la mise au rebut des actifs IT. Par exemple, peut-être irez-vous au-delà du minimum pour la mise au rebut des déchets électroniques et créerez des politiques de mise au rebut écologiques pour soutenir les objectifs de durabilité de votre organisation.

5. Utiliser des étiquettes d'actifs de haute qualité et durables

Image de Christina via Unsplash

Certaines étiquettes d'actifs IT s'effacent, s'effritent ou tombent avec le temps, nuisant à la précision de vos efforts ITAM. Utilisez des étiquettes d'actifs IT durables dès le début pour améliorer la précision de l'ITAM et éviter les maux de tête des remplacements fréquents.

Les étiquettes d'actifs durables et étiquettes de sécurité de Camcode sont une option résiliente qui protège contre l'usure quotidienne et les facteurs environnementaux comme la chaleur ou l'exposition chimique.

Pour tirer le meilleur parti de vos étiquettes Camcode, assurez-vous de :

• Placer les étiquettes dans des zones visibles et accessibles
• Assurer que les étiquettes sont solidement fixées avec un adhésif durable
• Incorporer des codes-barres ou codes QR pour un scan et suivi faciles

6. Automatiser ce qui est possible

Peu de dirigeants ont le temps ou la capacité de gérer manuellement des centaines, voire des milliers d'actifs. Non seulement cela prend plus de temps, mais cela vous expose aussi aux erreurs et à la responsabilité.

Une solution logicielle automatisée fera gagner du temps et améliorera la qualité de vos efforts de suivi d'actifs.

Des automatisations simples basées sur des déclencheurs feront beaucoup du travail pour vous. Par exemple, vous pouvez configurer un déclencheur dans votre logiciel ITAM pour ouvrir automatiquement un ticket de support quand le département IT scanne un actif.

Tous les logiciels ITAM n'exploitent pas l'IA, mais c'est une fonctionnalité utile pour analyser rapidement les données d'utilisation et repérer les tendances. Il a besoin de collecter plusieurs mois de données pour faire des conclusions statistiquement significatives, mais l'ITAM alimenté par l'IA est une solution qui fait gagner du temps et surpasse souvent les analystes humains.

7. Auditer régulièrement les actifs

Parfois, les données dans votre logiciel ITAM ne correspondent pas à ce qui se passe vraiment sur le terrain. Les audits réguliers assurent l'exactitude des enregistrements d'inventaire, identifient les écarts, améliorent l'utilisation des actifs et vérifient l'état des actifs.

Des audits fréquents peuvent aussi aider avec la conformité et la gestion des risques si vous êtes dans un domaine réglementé.

8. Intégrer l'ITAM avec d'autres systèmes d'entreprise

Bien que les solutions ITAM puissent certainement simplifier la gestion d'actifs, elles cloisonnent encore vos données d'actifs en un seul endroit. Intégrez l'ITAM avec votre planification des ressources d'entreprise (ERP), gestion des ressources humaines (HRM) et systèmes financiers pour obtenir une image plus complète de ce qui se passe dans votre organisation.

L'intégration vous donnera une vue plus holistique de vos ressources tout en facilitant une meilleure coordination entre les différents départements.

La clé du succès ITAM ? Des étiquettes durables

La gestion des actifs IT devient encore plus importante alors que les organisations investissent plus de temps et de ressources dans les logiciels et le matériel. Une ITAM efficace n'est pas juste une nécessité pour de meilleures opérations, mais une approche stratégique qui rend votre organisation plus rentable et efficace.

En suivant les meilleures pratiques ITAM, vous pouvez réaliser des économies de coûts significatives, améliorer la conformité et booster la productivité.

L'astuce est de combler le fossé entre les actifs IT physiques et votre logiciel ITAM. Les étiquettes d'actifs durables de Camcode sont spécifiquement conçues pour suivre le rythme de vos actifs, faisant des étiquettes un outil indispensable pour booster la précision et l'efficacité de l'ITAM.

Avec une variété d'options pour répondre aux besoins de vos applications, telles que les étiquettes Foil Metalphoto® et les solutions de suivi d'actifs IT offrant une sécurité accrue, comme les étiquettes Polyester Invérifables, Camcode offre une solution robuste et fiable pour tous vos besoins de suivi d'actifs IT.

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Questions fréquemment posées