La gestion des actifs informatiques expliquée :objectif, avantages et meilleures pratiques

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Table des matières

• Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques ?
• Types d'actifs informatiques
• Pourquoi la gestion des actifs informatiques est-elle importante ?
• 8 bonnes pratiques en matière de gestion des actifs informatiques
• La clé du succès d'ITAM ? Étiquettes durables
• Questions fréquemment posées

Points clés à retenir

Gestion des actifs informatiques est un outil que les organisations utilisent pour gérer leurs actifs informatiques, de l'approvisionnement à la mise au rebut. L'objectif est de maximiser la valeur de ces actifs tout en les gérant d'une manière qui s'aligne sur les objectifs de l'organisation, comme l'efficacité opérationnelle et la conformité.

La technologie sous-tend presque tous les aspects d’une organisation moderne. Qu'il s'agisse de logiciels numériques ou d'actifs physiques comme des ordinateurs de bureau, votre organisation s'appuie sur des actifs informatiques pour rester productive et efficace.

Cependant, la gestion de vos actifs technologiques peut s'avérer complexe, en particulier pour les grandes organisations.

Pour suivre le rythme croissant de cette technologie, de plus en plus d'entreprises investissent dans la gestion des actifs informatiques. (ITAM). Cette technologie suit et gère tous les actifs informatiques numériques et physiques en un seul endroit, offrant aux dirigeants une visibilité inégalée sur leurs mesures d'utilisation, leurs coûts, leur conformité et bien plus encore.

L’approche de votre organisation et la configuration logicielle ont un impact considérable sur le succès de votre approche globale de gestion des actifs informatiques. Dans ce guide, nous expliquerons comment la gestion des actifs informatiques profite aux organisations et partagerons les meilleures pratiques pour mobiliser la technologie ITAM.

Image de Jonathan Borba de Pexels

La gestion des actifs informatiques (ITAM) est une stratégie permettant de suivre tous les actifs informatiques physiques et numériques en un seul endroit. ITAM aide les organisations à obtenir un compte précis des coûts du cycle de vie des actifs technologiques afin de maximiser la valeur de leurs investissements dans le matériel et les logiciels informatiques.

Au lieu de gérer le matériel dans des feuilles de calcul ou des journaux d'enregistrement/départ sur papier, le logiciel ITAM facilite le suivi de tous les actifs en un seul endroit et la surveillance de leurs données d'utilisation.

ITAM ne se contente pas de suivre les actifs. Il prend également en charge :

• Approvisionnement en technologies
• Réduction des risques
• Licences
• Gestion du cycle de vie
• Maintenance et mises à niveau

La gestion des coûts est certainement un plus, mais l'objectif ultime de l'ITAM est d'aider les organisations à exploiter leurs actifs informatiques de manière efficace, légale et efficiente. Avec la bonne configuration, ITAM réduit les temps d'arrêt et augmente la productivité de l'organisation.

Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur ITAM :

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Types d'actifs informatiques

Les logiciels de gestion des actifs informatiques divisent généralement les actifs en deux catégories :numériques et physiques. Vous avez besoin des deux pour rester productif, mais la manière dont vous suivez ces actifs dans une solution ITAM sera différente.

Les actifs informatiques physiques sont des éléments tangibles que vous pouvez toucher. Ces actifs font partie de votre infrastructure technologique et incluent des actifs tels que :

• Matériel : Cela inclut les ordinateurs, les serveurs, les équipements réseau et les périphériques de stockage de données tels que les disques durs externes.
• Périphériques : Ces appareils complémentaires complètent votre matériel principal, comme les imprimantes, les scanners et les moniteurs.
• Appareils mobiles :De plus en plus d'employés travaillent en déplacement, en particulier dans des secteurs comme la construction et l'entreposage. Les éléments mobiles peuvent facilement disparaître, c'est pourquoi de plus en plus d'organisations suivent les smartphones, les tablettes et les scanners portables avec le logiciel ITAM.
• Équipement du centre de données :Cela inclut les racks de serveurs, les systèmes de refroidissement et les fournisseurs d'alimentation de secours.

La plupart des organisations ont besoin d’une solution de suivi des actifs physiques, car il est facile pour eux de tomber en panne ou de disparaître. Cependant, il est tout aussi important d'utiliser ITAM pour suivre vos actifs numériques, ce qui inclut souvent :

• Logiciel : Cette vaste catégorie comprend les systèmes d'exploitation, les applications et les suites logicielles.
• Licences : La plupart des logiciels d'entreprise nécessitent des licences pour fonctionner. Les systèmes ITAM suivent toutes les licences et abonnements pour divers produits logiciels et services basés sur le cloud. Étant donné que de nombreuses organisations paient accidentellement pour des licences qu'elles n'utilisent plus, le suivi de ces informations constitue un excellent moyen d'identifier le gaspillage et d'économiser de l'argent.
• Médias numériques :Les documents, images et vidéos numériques sont considérés comme des actifs numériques, en particulier si vous travaillez dans un service marketing ou dans un domaine créatif.

Idéalement, la solution ITAM de votre organisation devrait suivre tous les actifs informatiques. Suivre un type et pas les autres pourrait créer des angles morts qui coûteraient plus cher à long terme.

Pourquoi la gestion des actifs informatiques est-elle importante ?

Image de Christine de Unsplash

La gestion des actifs informatiques est essentielle pour toutes les organisations, que vous dirigiez une petite startup ou une entreprise multinationale.

Économies de coûts

Vous ne pouvez gérer que ce que vous mesurez, ce qui est vrai avec ITAM. Au lieu d'investir dans des actifs informatiques sans aucune surveillance, une solution ITAM suit et gère avec précision les actifs informatiques.

Certaines plates-formes ITAM modernes effectueront même toute la gestion à votre place grâce à des fonctionnalités pratiques telles que l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle.

Avec ITAM, vous pouvez éviter de suracheter ou de sous-utiliser des équipements et des logiciels. Il identifie les actifs redondants ou sous-utilisés que vous pouvez réaffecter ou mettre hors service pour économiser de l'argent. ITAM facilite également la prévision des dépenses informatiques futures, permettant une budgétisation et une planification financière plus précises.

Amélioration de la conformité et de la gestion des risques

Lorsqu’il s’agit de gérer des données sensibles portant sur des actifs informatiques, une traçabilité complète et le respect des réglementations de conformité sont primordiaux. Suivez cette approche en 10 étapes lors de la planification du déclassement du matériel du centre de données afin de garantir une conformité de bout en bout :https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad pic.twitter.com/TZwGKAFBMY

– Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) 1er décembre 2023

La conformité est essentielle pour toutes les entreprises, mais elle est cruciale pour les secteurs hautement réglementés comme la fabrication de produits chimiques et pharmaceutiques. ITAM suit pour vous toutes les licences logicielles, les garanties et les exigences réglementaires associées, en maintenant un inventaire précis de tous les actifs informatiques qui pourraient vous aider à éviter les problèmes liés aux licences logicielles.

Une gestion efficace des actifs améliore également la sécurité de votre entreprise. Lorsque vous savez où se trouvent tous vos actifs, il est beaucoup plus facile de les protéger contre le vol ou la perte, ce qui peut entraîner des failles de sécurité coûteuses.

ITAM garantit également que tous les matériels et logiciels sont à jour et correctement entretenus, vous protégeant ainsi contre l'évolution des menaces de cybersécurité.

Productivité et efficacité améliorées

La gestion des actifs informatiques vous donne une vue claire des actifs disponibles pour améliorer l'allocation des ressources et donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. De cette manière, ITAM réduit les temps d'arrêt et améliore les temps de réponse, notamment pour les problèmes liés à l'informatique.

De plus, les actifs informatiques bien gérés ont tendance à avoir une durée de vie plus longue, ce qui réduit les temps d'arrêt liés aux pannes inattendues et aux commandes de remplacement.

Avantages à long terme

ITAM prépare votre entreprise au succès à long terme. Il fournit des données précieuses sur l'utilisation des actifs informatiques, que vous pouvez utiliser pour prendre des décisions stratégiques concernant les investissements et les mises à niveau technologiques.

ITAM facilite également l'alignement de vos actifs informatiques sur la mission et les objectifs à long terme de votre organisation, vous aidant ainsi à rester fidèle à votre mission.

8 bonnes pratiques en matière de gestion des actifs informatiques

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La gestion des actifs informatiques présente de nombreux avantages, à condition que vous suiviez un processus structuré pour maximiser vos actifs. Que vous disposiez d'un processus ITAM existant ou que vous souhaitiez créer le vôtre à partir de zéro, suivez ces bonnes pratiques pour la gestion des actifs informatiques.

1. Choisissez un logiciel qui suit tout

La plupart des solutions modernes de gestion des actifs informatiques suivent à la fois les actifs numériques et physiques, mais ce n'est pas toujours le cas. Certaines plates-formes suivent uniquement les actifs numériques tels que les licences, les abonnements et les médias numériques.

Le suivi d'un type d'actif est utile, mais votre organisation a toujours besoin de matériel tel que des ordinateurs, des serveurs et des équipements réseau pour accéder à ces actifs numériques. Optez donc pour une solution ITAM qui suit tous les types d'actifs.

2. Rationalisez la gestion des stocks grâce à la technologie

Une gestion et un suivi efficaces des stocks sont indispensables pour ITAM. Au lieu de saisir manuellement les actifs dans le système, utilisez des étiquettes à codes-barres ou des étiquettes RFID pour améliorer la précision et simplifier l'ensemble du processus de suivi des actifs.

Cette configuration garantit que vous prenez en compte tous les actifs, mettez à jour leurs statuts en temps quasi réel et localisez-les en moins de temps. Les étiquettes intelligentes facilitent également l'identification des pertes et la prise de décisions éclairées concernant l'utilisation des actifs.

3. Tenir compte des cycles de vie des appareils

Aucun matériel ou appareil informatique ne survivra éternellement, et chaque élément d’équipement de votre organisation devra être mis au rebut à un moment donné. Les solutions de gestion des actifs informatiques suivent l'étape du cycle de vie et l'utilisation de chaque actif, en adoptant une approche plus personnalisée de la gestion des actifs.

Au lieu de simplement mettre fin aux appareils à une date arbitraire, votre solution ITAM proposera des suggestions personnalisées de maintenance et d'élimination éventuelle basées sur les données d'utilisation réelles. Ces informations facilitent grandement la prise de décisions basées sur les données quant au moment de mettre à niveau ou de mettre hors service les actifs, optimisant ainsi leur valeur et leur utilité à long terme.

4. Sauvegardez ITAM avec les politiques officielles

Un logiciel de gestion du cycle de vie informatique fera le gros du travail à votre place. Il est néanmoins essentiel de disposer de vos propres politiques de gestion des actifs informatiques pour sauvegarder le logiciel. De cette façon, vous créez des politiques qui fonctionnent pour l'organisation au lieu de simplement suivre les règles fournies avec le logiciel ITAM.

Chaque organisation est différente, donc créer des politiques et adapter le logiciel ITAM pour les adapter vous donnera de meilleurs résultats.

Créez des politiques claires pour la maintenance, la mise à niveau et l’élimination des actifs informatiques. Par exemple, vous allez peut-être au-delà du strict minimum en matière d'élimination des déchets électroniques et créez des politiques d'élimination respectueuses de l'environnement pour soutenir les objectifs de développement durable de votre organisation.

5. Utilisez des étiquettes d'actifs durables et de haute qualité

Image de Christine de Unsplash

Certaines étiquettes d'actifs informatiques s'estompent, s'effacent ou tombent avec le temps, ce qui nuit à la précision de vos efforts ITAM. Utilisez dès le départ des étiquettes d'actifs informatiques durables pour améliorer la précision de l'ITAM et éviter les problèmes liés aux remplacements fréquents.

Les étiquettes d'actifs et les étiquettes de sécurité durables de Camcode constituent une option résiliente qui protège contre l'usure quotidienne et les facteurs environnementaux tels que la chaleur ou l'exposition aux produits chimiques.

Pour tirer le meilleur parti de vos étiquettes Camcode, assurez-vous de :

• Placez les étiquettes dans les zones visibles et accessibles
• Assurez-vous que les étiquettes sont solidement fixées avec un adhésif durable
• Incorporez des codes-barres ou des codes QR pour faciliter la numérisation et le suivi.

6. Automatisez ce que vous pouvez

Peu de dirigeants ont le temps ou la capacité de gérer manuellement des centaines, voire des milliers d’actifs. Non seulement cela prend plus de temps, mais cela vous expose également à des erreurs et à des responsabilités.

Une solution logicielle automatisée vous fera gagner du temps et améliorera la qualité de vos efforts de suivi des actifs.

De simples automatisations basées sur des déclencheurs feront une grande partie du travail à votre place. Par exemple, vous pouvez configurer un déclencheur dans votre logiciel ITAM pour ouvrir automatiquement un ticket d'assistance lorsque le service informatique analyse un actif.

Tous les logiciels ITAM n'exploitent pas l'IA, mais il s'agit d'une fonctionnalité utile pour analyser rapidement les données d'utilisation et repérer les tendances. Il faut collecter plusieurs mois de données pour tirer des conclusions statistiquement significatives, mais l'ITAM basé sur l'IA est une solution permettant de gagner du temps et qui surpasse souvent les analystes humains.

7. Auditer régulièrement les actifs

Parfois, les données de votre logiciel ITAM ne correspondent pas à ce qui se passe réellement sur le terrain. Des audits réguliers garantissent l'exactitude des enregistrements d'inventaire, identifient les écarts, améliorent l'utilisation des actifs et vérifient l'état des actifs.

Des audits fréquents peuvent également contribuer à la conformité et à la gestion des risques si vous travaillez dans un domaine réglementé.

8. Intégrer ITAM à d'autres systèmes d'entreprise

Bien que les solutions ITAM puissent certainement simplifier la gestion des actifs, elles cloisonnent toujours vos données d'actifs en un seul endroit. Intégrez l'ITAM à vos systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), de gestion des ressources humaines (GRH) et financiers pour obtenir une image plus complète de ce qui se passe dans votre organisation.

L'intégration vous donnera une vue plus globale de vos ressources tout en facilitant une meilleure coordination entre les différents départements.

La clé du succès d'ITAM ? Étiquettes durables

La gestion des actifs informatiques devient encore plus importante à mesure que les organisations investissent davantage de temps et de ressources dans les logiciels et le matériel. Un ITAM efficace n'est pas seulement une nécessité pour de meilleures opérations, mais une approche stratégique qui rend votre organisation plus rentable et plus efficace.

En suivant les meilleures pratiques ITAM, vous pouvez réaliser des économies significatives, améliorer la conformité et augmenter la productivité.

L’astuce consiste à combler le fossé entre les actifs informatiques physiques et votre logiciel ITAM. Les étiquettes d'actifs durables de Camcode sont spécialement conçues pour suivre vos actifs, faisant des étiquettes un outil indispensable pour améliorer la précision et l'efficacité de l'ITAM.

Avec une variété d'options pour répondre aux besoins de vos applications, telles que les étiquettes Foil Metalphoto® et des solutions de suivi des actifs informatiques qui offrent une sécurité supplémentaire, telles que les étiquettes inviolables en polyester, Camcode offre une solution robuste et fiable pour tous vos besoins en matière de suivi des actifs informatiques.

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Questions fréquemment posées