Révolutionner les achats grâce à l'automatisation robotique : efficacité et précision accrues

Les humains sont fascinés par l'automatisation depuis le Moyen Âge. La première grande étape fut l'invention de la roue, qui a transformé le transport de manière inimaginable. Aujourd'hui, l'automatisation dans les opérations, la fabrication, la finance et le marketing a permis des gains de productivité significatifs. Quelle est la prochaine étape ? L'automatisation des processus par la robotique (RPA) apporte la réponse.

Le défi de l'interopérabilité dans les chaînes d'approvisionnement modernes

Dans les organisations modernes, la chaîne d'approvisionnement repose sur un portefeuille d'applications logicielles dédiées aux fonctions spécialisées. Assurer leur interaction fluide est un point de douleur courant. La RPA peut aider les entreprises à réaliser une collaboration sans intervention manuelle entre applications clés : planification des ressources d'entreprise (ERP), gestion des transports, gestion d'entrepôt, planification, achats et gestion de produits.

Les utilisateurs des achats et de l'approvisionnement interagissent avec nombre de ces systèmes, s'appuyant sur des données externes pour prendre des décisions éclairées sur les quantités, prix et emplacements. L'équipe achats consacre souvent un temps considérable à la collecte et l'analyse de données, ce qui affecte directement le temps de cycle des processus. Une enquête Gartner 2019 sur l'approvisionnement, les achats et la gestion des fournisseurs a identifié des enjeux critiques : économies directes (instantanées), impact sur les résultats business, négociation efficace, évitement de coûts, et temps de traitement. La RPA peut aider à résoudre ces défis dans tous ces domaines.

Un rapport Gartner 2020 sur l'optimisation des coûts IT a montré que l'introduction ou l'augmentation de l'automatisation peut permettre aux organisations d'atteindre 10 % à 15 % d'économies nettes sur les coûts de projets IT en cours. Les organisations peuvent maintenir leur architecture IT existante tout en bénéficiant de gains de productivité accrus grâce à la RPA. La technologie peut soutenir un retour sur investissement amélioré pour les produits numériques existants grâce à des stratégies de produit optimisées.

La réconciliation d'inventaire par RPA peut aider les multinationales à réduire de plus de 70 % le temps de cycle de réconciliation. Par exemple, une grande entreprise logistique mondiale a implémenté la RPA pour transformer ses opérations et atteindre l'excellence de la chaîne d'approvisionnement.

En permettant une transformation numérique rapide des fonctions de la chaîne d'approvisionnement, la RPA s'impose comme l'un des outils les plus critiques pour l'amélioration de la productivité. La taille du marché mondial de la RPA devrait connaître une croissance considérable, atteignant 6,10 milliards de dollars d'ici 2027, selon Fortune Business Insights. Dans la chaîne d'approvisionnement d'une organisation moderne, la RPA peut révéler de la valeur cachée par la transformation de la plupart des processus de la fonction achats. Voici les principaux domaines où les organisations peuvent obtenir des bénéfices immédiats.

Principaux domaines d'application de la RPA dans les achats

Analyse autonome des dépenses

La collecte des dépenses et l'analyse par catégorie sont un domaine clé où la RPA aide, en rassemblant automatiquement les données de diverses sources. Au niveau organisationnel, la RPA peut générer des rapports détaillés à partir d'applications ERP ainsi que de fichiers manuels (PDF, Excel). Elle peut aussi intégrer des outils locaux existants qu'une entreprise utiliserait pour exécuter ses processus d'achat. Avec la collecte automatique des données de dépenses, les « bots » peuvent également permettre des évaluations automatiques et détaillées des opportunités de dépenses basées sur une politique définie.

Analyse de marché et achats spot optimisés

Un bot peut aisément collecter des informations depuis plusieurs sites web et documents, mis à jour régulièrement (mensuel ou hebdomadaire) par des fournisseurs de données tiers. Un tableau de bord d'analyse de marché peut utiliser ces informations collectées sans avoir à mettre à jour ou vérifier les données sources. Les responsables achats peuvent même passer des commandes spot via des bots, qui identifient les meilleurs vendeurs et prix du marché basés sur une étude de marché. La RPA réduit considérablement les efforts de recherche sur Internet et autres sources.

Auto-benchmarking et suivi de performance sans intervention

La RPA permet la collecte automatique de données pour alimenter les tableaux de bord d'indicateurs clés de performance (KPI) et permet aux entreprises de réaliser des exercices de benchmarking sans intervention humaine. Elle peut aussi collecter automatiquement des données depuis plusieurs applications (y compris la messagerie). Si un utilisateur souhaite fournir des données par e-mail, la RPA peut intégrer ces entrées dans le tableau de bord KPI et améliorer l'expérience achats et la satisfaction des parties prenantes.

Gestion des demandes d'achat (DA) et bons de commande (BC) et identification des fournisseurs

Un bot peut collecter les données des DA et rechercher le catalogue produits pour les articles disponibles. Si un article n'est pas disponible, le bot peut rechercher des fournisseurs sur Internet et suggérer des correspondances possibles. La RPA peut même aider à initier des conversations et interroger plusieurs fournisseurs sur la disponibilité des produits avec des devis de prix indicatifs, par e-mail ou SMS. Un bot peut gérer l'ensemble du processus d'identification de produit, d'étude de marché et de gestion de la relation fournisseur, libérant un temps significatif pour les responsables achats. En plus des notifications et rapports réguliers envoyés par l'ERP pour l'initiation des DA et BC, la RPA peut aider à créer des rapports personnalisés au niveau catégorie ou produit.

Embarquement automatique des fournisseurs et création du référentiel fournisseurs

L'intégration des fournisseurs et la création du référentiel sont généralement des tâches manuelles chronophages dans de nombreuses organisations. Avec un bot RPA, le processus de création fournisseur automatique peut s'exécuter sans intervention humaine. Un bot peut ajouter les données de référence dans les applications d'entreprise à tout moment.

Audit fournisseur personnalisé

Les bots peuvent aider à créer des rapports personnalisés pour un fournisseur spécifique, surveillant les contrats en cours, le suivi des réclamations et la conformité contractuelle. Basés sur une politique définie, les bots peuvent envoyer des rappels périodiques automatiques par e-mail ou SMS à des fournisseurs spécifiques. Les bots avec capacités e-mail peuvent aussi fournir des mises à jour automatiques dans la boîte mail ou par SMS directement pour tout critère ou exception défini.

Estimation de l'automatisation et limites (niveaux de maturité 3 et 4 selon le cadre TCS Process Excellence)

	Analyse autonome des dépenses	Analyse de marché & achats spot optimisés	Auto-benchmarking & suivi performance sans intervention	Gestion DA/BC & identification fournisseurs	Embarquement auto fournisseurs & création référentiel	Audit fournisseur personnalisé
% du processus automatisable	> 80%	> 70%	> 60%	> 80%	> 50%	> 60%
Ce qui ne peut pas être automatisé	Dépenses « maverick » non documentées Orientation de la direction	Validation humaine Intégration vendeurs hors ligne	Plans d'amélioration de performance Identification des KPI	Contrôles qualité produit Garantie du prix le plus bas	Vérification fournisseur Authentification fournisseur	Contrôles qualité sur le terrain Identification source des litiges
KPIs directement impactés	% du total des dépenses gérées par l'organisation achats ROI des achats Coût d'approvisionnement	Dépenses de fonctionnement des achats Réduction directe des coûts Évitement de coûts Satisfaction des employés	Valeur des contrats sous gestion active Variance de la valeur des commandes Risque contractuel	% de fournisseurs certifiés Cycle DA vers BC Coût moyen de traitement BC Satisfaction parties prenantes	Dépense gestion données de référence en % du total dépenses Taux d'erreur sur enregistrements Temps d'administration contractuelle	Taux de conformité Ratio de rejet Valeur retouches et rebuts Note qualité fournisseur

* Estimations de données pour organisations aux niveaux de maturité 3 et 4 selon le cadre TCS Process Excellence

La RPA s'impose rapidement comme partie intégrante de l'organisation achats, et continuera d'évoluer et de mûrir. Une fois alignée sur la stratégie business, la RPA peut délivrer des résultats exceptionnels et durables dans un court délai.

Bakul Sharma et Mudit Bansal sont consultants dans la pratique Global Supply Chain de Tata Consultancy Services.