Transformer le processus d'approvisionnement grâce à la robotique

Les humains sont fascinés par l'automatisation depuis l'âge des ténèbres.

La première étape majeure vers l'automatisation dans l'histoire de l'humanité a été l'invention de la roue, qui a amélioré le transport d'une manière qui était auparavant inimaginable. Avance rapide jusqu'à présent, et l'automatisation des opérations, de la fabrication, des finances et du marketing ont permis des améliorations significatives de la productivité. Alors, où va la technologie à partir d'ici ? L'automatisation des processus robotiques (RPA) détient la réponse.

Dans les organisations modernes, la chaîne d'approvisionnement se compose d'un portefeuille d'applications logicielles dédiées qui exécutent des fonctions spécialisées. Assurer une interaction fluide entre eux est un point douloureux commun. La RPA peut aider les entreprises à établir une collaboration sans contact entre les applications clés telles que la planification des ressources de l'entreprise (ERP), la gestion des transports, la gestion des entrepôts, la planification, les achats et la gestion des produits.

Les utilisateurs de l'approvisionnement et de l'approvisionnement interagissent avec bon nombre de ces systèmes, en s'appuyant sur des points de données externes pour prendre des décisions éclairées concernant la quantité, le prix et l'emplacement des produits. L'équipe d'approvisionnement investit souvent beaucoup de temps dans la collecte et l'analyse des données, ce qui affecte directement la durée du cycle de traitement. Dans une enquête Gartner de 2019 sur l'approvisionnement, l'approvisionnement et la gestion des fournisseurs, les problèmes critiques dans l'approvisionnement technologique comprenaient les économies de coûts directes (instantanées), l'impact des résultats commerciaux, la négociation efficace, l'évitement des coûts et le temps de traitement. La RPA peut considérablement aider à résoudre les problèmes d'approvisionnement dans tous ces domaines.

Un rapport Gartner 2020 sur l'informatique L'optimisation des coûts a révélé que l'introduction ou l'augmentation de l'automatisation peut aider les organisations à réaliser 10 à 15 % d'économies nettes en informatique continue. les coûts du projet de services. Les organisations peuvent maintenir leur système informatique existant. l'architecture tout en bénéficiant de gains de productivité accrus grâce à la RPA. La technologie peut améliorer le retour sur investissement des produits numériques existants grâce à des stratégies de produits optimisées.

Le rapprochement des stocks via RPA peut aider les entreprises multinationales à réduire de plus de 70 % le temps de cycle de rapprochement. Par exemple, une grande entreprise mondiale de logistique a mis en œuvre la RPA pour la transformation des opérations afin d'atteindre l'excellence de la chaîne d'approvisionnement.

En permettant une transformation numérique rapide des fonctions de la chaîne d'approvisionnement, la RPA s'avère être l'un des outils les plus critiques pour l'amélioration de la productivité. La taille du marché mondial de la RPA devrait connaître une croissance considérable, atteignant 6,10 milliards de dollars d'ici 2027, selon Fortune Business Insights. Dans la chaîne d'approvisionnement d'une organisation moderne, la RPA peut découvrir une valeur cachée grâce à la transformation de la plupart des processus de la fonction d'approvisionnement. Voici quelques-uns des domaines clés dans lesquels les organisations peuvent obtenir des avantages RPA immédiats.

Analyse autonome des dépenses . La collecte des dépenses et l'analyse des catégories sont un domaine clé dans lequel la RPA peut vous aider, en rassemblant automatiquement des données à partir de diverses sources. Au niveau organisationnel, RPA peut aider à générer des rapports détaillés à partir d'applications ERP ainsi que des fichiers manuels, tels que des fichiers PDF et des feuilles de calcul Excel. La RPA peut également intégrer des outils existants développés localement qu'une entreprise peut utiliser pour exécuter des processus d'approvisionnement. Grâce à la collecte automatique des données sur les dépenses, les « bots » peuvent également permettre des évaluations automatiques détaillées des opportunités de dépenses en fonction d'une politique définie.

Analyse du marché et achats spot optimisés. Un bot peut facilement collecter des informations à partir de plusieurs sites Web et documents, qui sont mis à jour régulièrement sur une base mensuelle ou hebdomadaire par des fournisseurs de données tiers. Un tableau de bord d'analyse de marché peut utiliser ces informations collectées sans avoir besoin de mettre à jour ou de vérifier les données sources. Les responsables des achats peuvent même passer des commandes d'achat au comptant à l'aide de robots, qui identifient les meilleurs vendeurs et prix disponibles sur le marché en fonction d'études de marché. La RPA peut réduire considérablement les efforts consacrés à la recherche sur Internet et d'autres sources.

Analyse comparative automatique et surveillance des performances sans contact . La RPA peut permettre la collecte automatique de données pour alimenter les tableaux de bord des indicateurs de performance clés (KPI) et permettre aux entreprises de mener des exercices d'analyse comparative sans intervention humaine. Il peut également aider à collecter automatiquement des données à partir de plusieurs applications (y compris la messagerie électronique). Si un utilisateur souhaite fournir des données avec un e-mail, RPA peut aider à intégrer les entrées d'e-mail dans le tableau de bord KPI et améliorer l'expérience d'approvisionnement et la satisfaction des parties prenantes.

Gestion des demandes d'achat (PR) et des bons de commande (PO) et identification des fournisseurs. Un bot peut collecter des données auprès des PR et rechercher dans le catalogue de produits les articles disponibles. Si un article n'est pas disponible, le bot peut rechercher des fournisseurs sur Internet et fournir des suggestions pour d'éventuelles correspondances de fournisseurs. La RPA peut même aider à lancer des conversations et à interroger plusieurs fournisseurs sur la disponibilité des produits avec des devis provisoires, en utilisant un e-mail ou un SMS. Un bot peut gérer l'ensemble du processus d'identification des produits, d'études de marché et de gestion des relations avec les fournisseurs, libérant ainsi un temps considérable pour les responsables des achats. En plus des notifications et rapports réguliers envoyés par l'ERP pour le lancement des relations publiques et des bons de commande, la RPA peut aider à créer des rapports personnalisés au niveau de la catégorie ou du produit.

Inscription automatique des fournisseurs et création de fiches fournisseurs. L'intégration et la création de fournisseurs sont généralement une tâche manuelle fastidieuse dans de nombreuses organisations. Avec un bot RPA, le processus de création automatique de fournisseur peut être exécuté sans intervention humaine. Un bot peut ajouter des données de base aux applications d'entreprise à tout moment.

Audit fournisseur personnalisé. Les bots peuvent aider à créer des rapports personnalisés pour un fournisseur spécifique en surveillant les contrats en cours, le suivi des réclamations et la conformité des contrats. Sur la base d'une politique définie, les robots peuvent envoyer des rappels périodiques automatiquement par e-mail ou SMS à des fournisseurs spécifiques. Les robots dotés de capacités de messagerie électronique peuvent également fournir des mises à jour automatiques dans la boîte aux lettres ou par SMS directement pour tout critère ou exception défini.

*Estimations des données pour les organisations de niveau de maturité 3 et 4 selon le cadre d'excellence des processus TCS

La RPA est en train de devenir rapidement une partie intégrante de l'organisation des achats et continuera d'évoluer et de mûrir. Une fois alignée sur la stratégie commerciale, la RPA peut fournir des résultats exceptionnels et durables dans un court laps de temps.

Bakul Sharma et Mudit Bansal sont consultants dans la pratique de la chaîne d'approvisionnement mondiale de Tata Consultancy Services.