Comment s'assurer que les factures de fret sont correctes et payées rapidement

Il y a de bonnes raisons pour que le paiement du fret soit considéré comme la boîte en carton ondulé brune de l'industrie de la chaîne d'approvisionnement. C'est un sujet terne dans un monde marqué par des complexités réglementaires, des restrictions de capacité, des défis géopolitiques, une demande croissante, une pandémie mondiale et un comportement changeant des consommateurs. Compte tenu de ces forces du marché, le paiement du fret ne figure généralement pas parmi les 10 principales préoccupations des expéditeurs.

Cela ne veut pas dire que le paiement du fret ne mérite pas une attention particulière. Les factures des transporteurs sont notoirement inexactes, menaçant de perturber les performances des transporteurs et la disponibilité de la capacité si elles ne sont pas gérées correctement.

Mais à quel point les factures des transporteurs sont-elles inexactes ? Les analystes du secteur évaluent ce chiffre entre 15 % et 66 %, un auditeur de fret tiers signalant qu'une facture sur quatre qu'il examine est rejetée en raison d'erreurs. Alors, comment vous assurez-vous que les factures de fret sont correctes et que les transporteurs paient rapidement, pour que la chaîne d'approvisionnement reste ininterrompue ?

Pourquoi les factures de fret sont rejetées

Les rejets ont historiquement été utilisés pour stimuler le comportement des transporteurs. Il est tout à fait approprié de tenir les transporteurs responsables des normes de qualification. Si un accusé de réception n'est pas fourni, la facture doit être rejetée. Mais obliger le transporteur à respecter une norme de validation de facture qui inclut la livraison d'informations supplémentaires, même lorsque ces informations ne lui sont pas fournies de manière cohérente, peut être considéré comme une subrogation du processus de comptabilisation de l'expéditeur.

Rien de tout cela ne suggère que les normes de validation devraient être assouplies. Il y a une différence entre une erreur de facturation qui autorise un paiement partiel (comme une remise incorrecte) et un rejet pur et simple qui n'entraîne aucun paiement au transporteur. Les problèmes entraînant le rejet pur et simple d'une facture - le manque de pièces justificatives, par exemple - sont rares, représentant entre 1 % et 2 % de tous les rejets. La plupart des factures présentées à un fournisseur de paiement de fret réussissent le premier test :est-ce la facture du client à payer et s'agit-il d'un transporteur agréé ? Les validations supplémentaires, liées à des règles commerciales spécifiques à l'expéditeur, sont l'endroit où se produisent la majeure partie des rejets et nécessitent le plus d'efforts pour être résolues. Par conséquent, l'exactitude de la facture du transporteur dépend fortement des informations fournies par l'expéditeur. Si le transporteur a un connaissement de l'expéditeur, la facture ne sera aussi précise que les informations qu'elle contient.

Seuil de rejet de facture

De manière générale, les rejets de factures ne devraient pas dépasser 4 % de toutes les factures reçues, avec 2 % comme meilleure pratique. Si le taux de rejet de votre organisation est supérieur à 4 %, il est probable que le problème ne soit pas tant la pratique de facturation du transporteur que les règles imposées au fournisseur d'audit de fret pour gérer le processus. Pour que les factures soient payées correctement et rapidement, les bonnes informations doivent être envoyées au transporteur. En outre, les expéditeurs doivent déterminer si une règle commerciale a transféré le fardeau de la collecte de données, de la comptabilité et même des exigences de service au client final sur le transporteur, qui est souvent mal équipé pour résoudre ces problèmes. De plus, d'autres forces telles qu'un nouveau contrat, des tarifs renégociés ou une nouvelle relation avec le transporteur peuvent déclencher des retards d'information et de communication qui conduisent au rejet de la facture.

La cause la plus fréquente de rejet de facture est l'application de frais d'évaluation incorrects ou supplémentaires à la facture. Du côté du transporteur, il doit effectuer des vérifications ponctuelles et modifier les systèmes de base lorsqu'il reçoit des informations indiquant qu'un audit de facture a conduit à une facture rejetée afin d'éviter de futurs incidents et retards de paiement.

En fin de compte, l'expéditeur fixe les règles et les transporteurs le savent. Les rejets ajoutent de la tension à cette dynamique, faisant finalement pencher la balance en faveur d'une partie au détriment de l'autre. Pour réduire les taux de rejet de factures, le paiement du fret nécessite des processus solides, une capture de données étendue, un audit rigoureux et une conformité totale avec les règles commerciales inculquées par le client expéditeur.

Mesures pour réduire les rejets de factures

Les expéditeurs peuvent prendre diverses mesures pour réduire les taux de rejet de factures et éviter les interruptions de la chaîne d'approvisionnement. Tout d'abord, vérifiez les informations sur le connaissement, y compris la classe. Il est courant que les transporteurs traitent plusieurs livraisons du même type, et un défaut dans le système peut entraîner une erreur de classification. Assurez-vous également que chaque fois que les tarifs changent (en raison d'une nouvelle voie, d'un nouvel emplacement ou d'un contrat, etc.), validez que le transporteur a la bonne base tarifaire et la bonne date d'entrée en vigueur du changement. Troisièmement, vérifiez les paiements de fret - en interne ou par l'intermédiaire d'un auditeur tiers - pour vous assurer que vous surveillez les frais d'évaluation. Certains frais qui apparaissent sur les factures des transporteurs ne s'appliquent même pas aux marchandises qui sont transportées.

Dernier point mais non le moindre, embrassez l'avenir numérique. Les données sont à la base de tout, et un système de gestion des transports (TMS) permet l'automatisation des expéditions tout en fournissant des modèles avec les champs nécessaires à l'établissement d'un connaissement. Il existe également de nouvelles pistes à explorer, telles que la visibilité des expéditions, qui fournissent une confirmation de bout en bout du déménagement avec les documents d'accompagnement. Les informations et la documentation sont réunies dans une vue unifiée du déménagement, et donc de la facture.

En plus ou à la place de ces nouveaux outils, la meilleure protection contre les perturbations de la chaîne d'approvisionnement consiste à allouer du temps et des ressources à la résolution proactive des rejets. Regardez ce qui est rejeté et pourquoi. Déterminez si les bonnes informations sont transférées au transporteur et aidez-le à comprendre l'importance de ces informations. Assurez-vous que vos employés, fournisseurs et autres parties prenantes suivent vos protocoles lorsqu'ils utilisent votre réseau d'opérateur.

Éviter les problèmes de paiement de fret

Avec une demande à son plus haut niveau depuis des années, les expéditeurs s'adaptent à une capacité moindre disponible à des tarifs exponentiellement plus élevés. L'appel à devenir « l'expéditeur de choix » gagne en importance, mettant en lumière la valeur que l'expéditeur et son fournisseur tiers apportent au processus de back-office du transporteur. Les transporteurs apprécient les efforts de collaboration qui prennent en compte les deux parties dans la conception des processus, les exigences en matière de données et la résolution des exceptions. Ne pas reconnaître ce changement peut s'avérer préjudiciable.

Les rejets de factures sont un élément nécessaire du processus d'audit du fret, mais ils ne doivent pas nécessairement être un casse-tête écrasant. Des règles intelligentes, des directives claires et une concentration planifiée sur la résolution rapide des refus maintiennent la chaîne d'approvisionnement financière et physique ininterrompue.

Roberta Tamburrino est présidente de l'audit et du paiement du fret, et Chet Richardson est président de LTL, avec AFS Logistics.