Vérifier et payer rapidement les factures de fret : guide complet

Il y a de bonnes raisons pour lesquelles le paiement de fret est considéré comme la boîte en carton ondulé marron de l'industrie de la chaîne d'approvisionnement. C'est un sujet peu passionnant dans un monde aux prises avec des complexités réglementaires, restrictions de capacité, défis géopolitiques, demande croissante, pandémie mondiale et comportement des consommateurs changeant. Données ces forces de marché, le paiement de fret ne figure généralement pas parmi les 10 principales préoccupations des chargeurs.

Ce n'est pas pour dire que le paiement de fret ne mérite pas une attention étroite. Les factures des transporteurs sont notoirement inexactes, menaçant de perturber la performance des transporteurs et la disponibilité de capacité si elles ne sont pas gérées correctement.

Mais à quel point les factures des transporteurs sont-elles inexactes ? Les analystes du secteur situent le chiffre entre 15 % et 66 %, avec un auditeur tiers de fret rapportant qu'une facture sur quatre qu'il examine est rejetée pour erreurs. Alors comment s'assurer que les factures de fret sont correctes, et les transporteurs payés rapidement, pour garder la chaîne d'approvisionnement ininterrompue ?

Pourquoi les factures de fret sont rejetées

Les rejets ont historiquement été utilisés pour influencer le comportement des transporteurs. Il est tout à fait approprié de tenir les transporteurs responsables aux normes de qualification. Si un accusé de réception de livraison n'est pas fourni, la facture devrait être rejetée. Mais tenir le transporteur à une norme de validation de facture qui inclut la livraison d'informations additionnelles, même quand de telles informations ne lui sont pas fournies de manière consistante, peut être vu comme une subrogation du processus comptable du chargeur.

Rien de cela ne suggère que les normes de validation devraient être assouplies. Il y a une différence entre une erreur de facturation qui permet un paiement partiel (comme une remise incorrecte) et un rejet pur et simple qui résulte en aucun paiement au transporteur. Les problèmes causant un rejet pur et simple de facture — manque de documentation de support, par exemple — sont rares, comptant pour entre 1 % et 2 % de tous les rejets. La plupart des factures présentées à un fournisseur de paiement de fret passent le premier test : Est-ce la facture du client à payer, et est-ce un transporteur approuvé ? Les validations additionnelles, liées aux règles métier spécifiques au chargeur, sont où la majeure partie des rejets se produit, et nécessitent le plus d'effort pour résoudre. Donc, l'exactitude de la facture du transporteur dépend fortement de l'information que le chargeur fournit. Si le transporteur a un connaissement du chargeur, la facture ne sera que aussi exacte que l'information dessus.

Seuil de rejet de facture

Généralement, les rejets de facture ne devraient pas être plus hauts que 4 % de toutes les factures reçues, avec 2 % comme meilleure pratique. Si le taux de rejet de votre organisation est plus haut que 4 %, il est probable que le problème en question n'est pas la pratique de facturation du transporteur autant que les règles placées sur le fournisseur d'audit de fret pour gérer le processus. Pour faire payer les factures correctement et rapidement, la bonne information doit être envoyée au transporteur. Aussi, les chargeurs doivent considérer si une règle métier a déplacé la charge de collecte de données, comptabilité, et même exigences de service client final au transporteur, qui est souvent mal équipé pour résoudre ces problèmes. En plus, d'autres forces comme un nouveau contrat, taux renégociés ou une nouvelle relation transporteur peuvent déclencher des lapsus d'information et communication qui mènent au rejet de facture.

La cause la plus fréquente de rejet de facture est des frais accessoires incorrects ou additionnels appliqués à la facture. Du côté transporteur, il devrait faire du contrôle par échantillonnage et changer les systèmes de base quand il reçoit un retour qu'un audit de facture a mené à un rejet pour prévenir les incidents futurs et paiements retardés.

En fin de compte, le chargeur fixe les règles et les transporteurs le savent. Les rejets ajoutent de la tension à cette dynamique, finissant par pencher la balance en faveur d'une partie au détriment de l'autre. Pour réduire les taux de rejet de facture, le paiement de fret nécessite des processus solides, une capture de données extensive, un audit rigoureux et une conformité totale avec les règles métier instillées par le client chargeur.

Étapes pour réduire le rejet de facture

Il y a une variété d'étapes que les chargeurs peuvent prendre pour diminuer les taux de rejet de facture et éviter les perturbations de la chaîne d'approvisionnement. Premièrement, vérifiez l'information sur le connaissement incluant la classe. Il est courant pour les transporteurs de gérer plusieurs livraisons de même type, et un défaut dans le système peut mener à une erreur de classification. Aussi, assurez-vous qu'à chaque fois que les taux changent (à cause d'une nouvelle voie, emplacement ou contrat, etc.), validez que le transporteur a la bonne base de taux et date effective du changement. Troisièmement, auditez les paiements de fret — soit en interne, soit via un auditeur tiers — pour vous assurer que vous surveillez les frais accessoires. Certains frais qui apparaissent sur les factures des transporteurs ne s'appliquent même pas aux biens transportés.

Last but certainly not least, embrassez l'avenir numérique. Les données pilotent tout, et un système de gestion des transports (TMS) permet l'automatisation des expéditions tout en fournissant des modèles avec champs nécessaires pour établir un connaissement. Il y a aussi de nouvelles avenues à explorer, comme la visibilité d'expédition, qui fournit une confirmation de bout en bout du mouvement avec les documents d'accompagnement. L'information et la documentation sont combinées en une vue unifiée du mouvement, et donc de la facture.

En plus de, ou à la place de, ces nouveaux outils, la meilleure protection contre la perturbation de la chaîne d'approvisionnement est d'allouer le temps et les ressources à la résolution proactive des rejets. Regardez ce qui est rejeté et pourquoi. Déterminez si la bonne information est transférée au transporteur, et aidez-le à comprendre l'importance de cette information. Assurez-vous que vos employés, fournisseurs et autres parties prenantes suivent vos protocoles quand ils utilisent votre réseau de transporteurs.

Éviter les maux de tête du paiement de fret

Avec la demande à son plus haut depuis des années, les chargeurs s'ajustent à moins de capacité disponible à des taux exponentiellement plus hauts. Un rappel à devenir le « chargeur de choix » gagne une importance renouvelée, mettant en lumière la valeur que le chargeur et son fournisseur tiers apportent au processus back-office du transporteur. Les transporteurs valorisent les efforts collaboratifs qui prennent les deux parties en compte dans la conception du processus, les exigences de données et la résolution des exceptions. Ne pas reconnaître ce changement peut s'avérer préjudiciable.

Les rejets de facture sont un composant nécessaire du processus d'audit de fret, mais ils n'ont pas besoin d'être un mal de tête écrasant. Des règles intelligentes, des directives claires et un focus planifié sur la résolution rapide des rejets gardent la chaîne d'approvisionnement financière et physique ininterrompue.

Roberta Tamburrino est présidente de l'audit et paiement de fret, et Chet Richardson est président du LTL, chez AFS Logistics.