Comment arrêter de courir après vos dépenses de queue

Comme les services d'approvisionnement des entreprises sont devenus de plus en plus légers et que les acheteurs ont été invités à faire plus avec moins, il va de soi que les dépenses finales, avec une priorité de volume de dépenses relativement faible, ont tendance à ne pas recevoir la même attention qu'elles le feraient. si les ressources d'approvisionnement étaient plus solides.

Un faible volume de dépenses ne signifie pas nécessairement un manque d'opportunités d'économies, car ces catégories moins gérées ont tendance à être les endroits où les marges des fournisseurs sont les plus importantes.

Il s'agit d'un des coûts de l'approvisionnement lean :l'incapacité à saisir les bonnes opportunités dans certaines catégories de dépenses résiduelles.

Pour qu'une usine fonctionne, le service d'uniforme, le transporteur de déchets et le technicien en lutte antiparasitaire doivent se présenter régulièrement. C'est non négociable. Les uniformes doivent être livrés. Les déchets doivent être évacués. Les parasites doivent être contrôlés. Et donc, lorsque le contrat est sur le point d'expirer, il y a un moment dans le temps qui tend à surmonter l'inertie interne de l'entreprise qui prévaut habituellement dans ces domaines.

Pendant ces brefs instants, ces dépenses de niveau inférieur se placent en tête de la liste des priorités d'un acheteur chargé, bien que cette concentration ne dure jamais longtemps dans un service d'approvisionnement allégé. Assez rapidement, un nouvel accord est signé ou une prolongation est accordée, et l'acheteur revient pour se concentrer sur des priorités plus élevées.

La stratégie, si vous pouvez l'appeler ainsi, est entièrement réactive :une expiration de contrat imminente demande de l'attention. Un nouvel engagement est pris. Ensuite, l'attention se déplace ailleurs, jusqu'à ce qu'elle soit à nouveau demandée.

En ce qui concerne ces dépenses généralement mal gérées, la plus grande source de concurrence est l'inertie interne de l'entreprise. Ne pas sécuriser les uniformes, le transport des déchets ou la lutte antiparasitaire peut être un désastre au niveau de l'usine, mais personne ne se transforme en citrouille s'il ne commence pas à économiser 30% ou 40% sur ces services la semaine prochaine - même si c'est tout à fait possible de le faire donc.

Dans les services d'approvisionnement allégés, de nombreux acheteurs ne travaillent que sur ce qui est totalement non négociable à tout moment et manquent de tout sauf d'une stratégie réactionnaire pour la plupart de leur portefeuille de dépenses.

Si un accord est perdu au niveau du gestionnaire de catégorie, l'excuse est :"Je travaille sur le MRO, l'énergie ou la logistique, donc je ne peux pas regarder ça pour le moment." Ce qui se traduit par :"Je n'ai pas de stratégie pour les choses sur lesquelles je ne travaille pas activement en ce moment."

Les propriétaires de P&L, les responsables des achats et les responsables financiers doivent poser les deux questions suivantes aux membres de l'équipe d'achat :

1. Dans quelles catégories êtes-vous profondément immergé en ce moment ?
2. Quelle est votre stratégie pour les catégories dans lesquelles vous n'êtes pas profondément immergé ?

Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas très impressionné par la réponse au numéro 2, et un moment propice à l'apprentissage peut émerger.

On dit souvent que vous pouvez être bon dans votre travail en faisant du bon travail dans vos catégories les plus prioritaires. Mais pour être excellent dans votre travail, il faut une stratégie pour l'ensemble de votre portefeuille, même les catégories sur lesquelles vous ne travaillez pas activement à l'heure actuelle.

Vos fournisseurs savent que vous êtes maigre, ce qui fait de vous une cible. Dans des environnements où l'on demande de plus en plus aux achats de faire plus avec moins, avoir une stratégie pour toutes les dépenses - et pas seulement vos catégories les plus prioritaires en ce moment - doit être non négociable.

Lorsque vous identifiez les catégories nécessitant une stratégie, prenez note de cette réalité :ce n'est pas parce qu'un acheteur ne « travaille pas activement » sur une dépense particulière qu'il ne perd pas un temps précieux pour cette catégorie.

En ce qui concerne les distractions, toutes les dépenses ne sont pas égales, et le domaine des dépenses résiduelles est habité par certaines catégories particulièrement distrayantes. Lorsque les uniformes loués ne sont pas rendus à l'usine 16, le problème est signalé à votre acheteur. L'usine 11 se plaint de frais de « débordement de conteneurs » sur ses factures d'élimination des déchets, et votre acheteur est impliqué dans le différend. Le fournisseur de lutte antiparasitaire de l'usine 5 affirme que l'emplacement a besoin d'une fumigation de 200 000 $. Est-ce vraiment? Et ce coût est-il correct ?

Votre acheteur ne « travaillait » sur aucune de ces catégories. Mais toutes les distractions minent assurément la productivité des initiatives de plus haute priorité qui sont en fait "sur leur radar".

Avec la bonne stratégie, vous pouvez non seulement économiser de l'argent dans ces catégories. Vous pouvez également améliorer la productivité de votre équipe, en réduisant les distractions continues émanant de ces dépenses.

Voici la chose à propos de bon nombre de ces dépenses « sous le radar » :elles sont furtives, par définition. Ils attaquent quand vous ne regardez pas. Et comme nous en avons discuté, ce n'est pas seulement vos résultats qui sont attaqués, c'est aussi le temps précieux et la concentration de votre équipe sur la mission. Ainsi, toute stratégie qui échoue à intégrer des mécanismes de défense contre ces attaques continues sera insuffisante.

Des contrats efficaces ne suffiront jamais à eux seuls dans ces catégories. Même un contrat optimal ne peut pas repousser tous les efforts d'un fournisseur pour augmenter les dépenses, ni empêcher les distractions sur le terrain de miner la productivité de votre équipe. Ce ne sont pas de meilleurs contrats dont vous avez besoin (bien que vous en ayez peut-être besoin aussi), ce sont de meilleures stratégies.

Le monde de la gestion des dépenses offre une multitude de solutions pour les services d'approvisionnement surchargés qui ressentent la pression de réaliser des économies. Étudiez vos options, mais méfiez-vous :bon nombre des « solutions » qui vous sont proposées ne résoudront pas les problèmes les plus épineux et les plus courants avec des catégories de dépenses finales complexes, et vous vous retrouverez face aux mêmes distractions et à l'érosion des résultats. vous avez toujours enduré.

Votre stratégie ne peut pas se limiter à l'approvisionnement et à la conclusion d'accords. Avec de nombreuses dépenses résiduelles, toute stratégie proposant des achats sans gestion manquera la cible et vous laissera exposé. Mais la bonne stratégie peut vous apporter les gains rapides dont vous avez besoin tout en résolvant les problèmes persistants pour votre entreprise. Peut-être qu'alors, vous pourrez enfin arrêter de courir après votre queue.

Rich Ham est PDG de Fine Tune.