Top 3 des avantages du passage à la facturation électronique

Avec les processus de chaîne d'approvisionnement de plus en plus automatisés, de nombreuses organisations ont une vision de la numérisation du cycle order-to-cash (commande-encaissement). Le processus est souvent divisé en trois étapes de numérisation : l'approvisionnement, la réception des marchandises, et la facture entrante et le paiement.

De nombreuses entreprises ont commencé le voyage, mais bloquent dans leurs efforts pour le terminer. Des parties prenantes concurrentes rendent difficile l'apport de changement organisationnel. Il n'est pas rare d'avoir trois ou quatre vice-présidents seniors ou cadres de niveau C impliqués dans l'initiative.

Les efforts bloqués de numérisation sont souvent enracinés dans des priorités conflictuelles. Une entreprise pourrait accorder plus d'importance à la croissance du chiffre d'affaires qu'à l'optimisation du flux de trésorerie ou à la réduction des dépenses globales. Mais pour ceux qui poursuivent ces deux derniers objectifs, la facturation électronique peut offrir des avantages puissants.

La réception d'une facture papier est problématique. Elle arrive souvent dans une variété de formats, tels que des fichiers PDF envoyés par e-mail, des fax, ou des feuilles de papier postées. L'acte de saisir l'information dans un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) peut être coûteux, chronophage et source d'erreurs. En revanche, le transfert de données d'une facture numérique via EDI ou XML dans l'ERP élimine le besoin d'interaction humaine, évite les erreurs de saisie, et accélère l'approbation et le paiement des factures.

Trois avantages majeurs de la facture entrante numérisée

Capacité à profiter des remises fournisseurs. Les entreprises qui saisissent les remises fournisseurs peuvent accélérer le flux de trésorerie et réduire les dépenses d'exploitation. Mais beaucoup ne peuvent pas le faire car le processus d'introduction de la facture dans l'ERP, et son approbation subséquente, prend tellement de temps. La numérisation des factures entrantes accélère le processus de saisie et nettoie les mauvaises données. L'effort élimine la perspective d'un ERP rejetant une facture car elle manque d'un numéro d'identification unique, et ne peut pas être traitée dans certaines limites de temps.

Automatisation du rapprochement des factures. La plupart des systèmes ERP ont la capacité d'automatiser le rapprochement à deux ou trois voies une fois les données numérisées. Mais ceux avec de multiples systèmes sont souvent incapables d'automatiser l'échange de données à travers les systèmes internes. Les entreprises qui n'ont pas investi dans un ERP et utilisent encore des logiciels de comptabilité auront du mal à numériser le processus de rapprochement.

La bonne nouvelle est qu'un processus order-to-cash numérisé, utilisant une entreprise d'intégration cloud, peut fournir un rapprochement automatisé à deux ou trois voies dans le cloud, sans avoir besoin de compter sur un ERP pour cette fonction. Un rapprochement à deux voies peut comparer la facture au bon de commande, tandis qu'un rapprochement à trois voies ajoute la réception des marchandises. Toute divergence en quantité ou produit peut être rapidement identifiée et signalée avant le paiement. En conséquence, les entreprises ne paient pas pour des factures « invalides ».

Réduction des dépenses de main-d'œuvre. En plus de la dépense de saisie d'une facture dans un ERP ou un système comptable, il y a des coûts cachés associés aux fournisseurs cherchant le statut d'approbation et de paiement de la facture. Il n'est pas rare de recevoir de multiples appels téléphoniques d'un fournisseur pour le paiement d'une seule facture. Si le processus est numérisé, il est plus facile de produire des tableaux de bord spécifiques aux fournisseurs qui montrent le statut de la facture et la date de paiement. De tels tableaux de bord numériques éliminent le coût caché de la communication avec les fournisseurs sur un processus qui leur est généralement caché.

La numérisation du processus de facture entrante offre une multitude d'avantages potentiels, certains évidents et d'autres pas pleinement appréciés. Si la réduction des dépenses, l'optimisation du flux de trésorerie et l'amélioration du processus order-to-cash sont importants pour votre entreprise, étudiez la numérisation de vos factures entrantes.

Steve Scala est vice-président exécutif du développement corporate chez DiCentral, un fournisseur mondial de services gérés d'intégration B2B (B2Bi).