Amélioration de la gestion des fournisseurs en rationalisant les approbations

Les entreprises travaillent avec des fournisseurs tiers pour de nombreuses raisons. Qu'ils fassent appel à des sous-traitants pour compléter la main-d'œuvre, étendre les capacités ou mieux servir les clients, les fournisseurs sont une partie essentielle des opérations quotidiennes.

Les meilleurs vendeurs font tout ce qu'ils peuvent pour satisfaire leurs clients. Pourtant, certains défis existent dans chaque engagement de fournisseur, tels que la gestion des contrats, la livraison des paiements à temps et la supervision de la relation. Beaucoup atteignent un goulot d'étranglement au même point :les approbations.

Pour éviter les relations endommagées, les pertes de temps et d'argent, les entreprises doivent trouver un moyen de rationaliser le processus d'approbation, qui est un point de contrôle essentiel pour une gestion efficace des fournisseurs.

Les entreprises au niveau de l'entreprise gèrent généralement leurs opérations via des dizaines de solutions basées sur le logiciel en tant que service (SaaS) et sur site. L'employé moyen hors I.T. n'a souvent jamais besoin d'utiliser plus qu'une petite fraction de ces plates-formes et peut rapidement développer ses compétences dans les quelques solutions qui sont réellement pertinentes pour son travail.

Cependant, les gestionnaires et autres chefs d'entreprise ont besoin de connexions pour accéder à des dizaines de ces plates-formes, afin de pouvoir gérer les approbations dans chacune. Leur travail quotidien ne nécessite pas nécessairement une expertise de la plateforme, donc quand vient le temps de gérer les approbations, soit ils ne savent pas comment utiliser la plateforme, soit ils s'appuient sur une série d'alertes par e-mail pour gérer les approbations. En conséquence, ils manquent souvent les délais ou en laissent quelques-uns passer entre les mailles du filet. Sans plate-forme d'approbation, les projets et les contrats peuvent s'arrêter ou s'effondrer entièrement, tout cela parce qu'un e-mail est allé dans le mauvais dossier ou dans la mauvaise boîte de réception.

Les chaînes d'examen complexes ou peu claires entraînent fréquemment des retards dans les approbations, entraînant des délais de paiement non respectés et des frais de retard. Avec de meilleurs processus et des systèmes d'approbation faciles à comprendre, les entreprises peuvent même anticiper les paiements et bénéficier d'une remise en cas de paiement anticipé. En rationalisant la chaîne d'examen et en mettant en place de meilleures solutions pour les gestionnaires et autres chefs d'entreprise, les entreprises peuvent arrêter de perdre de l'argent sous forme de frais de retard et d'opportunités de remise manquées.

Les approbations manquées peuvent annuler des semaines, voire des mois, de vérification et de négociation avec les entrepreneurs. Lorsque les paiements échouent, les fournisseurs tiers résilient leur contrat avec une entreprise et, sans contrat signé, un nouveau fournisseur passe à autre chose et trouve un autre client pour remplir sa capacité. Dans les deux cas, le service qui a besoin du fournisseur est repoussé à la case départ et pourrait devoir arrêter des opérations commerciales essentielles pendant qu'un nouveau fournisseur est identifié. Le processus sera probablement aggravé par le simple fait que le nouveau contrat doit passer par le même processus d'approbation qui a causé l'échec en premier lieu. Pendant que le nouvel entrepreneur ou fournisseur est identifié et contrôlé, les retards dans les opérations entraînent une perte de revenus et un risque organisationnel accru.

Pour éviter les coûts supplémentaires associés aux approbations lentes ou perdues, il existe quelques mesures proactives que les entreprises peuvent prendre pour empêcher la résiliation du contrat. En définissant clairement les relations avec les sous-traitants et en prenant des mesures pour améliorer les processus internes, les approbations peuvent être accélérées au point où la perte de revenus liée aux approbations n'est plus un problème.

Les demandes de propositions (RFP) doivent être claires et articuler les besoins de l'entreprise dès le début de la relation. Ils doivent également décrire les attentes de l'entrepreneur, en fournissant des définitions facilement compréhensibles de ce à quoi ressemblera le succès pendant la durée de la relation. En établissant des directives strictes dans l'appel d'offres avant qu'un contrat ne soit signé, une entreprise s'équipe pour sélectionner un fournisseur de haute qualité dont les capacités et les attentes correspondent le mieux à l'entreprise.

Rien au cours des phases initiales de la relation fournisseur n'est plus important que le contrat. L'entreprise doit établir des jalons clés, y compris des dates de début et de fin ; définir les exigences opérationnelles et procédurales et décrire clairement les spécifications de travail. En réitérant les attentes énoncées à l'étape de la demande de propositions, l'entreprise peut faire preuve de cohérence envers le sous-traitant et continuer à préparer le terrain pour que ses propres employés gèrent efficacement la relation.

Un cahier des charges (EDT) est un complément essentiel au contrat. Lorsqu'un contrat peut ne pas contenir tous les détails d'un projet ou d'une tâche en cours, un SOW peut créer un canal de communication ouvert entre l'entreprise et son fournisseur, en établissant des calendriers de paiement et en définissant clairement les responsabilités des deux parties. Cela peut également être l'occasion de protéger les deux en imposant des limites mesurables à la responsabilité.

Une fois qu'un contrat a été signé et que les travaux ont commencé, l'entreprise doit donner suite aux conditions décrites dans la DP, le contrat et l'EDT. Si cela est fait correctement, l'entreprise aura réfléchi à la manière de mettre en œuvre des outils et des processus capables de faciliter un système d'approbation efficace, et pourra ensuite se positionner pour exécuter ce plan. En gardant une trace des délais de paiement périodiques, des travaux terminés et de toutes les externalités imprévisibles qui auraient pu survenir pendant l'exécution, tout ce qui reste à faire est de s'assurer que les chefs d'entreprise peuvent facilement accéder et signer toutes leurs approbations nécessaires, économisant du temps et de l'argent et préservant le fournisseur fragile relations.

Alors que les relations avec les fournisseurs peuvent se rompre en raison d'approbations retardées ou perdues, les entreprises peuvent satisfaire les fournisseurs et éliminer le stress des approbations avec la bonne planification et les bons processus en place. En conséquence, les employés à tous les niveaux deviennent libres de se concentrer sur d'autres tâches.

Les approbations doivent être supprimées des e-mails et consolidées dans une plate-forme d'approbations d'entreprise facile à comprendre, afin que les gestionnaires et les chefs d'entreprise puissent prendre des décisions rapidement et efficacement, qu'ils préfèrent gérer les approbations à l'aide de leur appareil mobile, navigateur de bureau ou même un outil de collaboration tel que Slack ou Microsoft Teams. Lorsque les approbations se déroulent sans heurts, elles auront un effet profond sur la garantie qu'une entreprise évite les pertes potentielles et les pièges dans ses relations avec les tiers.

Dave Charlesworth est vice-président des ventes chez Capriza, une plate-forme d'approbation d'entreprise.