Améliorer la gestion fournisseurs : rationaliser les processus d'approbation pour des partenariats plus rapides et intelligents

Les entreprises travaillent avec des fournisseurs tiers pour de nombreuses raisons. Qu'elles utilisent des contractants pour compléter la main-d'œuvre, étendre les capacités, ou mieux servir les clients, les fournisseurs sont une partie essentielle des opérations quotidiennes.

Les meilleurs fournisseurs font tout pour garder leurs clients satisfaits. Pourtant, certains défis existent dans chaque engagement fournisseur, comme la gestion des contrats, la livraison de paiements à temps et la supervision de la relation. Beaucoup atteignent un goulot d'étranglement au même point : les approbations.

Pour prévenir les relations endommagées, le temps perdu et l'argent gaspillé, les entreprises doivent comprendre comment rationaliser le processus d'approbations, qui est un point de contrôle essentiel pour une gestion fournisseur efficace.

Les entreprises de niveau enterprise gèrent généralement leurs opérations à travers des dizaines de solutions SaaS et sur site. L'employé moyen hors IT n'a souvent jamais besoin d'utiliser plus qu'une petite fraction de ces plateformes, et peut rapidement développer une maîtrise dans les quelques solutions réellement pertinentes pour leur travail.

Cependant, les gestionnaires et autres dirigeants business ont besoin d'identifiants pour accéder à des dizaines de ces plateformes, afin de pouvoir gérer les approbations dans chacune. Leur travail quotidien ne nécessite pas nécessairement d'expertise de plateforme, donc quand vient le temps de gérer les approbations, ils ne savent pas comment utiliser la plateforme ou ils s'appuient sur une série d'alertes email pour gérer les approbations. En résultat, ils manquent souvent des échéances ou en laissent quelques-unes passer entre les mailles du filet. Sans plateforme d'approbations, les projets et contrats peuvent s'arrêter net ou s'effondrer entièrement — tout parce qu'un email est allé dans le mauvais dossier ou boîte de réception.

Des chaînes de révision complexes ou floues causent fréquemment des retards dans les approbations, résultant en échéances de paiement manquées et frais de retard. Avec de meilleurs processus et systèmes d'approbation faciles à comprendre, les entreprises peuvent même devancer les paiements et recevoir une remise pour paiement anticipé. En rationalisant la chaîne de révision et en mettant en place de meilleures solutions pour les gestionnaires et dirigeants business, les entreprises peuvent arrêter de perdre de l'argent sous forme de frais de retard et d'opportunités de remise manquées.

Des approbations manquées peuvent annuler des semaines, voire des mois de vérification et négociation avec des contractants. Quand les paiements tombent à l'eau, les fournisseurs tiers résilieront leur contrat avec une entreprise, et sans contrat signé, un nouveau fournisseur passera à autre chose et trouvera un autre client pour remplir sa capacité. Dans les deux cas, le département nécessitant le fournisseur est repoussé à la case départ, et pourrait devoir arrêter des opérations business essentielles pendant qu'un nouveau fournisseur est identifié. Le processus sera probablement empiré par le simple fait que le nouveau contrat doit passer par le même processus d'approbation qui a causé l'échec initial. Pendant que le nouveau contractant ou fournisseur est identifié et vérifié, les retards dans les opérations résultent en revenus perdus et risque organisationnel accru.

Pour éviter les coûts additionnels associés aux approbations lentes ou perdues, il y a quelques mesures proactives que les entreprises peuvent prendre pour prévenir la résiliation de contrat. En définissant clairement les relations avec les contractants et en prenant des mesures pour améliorer les processus internes, les approbations peuvent être accélérées au point où la perte de revenus liée aux approbations n'est plus une préoccupation.

Les demandes de proposition (RFP) doivent être claires, articulant les besoins de l'entreprise dès le début de la relation. Elles devraient aussi définir les attentes pour le contractant, fournissant des définitions facilement compréhensibles de à quoi ressemblera le succès pendant la durée de la relation. En établissant des directives fortes à l'étape RFP avant qu'un contrat ne soit jamais signé, une entreprise s'équipe pour sélectionner un fournisseur de haute qualité dont les capacités et attentes s'aligneront le mieux avec le business.

Rien pendant les phases initiales de la relation fournisseur n'est plus important que le contrat. L'entreprise doit établir les jalons clés, incluant dates de début et fin ; définir les exigences opérationnelles et procédurales, et clairement délimiter les spécifications de travail. En réitérant les attentes posées à l'étape RFP, l'entreprise peut démontrer de la cohérence au contractant, et continuer à poser les bases pour que ses propres employés gèrent la relation efficacement.

Un cahier des charges (SOW) est un supplément critique au contrat. Là où un contrat pourrait ne pas contenir tous les détails d'un projet ou tâche continue, un SOW peut créer un canal de communication ouvert entre l'entreprise et son fournisseur, en établissant des calendriers de paiement et en définissant clairement les responsabilités des deux parties. Cela peut aussi être une opportunité de protéger les deux en plaçant des limitations mesurables sur la responsabilité.

Une fois un contrat signé et le travail commencé, l'entreprise doit suivre les termes définis dans le RFP, contrat et SOW. Si fait correctement, l'entreprise aura considéré comment implémenter des outils et processus capables de faciliter un système d'approbations efficace, et pourra alors se positionner pour exécuter ce plan. En gardant trace des échéances de paiement périodiques, du travail accompli et de toute externalité imprévisible qui aurait pu surgir pendant l'exécution, tout ce qui reste est de s'assurer que les dirigeants business peuvent facilement accéder et valider toutes leurs approbations nécessaires, économisant temps et argent et préservant les fragiles relations fournisseurs.

Alors que les relations fournisseurs peuvent se dégrader à cause d'approbations retardées ou perdues, les entreprises peuvent garder les fournisseurs satisfaits et éliminer le stress des approbations avec la bonne planification et les bons processus en place. En résultat, les employés à tous les niveaux deviennent libres de se focaliser sur d'autres tâches.

Les approbations devraient être sorties de l'email et consolidées dans une plateforme d'approbations enterprise facile à comprendre, pour que les gestionnaires et dirigeants business puissent rapidement et efficacement prendre des décisions, qu'ils préfèrent gérer les approbations via leur appareil mobile, navigateur desktop ou même un outil de collaboration comme Slack ou Microsoft Teams. Quand les approbations se passent bien, elles auront un effet profond sur l'assurance qu'une entreprise prévienne les pertes et pièges potentiels dans ses relations tierces.

Dave Charlesworth est vice-président des ventes chez Capriza, une plateforme d'approbations enterprise.