Maîtriser la tarification santé : stratégies pour aligner les contrats et réduire les coûts

Le désalignement des prix contractuels est l'une des causes principales des problèmes de tarification dans la chaîne d'approvisionnement santé, et parmi les problèmes les plus critiques que l'industrie affronte aujourd'hui. L'inefficacité et l'inexactitude dans la tarification contractuelle continuent de créer du gaspillage et de faire grimper les coûts pour tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement. Les écarts de prix seuls coûtent aux prestataires de santé plus de 92 millions $ annuellement.

La tarification dans la santé est un processus dynamique. Chaque mois, des changements de prix affectent entre 10 000 et 20 000 produits med-surg. Alors que l'industrie a économisé plus d'un milliard $ annuellement en automatisant les transactions focalisées sur les « bases » du passage de commande, incluant livraison et facturation, elle n'a pas encore apporté ce niveau d'automatisation à des transactions plus avancées, telles que les autorisations de prix contractuels, le suivi des ventes et les demandes de rabais.

En résultat, fabricants, distributeurs et prestataires tentent de réconcilier manuellement les changements de prix dans leurs propres systèmes. Un distributeur typique passe 30 minutes en moyenne à télécharger une seule feuille de calcul de prix. Cette dépendance aux processus manuels crée un travail significatif, ainsi que du retravail pour corriger les erreurs, résultant en un coût plus élevé de faire affaire pour toutes les parties impliquées.

Quand il s'agit de tarification santé, la pression pour se libérer des façons dépassées de faire du business n'a jamais été plus grande. En fait, pour hâter le mouvement vers l'avant, certains fournisseurs, distributeurs et réseaux de livraison intégrés (IDN) incluent des exigences d'automatisation dans leurs accords de partenaires business. Les régulations industrielles et mandats gouvernementaux mettent une pression croissante sur les partenaires commerciaux pour automatiser ou potentiellement faire face à des amendes.

Les professionnels de la chaîne d'approvisionnement doivent regarder au-delà du prix produit vers le coût global de faire affaire les uns avec les autres. Ils doivent trouver des façons d'améliorer l'efficacité, augmenter la visibilité et réduire les coûts. Cela ne peut être accompli que par des niveaux plus élevés de standardisation et d'automatisation à travers les processus de tarification.

Alors que l'industrie de la santé bouge pour résoudre les défis d'alignement de prix vieux de décennies, les standards et l'automatisation ont pris le centre de la scène. La nouvelle encourageante est que la standardisation parmi les parties prenantes a fait un bond de géant en avant avec les récentes recommandations de l'Healthcare Industry Distributors Association (HIDA). Avec l'apport de plus de 120 organisations à travers la chaîne d'approvisionnement santé, HIDA a publié un ensemble de recommandations et meilleures pratiques — en effet, une feuille de route — qui focalisent sur l'automatisation, la standardisation et la ponctualité des notifications de changements contractuels.

Voici les trois domaines de focus qui auront un impact positif sur l'alignement des prix.

Standards

Un manque de processus standard à travers l'industrie crée de la confusion parmi les parties prenantes, causant des traitements retardés ainsi que des coûts de main-d'œuvre et opérationnels accrus. Cela limite aussi la capacité des parties prenantes à bénéficier des avantages de l'automatisation. Un standard convenu assure que chaque partie prenante « parle le même langage ». Pour les transactions, HIDA recommande les formats d'échange de données informatisé (EDI), avec des fichiers à valeurs séparées par caractères (CSV) correspondants aux formats EDI comme alternative acceptable.

Automatisation

Aujourd'hui, le niveau d'automatisation des processus de chaîne d'approvisionnement santé se situe entre 25 et 30 %. L'automatisation rationalise les processus, permettant l'efficacité et réduisant les coûts. De plus, elle influence fréquemment le choix des partenaires commerciaux.

Les organisations avec des processus rationalisés et efficaces ont un avantage concurrentiel sur celles s'appuyant sur des processus manuels. C'est plus rentable, et tout simplement, plus facile de faire affaire avec des partenaires qui conduisent le business électroniquement. L'industrie de la santé doit viser rien de moins que 100 % d'automatisation. Les solutions technologiques sur le marché ont la capacité de convertir les feuilles de calcul CSV en formatage EDI ou vice versa, permettant des transferts de fichiers instantanés et une correspondance plus facile parmi les partenaires commerciaux. L'utilisation de formats EDI standardisés ou fichiers CSV correspondants à travers la chaîne d'approvisionnement, plutôt que de massives feuilles de calcul avec formatage incohérent, rationalise les processus et minimise les erreurs et confusion qui gaspillent temps et ressources. Comme résultat, il y a moins de divergences de factures, moins de crédits et refacturations de distributeurs, et moins de problèmes de chargeback et rabais avec les fabricants.

Ponctualité

Actuellement, il n'y a pas de régulations définissant des échéances pour les contrats ou mises à jour de prix. HIDA préconise d'adopter des recommandations de timing plus strictes et serrées. Créer des échéances pour divers produits et négociations contractuelles, activations et changements, et encourager les partenaires à les suivre, permet du temps pour que tous chargent des prix précis, tout en créant l'urgence si nécessaire.

L'alignement des prix est un défi, mais c'en est un qui peut être surmonté. L'industrie de la santé est à un point d'inflexion avec la tarification, similaire à où elle était avec les achats de base il y a 10 à 15 ans, quand les processus de base de la chaîne d'approvisionnement devenaient tout juste automatisés. Maintenant, les achats de base ont atteint une automatisation quasi complète, et l'objectif s'est déplacé vers l'atteinte de la perfection tarifaire : obtenir les bons produits là où ils doivent être au bon prix.

Ceux impliqués dans la chaîne d'approvisionnement santé devraient se sentir encouragés par les développements dans la tarification. La collaboration industrielle sur les meilleures pratiques et standards, couplée avec une technologie robuste, permet des niveaux plus élevés d'efficacité et de communication à travers les parties. Alors que toutes les parties prenantes bougent vers les mêmes standards de formatage et s'engagent sur les échéances, l'alignement des prix peut arriver. L'industrie l'a fait avant, et en travaillant ensemble vers un objectif commun, le fera certainement à nouveau.

Susan LaFountain est gestionnaire données contrats produit chez GHX.