Découverte continue des processus :la clé d'une résilience commerciale à l'épreuve du temps

Que la résilience des entreprises constitue un avantage concurrentiel n’est pas une nouveauté. Mais moins de dirigeants d’entreprise comprennent que maintenir la résilience de leur entreprise nécessite de se concentrer constamment sur les résultats commerciaux et l’évolution des processus métier. Les pratiques d'amélioration des processus et les technologies d'automatisation jouent un rôle clé dans le maintien de la résilience et l'obtention de résultats commerciaux, en particulier lorsque l'on fait face à des conditions changeantes.

Mais jusqu’à aujourd’hui, seules quelques organisations ont obtenu des résultats tangibles. UiPath l'a constaté directement auprès des organisations clientes avec lesquelles nous avons travaillé.

Les organisations qui ont commencé à utiliser l’automatisation pour réaliser une partie d’un processus s’en sortent mieux, mais elles ont également du mal à réaliser de plus grands gains d’efficacité. Pour tirer pleinement parti de l'automatisation, vous devez étendre votre programme à des processus plus départementaux (que les responsables de l'automatisation ne contrôlent pas). Et obtenir une visibilité complète sur un processus nécessite l’utilisation de techniques d’amélioration des processus.

En matière de transformation des processus, la plupart des organisations se montrent plus ambitieuses. Pourquoi? Historiquement, les projets d'amélioration des processus impliquaient des approches cloisonnées, un effort manuel important dans la préparation des données et des points de vue subjectifs. En règle générale, les projets d'amélioration des processus comprenaient des entretiens avec le personnel et de l'observation, suivis de rapports détaillés qui étaient souvent obsolètes au moment où les rapports étaient finalisés.

Lors d'une réunion, le client a besoin de la réponse à la question « que devrions-nous optimiser ? » J'ai hâte de découvrir des méthodes désuètes d'optimisation des processus métier. Et une entreprise moderne ne peut pas se permettre les erreurs liées aux processus manuels et aux outils obsolètes. L’objectif principal de chaque organisation est de répondre aux besoins de ses clients, et cela doit être réalisé par la voie la plus efficace. Nous remarquons que les organisations qui réussissent à mettre en œuvre des programmes de transformation des processus avec impact tirent parti de ce que nous appelons la découverte continue. 

Grâce aux progrès de l'automatisation des processus robotiques (RPA), de l'intelligence artificielle (IA), de l'apprentissage automatique (ML) et d'autres technologies d'automatisation, un nouveau monde est possible pour la transformation des processus. Une solution dans laquelle chaque entreprise est en mesure d'adopter rapidement ces technologies et, par conséquent, peut mieux atteindre des résultats commerciaux tels que la résilience et l'efficacité opérationnelle. C’est un nouveau monde où les outils éclairent de manière scientifique les aspects opérationnels nécessaires. Et permettez réellement aux entreprises d’accéder (et d’exploiter) des informations continues et en temps réel. C’est ce qu’est la découverte continue. Et dans cet article de blog, nous partageons les étapes nécessaires pour l’adopter et créer de la valeur dans votre organisation. 

La découverte continue permet aux organisations d'atteindre les processus ciblés et les indicateurs de performance clés (KPI) de l'entreprise. Les technologies de découverte et d'automatisation sont utilisées pour découvrir, comprendre et prendre des mesures en faveur des KPI souhaités. Parallèlement, ces mêmes technologies permettent une surveillance continue des performances organisationnelles globales et des initiatives de transformation des processus afin de garantir que les processus restent dans leur état le plus optimisé. 

Pourquoi la découverte continue est-elle importante ?    

Considérez la méthode de travail actuelle dans la plupart des entreprises. Les employés à tous les niveaux consacrent plus de temps que jamais aux outils, aux systèmes et aux applications. La plupart de leur temps est consacré à l’exécution de tâches en effectuant les étapes nécessaires pour accélérer leur achèvement (en supposant que les actions soient sur le « chemin heureux » du processus). Même s’il existe une procédure prescrite à suivre, de nouvelles conditions apparaissent qui ajoutent sans cesse des étapes aux processus.

En comparaison, les directeurs et les experts en la matière ne consacrent qu’une fraction de leur temps à l’amélioration et à l’optimisation des processus.  

Mais pourrait-on faire les choses différemment ? Existe-t-il des moyens d’apporter plus d’efficacité et de valeur à l’organisation ?

La seule façon de répondre à ces questions est de garder un œil constant sur chaque point de contact du processus. La découverte continue nécessite (et permet) une hiérarchisation stricte et une optimisation scientifique des processus. Ceci est essentiel pour renforcer la résilience organisationnelle, vous permettant d'apporter des changements, de découvrir de nouvelles améliorations et de surveiller l'impact tout en transformant vos processus.

La différence entre les organisations de classe mondiale et les autres réside dans la mesure dans laquelle elles adoptent des concepts d’automatisation et de pratique tels que la découverte continue.

Cela est particulièrement vrai pour les entreprises dont l'objectif est de devenir une entreprise entièrement automatisée™.

L’automatisation est au cœur de tout modèle opérationnel choisi. Pour mener des programmes d'automatisation efficaces, une organisation doit trouver des opportunités d'amélioration des processus et sélectionner celles qui ont le retour sur investissement le plus élevé.   

Grâce à la découverte continue, les champions de l'automatisation et les responsables commerciaux peuvent se réunir et aborder la transformation numérique de manière globale. Une approche holistique consiste à réfléchir à leur activité, à leurs processus et à la place de l'automatisation, afin de fournir des résultats commerciaux aux dirigeants de manière durable.

Comment fonctionne la découverte continue ? 

La découverte continue fonctionne en exploitant les empreintes numériques provenant de sources de données structurées et non structurées dans les applications métier, combinées à la manière dont les tâches sont effectuées sur les ordinateurs de bureau. Ce sont ces informations (plus les commentaires des employés) qui racontent une histoire globale sur la façon dont le travail est effectué et comment il peut être optimisé.

La découverte continue implique l'utilisation d'outils automatisés et d'IA pour découvrir les flux de travail de processus existants. Il offre aux décideurs une base validée et basée sur des données pour améliorer les processus, évaluer leurs priorités en matière d'automatisation et prendre des mesures pour atteindre les résultats commerciaux souhaités. Il permet aux organisations de :

Identifier l'état actuel des processus métier de manière globale

L'identification de l'état tel quel inclut la cartographie du processus de bout en bout (aussi complexe soit-il) tout en garantissant une analyse sur plusieurs dimensions, notamment par système, service, client ou par utilisateur.

Comprendre en permanence comment les KPI de l'entreprise sont affectés

Grâce à la découverte continue, les décideurs savent :

• L'état d'un processus métier à un moment donné

• Comment le processus pourrait être amélioré

• Là où l'automatisation peut avoir le plus grand impact

• Comment maintenir les processus organisationnels dans leur état le plus optimisé

Appliquer activement les actions d'optimisation des processus

La pratique de la découverte continue permet aux organisations de repenser leurs processus sur la base de données scientifiques et de méthodes visant à améliorer les personnes, les processus et la technologie. Cela peut aller de simples alertes d'exceptions ou de rappels à la promotion d'étapes définies sous forme d'automatisations qui exploitent les robots RPA pour optimiser les KPI.  

Surveiller et maintenir les processus dans l'état le plus optimisé

Enfin, la découverte continue permet aux organisations de surveiller en permanence les processus de bout en bout pour obtenir des informations en temps réel sur les états évolués des processus et leur contexte changeant afin d'alimenter la prochaine décision.  

Nous pensons qu’il n’y a pas de limite à l’analyse des données si vous êtes déterminé à trouver la vérité et à la mettre au service de la croissance de votre entreprise. Pour chaque phase de découverte continue (les phases sont illustrées dans le graphique plus haut dans cet article de blog), la plateforme UiPath propose une suite de technologies de découverte et d'automatisation :

• UiPath Process Mining et UiPath Task Mining sont des outils idéaux pour aider dans la phase de découverte du cycle de vie d'un processus. Associés aux idées collaboratives d'UiPath Automation Hub, ces outils vous permettent de découvrir scientifiquement l'état tel quel, y compris toutes les variantes du « chemin heureux ».

• Les fonctionnalités avancées d'IA et de ML disponibles sur l'ensemble de la plateforme UiPath vous aident à identifier les écarts de processus et les flux de travail des tâches, à effectuer des analyses comparatives et à savoir quels scénarios de transformation de processus ont le retour sur investissement le plus élevé.  

• Au fur et à mesure que les opportunités de transformation des processus sont analysées, elles doivent être collectées, évaluées et mises en œuvre. Automation Hub consolide les recommandations de transformation des outils Process Mining et Task Mining (et les idées d'automatisation de vos employés), offrant ainsi un endroit centralisé pour collecter et hiérarchiser les idées qui ont le plus d'impact. 

• Répétez le cycle de découverte pour surveiller et maintenir les améliorations des processus ou trouver de nouvelles façons d'optimiser à nouveau. Optimisez davantage vos résultats commerciaux en étendant le Process Mining et le Task Mining à encore plus de processus organisationnels ou à d’autres parties de l’entreprise.

Notre objectif avec cet article de blog est d'aider davantage de dirigeants d'entreprise à comprendre ce qu'il faut pour réussir un programme de transformation et la valeur à réaliser en tirant parti de la découverte continue.

Allez-vous nous rejoindre à FORWARD 5 ? Ne manquez pas notre session « Bridge Divide of Strategy, Automation and Process Optimization with Continuous Discovery », au Keynote Theatre le mercredi 28 septembre après-midi.

Nous vous invitons également à nous faire part de vos commentaires sur le Process Mining en personne lors de notre groupe de discussion sur le Process Mining lors de la conférence. Vous pouvez trouver des informations sur la session et le groupe de discussion sur l'ordre du jour de FORWARD 5.

Dans le prochain article du blog de découverte continue, nous explorerons comment la plateforme UiPath permet aux organisations de combler le fossé entre la stratégie, l'automatisation et l'exécution dans chaque processus métier.