Les 5 principales leçons du CoE d'automatisation du quatrième trimestre de l'exercice 2024 d'UiPath sur l'IA et l'automatisation

L'IA est un sujet tendance depuis plus d'un an et est devenue une priorité stratégique pour les entreprises en 2024. L'enquête EY CEO Outlook Pulse a révélé que la grande majorité des entreprises (88 %) investiront dans l'innovation basée sur l'IA d'ici la fin de cette année.

L'innovation alimentée par l'IA fait véritablement partie de l'ADN d'UiPath. Nous exploitons l’IA sur l’ensemble de notre plateforme depuis notre création, et notre utilisation ne fait que s’intensifier au cours des deux dernières années. Pour ne citer que quelques exemples, l’IA alimente nos capacités d’exploration de processus, de tâches et de communications et permet à nos robots de comprendre et de travailler avec des documents complexes sur de nombreux systèmes et environnements différents. L'IA générative a permis un large éventail d'innovations récentes, par exemple pour accélérer la création d'automatisations, le développement de tests et la formation de modèles. 

En tant que responsable du centre d'excellence d'UiPath Automation, j'ai une connaissance directe des avantages que les capacités basées sur l'IA de notre plateforme peuvent offrir. Ceux-ci incluent :

• Capacité à automatiser un plus large éventail de processus  

• Des moyens plus rapides et plus simples de créer des automatisations de meilleure qualité 

• Adoption accrue de l'automatisation et impact plus large, notamment grâce à l'utilisation par les employés d'UiPath Autopilot™, un compagnon d'IA personnel qui facilite les tâches fastidieuses dans les applications et systèmes d'entreprise.

Les capacités basées sur l'IA intégrées à l'ensemble de la plateforme d'automatisation commerciale UiPath nous ont aidés à obtenir des résultats très positifs pour notre rapport trimestriel CoE. À la fin de l’exercice 2024 complet (FY24), nous avions 716 automatisations en fonctionnement, ce qui a libéré 70 677 heures au cours du dernier trimestre de l’exercice 24. En conséquence, nous avons désormais dépassé les 59 millions de dollars en coûts cumulés évités et obtenons des résultats dans divers domaines, notamment les finances, les ventes et le marketing, les ressources humaines et les opérations. Et je suis ravi de dire que les idées d'automatisation provenant d'UiPathers et capturées dans Automation Hub ont continué à croître vers un nouveau sommet.

Mais ces chiffres ne représentent pas tout, car ils rendent compte uniquement de notre performance, de ce que nous avons accompli. Ils ne parlent pas de la manière dont nous y sommes parvenus, mais pour beaucoup de nos clients, la manière de faire avancer les choses est la partie la plus importante de l'histoire. Après tout, dans une étude récente d'UiPath et Bain &Company, « The State of AI-Powered Automation », 70 % des dirigeants ont affirmé que l'automatisation basée sur l'IA est soit « très importante », soit « critique » pour atteindre les objectifs stratégiques de leur organisation. Avec l’avantage stratégique et la compétitivité en jeu, il n’est pas étonnant que la mise en œuvre de l’IA et de l’automatisation soit un sujet aussi préoccupant pour un si grand nombre de nos clients. 

C’est pour cette raison que je consacrerai le reste de ce blog à me concentrer sur certaines des leçons importantes que nous avons apprises dans la mise en œuvre de l’IA et de l’automatisation et à tirer une valeur réelle à la vitesse maximale de ces deux technologies transformatrices.  

Pour illustrer nos apprentissages, je me concentrerai sur un processus majeur de notre service financier, les comptes créditeurs. Chaque mois, l'équipe des comptes fournisseurs reçoit près d'un millier de factures qui doivent être examinées et payées à temps. Cela nécessite d'ouvrir et de lire les factures soumises, d'extraire les données nécessaires, de les faire correspondre aux bons de commande existants et de les ouvrir dans notre système pour procéder au paiement. Effectuée manuellement, il s’agit d’une tâche répétitive qui exige une attention particulière aux détails et détourne de nombreuses heures-personnes chaque mois d’un travail à plus forte valeur ajoutée. En d’autres termes, cela représentait une opportunité parfaite pour laisser nos robots se charger de cette tâche. 

À la base, il s'agissait d'un projet de traitement intelligent de documents (IDP), qui exigeait que nous exploitions UiPath Document Understanding. C'est l'IA qui permet à nos robots UiPath de lire et de comprendre des documents complexes et variés et d'effectuer des actions de bout en bout sur plusieurs systèmes, départements et technologies. (Pour en savoir plus sur nos capacités IDP, cliquez ici).  

Nous nous sommes concentrés sur cinq éléments pour garantir le succès de ce projet.

Cinq éléments d'une mise en œuvre réussie de l'IA

1. Collaboration étroite entre le CoE et l'équipe business

Une mise en œuvre réussie de l’automatisation repose sur un partenariat solide entre le CoE et l’équipe commerciale. L’automatisation ne peut pas se produire en vase clos; il doit refléter et être informé par les utilisateurs métiers qui connaissent les processus et les systèmes et qui seront en fin de compte les utilisateurs et les bénéficiaires de l'automatisation. 

Avec 32 % de ses effectifs composés d'assistants numériques, l'équipe finance et comptabilité ouvre la voie en matière d'adoption de l'automatisation chez UiPath. Pour ce projet, nous nous sommes tournés vers nos collègues financiers pour nous aider à identifier les étapes clés du processus des comptes créditeurs et fournir tous les détails nécessaires à la création d'une automatisation et à la formation du modèle d'IA. Cela comprenait des informations sur les types de factures qu'ils reçoivent généralement, les informations spécifiques qu'ils doivent extraire et d'autres détails pertinents.

Nous avons également recherché des informations pour nous aider à regarder au-delà du flux de processus existant afin d'identifier les opportunités d'optimisation et de rationaliser l'efficacité opérationnelle. Ils nous ont donné un aperçu du processus global de création de factures dans Coupa et nous ont ouvert les yeux sur la possibilité de cibler d'autres flux automatisés, tels que la facturation électronique, le tout dans un contexte commercial plus large.

2. Mesurer le succès au-delà des KPI d'automatisation « standards »

En collaboration avec l'équipe financière, nous avons identifié un ensemble de mesures pour mesurer le succès de notre projet d'automatisation qui allait bien au-delà des KPI d'automatisation traditionnels comme les heures gagnées, la réduction des coûts ou l'augmentation de la précision des résultats. Nous souhaitions des critères permettant d’évaluer l’impact du projet sur l’efficacité de l’entreprise et qui soient parfaitement alignés sur les indicateurs financiers plus larges par lesquels nous mesurons les performances de notre entreprise.  

Pour ce projet, nous nous sommes principalement concentrés sur un ensemble granulaire de mesures susceptibles de révéler l’impact direct de l’automatisation sur l’efficacité opérationnelle. Ceux-ci comprenaient le suivi du temps de traitement des factures avant et après, le coût par facture traitée, le taux de correspondance dès la première fois, le taux d'exceptions de commande et de facture et les taux de traitement électronique.

3. Communiquer de manière proactive avec les équipes commerciales et de direction

En travaillant avec l'équipe financière, nous avons fourni un plan d'action détaillé afin que nos collègues aient une visibilité sur les phases du projet, les délais, les rôles clés et les actions à entreprendre. 

Dans le même temps, nous avons fourni un aperçu de haut niveau du projet à nos sponsors exécutifs et aux principales parties prenantes pour définir notre vision. Dans ce cadre, nous nous sommes assurés de communiquer l'impact positif potentiel du projet sur les indicateurs financiers clés que ces dirigeants sont chargés de fournir. Nous voulions nous assurer que nos sponsors exécutifs pouvaient comprendre comment cette automatisation pouvait les aider à atteindre leurs KPI et ainsi apporter de la valeur à l'entreprise dans son ensemble.

4. Réduire les erreurs et garantir une grande précision grâce aux meilleures pratiques en matière d'IA

Garantir l’exactitude des données est l’une des tâches clés de cette automatisation, et deux facteurs y contribuent :l’automatisation avec un modèle d’IA et la validation humaine. Lorsqu'il s'agit de former un modèle d'IA, vous devez vous assurer que vous disposez d'un échantillon de données volumineux et diversifié pour maximiser l'efficacité de la formation.

Dans notre cas, nous avons fourni le modèle Document Understanding prêt à l'emploi avec nos propres types de factures et l'avons formé pour identifier et extraire des données dans divers scénarios. Nous avons également testé le modèle avec différents volumes de données, simulé des périodes de pointe et évalué sa précision dans différents paramètres. Moreover, using UiPath Action Center, we built a human validation process into the automation workflow to enable our finance colleagues to step in as necessary and assist the AI model.

Alors qu'une formation approfondie sur un modèle d'IA constituait autrefois une pierre d'achoppement dans la mise en œuvre de l'IDP (prenant des semaines ou des mois de temps pour les utilisateurs professionnels), nous avons constaté que le processus était beaucoup plus court et plus simple que nos hypothèses de départ. C’est parce que nous avons pu utiliser notre nouvelle fonctionnalité d’apprentissage actif, qui combine des éléments d’apprentissage supervisé et non supervisé pour créer de meilleurs modèles d’IA en moins de temps. (Découvrez ici comment Active Learning accélère l'automatisation de l'IA.)

5. Surveillance et amélioration continues

Nous avons appris que nous ne pouvons pas nous arrêter une fois qu'un processus automatisé basé sur l'IA est déployé. Pour ce projet, nous avons continué à travailler en partenariat avec l'équipe financière pour suivre les résultats et recueillir des commentaires pour les prochaines itérations. La mise en œuvre d'une boucle de rétroaction et d'apprentissage garantit un cycle d'amélioration continu dans lequel de nouvelles informations sont utilisées pour affiner le processus d'automatisation, améliorer la précision du modèle et générer un impact commercial encore plus important. 

Ces cinq leçons ont joué un rôle central dans notre capacité à fournir des automatisations hautement performantes et à tirer une réelle valeur de l’IA. Mais attendez, il y a encore une chose qui a grandement contribué à notre capacité à réaliser ce projet de manière efficace et rapide. Alors, voici une idée bonus pour lire jusqu'ici :

(Astuce bonus) Tirer parti des composants prédéfinis 

Nous avons constaté que la mise en œuvre de projets d'automatisation de bout en bout ne doit pas nécessairement être un processus long et complexe, en particulier si nous pouvons utiliser certains de nos plus de 70 accélérateurs de solutions. Il s'agit de cadres modulaires prédéfinis, adaptés aux cas d'utilisation à fort impact et intégrant l'industrie et nos propres meilleures pratiques. Avec ces composants prêts à l'emploi dans notre arsenal, il est beaucoup plus facile d'agir rapidement pour obtenir des résultats d'automatisation hautement performants.

À titre d'exemple, pour notre projet de comptes fournisseurs, nous avons utilisé l'accélérateur « Traitement des factures de correspondance bidirectionnelle pour Coupa ». Cela a éliminé une grande partie du développement personnalisé, tout en garantissant une solution de haute qualité pour cette partie de l'automatisation. (Autre bonus :nous avons également pu tester cet accélérateur et identifier des moyens de l'améliorer encore davantage. À l'avenir, nous publierons une version mise à jour qui intégrera les informations tirées de notre expérience de mise en œuvre.)  

Voici quelques-unes des pratiques les plus importantes que nous avons développées pour mettre en œuvre l’IA et l’automatisation. Mais vous pouvez en apprendre bien plus sur le contenu axé sur le CoE qu'UiPath a partagé lors de notre récent événement DevCon, que vous pouvez désormais consulter sur demande en vous inscrivant ici.

Le chemin à parcourir pour le CoE UiPath

J'aimerais clôturer ce blog avec un aperçu rapide de quelques développements passionnants pour UiPath CoE. Comme vous le savez peut-être, l'année dernière, UiPath et SAP ont étendu leur partenariat pour permettre aux organisations du monde entier d'accélérer leur transformation numérique. En janvier dernier, UiPath et Deloitte ont annoncé l'expansion de leur alliance pour créer une collaboration de marché de co-innovation unique en son genre, combinant les compétences de mise en œuvre SAP de Deloitte et son vivier de talents en IA approfondi avec l'IA et la technologie d'automatisation d'UiPath.  

Le UiPath CoE sera le « client zéro » dans cette collaboration Deloitte-UiPath, et je suis très enthousiasmé par ce que nous allons apprendre et par les nouvelles choses que nous pourrons faire. J'ai hâte de partager nos apprentissages et nos innovations avec vous. Restez à l'écoute !