Maîtriser la dette d'automatisation : Guide pratique pour éliminer les inefficacités

Qu'est-ce que la dette d'automatisation ?

L'automatisation est autant une idée de ce que la vie et le travail peuvent être que des solutions tangibles qui apportent une vraie valeur à l'entreprise. Un programme d'automatisation réussi nécessite les deux :

• Tout employé de votre organisation se sent habilité et capable de trouver du travail qui peut être automatisé
• Il existe un modèle opérationnel en place pour garantir que la solution est livrée

Lorsque des opportunités d'automatisation sont identifiées et non livrées, elles deviennent de la dette — dette d'automatisation.

Avec la majeure partie de ma carrière passée dans l'IT, la dette technique n'est rien de nouveau pour moi. J'ai vu des dizaines d'idées de solutions, grandes et petites, reléguées à un backlog sans fin qui alimentait une feuille de route pluriannuelle de changements et d'améliorations. Contournements, corrections rapides, efforts manuels et livraison retardée de capacités étaient les conséquences typiques.

Avec la dette d'automatisation, je ne parle pas seulement des parties des processus que vous n'avez pas automatisées, mais aussi des processus entiers qui n'ont même pas été évalués ou priorisés pour l'automatisation. Surtout ces processus courants que la plupart de vos pairs du secteur ont déjà commencé à automatiser, mettre à l'échelle et renforcer stratégiquement pour avoir un avantage concurrentiel sur le marché.

Conséquences d'avoir de la dette d'automatisation

C'est ancré dans nos esprits : la dette c'est mal.

Mais pourquoi la dette c'est mal ?

La dette nous met en position de désavantage — un endroit où nous « travaillons » pour le passé et non pour l'avenir. Un endroit où nous ne pouvons pas concentrer toute notre énergie sur la croissance, l'innovation et la saisie des opportunités. Pour votre organisation, la dette d'automatisation a le même impact et pourrait limiter votre organisation dans l'atteinte de son plein potentiel.

Le premier et plus prévalent coût de ne pas automatiser les processus qui peuvent l'être est le coût d'opportunité (j'en parle dans l'un de mes blogs précédents que j'ai écrit plus tôt cette année). Simplement put, en attendant d'automatiser les processus métier critiques, vous placez votre organisation en position de désavantage concurrentiel. Les organisations qui adoptent l'automatisation à travers l'entreprise pourront mettre à l'échelle plus rapidement, plus efficacement et avec une qualité supérieure.

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La culture d'entreprise et l'engagement des employés sont primordiaux pour une organisation réussie, mais ceux-ci sont aussi en jeu si un programme d'automatisation ne peut pas mettre à l'échelle assez rapidement.

Si vous saviez que toute idée que vous alliez soumettre resterait dans un backlog indéfiniment, à quel point seriez-vous motivé pour soumettre une nouvelle idée d'automatisation ?

Si les collaborateurs de vos unités métier ne sentent pas que leurs idées d'automatisation seront solutionnées, ils arrêteront de soumettre des idées et se désengageront. Les programmes d'automatisation, plus que tout autre programme technologique que j'ai vu, dépendent totalement de l'engagement métier. Après tout, nous automatisons des tâches que les employés font aujourd'hui.

Les employés ont de grandes idées d'automatisation mais deviendront frustrés si le programme d'automatisation ne peut pas les aider à obtenir ces solutions livrées rapidement ou dans certains cas pas du tout parce que les « économies » sont trop petites par rapport aux autres opportunités dans le pipeline. Cela est aggravé par les employés entendant de leurs pairs de l'industrie ce que leurs organisations font pour les habiliter avec l'automatisation.

Votre backlog d'automatisation est construit par le métier ; il n'est pas construit par l'équipe de développement d'automatisation. L'une des propositions de valeur clés de la RPA et de toutes les autres parties de la plateforme UiPath est la capacité de créer des solutions d'automatisation rapidement et d'aider les utilisateurs métier à devenir plus efficaces, efficaces et satisfaits dans leurs rôles.

Vous devez trouver un moyen d'automatiser la majorité des opportunités que le métier apporte si vous voulez tenir pleinement la promesse de l'automatisation à vos parties prenantes métier.

Devenir sans dette

La relation entre votre programme d'automatisation et vos parties prenantes métier sera l'un des déterminants clés de votre succès pour atteindre une entreprise entièrement automatisée™. Pour devenir sans dette, il faudra agir rapidement et délibérément, avec des meilleures pratiques éprouvées. Il n'y aura pas de surprise que vous deviez avoir un investissement approprié dans la taille de l'équipe de livraison pour continuer à construire les processus plus importants dans votre pipeline d'automatisation rapidement.

Quand j'étais client, je ne voulais rien qui reste dans mon pipeline plus de six mois. Parfois, je faisais même livrer des processus dans le trimestre car c'étaient des opportunités sensibles au temps. Avoir un modèle de ressourcement flexible avec un partenaire était clé pour automatiser les processus rapidement. J'ai pu intégrer rapidement des développeurs/testeurs RPA qualifiés supplémentaires quand j'avais un pic de demande dans mon pipeline.

Chaque leader de programme d'automatisation devrait avoir un plan défini de la façon dont il mettra à l'échelle sa capacité de livraison pour adresser une augmentation significative de la demande.

Vous devez vous attaquer aux processus à haute valeur prouvés par l'industrie tels que le traitement des factures, les comptes fournisseurs, l'onboarding des employés, la configuration de nouveaux comptes, etc. Ce sont les processus que chacun de vos pairs de l'industrie a probablement déjà automatisés. C'est une partie de la dette que vous devez éliminer pour rattraper votre concurrence et pour ce faire, vous devez savoir où regarder. Je recommanderais de contacter un partenaire de conseil UiPath certifié ou votre directeur de compte UiPath pour obtenir plus d'insights sur ce sujet.

Le développement citoyen est un gagnant-gagnant-gagnant

Beaucoup de vos employés dans toutes les unités métier savent où se trouvent les opportunités d'automatisation. Ils ressentent la monotonie et l'inefficacité dans leur travail quotidien, et ils veulent apprendre de nouvelles compétences et technologies. Le développement citoyen vous permet de trouver de solides opportunités d'automatisation, de soulager les points de douleur et de former les utilisateurs métier en leur permettant de construire leurs propres robots.

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Nous devons nous rappeler que beaucoup des collaborateurs qui exécutent les processus aujourd'hui ont une vue limitée de ce processus. Ils connaissent les étapes spécifiques qu'ils effectuent. Cela signifie que parfois les idées d'automatisation sont limitées à cette portée et peuvent être petites comparées à certaines idées de processus de bout en bout soumises.

Les idées d'automatisation plus petites ne seront pas bien classées dans le backlog pour que l'équipe d'automatisation les livre, c'est pourquoi ce sont le type d'idées qui sont une opportunité parfaite pour le développement citoyen.

Je fournirai des conseils supplémentaires sur les meilleures pratiques pour établir et gérer un programme de développement citoyen réussi dans mon prochain blog, alors restez à l'écoute.

En résumé, se libérer de la dette d'automatisation n'est pas si compliqué, mais cela prendra des mesures audacieuses et le parrainage de votre équipe dirigeante pour y parvenir.

Maintenant, il est temps pour vous d'aller rembourser cette dette rapidement. Redimensionnez correctement et assurez la scalabilité de votre équipe de livraison, mettez les processus prouvés par l'industrie dans votre backlog, et lancez le pilote et le déploiement de votre programme de développement citoyen. Tout le monde est plus heureux sans dette.

Rejoignez la conversation et partagez les façons dont votre organisation élimine la dette d'automatisation.