Guide de survie au travail à distance : productivité et équilibre — Partie 1

OK, donc à moins d'avoir vécu complètement hors réseau ces derniers mois, vous savez qu'il est très probable que vous travaillerez de chez vous dans un avenir proche. Cependant, votre expérience de télétravail aura très probablement des résultats mitigés, selon les outils de collaboration et l'infrastructure d'entreprise fournis. Ce post est le premier d'une série sur comment tirer le meilleur de cette situation, pour espérer ouvrir la voie à une façon de travailler plus flexible, une fois la situation actuelle passée.

Si votre entreprise est déjà passée à une solution entièrement cloud comme Teams et Office 365, vous êtes au paradis. Là, tout — fichiers, programmes, données, outils et tout ce dont vous avez besoin — est dans le cloud. Tant que vous avez une connexion internet, que ce soit à la maison, dans le train, au café, vous pouvez vous connecter et travailler normalement : business as usual.

Une des exigences clés pour toute solution cloud est la connectivité. La plupart seront à la maison, soit sur leur box internet, soit en hotspot mobile. Dans la plupart des cas, le télétravail n'aura pas les mêmes défis que le travail sur le réseau d'entreprise interne basé MPLS. En télétravail, votre connexion est directe via internet, évitant pare-feux d'entreprise, serveurs DNS, point de sortie et toute latence liée au tenant géographique. Une connexion directe signifie que vous pourriez réellement avoir de meilleures performances chez vous (sauf si votre connexion maison est super lente) qu'au bureau.

Cependant, vous pourriez constater que même avec un outil de collaboration cloud, certaines de vos données et programmes clés sont encore stockés sur des serveurs de fichiers ou partages internes. L'accès à ceux-ci peut nécessiter une connexion VPN et un token (jeton physique style porte-clés ou token logiciel appli sur smartphone) pour s'authentifier à la connexion. Bien que sécurisé, ça peut être fastidieux mais contournable. La méthode la plus simple : déplacez vos fichiers clés vers OneDrive (ou autre stockage cloud recommandé par l'entreprise) via votre gestionnaire de fichiers ou email d'entreprise. Selon la durée du travail à distance, vous trouverez de plus en plus de vos fichiers et données dans le cloud.

Certains réaliseront que leur environnement de bureau tourne encore en interne par le département IT dans des datacenters on-premise. C'est la situation la moins préférée. Accès VPN requis et l'expérience de travail sera tolérable mais pas la plus productive.

Heureusement, tout n'est pas perdu. Si vous êtes dans ce cas, la plupart des fournisseurs d'outils de collaboration cloud offrent un accès limité dans le temps à leurs produits. Microsoft et Google sont les derniers à l'avoir fait. Pire cas : vous vous inscrivez comme particulier et dans certains cas téléchargez une Appli ou Applet Navigateur. Cela veut dire que vous pouvez quand même collaborer, mais l'expérience ne sera pas aussi fluide qu'une solution full cloud, car le partage de données d'entreprise peut ne pas être aussi facile, supporté ou autorisé. Mais c'est mieux que l'alternative.

Le défi suivant dépend de la réussite du programme d'adoption (souvent appelé déploiement/rollout) de l'outil de collaboration. La plupart des utilisateurs avec qui j'ai parlé disent qu'ils pourraient être plus productifs s'ils savaient mieux utiliser les outils. En supposant que c'est vrai pour vous, cliquez sur le guide « Premiers pas » (Teams ou Google). Une fois familiarisé avec la vue d'ensemble, faites équipe avec un collègue (buddy up) et testez quelques fonctionnalités pour prendre confiance : configurer réunions, partager l'écran ou programme prévu, tester enregistrements, etc. Ça évite le temps et la gêne (et peut-être perte de réputation) quand on le fait pour de vrai avec un client important, une opportunité commerciale clé ou un large public.

La plupart de ces outils ont des fonctionnalités spécifiques qui améliorent ou minimisent les distractions. Cela peut inclure : floutage d'arrière-plan (pratique si vous avez laissé des vêtements sur le rail de tableaux ou de jeunes enfants en liberté) et enregistrement pour que d'autres collègues rattrapent les réunions manquées. Vous devriez aussi créer un Team ou Google Hangout pour partager astuces et fournir un réseau de support informel. Bonne pratique : avoir une section « FAQ » (Questions Fréquentes), une section « N2K » (Need to Know / À Savoir) pour épingler les infos importantes, une section « Actualités » pour infos à jour et de dernière minute (ex. quand on peut retourner au bureau), ainsi que d'autres zones spécifiques par application, client ou intérêt (ex. Réunions, Partage Données, etc.). Ainsi, tout le monde a accès aux mêmes infos, au lieu d'essayer de les comprendre seul.

Un des défis du travail à distance : manquer les interactions informelles, blagues, histoires et bavardages qui soutiennent le vrai environnement de bureau. On ne veut pas perdre ça, mais en même temps on ne veut pas que ce bavardage informel encombre les espaces de travail. Alors pourquoi ne pas créer un canal, team ou hangout appelé « WaterCooler (Fontaine à eau) » pour ces communications informelles ? Vous pourriez même organiser une visioconférence chaque midi et animer une cantine virtuelle.

Bien, ça devrait suffire pour vous occuper et commencer à travailler mais rappelez-vous : votre clavier et téléphone portable ont probablement plus de bactéries que votre siège de toilettes, alors nettoyez-les régulièrement aussi. Dans mon prochain post, je partagerai des idées pour rendre le télétravail plus productif et j'espère que vous deviendrez aussi ingénieux et efficaces que Kevin, plutôt que les deux autres mecs !!!

Contactez Mark Sweeney (Directeur des Services Professionnels)