Booster sa productivité en télétravail : stratégies et astuces (Partie 2)

Ça se rapproche. Certains d'entre vous ont déjà reçu l'email confirmant le travail à domicile. La Partie 1 couvrait ce qu'il vous faut, cette partie couvre des idées pour rendre votre temps productif.

Ce seront toujours les choses inattendues qui vous piégeront. Exemple : un projet où j'avais un daily stand-up à 8h. J'étais sur site mardi à jeudi et télétravaillais lundi (jour de trajet) et vendredi. Jeudi soir, je rentrais. Rien d'inhabituel sauf que le projet était en Europe et j'arrivais chez moi du mauvais côté de minuit. J'aurais aimé être toujours ponctuel pour le stand-up du vendredi matin. Je ne l'étais pas. Mais il y avait un avantage : ça devenait toujours calme en milieu d'après-midi.

Mais c'est le bénéfice clé du télétravail : la flexibilité, pouvoir adapter son travail à sa vie, pas l'inverse. Cependant, avoir cette flexibilité est aussi le plus grand défi. Piège courant : on est trop flexible dans la journée, donc on finit par travailler bien plus tard le soir. Du coup on se lève plus tard, on fait moins que prévu, on retravaille tard. On a décalé le temps, mais pas dans le bon sens. Pire, on a remplacé les risques/défis du bureau par un autre, auto-infligé. La clé : être le plus proactif possible, pas réactif, et ciel, pendant cette période il y aura plein de choses à réagir !!!

En télétravail, il faut être réaliste sur ce qu'on peut accomplir. On a tous entendu les anecdotes sur être bien plus productif loin des distractions du bureau. La plupart d'entre nous n'ont pas de super-ninja ultra-productif intérieur qui attend de jaillir une fois libéré des chaînes du bureau. À la maison, on a aussi des distractions. Exemple : vous rendez-vous compte du nombre de gens qui frappent à votre porte ? Si ça prend normalement deux heures pour écrire ce rapport au bureau, ça prendra probablement encore deux heures à la maison. Lié à ça : l'impulsion de prouver qu'on bosse vraiment. Une perception courante : télétravail = TV journée et réseaux sociaux. Oui, vous pourrez peut-être regarder Les Feux de l'Amour l'après-midi au lieu du soir, mais pendant ce temps, personne ne vous juge, alors faites juste ce que vous feriez normalement. Première chose : soyez réaliste sur ce que vous pouvez accomplir. Sinon, on tombe facilement dans le piège du décalage temporel.

Deuxièmement, il faut de la structure. Note : structure ne veut PAS dire micro-management à distance. Structure = quelque chose pour s'ancrer. Le télétravail peut être solitaire et isolant. On peut surmonter ça avec des techniques agiles. Exemple : stand-up quotidien régulier, vers 9h30 ou 9h45 pour laisser le temps aux activités matinales — école enfants, rendez-vous médicaux — de se finir. Non seulement le stand-up quotidien garde tout le monde sur la même page — oui c'est vraiment mercredi déjà — mais c'est utile pour faire avancer les projets critiques en cours.

Le stand-up ne doit pas dépasser 15 minutes, en 3 blocs de 5 min :

1) Premières 5 min : tour de table pour couvrir ce qui a été accompli hier (Netflix et électroménager ne comptent pas).

2) Deuxièmes 5 min : ce que vous prévoyez de faire aujourd'hui.

3) Dernières 5 min : défis ou problèmes.

L'objectif n'est PAS de résoudre les défis sur l'appel, mais d'allouer qui est le mieux placé pour les régler et leur donner l'action séparément.

Troisièmement, n'ayez pas peur de demander de l'aide (si surchargé) ou d'intervenir (si vous pensez pouvoir aider). En télétravail, vous faites toujours partie d'une équipe, et comme au bureau, l'équipe est plus efficace quand elle tire dans le même sens. Donc, si vous avez besoin d'aide, demandez. Si vous pouvez aider, dites-le.

Quatrièmement, partagez (mais ne sur-partagez pas). Si un membre de la famille ou voisin a besoin de votre aide ou qu'un imprévu survient, dites-le à l'équipe. « Les gars, je dois m'absenter deux heures » suffit. Pas besoin de détails. Ça aide les autres à caler leurs attentes et, si nécessaire, à reprogrammer proactivement plutôt que réagir.

Cinquièmement, n'oubliez pas les pauses, thé, déjeuner ou juste pour séparer les tâches. Restez actif aussi. Les deux sont faciles à négliger, surtout quand on veut montrer qu'on bosse dur. Au passage, personne n'est impressionné par les emails envoyés tard le soir ou tôt le matin. Faites la chose sensée : utilisez l'envoi différé pour qu'ils partent au début du jour suivant.

Sixièmement, c'est ok de rater des réunions, comme les stand-ups quotidiens. Pendant cette période, on aura tous d'autres priorités plus critiques. Elles peuvent surgir sans préavis. C'est une période inhabituelle mais on doit utiliser les outils qu'on a maintenant pour minimiser l'impact négatif. Enregistrez les réunions/appels conférence. Prenez notes des points clés et partagez via votre outil de collaboration, messagerie instantanée ou stockage partagé de l'équipe.

Enfin, utilisez les outils de collaboration pour garder un contact régulier avec vos collègues. Créez une « fontaine à eau » virtuelle pour bavardages informels. Ou utilisez la visio et invitez l'équipe à une cantine virtuelle.

Oui, il y aura une troisième partie, mais en attendant amusez-vous avec les parties 1 & 2. Espérons qu'on verra les bénéfices du télétravail, assez pour vouloir le continuer bien après que la couverture du Covid-19 soit reléguée à la chaîne Histoire.

Contactez Mark Sweeney (Directeur des Services Professionnels)