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Comment remplacer votre ancienne solution de GMAO (Guide ridiculement simple)


Dernières statistiques de maintenance montrent que 53 % des gestionnaires d'installations ayant participé à l'enquête utilisent la GMAO pour suivre de manière proactive leurs opérations de maintenance.

Dans le cadre de la même étude, 37 % des professionnels de la maintenance ont déclaré qu'ils prévoyaient d'augmenter leurs investissements dans la GMAO (logiciel de gestion de la maintenance informatisée) et l'EAM (logiciel de gestion des actifs d'entreprise) en 2018.

L'industrie va évidemment de l'avant alors que les organisations deviennent de plus en plus conscientes de l'importance de la maintenance proactive et des avantages des systèmes de gestion de la maintenance informatisés .

Mais que se passe-t-il lorsque vous réalisez que vous avez choisi la mauvaise solution de GMAO ? Est-il facile (ou difficile) de passer à un nouveau fournisseur de GMAO ? Pouvez-vous effectuer cette transition rapidement sans encourir de coûts importants ?

Nous sommes là pour répondre à ces questions.

Nous allons vous montrer comment reconnaître les signes que vous avez besoin d'une nouvelle solution de GMAO et comment planifier et exécuter une transition en douceur cela ne perturbera pas vos opérations de maintenance en cours ni ne nécessitera un investissement énorme si vous avez besoin de l'aide d'une GMAO.

Pour un aperçu approfondi de ce qu'est une GMAO, consultez notre guide Qu'est-ce qu'un système de GMAO et comment fonctionne-t-il.

Signez clairement que vous avez besoin d'une nouvelle GMAO

L'une des pires choses que vous puissiez faire est de vous contenter d'une solution de GMAO qui vous oblige à vous y adapter, au lieu qu'elle puisse s'adapter à vous. Cela n'a aucun sens de continuer à payer pour quelque chose qui ne peut pas vous rendre plus efficace.

Passons en revue les signes les plus courants qui montrent que vous feriez mieux de trouver un nouveau fournisseur de GMAO.

1) Vous n'avez pas réalisé de ROI

Les responsables de maintenance n'introduisent pas la GMAO dans leurs organisations simplement parce qu'ils veulent « mélanger les choses ».

Ils le font pour créer un service de maintenance plus fluide qui peut réduire les coûts en évitant les temps d'arrêt imprévus et en augmentant la durée de vie de leurs actifs.

Plus ils peuvent réduire ces coûts, plus le retour sur investissement qu'ils peuvent voir est élevé.

Si les métriques de votre solution de GMAO actuelle ont été correctement installées et que vous ne constatez pas de retour sur investissement positif, alors vous n'êtes pas le problème - le problème est la solution que vous utilisez .

2) La GMAO que vous utilisez est trop complexe

L'une des raisons les plus courantes pour lesquelles votre GMAO ne réalise pas de retour sur investissement est qu'il est trop difficile à utiliser pour vous ou votre équipe.

Il suffit de le regarder logiquement. Plus vos techniciens passent de temps à essayer de trouver des informations sur les actifs ou à enregistrer quelque chose dans l'outil, moins ils ont de temps pour effectuer leur travail. Cela, à son tour, augmente encore vos coûts de main-d'œuvre.

Ne pensez pas qu'un logiciel de maintenance puissant doit être intrinsèquement complexe à utiliser, car il doit comporter de nombreuses fonctionnalités et des analyses puissantes.

En tant que personne qui a travaillé pendant des années sur une GMAO puissante mais simple à utiliser, je peux dire avec confiance que ce n'est tout simplement pas vrai. GMAO Limble en est la preuve.

3) Il ne prend pas en charge les appareils mobiles

Nos données internes montrent que les clients qui passent d'un système de bureau (que ce soit une GMAO ou Excel) à notre GMAO mobile voient une augmentation de productivité de 15 % , purement du fait qu'ils peuvent accéder au logiciel sur leur téléphone.

Voici quelques éléments qui vous manquent si votre GMAO n'est pas adaptée aux mobiles :

4) Il manque des fonctionnalités critiques à votre GMAO

C'est un point qui n'a pas besoin de beaucoup d'explications. Si la solution que vous utilisez ne possède pas les fonctionnalités nécessaires, vous devez rechercher celle qui en possède.

Par exemple, certains anciens logiciels de GMAO vous permettent de créer des ordres de travail, mais ne vous permettent pas de planifier des tâches de manière à créer un plan de maintenance préventive efficace .

À une époque où de plus en plus d'organisations passent à la maintenance préventive et prédictive, ne pas être en mesure de planifier un plan proactif signifie que vous aurez du mal à rester compétitif sur le marché.

S'il manque à votre solution actuelle certaines fonctionnalités qui sont importantes pour vous, vous ne devriez pas hésiter à trouver un partenaire plus approprié car ce n'est pas un problème qui va se résoudre tout seul.

5) La solution n'évolue pas bien

Si vous envisagez de développer votre entreprise, vous aurez besoin d'un logiciel de maintenance capable de suivre cette croissance.

Le moyen le plus simple de reconnaître que votre solution actuelle peut avoir des difficultés à évoluer est sa complexité à utiliser.

Posez-vous la question :

Si la réponse à l'une des questions ci-dessus est affirmative, le fait d'avoir plus d'actifs et de techniciens signifie que ces problèmes ne feront qu'empirer.

6) Le logiciel est trop cher

Un autre signe qui n'a pas besoin de beaucoup d'explications.

Chaque solution est livrée avec son propre ensemble de fonctionnalités et de tarifs. Cependant, tous les fournisseurs de GMAO n'ont pas de tarification SAAS flexible. Certaines solutions sont davantage orientées vers les entreprises, tandis que d'autres visent à aider les petites entreprises.

Si vous tenez compte du fait que certaines solutions de GMAO ne coûtent que 25 $/mois, il n'est pas exagéré de conclure que vous POUVEZ trouver un système abordable pour votre entreprise.

Prenez votre temps pour examiner et sélectionner le meilleur logiciel de maintenance qui convient parfaitement à la maintenance et au flux de travail de vos installations.

7) Support technique faible ou inexistant

Quelle que soit la simplicité du logiciel que vous utilisez, chaque entreprise est différente et, tôt ou tard, vous aurez un problème technique ou une question que vous voudrez voir résolue rapidement et efficacement.

Si votre fournisseur de GMAO…

… alors ce n'est pas le partenaire à long terme dont vous avez besoin pour développer votre entreprise.

Dans une industrie où les petits retards peuvent vous coûter des milliers de dollars, vous ne voulez pas travailler avec quelqu'un qui prend une semaine pour résoudre votre problème.

Cette section a fini par être plus longue que prévu, mais nous avons pensé qu'il était important d'expliquer notre raisonnement derrière chaque signe.

Maintenant que nous avons réglé cela, voyons comment changer de fournisseur de GMAO sans perdre votre raison.

Comment passer à une nouvelle GMAO

Étape 1 :Faites participer votre équipe

Nous en avons parlé dans plusieurs articles sur notre blog, mais uniquement parce que c'est si important.

Vous devez réaliser que la mise en place d'une GMAO n'est pas la chose qui vous permettra d'obtenir un retour sur investissement - en fait, l'utilisation du système est ce qui génère un retour sur investissement vous vous attendez à voir.

Si votre personnel de maintenance n'est pas motivé pour essayer le nouveau système, alors toute cette transition n'est qu'une perte de temps et de ressources.

La bonne nouvelle est qu'il n'est pas si difficile de motiver votre équipe.

Imaginez que vous êtes un technicien de maintenance et que quelqu'un vous montre une nouvelle GMAO plus simple à utiliser et qui vous simplifie la vie en automatisant les pièces de rechange ennuyeuses de votre travail et en accélérant votre flux de travail global. Ne seriez-vous pas intéressé à donner une chance équitable à un tel logiciel ?

Une autre façon de motiver votre équipe est de leur permettre d'examiner les solutions que vous avez présélectionnées et de prendre en compte leurs commentaires avant de faire le choix final.

Après tout, ils utiliseront le logiciel presque quotidiennement.

Étape 2 :Planifiez la transition pour éviter les temps d'arrêt

Comme pour tout projet, un peu de planification et de coordination contribue grandement à assurer son succès.

1) Définir les jalons et le calendrier

Les projets qui n'ont pas de délais clairement définis prennent souvent un temps inutilement long à terminer.

Cependant, ne cherchez pas seulement à définir une seule date d'échéance pour l'ensemble du projet. Pour pouvoir suivre la progression de votre mise en œuvre, vous devez la diviser en plusieurs étapes.

Par exemple, vous pouvez définir des dates d'échéance pour les activités suivantes (que nous aborderons plus loin dans l'article) :

2) Décrire les responsabilités (qui doit faire quoi)

Maintenant que vous avez la liste des étapes à suivre, vous devez décider qui va les exécuter.

Lorsque vous attribuez les tâches, essayez d'être aussi clair que possible sur les raisons pour lesquelles ces tâches doivent être effectuées et comment elles affectent le reste du processus.

Une autre chose que chaque membre de votre équipe doit savoir est qui est en charge du projet et à qui ils peuvent venir avec leurs questions.

N'oubliez pas que ce n'est pas parce que quelque chose est clair pour vous que cela l'est pour tout le monde.

3) Désignez un « chef de projet » et/ou formez une équipe de GMAO

Chaque projet a besoin de quelqu'un qui le supervisera. Dans la plupart des cas, ce sera le responsable de la maintenance.

Cependant, les grandes organisations peuvent vouloir aller plus loin et former une équipe de GMAO, surtout si elles mettent en œuvre la nouvelle GMAO sur plusieurs sites.

Par exemple, votre équipe de GMAO peut être composée d'un responsable de maintenance, d'un responsable de niveau supérieur, de représentants de techniciens de maintenance et d'une personne dédiée du site du fournisseur de GMAO qui vous aidera dans la mise en œuvre.

Dans certains cas, les organisations cherchent à créer une équipe de GMAO avant même de commencer à rechercher leur nouvelle solution de gestion de la maintenance afin d'obtenir les commentaires de tous les côtés avant de sélectionner quelques systèmes qu'ils souhaitent essayer.

4) Coordonner avec votre fournisseur de GMAO

Au début de Limble, j'ai aidé de nombreuses petites entreprises à mettre en œuvre Limble dans leur organisation.

Une chose que j'en ai apprise est que le fait d'avoir quelqu'un qui peut répondre rapidement à leurs questions et résoudre même des problèmes mineurs accélère considérablement vos activités de maintenance.

C'est pourquoi chaque client dispose d'une personne dédiée qu'il peut contacter pour toutes questions, préoccupations et demandes de travail.

Ce qui est bien avec Limble aujourd'hui, c'est qu'il est basé sur le Web et qu'il est également disponible sur Android et iOS.

N'hésitez pas à demander de l'aide à votre fournisseur de GMAO, car cela devrait être dans son intérêt de vous assurer une transition réussie.

Étape 3 : Transférez les données de maintenance nécessaires

Selon la taille de vos opérations de maintenance et le nombre d'actifs que vous utilisez, le transfert de toutes les données peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois.

La bonne nouvelle est que vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois.

Dans le meilleur des cas, vous pourrez exporter les données de votre ancienne GMAO, effectuer un nettoyage si nécessaire (comme supprimer les données sur les anciens actifs que vous n'utilisez plus) et les télécharger dans votre nouvelle GMAO.

Voici ce que vous pouvez faire pour vous assurer que ce processus se déroule le mieux possible :

1) Décidez quelles données vous devez collecter

Avant de commencer à rassembler toutes les données de maintenance que vous souhaitez transférer, vous devez d'abord définir les informations dont vous avez besoin.

Voici une image qui montre les informations habituelles sur les actifs que vous souhaitez transférer :

Si vous avez exécuté un plan de maintenance prédictive ou préventive avec votre ancien logiciel de GMAO, vous aurez également besoin des données sur les procédures, les tâches et les fréquences de maintenance préventive/prédictive que vous pourrez ensuite utiliser pour mettre en place rapidement un plan de maintenance préventive dans votre nouvelle GMAO. .

Si vous disposez d'un grand nombre d'actifs, commencez par transférer les données des actifs les plus critiques.

2) Rassemblez les données nécessaires

Voici quelques façons de rassembler toutes les données que vous souhaitez migrer vers votre nouvelle GMAO :

3) Nettoyer les données collectées

Avant de commencer à saisir les données dans votre nouvelle GMAO, prenez le temps de nettoyer les données que vous avez recueillies et assurez-vous que vous ne traitez que des informations précises et organisées.

Vous pouvez le faire en :

Nos conseils pour les normes de nommage dans Limble sont de tout nommer clairement et logiquement - les noms doivent être suffisamment clairs pour que même un opérateur de première ligne sache quelles sont les données sur les actifs. Donc au lieu d'une abréviation comme CH-01 utilisez quelque chose comme Chiller-01 .

Avoir des noms de suivi des actifs clairs avec des identifiants numériques clairs est le meilleur moyen de garantir que toutes les données sont facilement lisibles, consultables, filtrées et classées.

4) Saisissez les données dans votre nouvelle GMAO

Maintenant que vous avez collecté des données propres et décidé des normes de nommage que vous souhaitez utiliser, l'étape suivante consiste à saisir ces données dans votre nouvelle GMAO.

Les deux méthodes les plus courantes que vous utiliserez sont :

Cela peut prendre un certain temps, mais comme nous l'avons dit, vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois.

Étape 4 :Configurez votre nouvelle solution de GMAO

Voici quelques points à prendre en compte avant de commencer à utiliser votre GMAO fraîchement installée et chargée de toutes les données dont vous avez besoin.

1) Configurez les rapports que vous utiliserez réellement

La plupart des GMAO ont une base de données de centaines de rapports différents car ils servent un large éventail de clients dans de nombreux secteurs différents. Des fabricants d'aliments et de boissons aux propriétaires de complexes de bureaux ou d'établissements d'enseignement, chaque client aura des besoins spécifiques pour un ensemble différent de rapports.

Idéalement, les clients décideront de ce qui est essentiel pour eux (en grande partie en fonction de leurs objectifs commerciaux), puis auront la configuration GMAO pour fournir des rapports qui les aideront à surveiller ces KPI. Par exemple, les clients d'un secteur peuvent se concentrer sur les temps d'arrêt planifiés et non planifiés , tandis que ceux d'un autre secteur pourraient être plus préoccupés par combien de temps il faut pour terminer les tâches de maintenance , coûts de maintien des performances et du cycle de vie des actifs , ou quelque chose de complètement différent.

Mais même si votre GMAO peut générer automatiquement des dizaines de rapports, inutile de perdre votre temps à configurer ceux que vous n'utiliserez jamais.

Une façon dont nous essayons d'aider nos utilisateurs à cet égard est qu'au lieu de créer une grande base de données de rapports que les utilisateurs peuvent extraire, nous avons créé un générateur de tableau de bord personnalisé très puissant (mais facile à utiliser) qui vous permet de créer vos rapports. Cela permet à chaque client d'avoir des rapports vraiment personnalisés qui lui fournissent des données de la plus haute qualité pour prendre des décisions commerciales éclairées.

Une autre fonctionnalité de Limble GMAO est qu'il permet la rotation de ces rapports personnalisés. Cela signifie que vous pouvez configurer tous vos KPI sur un grand écran et les faire tourner en permanence afin que tous les membres de votre équipe sachent toujours exactement ce qui se passe.

De plus, nos tableaux de bord personnalisés vous permettent de visualiser les rapports côte à côte afin que vous puissiez facilement comparer les performances d'un critère à l'autre comme les performances du personnel , coûts , temps d'arrêt , et ainsi de suite.

Avant de passer à la section suivante, voici une liste de rapports courants que vous souhaiterez peut-être créer :

2) Configurer les intégrations GMAO (si nécessaire)

Comme vous le savez déjà, votre GMAO ne doit pas être autonome. L'objectif est de s'assurer qu'il peut communiquer avec d'autres logiciels que vous utilisez peut-être, tels que l'ERP.

Cela améliorera considérablement les temps de réponse et l'efficacité tout en évitant la génération de données dupliquées.

Bien que l'intégration de la GMAO avec d'autres systèmes nécessite certaines compétences techniques, cela ne doit pas être un exercice difficile.

De nos jours, de nombreuses solutions de GMAO offrent une interface utilisateur qui simplifie le processus d'intégration via :

Si vous utilisez également la maintenance prédictive, la maintenance conditionnelle , ou une autre technologie compatible IoT , vous souhaiterez également connecter votre GMAO aux capteurs installés afin d'avoir un aperçu en temps réel de l'état de vos actifs.

3) Tester le système

Une fois que toutes les données requises ont été importées dans le nouveau logiciel de maintenance, l'étape suivante consiste à effectuer des tests approfondis. Il y a plusieurs questions à se poser à ce stade :

Toute erreur trouvée doit être rapidement signalée au fournisseur de GMAO pour correction.

4) Ne sautez pas la formation des employés

Un excellent moyen de vous simplifier la vie et de faciliter la formation des employés est de choisir une GMAO facile à utiliser et de suivre simplement la formation suggérée par le fournisseur de GMAO.

Si votre fournisseur de GMAO suggère une formation approfondie , cela peut être un signal d'alarme qui indique que leur GMAO n'est pas si facile à utiliser et que vous voudrez peut-être reconsidérer votre décision.

Bien que les options de formation varient d'un fournisseur à l'autre, les plus courantes sont les sessions de formation en personne, les webinaires , et de bons vieux tutoriels vidéo .

Quelle que soit la méthode de formation que vous choisissez, si vous avez une très grande équipe de maintenance, il ne sera probablement pas pratique de toutes les former en même temps. Dans de telles situations, quelques membres de l'équipe sélectionnés peuvent être complètement formés directement par le fournisseur. Par la suite, ils peuvent enseigner aux autres par lots jusqu'à ce que tout le monde soit à bord.

Étape 5 : Regarder, réagir, améliorer, suivre

Félicitations, vous venez de mettre en place votre nouvelle solution de GMAO.

Cependant, ne célébrez pas trop longtemps car il y a encore quelques points à surveiller pour assurer un succès à long terme.

Maintenant que l'aspect technique de la mise en œuvre est terminé, vous devez agir en tant qu'inspecteur. Surveillez la façon dont vos employés utilisent la GMAO afin de pouvoir corriger les actions erronées avant qu'elles ne deviennent une habitude.

Faites de l'utilisation de la GMAO une habitude

Vous serez peut-être surpris de constater que, même si votre équipe a été entièrement formée à l'utilisation du nouveau logiciel, elle ne suit pas toutes les directives et les meilleures pratiques.

Les vieilles habitudes ont la vie dure et si votre équipe de maintenance a repris de mauvaises habitudes en travaillant sur l'ancien logiciel de GMAO, il est maintenant temps de faire des efforts supplémentaires pour les corriger.

L'un des problèmes les plus courants est que les techniciens n'enregistrent pas tout ce qu'ils font dans la GMAO. C'est pourquoi nous conseillons toujours aux managers de surveiller cela de près pendant au moins un mois après la mise en œuvre et de travailler à corriger et à améliorer ces habitudes.

C'est le seul moyen de garantir que vous manipulez des informations réelles et que vos plans et décisions sont basés sur des informations et des rapports précis.

3 mois après – rapport à votre patron

Dans les trois mois suivant l'adoption d'une nouvelle GMAO améliorée, vous devriez commencer à constater des réductions des temps d'arrêt des équipements, une meilleure gestion des stocks, un stockage et une récupération améliorés des documents, moins d'heures supplémentaires, et plus encore.

Exportez ces résultats positifs, puis partagez-les avec la haute direction. C'est un excellent moyen de les mettre à l'aise dans des situations où il y avait des défis initiaux ou une résistance de la part de la direction à l'idée de migrer vers un nouveau logiciel.

L'objectif ultime :utiliser pleinement votre nouvelle solution de GMAO

Nous avons établi que la migration vers une meilleure GMAO peut être réalisée sans perturber sérieusement l'ensemble de vos opérations de maintenance ni entraîner des coûts de maintenance énormes.

Votre nouvelle GMAO est un logiciel puissant qui, s'il est utilisé correctement, peut grandement améliorer votre logiciel de gestion de la maintenance en termes d'efficacité et de réduction des coûts. Mais même s'il vous donne déjà les résultats que vous attendez, il y a probablement plusieurs fonctionnalités que vous n'utilisez pas régulièrement.

De nombreux clients font l'erreur d'utiliser leur GMAO comme un autre outil sophistiqué de tenue de dossiers. Mais ce n'est qu'un aspect des nombreuses choses que vous pouvez accomplir avec.

Au lieu d'utiliser uniquement les fonctionnalités de base dont vous aviez besoin au départ, pourquoi ne pas explorer toutes ses fonctionnalités ? Peut-être que l'outil offre des fonctionnalités dont vous ne saviez même pas avoir besoin.

Encouragez votre personnel à explorer ses capacités et vous verrez des améliorations continues dans vos opérations de maintenance.

Si vous envisagez de passer à un nouveau logiciel de GMAO, n'hésitez pas à contacter et voyons si Limble conviendrait parfaitement à votre organisation.

Alternativement, vous pouvez toujours cliquer ici pour démarrer un essai routier en direct et vérifiez par vous-même à quoi ressemble Limble au travail.

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