Guide complet de la maintenance des propriétés

Tout le monde veut vivre et travailler dans un environnement sûr et fonctionnel, ce qui est l'un des principaux facteurs ayant un impact sur notre qualité de vie.

En tant que propriétaire, vous vous demandez peut-être quelles mesures vous devez prendre pour vous assurer que votre propriété répond à ces attentes. Pour trouver la réponse, vous devez d'abord vous familiariser avec les rouages ​​de l'entretien d'une propriété.

Un bon point de départ est de lire le reste de cet article pendant que nous :

• discutez de ce que couvre l'entretien de la propriété
• expliquer ce qu'est le code international d'entretien des propriétés
• comparez l'entretien des propriétés commerciales et la constitution d'une équipe d'entretien interne
• présentez 4 conseils importants pour garder votre propriété en parfait état

Qu'est-ce que l'entretien de la propriété ?

Entretien de la propriété est le processus de préservation d'un bâtiment résidentiel ou hôtelier et de ses environs immédiats dans un état optimal grâce à un ensemble d'activités de maintenance spécifiques.

Il désigne les différentes activités indispensables au maintien d'un bâtiment fonctionnel et confortable pour ses occupants (c'est pourquoi il est souvent utilisé de manière interchangeable avec le terme entretien du bâtiment).

Les activités d'entretien de la propriété comprennent :

• nettoyage des parties communes internes et externes du bâtiment (y compris les drains, les gouttières, les couloirs, etc.)
• contrôle et élimination des rongeurs
• jardinage et aménagement paysager
• séparation et élimination des déchets
• entretien, réparation et remplacement de tous les systèmes mécaniques et électriques (éclairage, CVC, alimentation en eau, chauffage de l'eau, etc.)
• contrôles de sécurité (inspections de routine proactives des systèmes mécaniques et électriques, des installations de lutte contre l'incendie et inspections de sécurité de l'ensemble des locaux).

L'entretien de la propriété est bénéfique à la fois pour les occupants et le propriétaire, car il permet de garder tout le monde heureux.

D'occupant, vous voulez rentrer à la maison après une journée bien remplie et savoir que vous pouvez vous détendre sans vous soucier de problèmes comme un évier de cuisine bouché, un escalier sale, mal éclairé et gras où vos enfants pourraient trébucher et se blesser, ou des toilettes qui ne tirent pas. Cela étant dit, les tâches mineures comme le remplacement des ampoules pourraient être la responsabilité des locataires eux-mêmes. C'est toujours une bonne idée de définir clairement les responsabilités du locataire par rapport au propriétaire, en particulier pour les propriétés locatives.

Pour le propriétaire immobilier, vous voulez vous assurer que votre bien locatif conserve sa valeur au fil des ans et que vous ne passez pas la majeure partie de votre journée à vous occuper d'un locataire insatisfait ou de l'autre. Vous voulez également éviter les problèmes de responsabilité si quelqu'un se blesse sur les lieux.

Suite au code international d'entretien des propriétés (IPMC)

L'entretien de la propriété ne doit pas être un processus aléatoire, car un entretien médiocre ou inadéquat peut causer de graves problèmes à tous ceux qui utilisent cette propriété en particulier. Pour éviter de telles situations, il existe plusieurs règlements et codes que les propriétaires et les administrateurs peuvent suivre.

L'un de ces codes est le International Property Maintenance Code (IPMC) . Il s'agit d'un ensemble de règlements qui précisent les exigences minimales d'entretien pour les bâtiments existants. Le code international d'entretien des propriétés est un document d'entretien créé pour répondre au besoin d'un code d'entretien des propriétés moderne et mis à jour. Il couvre les chapitres suivants :

Son objectif est d'établir des normes minimales pour l'entretien des éléments du bâtiment tels que l'extérieur de la structure, la plomberie, la mécanique, les appareils électriques, les installations sanitaires et l'équipement de lutte contre l'incendie. Par exemple, il contient des recommandations spécifiques sur l'équipement de chauffage de l'eau, la température idéale de l'eau chauffée, la façon dont cette eau doit circuler, etc.

L'IPMC est renouvelé tous les 3 ans et est disponible pour adoption et utilisation par les juridictions à l'échelle internationale. Vous pouvez consulter tous les détails de ce que couvre l'IPMC ici.

Entretien des locaux commerciaux vs une équipe interne

Un choix important que vous devrez faire sera de sous-traiter cette tâche à une équipe d'entretien des propriétés commerciales ou constituer une équipe interne . Nous discutons des deux options ci-dessous.

Aller avec des services professionnels d'entretien de propriété

Si vous choisissez de faire appel à une entreprise de maintenance immobilière professionnelle, vous bénéficierez d'une approche de maintenance plus structurée qu'elle a développée au fil des ans. Certains des services qu'ils offrent habituellement incluent :

1) Planification et programmation de la maintenance préventive
Une entreprise professionnelle d'entretien de propriété aura généralement un système établi pour planifier et programmer chaque tâche d'entretien dont votre propriété a besoin. Au minimum, un tel système devrait inclure :

• Contrôles de maintenance, inspections et visites réguliers.
• Documentation de toute la maintenance effectuée.
• Recommandations pour les mises à niveau et les améliorations.
• Procédures standard pour l'embauche et la gestion des fournisseurs et des sous-traitants.

Un service d'entretien de propriétés commerciales de qualité gardera vos locataires heureux tout en préservant et en améliorant l'état de votre actif.

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2) Rapports financiers
Il est prévu que l'un de leurs premiers rôles sera de créer un budget d'entretien pour votre propriété. Ils vous présenteront également des rapports sur les dépenses d'entretien des locaux - au moins tous les mois.

3) Gérer la communication avec les locataires
Si chaque e-mail ou SMS des locataires vous parvient directement, vous n'aurez probablement pas le temps de faire autre chose. Une partie des tâches d'une entreprise professionnelle de maintenance immobilière consistera à communiquer avec vos locataires et à ne vous transmettre que les problèmes qui nécessitent votre attention.

4) Assurer la conformité réglementaire
Semblable à l'IPMC que nous avons mentionné précédemment, il existe plusieurs autres exigences que votre juridiction locale peut exiger des propriétaires. Il peut être difficile de garder une trace de tout. Une entreprise d'entretien de propriétés commerciales doit surveiller les réglementations existantes et nouvelles en votre nom et assurer la conformité.

Tout cela a l'air bien, mais vous vous demandez peut-être :où puis-je trouver une entreprise d'entretien de propriétés commerciales décente ?

Eh bien, il existe plusieurs approches différentes que vous pouvez adopter ici. Si vous êtes d'accord avec la non intervention, vous pouvez rechercher des sociétés de gestion immobilière commerciale et laisser l'une d'entre elles prendre les rênes (car la gestion immobilière inclut la gestion de la maintenance).

Si vous n'avez besoin que de quelqu'un pour s'occuper des travaux d'entretien nécessaires, vous pouvez effectuer des recherches sur Google pour trouver des services d'entretien immobilier dans votre région et/ou contacter d'autres propriétaires que vous connaissez et leur demander s'ils ont quelqu'un à recommander.

Enfin, lorsque vous négociez avec un entrepreneur, cela ne fait pas de mal de voir les choses de leur point de vue. Par exemple, voici sur quoi une entreprise de nettoyage professionnelle pourrait se concentrer lorsqu'elle essaie de vous vendre son service.

Participer avec une équipe de maintenance immobilière en interne

Si vous choisissez d'avoir une équipe de maintenance interne, vous serez responsable de tout ce que nous avons décrit dans le dernier chapitre, mais la différence est que vous aurez une supervision directe sur le personnel et la qualité du travail effectué, avez un budget d'entretien plus flexible qui est sous votre contrôle et avoir une meilleure compréhension globale de tous les problèmes et activités d'entretien qui se produisent dans votre propriété .

Cependant, l'organisation d'un service de maintenance nécessite un certain niveau de planification. Voici les étapes que vous pouvez suivre pour constituer votre équipe interne de maintenance immobilière :

1. Déterminez les compétences et la taille de l'équipe que vous recruterez. Commencez par énumérer toutes les activités d'entretien dont votre propriété a besoin (du nettoyage aux réparations d'équipement). Cela vous aidera à déterminer de qui vous avez besoin, par ex. nettoyeurs, jardiniers, techniciens en CVC et en électricité, etc.
2. Après cela, réfléchissez au nombre d'heures que chaque personne peut travailler en moyenne par quart de travail et au nombre de quarts de travail dont vous aurez besoin par jour pour estimer le nombre de personnes que vous allez embaucher. Selon la taille de la propriété, vous aurez peut-être besoin d'un gestionnaire d'établissement ou au moins d'un superviseur pour coordonner le personnel.
3. Ne vous précipitez pas pour embaucher. Menez des entretiens approfondis et vérifiez que vos artisans potentiels sont qualifiés pour les rôles auxquels ils sont destinés. En outre, vous pouvez accélérer ce processus en toute sécurité en sous-traitant cette étape à une agence de recrutement de personnel de maintenance réputée.
4. Certains rôles ne sont généralement pas économiques à remplir en interne donc n'éliminez pas complètement l'externalisation. Par exemple, vous n'embaucherez pas un technicien d'ascenseurs à temps plein lorsque les ascenseurs ne nécessitent généralement pas d'entretien aussi souvent que d'autres systèmes.

Les avantages et les inconvénients de chaque approche

Quelle que soit l'approche que vous adoptez, vous devez définir et suivre les KPI de maintenance immobilière pour vous assurer que toutes vos activités de maintenance visent à atteindre les mêmes objectifs.

4 conseils pour garder votre propriété en parfait état

En plus de ce que nous avons mentionné ci-dessus, voici quelques conseils qui vous aideront à garantir que votre propriété reste constamment dans son meilleur état :

#1) Prioriser le financement de la maintenance

Lorsque tant d'autres problèmes dans votre propriété exigent un financement, il peut être tentant de réduire les dépenses d'entretien. Mais cela peut entraîner une détérioration rapide des actifs et une liste de maintenance différée incontrôlable qui crée un cadre idéal pour les risques pour la sécurité.

Pour éviter ces problèmes et bien d'autres encore, vous devez estimer et budgétiser de manière proactive la maintenance des dépenses d'exploitation et des dépenses en capital chaque année. Habituellement, il est conseillé de prévoir au moins 2 à 4 % de la valeur de remplacement actuelle de votre propriété pour votre budget d'entretien annuel. Selon certaines données internes, chaque dollar dépensé en maintenance vous fait économiser 5 $ à long terme.

#2) Procurez-vous et utilisez des composants durables

Pour garder votre propriété en parfait état, vous voudrez utiliser des pièces de rechange qui fonctionnent en toute sécurité et durent le plus longtemps possible. Lorsque vous stockez votre stock de pièces de rechange (avec courroies de ventilateur, pièces CVC, ampoules, moteurs, pompes, etc.) de haute qualité, vous investissez dans la longévité de votre propriété.

Bien que les articles très durables puissent coûter un peu plus cher au début, ils vous aident à économiser sur les réparations futures et à minimiser les problèmes de reprise fréquents.

#3) Automatiser la gestion de la maintenance

Quelle que soit la compétence de votre équipe de maintenance/prestataire de services, il peut rapidement devenir difficile de maîtriser chaque tâche de maintenance. Surtout dans les immenses propriétés multi-unités, le suivi de tout manuellement peut rapidement engendrer l'inefficacité et laisser place à une perte de temps et de ressources.

C'est pourquoi de plus en plus de syndics s'intéressent à l'automatisation de la gestion de la maintenance en utilisant un système informatisé de gestion de la maintenance. Une GMAO mobile vous aidera à rationaliser et à optimiser chaque aspect de la maintenance, à gérer les tâches administratives répétitives, à suivre la sécurité, à mesurer les performances, à réduire les coûts de maintenance et bien plus encore.

Si vous ne savez pas ce qu'est une GMAO, consultez notre guide Qu'est-ce qu'un système de GMAO et comment ça marche.

Un avantage supplémentaire d'avoir une GMAO comme Limble est la surveillance des services de maintenance externalisés. Vous pouvez donner aux techniciens de la société de maintenance immobilière commerciale un accès limité à votre compte et leur attribuer des ordres de travail via Limble. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le travail est réellement effectué et effectué rapidement.

#4) Activer les audits de propriété réguliers

Une autre pratique fondamentale pour maintenir votre propriété dans un état optimal consiste à adopter une coutume d'évaluations régulières de l'état des installations (FCA). Un FCA vous fournira des données de base complètes sur les performances de l'ensemble de la propriété et de ses systèmes. Ces informations aident à mettre en évidence les domaines à améliorer.

Au cours d'une FCA, l'équipe d'inspection vérifiera des éléments tels que l'état actuel de tous les actifs et identifiera tout danger pour la sécurité pour une action corrective rapide.

Principaux points à retenir

Si vous possédez ou gérez actuellement une propriété résidentielle, l'entretien de la propriété n'est pas quelque chose que vous êtes autorisé à négliger. Il est requis et réglementé par la loi dans la plupart des juridictions.

Cela dit, outre le respect de la loi, les avantages de l'entretien de la propriété sont trop nombreux pour être ignorés.

Heureusement, cela ne doit pas vous prendre trop de temps. Que vous choisissiez de faire appel à une entreprise d'entretien de propriétés commerciales ou de mettre en place une équipe d'entretien interne, le plus important est de vous assurer que l'entretien est continu et que les personnes en charge de l'entretien de votre propriété disposent des compétences, du financement et des outils nécessaires pour bonne exécution.

Si vous envisagez d'utiliser un logiciel de GMAO pour améliorer différents aspects de l'entretien de votre propriété, nous sommes toujours prêts à discuter.

1 commentaires

• FASASI MUTIUN ABIOLA KEHINDE 15 juillet 2021, 11h58

  c'est fantastique

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