Qu'est-ce qu'un rapport de maintenance et comment garantir son exactitude

Combien de filtres avons-nous utilisé le mois dernier ? Avoir notre MTTR et MTBF amélioré après la dernière mise à jour de la procédure ? Quel est notre pourcentage de maintenance planifiée ? Combien d'argent avons-nous dépensé pour la réparation de ce tapis roulant ? Toutes ces réponses devraient être facilement trouvées dans un rapport de maintenance.

La raison pour laquelle nous avons utilisé « devrait être » au lieu de « sont » est que de nombreuses organisations ne disposent pas des données nécessaires pour générer des rapports de maintenance ou que les rapports sont si inexacts qu'ils conduisent à de fausses conclusions.

Il est temps de renverser cette tendance. Avec les bons outils et pratiques en place, chacun peut avoir accès à des informations utiles et les utiliser pour améliorer ses opérations de maintenance. Voyons comment.

Qu'est-ce qu'un rapport d'entretien ?

Un rapport de maintenance est un document qui contient des informations spécifiques sur vos actions de maintenance passées et leur effet sur les coûts, les actifs et les performances de l'entreprise. En général, les rapports de maintenance sont utilisés pour suivre les KPI et les indicateurs de performance que le service a identifiés comme dignes de suivre.

Pour qu'un rapport soit utile, il doit être :

1. Concis :le rapport doit être bref mais complet; présenté d'une manière qui rend les données complexes faciles à digérer.
2. Basé sur des faits :exact; à jour; objectif, basé sur des données concrètes plutôt que sur des opinions et des spéculations.
3. Examiné dans le bon contexte :le temps d'arrêt a été prolongé parce qu'un fournisseur a retardé l'expédition d'une pièce de rechange importante ou parce que nous ne l'avons pas commandée à temps - le contexte est crucial pour la prise de décision.

Avec une GMAO, les rapports peuvent être créés au niveau des pièces, des actifs, des étages, des emplacements, des employés, des quarts de travail, etc., en fonction de ce que l'organisation décide de suivre. De plus, la GMAO moderne vous permettra d'approfondir chaque rapport de maintenance, et pas seulement d'afficher le numéro de la première ligne. Cette capacité à explorer les données de maintenance est extrêmement utile pour trouver les zones à problèmes et donne un contexte important pour la prise de décision .

Prérequis pour générer des rapports précis

Pour générer en permanence des rapports précis, il ne suffit pas d'avoir accès aux dossiers de maintenance. Nous avons identifié trois prérequis clés. Si vous les obtenez tous correctement, vous serez sur la bonne voie.

Accès à la GMAO ou à un système numérique comparable

La GMAO est conçue pour être un référentiel centralisé de vos données de maintenance. Comme il automatise une grande partie de la saisie de données, il y a moins de place pour l'erreur humaine. Il est presque impossible de perdre ou d'égarer des enregistrements lorsqu'ils sont stockés dans une base de données de GMAO.

Contrairement au suivi manuel, presque toutes les actions de maintenance peuvent être suivies via le logiciel. Prenons l'exemple d'un bon de travail. Un WO est créé sur la base d'un formulaire de demande de maintenance. Un superviseur l'affecte à un technicien. Le technicien effectue le travail, laisse des notes et ferme l'OF. Voici ce que la GMAO enregistre à propos de cette interaction :

• le nombre total de demandes de travail (en cours) a augmenté de 1
• le nombre total d'ordres de travail (ouverts) a augmenté de 1 
• détails sur qui a soumis la demande de travail et quand
• détails sur qui a créé le WO et quand ; à qui il a été attribué
• qui a effectué le travail, combien de temps a duré la réparation, le travail a-t-il été effectué à temps
• quelles pièces de rechange ont été utilisées (base de données d'inventaire des pièces automatiquement mise à jour)
• les commentaires laissés par le technicien sont ajoutés au journal de maintenance des équipements correspondant
• le nombre total de demandes de travail fermées et d'ordres de travail a augmenté de 1

Si vous regardez attentivement, le simple fait d'ouvrir et de fermer un simple bon de travail génère au moins 14 points de données - et la plupart d'entre eux sont automatiquement enregistrés. Nous n'avons même pas inclus la façon dont le système calcule automatiquement les coûts exacts de cette action en fonction des pièces et de la main-d'œuvre dépensées.

Il n'y a tout simplement pas d'autre moyen d'approcher ce niveau de données sans utiliser un système de gestion de maintenance informatisé.

Gestion et normalisation appropriées des données

Ceux qui suivent activement de gros volumes de données de maintenance le font soit avec un logiciel de maintenance, soit en utilisant des feuilles de calcul personnalisées. Dans les deux cas, il est important d'avoir de bonnes pratiques de gestion des données.

Des niveaux élevés de standardisation des données peuvent être atteints en suivant ces étapes :

1. Décidez ce que vous faites et ce que vous ne voulez pas suivre. Le suivi des données que vous n'utilisez pas gaspille vos ressources internes et laisse plus de place à l'erreur, surtout s'il nécessite une saisie manuelle.
2. Définir les échelles et les mesures. Est-ce que quelque chose est noté sur une échelle de 1 à 5 ou de 1 à 10 ? L'unité de mesure est-elle en kilogrammes ou en livres ? Vous ne voulez pas finir par comparer des pommes avec des oranges.
3. Standardiser la saisie manuelle des données. Comment les données sont-elles saisies, modifiées et supprimées ? Quand est-il approprié d'utiliser des abréviations ? Quels champs sont obligatoires et lesquels sont facultatifs ? Quelles conventions de dénomination doivent être suivies lors de l'ajout de nouveaux actifs à la liste ? L'établissement de directives de saisie de données simples contribuera grandement à garantir des enregistrements cohérents.

Il est beaucoup plus facile de trouver le bon enregistrement ou de générer un rapport si tout le monde utilise les données de la même manière.

Engagement de tout le personnel traitant les données

Une certaine quantité de saisie manuelle est inévitable, même avec une GMAO. Cela laisse toujours la possibilité d'une erreur humaine. La complaisance et le manque d'attention lors de la saisie des données dans le système sont des problèmes courants. Les responsables de la maintenance doivent faire comprendre l'importance d'avoir des données précises et créer une culture qui reflète cela.

Imaginez la situation suivante. Une nouvelle embauche ferme un ordre de travail. Il est invité à saisir les pièces qu'il a utilisées et le temps qu'il a passé à effectuer la réparation. Il demande au collègue le plus expérimenté de l'aider. Selon la culture de l'entreprise, la réponse sera soit « Bien sûr, vérifions tout. » ou « Écrivez simplement un chiffre approximatif, personne ne vérifie ces choses de toute façon. ”  

Si le personnel de maintenance ne fait pas preuve de diligence raisonnable à cet égard, il est peu probable que vous disposiez de dossiers de maintenance fiables.

Que faut-il inclure dans un rapport de maintenance ?

Cela dépend entièrement de l'objet du rapport. Il est impossible de donner un modèle unifié. En général, un rapport d'entretien officiel peut inclure :

• informations sur l'organisation (nom, logo, adresse, coordonnées…)
• nom/type du rapport
• délai pour lequel le rapport a été généré
• détails du rapport (la partie principale du rapport qui décrit toutes les données)
• toute information supplémentaire qui pourrait être utile (considérée au cas par cas)

Maintenant, si vous recherchez réellement des rapports de service de maintenance utilisé pour effectuer des travaux de maintenance spécifiques, vous pouvez trouver une variété de modèles de formulaires de rapport de maintenance ici. Ces formulaires individuels peuvent être utilisés comme entrée lors de la création des rapports résumés dont nous discutons ensuite.

Les types de rapports de maintenance les plus courants

Avec les bonnes données, les responsables de la maintenance et des installations peuvent générer des dizaines de rapports de maintenance utiles. Voici une liste des plus courantes :

• Répartition de coûts d'entretien totaux  :peut inclure le coût des pièces, le coût de la main-d'œuvre, le coût du fournisseur, etc.
• Rapport de maintenance préventive : comprend un aperçu des activités de maintenance préventive et des calendriers de maintenance (nombre de tâches PM ouvertes, planifiées, fermées et différées, pourcentage de maintenance planifiée..). Il peut être ventilé par emplacement, type d'équipement, fournisseur, etc.
• Rapport d'ordre de travail : une vue d'ensemble des activités de gestion des ordres de travail – tickets de maintenance reçus et OT créés, ouverts, fermés et différés.
• Rapport sur l'historique des éléments : il peut inclure la liste des bons de commande, des MP, des WO, des pièces de rechange et d'autres ressources dépensées pour un actif ou un groupe d'actifs spécifique.
• Rapport de commande : liste des bons de commande créés, envoyés, planifiés, reçus et clôturés ; peut être ventilé par fournisseur, établissement, priorité, type de commande, état de la commande, etc.
• Rapport sur l'historique du fournisseur : un aperçu du travail effectué par un fournisseur de maintenance et des coûts associés.
• Rapport de synthèse du travail : il peut inclure des éléments tels que le nombre total d'heures passées, les heures supplémentaires, les heures consacrées au travail réactif par rapport au travail proactif, les performances individuelles, etc.
• Rapport sur les performances : de nombreux rapports peuvent être générés pour suivre des métriques telles que le MTTR, le MTBF, le nombre de tâches planifiées et non planifiées, le nombre de pannes, la durée des temps d'arrêt, etc.

Chaque rapport de maintenance est créé pour un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez une GMAO, vous pouvez créer un modèle et l'utiliser pour générer de futurs rapports en quelques clics. Cela peut être très utile pour générer des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Certaines organisations peuvent même l'utiliser pour rationaliser les rapports annuels.

Au lieu d'empiler des papiers et des colonnes de feuilles de calcul à chaque fois que vous devez envoyer un rapport, vous n'avez besoin de le configurer qu'une seule fois et de laisser le système faire le reste.

Créer et automatiser des rapports de maintenance avec Limble CMMS

Limble CMMS vous permet de créer des champs personnalisés pour suivre essentiellement tout ce dont vous avez besoin. Les utilisateurs de Limble peuvent ouvrir notre générateur de rapports personnalisés et combinez l'un de ces champs personnalisés avec des champs prédéfinis standard pour créer une tonne de rapports uniques pour n'importe quelle situation.

Il suffit d'un clic pour partager les rapports avec d'autres utilisateurs de Limble ou pour générer un PDF pouvant être envoyé à n'importe qui d'autre.

Une fonctionnalité étroitement liée que nos clients apprécient vraiment est l'option permettant de créer un tableau de bord personnalisé sur différents rapports (comme on le voit dans l'image ci-dessous).

En bref, vous pouvez remplir le tableau de bord avec toutes sortes de rapports mis à jour en temps réel. Ensuite, vous pouvez partager le tableau de bord sur un téléviseur. Il est encourageant de voir les chiffres changer au fur et à mesure que les tâches sont accomplies.

Il n'y a qu'une quantité limitée d'informations pouvant tenir sur un seul écran. Pas de problème ici. Vous pouvez créer plusieurs tableaux de bord et dire à Limble de les parcourir toutes les X secondes. Il s'agit d'une petite fonctionnalité, mais nous avons reçu d'excellents retours à ce sujet dans le passé.

La dernière chose à faire est de montrer comment tout cela fonctionne dans la pratique. Pour toute personne intéressée à en savoir plus sur les tableaux de bord personnalisés et les capacités de rapport de maintenance de Limble, prenez quelques minutes pour parcourir la vidéo ci-dessous. La vidéo elle-même est plus longue, mais elle montre à quel point notre système de signalement est puissant et flexible.

Si cela ressemble à quelque chose qui vous ferait gagner plusieurs heures chaque semaine, vous pouvez consulter notre page de tarification pour commencer un essai de 30 jours. Alternativement, vous pouvez nous contacter pour obtenir une présentation personnalisée et obtenez un aperçu de toutes les fonctionnalités principales.

Et rappelez-vous, vous avez besoin de bons rapports pour prendre de bonnes décisions !