Gestion et maintenance du campus :jamais un moment d'ennui

Les équipes de gestion du campus sont comme les Forces spéciales de maintenance des installations.

Ils s'occupent de tout, de l'entretien du terrain et des animaux errants aux lasers spatiaux expérimentaux. Ils sont en service 24h/24 et 7j/7 et doivent réagir immédiatement si la situation est grave (et même si ce n'est pas le cas).

Et, dans l'enseignement supérieur, tout comme leurs homologues militaires, ils ont besoin d'outils spécialisés.

Que vous travailliez pour un collège ou une université - ou tout autre campus d'ailleurs - lisez la suite. Dans cet article de blog, nous allons vous montrer comment une GMAO⁠ rend la gestion de votre maintenance plus simple et plus productive.

Alors, vous travaillez sur le campus ?

Cela signifie que chaque jour contient quelque chose de nouveau. En tant que responsable de la maintenance, vous travaillez avec les esprits les plus brillants du pays sur des projets historiques. Vous soutenez également des milliers d'étudiants dans leur découverte d'eux-mêmes, du monde et des 301 façons de déclencher le système de gicleurs d'incendie.

C'est une bonne chose que vous aimiez votre travail car vous avez d'énormes responsabilités à assumer.

Vos responsabilités

Tâches d'entretien des terrains :

• Les pelouses :vertes et sans boue malgré les lourds utilisation.
• Aménagement paysager :les fleurs, les arbustes et les arbres sont beaux et sains.
• Déchets :collecte des déchets et élimination des déchets.
• Parking :lots en bon état avec une signalisation claire et un équipement d'entrée/sortie fonctionnel.

Tâches d'entretien du bâtiment  :

• Électricité :des milliers de prises électriques, d'ampoules et de systèmes intégrés.
• Plomberie :des centaines d'éviers, de toilettes, de fontaines, de chauffe-eau et de canalisations.
• Intérieurs :peinture, revêtement de sol et tout ce qui est accroché au mur ou au plafond.
• Extérieurs :tous les types de revêtements connus de l'humanité (parce que Dieu nous en préserve, deux bâtiments devaient se ressembler).
• Portes et fenêtres :sécurisées et fonctionnelles, elles s'ouvrent lorsqu'elles sont censées être ouvertes et se ferment lorsqu'elles sont censées être fermées.
• Accès :enregistrement et retrait des clés, réinitialisation des serrures.
• CVC :les systèmes de chauffage et de climatisation sont si énormes qu'ils mettent des mois à monter et à descendre.
• Conciergerie :passer l'aspirateur, balayer, essuyer, cirer, essuyer, récurer, vider - la liste est longue.
• Gestion immobilière :allant du logement étudiant aux arènes sportives et de la nouvelle construction aux registres historiques.

Tâches de maintenance des équipements  :

• Tout, des réfrigérateurs à spécimens dans le département de biologie au stockage à température contrôlée pour 200 000 $ de pianos Steinway dans le centre des arts de la scène.

Configuration de la salle et assistance pour les événements :

• Tout, de l'ajout ou la suppression de tableaux blancs dans les salles de classe à la mise en place de milliers de chaises dans la salle de bal pour une conférence d'une semaine.

Tâches de gestion de flotte :

• Voitures, camions, fourgonnettes, voiturettes de golf, bus, chariots élévateurs, tracteurs, Zambonis et plus encore.
• Entretien de l'usure normale.
• Réparer les dommages causés par les élèves opérateurs (doit-on en dire plus).

Gestion du courrier :

• Expédier et recevoir des colis de toutes tailles vers et depuis le monde entier.
• Livraison du courrier dans un contexte de rotation et de mouvement constants.

Le défi de la gestion du campus :tout est une urgence

Une toilette à refoulement fait jaillir les eaux usées. Une serrure est bloquée, laissant un professeur et 300 étudiants coincés devant leur amphithéâtre. Quelque chose a déclenché les arroseurs sur le terrain de football juste avant le grand match. Et tout cela s'est passé en seulement 5 minutes .

Tout le monde dans les établissements d'enseignement supérieur s'efforce d'accomplir quelque chose. Lorsque tout est en bon état, personne ne s'arrête pour penser à la façon dont l'établissement contribue à la réussite scolaire et à la réussite des étudiants. Mais quand quelque chose ne va pas, les émotions sont fortes.

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Donc, juste au cas où les générateurs de plomberie, d'électricité et de plasma quantique ne suffiraient pas à vous mettre en appétit, vous jonglez également avec les attentes et les relations .

Quand vous arrivez au travail

Soyons honnêtes - vous n'avez jamais quitté le travail en premier lieu. Bien que votre équipe alterne les quarts de travail, les urgences ont souvent besoin de votre contribution, alors vous laissez votre téléphone allumé 24h/24 et 7j/7 .

Probablement, la première chose que vous faites lorsque vous rentrez au bureau est de faire l'inventaire des nouvelles demandes de travail . Vous rencontrez votre équipe de superviseurs pour obtenir une mise à jour sur les projets en cours et faire des devoirs . Les superviseurs se connectent ensuite avec les chefs d'équipe, et les équipes passent le reste de la journée à exécuter leurs ordres de marche.

De votre côté, vous vous dirigez vers une journée de réunions . C'est parce que rien ne se passe sur le campus qui n'implique pas, eh bien, le campus. Voici un échantillon des conversations de votre journée :

1. Le service d'astronomie souhaite organiser des événements nocturnes à l'observatoire pendant un mois. La faculté ne se rend pas compte que vous avez une équipe de nuit prévue pour remplacer le revêtement de sol usé. Vous passez une heure à discuter des implications de la reprogrammation des événements d'astronomie ou de l'équipe de revêtement de sol ou de la création d'un chemin (avec signalisation) à travers la zone de travail (ils n'auront qu'à gérer le bruit).
2. Le doyen des étudiants souhaite mettre à niveau les filtres à air en tant que meilleure pratique COVID, mais ne sait pas que certains systèmes CVC plus anciens ne peuvent pas gérer ce type de pression d'air. Il veut faire la déclaration générale que toutes les installations utilisent ce niveau de filtration, alors vous lui faites découvrir l'analyse coûts/bénéfices.
3. Et votre favori :Répondre aux griefs avec le syndicat et les RH.

Garder tout ensemble

Alors, comment gardez-vous tout ensemble? Avec une GMAO (Système de Gestion de Maintenance Informatisé) qui intègre tous les systèmes de votre service en un seul endroit :

• Gestion des actifs
• Maintenance planifiée
• Demande de travail
• Gestion du travail
• Gestion des stocks
• Gestion des achats
• Gestion des fournisseurs

Jetons un coup d'œil à chacun avec une comparaison côte à côte d'un département sans GMAO par rapport à un département qui exploite sa GMAO - dans ce cas, Limble - eh bien.

Gestion des actifs

Suivi des actifs sans GMAO

Sur un campus si vaste - et en constante évolution - vous ne pourriez pas lister tous les actifs dont vous êtes responsable, même si vous le vouliez.

Il y a eu quelques tentatives de bonne foi dans le passé pour créer un répertoire d'actifs. Malheureusement, aucune feuille de calcul Excel sur Terre ne peut gérer ce niveau de complexité, et les informations que la secrétaire a compilées sont rapidement devenues obsolètes et inutilisables.

Suivi des actifs avec la GMAO Limble

La première fois que votre équipe touche un actif, qu'il s'agisse de réparer des toilettes ou d'installer un panneau solaire, il est entré dans Limble lors de la création du bon de travail.

Au fil du temps, cela crée une liste consultable d'actifs organisés par emplacement, bâtiment, pièce, etc.

Exemple de hiérarchie d'actifs dans la GMAO Limble

Chaque ordre de travail associe son actif aux bonnes pièces, fournisseurs et historique de travail . Il devient une ressource vivante qui grandit et se développe au fur et à mesure que vous l'utilisez. Plus vous l'utilisez, mieux c'est.

Historique des actifs sans GMAO

Les informations sur chaque élément (manuels, bons de travail passés, numéros de pièces de rechange) sont diffusées à différents endroits :

• sur papier au bureau
• dans une poignée de comptes de messagerie ou de SMS d'employés différents
• dans des documents Microsoft Office sur une douzaine d'autres ordinateurs
• dans votre tête car vous n'avez jamais le temps de documenter

La recherche de ces informations est une partie non triviale de chaque tâche.

Historique des actifs avec la GMAO Limble

En un seul clic dans Limble, n'importe quel employé peut voir les éléments suivants :

• historique de travail (chaque tâche jamais effectuée sur cet élément)
• maintenance programmée
• inventaire actuel des pièces de rechange
• fournisseurs préférés et leurs antécédents professionnels

Onglet Informations sur les actifs dans la GMAO Limble

Vous pouvez rédiger des notes et joindre des fichiers tels que des manuels PDF afin que vos techniciens de maintenance disposent de toutes les informations au même endroit, qu'ils soient au bureau ou sur site.

Ajout d'un actif à la base de données Limble

Toutes les autres informations de l'actif sont mises à jour automatiquement en fonction des tâches Limble que votre équipe effectue chaque jour.

Planification financière sans GMAO

Si un vice-président vous demandait la valeur actuelle des actifs que vous entretenez, vous lui répondriez :« Ce n'est pas mon travail. Demandez aux Finances."

Chaque fois que vous avez cette conversation, vous abandonnez un peu plus de pouvoir de décision aux chefs d'autres départements.

Planification financière avec Limble GMAO

C'est vous qui avez les réponses.

Parce que vous avez tous vos actifs au même endroit, vous pouvez laisser les autres départements faire des choses comme joindre des plans d'amortissement.

Limble génère des rapports qui montrent à la haute direction la valeur du capital de l'entreprise et quels équipements doivent être remplacés.

Lorsque vous pouvez montrer qu'une pièce d'équipement de 100 000 $ coûte 80 000 $ par an à réparer, le service des finances ne peut pas discuter. Au lieu de faire payer à l'université des initiatives « inutiles », Finance vous félicite d'avoir économisé 300 000 $ au cours des cinq prochaines années, grâce à votre gestion avisée.

Pour aller plus loin, vous savez que les centres de profit de l'université bénéficient d'avantages fiscaux pour l'amortissement du matériel dans le temps. Cependant, ces avantages prennent fin une fois que l'équipement est entièrement amorti. Vous pouvez remplacer l'équipement beaucoup plus tôt, sachant que le coût d'entretien et l'amortissement s'additionnent.

En regardant les graphiques sur votre tableau de bord Limble, vous pouvez commencer à prédire quels actifs vous devez remplacer ou reconstruire, et quand.

Un exemple de tableau de bord personnalisé de Limble

Tout cela s'ajoute aux Finances et aux Installations pour créer une dynamique plus conviviale. Vous savez que vous vous défendez mutuellement. Lorsque Finance a des questions, vous avez des réponses et vous pouvez expliquer comment cela affecte les résultats.

Maintenance planifiée (PM)

Mettre en place une maintenance préventive sans GMAO

En raison du volume considérable de demandes de travail, votre équipe est toujours en mode crise, s'occupant de ce qui est tombé en panne ou doit être mis en place aujourd'hui.

Bien sûr, vous aimeriez consacrer plus de ressources à la maintenance planifiée afin que l'équipement soit moins susceptible de se briser en premier lieu. Mais ce n'est tout simplement pas une option.

Mise en place de la maintenance préventive avec la GMAO Limble

Vous pouvez ajouter des programmes de maintenance préventive (MP) (avec des listes de contrôle des procédures d'exploitation standard si vous vous sentez ambitieux) à chaque actif de Limble.

Création de listes de contrôle de maintenance dans la GMAO Limble

Limble génère et attribue automatiquement des tâches de gestion de projet, de sorte que votre équipe commence naturellement à passer d'une maintenance réactive à une maintenance proactive.

Limble suit et calcule automatiquement votre travail planifié et non planifié

Cela fait beaucoup pour le moral. Plutôt que de se sentir toujours en retard, l'équipe agit comme si elle était sur son match « A ».

Planification et attribution des tâches sans GMAO

Lorsque votre équipe dispose de la bande passante, elle ne sait pas quelles tâches de maintenance préventive effectuer. Certains équipements peuvent passer des années sans être touchés tandis que d'autres sont trop entretenus.

Planification et attribution des tâches avec Limble CMMS

Limble génère des tâches attribuées automatiquement aux bons artisans. Les devoirs apparaissent sur la même liste de tâches que leurs ordres de travail réguliers.

Les tâches sont déclenchées soit par le calendrier, soit par l'utilisation.

L'équipe entretient l'équipement à temps dans le cadre du flux de travail régulier. Parlez d'efficacité opérationnelle.

Cliché d'un calendrier de maintenance dans la GMAO Limble

Enregistrement des MP terminés sans GMAO

La maintenance préventive que vous attribuez à l'équipe n'est pas enregistrée. Personne n'est jamais sûr à 100 % des actifs qui sont entièrement des services et de ceux qui arrivent à échéance.

Enregistrement des MP terminés avec Limble CMMS

Limble garde une trace de toutes les tâches terminées pour vous, y compris la maintenance préventive. Lorsque vous avez configuré votre compte, vous avez créé des workflows personnalisés pour mettre à jour l'état de l'équipement/de la propriété en fonction du fonctionnement de votre équipe :

• Vous définissez l'équipement sur « En cours d'exécution » par défaut.
• Lorsqu'une demande de travail arrive, Limble modifie le statut de l'élément en "En cours d'examen".
• Lorsque vous approuvez un ordre de travail, l'élément devient "En attente". Si l'élément n'est pas fonctionnel, vous pouvez définir manuellement l'état sur « En panne ».
• Lorsqu'un ordre de travail est en cours, Limble modifie le statut en "En réparation".
  Et lorsque l'ordre de travail est terminé, Limble redéfinit le statut en "En cours d'exécution".

Il suffit d'un coup d'œil pour voir quel équipement est opérationnel, en réparation, hors service, etc.

Vérification de l'état des équipements dans la GMAO Limble 

Gestion des pièces détachées sans GMAO

Vous ne savez pas de quelles pièces détachées vous avez besoin pour ce MP ou si vous en avez dans votre inventaire (et non affectées à des tâches plus urgentes).

Gestion des pièces de rechange avec la GMAO Limble

Lorsque vous avez créé votre compte Limble, vous avez effectué un audit d'inventaire des pièces de rechange et associé chaque pièce à l'actif correspondant dans Limble. Ensuite, lorsque vous avez construit vos listes de contrôle PM, vous les avez liées à leurs pièces de rechange.

Cliché de la vue de la gestion des pièces dans la GMAO Limble 

Lorsque votre technicien reçoit sa mission de PM, il lui dit :

• quelles pièces apporter
• où les trouver
• combien sont en stock
• combien de ce stock est déjà alloué à d'autres tâches

Plus d'informations sur la gestion des stocks plus tard.

Demandes de travail

Envoi de demandes de travaux sans GMAO

Les personnes qui ont besoin d'une réparation le signalent au coordinateur de maintenance. Au moins, vous espérez qu'ils le fassent.

Mais l'espoir n'est pas vraiment une stratégie de maintenance, du moins pas lorsqu'il s'agit d'amener les gens à signaler des problèmes. Plus souvent que vous ne le souhaiteriez, vous découvrez que quelque chose a été cassé pendant des jours (semaines ? mois ?) avant qu'un membre de l'équipe ne le découvre et ne soumette une demande de travail.

Envoi de demandes de travaux via Limble CMMS

Des panneaux dans tout l'établissement permettent aux gens de savoir comment soumettre des demandes à Limble via son site Web (directement dans le portail), par e-mail et par téléphone (où votre bureau peut saisir la demande manuellement).

Limble vous permet d'utiliser des codes QR pour identifier les actifs et accélérer le processus de soumission des tickets

N'importe qui peut soumettre une demande de travaux de maintenance, et toutes les demandes se retrouvent dans le même portail dans le même format.

Portail de demande de travail de Limble

L'historique d'une demande de travail peut devenir assez trouble. Quand le problème a-t-il été signalé pour la première fois ? Qui l'a envoyé ? Comment pouvez-vous les saisir? Le plus souvent, vous ne posez pas la question car il n'y a pas de réponse.

Limble horodatage toutes les demandes et capture les informations du demandeur lorsqu'il les envoie. Vous pouvez demander plus d'informations et prendre en compte l'âge d'une tâche lors de la hiérarchisation de votre arriéré de maintenance. Cela vous aide à vous assurer que le travail critique est toujours effectué en premier.

Obtenir des demandes de travail détaillées sans GMAO

Les descriptions sur les demandes de travail sont incroyablement vagues :« Les toilettes sont cassées ».

Laquelle des 900 toilettes du campus était-ce ? La poignée est-elle desserrée ou des eaux usées jaillissent-elles ?

Avec des centaines d'invités sur le campus chaque jour, parfois le demandeur ne sait même pas où il se trouve ou quel équipement il regarde, alors bonne chance pour trouver celui-là.

Obtenir des demandes de travail détaillées avec Limble CMMS

La plupart des demandes de travail entrent dans Limble directement via le portail, grâce aux codes QR faciles à accrocher de Limble.

Chaque code QR est unique et associé à un actif particulier. Lorsqu'un utilisateur scanne le code, Limble attache cet actif exact à la demande.

Maintenant, lorsque les demandeurs signalent que les toilettes sont cassées, vous savez qu'il s'agit des toilettes n° 3 au deuxième étage du hall B du bâtiment Johnson, et que ces toilettes en particulier ont déjà eu des problèmes avec la bride à deux reprises cette année.

Vous pouvez également demander au demandeur de télécharger une photo de la pièce cassée pour voir dans quoi vous vous dirigez avant d'y arriver. En fait, vous pouvez demander n'importe quel type d'information dans le formulaire de demande.

Exemple de formulaire de demande de travail dans la GMAO Limble

Gérer les demandes de travail en double sans GMAO

D'une part, vous craignez que certains problèmes ne durent trop longtemps avant que les gens ne les signalent. D'un autre côté, certains problèmes sont signalés plusieurs fois. Les doublons, mais pas la fin du monde, peuvent entraîner des poursuites d'oies sauvages.

Gestion des demandes de travaux en double avec Limble CMMS

Si une demande de travail ressemble à une demande déjà présente dans le système, Limble affiche la demande d'origine et demande au demandeur de confirmer qu'il s'agit d'un nouveau problème. Les doublons passent rarement.

L'algorithme de Limble peut reconnaître les demandes de travail en double

Communiquer avec les demandeurs

Lorsque vous n'avez aucun moyen d'alerter les demandeurs de l'avancement des travaux, cela donne l'impression que votre équipe ne répond pas.

Avec Limble CMMS, les demandeurs incluent leurs adresses e-mail sur leurs tickets de maintenance, de sorte que Limble leur envoie automatiquement un e-mail lorsque la demande devient un bon de travail et lorsqu'elle est terminée. Votre équipe a la réputation d'être à la fois rapide et minutieuse.

Équipes et tâches de gestion du campus

Affectation de tâches sans GMAO

Vous attribuez des devoirs lors de réunions au début de chaque journée ou en laissant des notes, en envoyant des messages ou en passant des appels téléphoniques.

Bref, pour confier une mission, il faut d'abord la saisir.

Bien sûr, c'est une attente raisonnable - c'est ainsi que fonctionne toute communication - mais cela demande beaucoup d'efforts et entraîne régulièrement des retards.

Il creuse également des trous dans la responsabilité. Comment savez-vous que cela a réellement été fait? Ou lorsque? Ou s'il y a quelque chose de plus profond qui doit être résolu avant que le problème d'origine ne soit résolu ?

Affectation de tâches via la GMAO Limble

Toutes les tâches résident dans Limble, où tous les membres de l'équipe peuvent voir leurs listes de tâches à jour sur leurs ordinateurs ou smartphones à tout moment. Vous n'avez pas besoin de les contacter pour changer leurs priorités pour la journée ; il vous suffit de glisser-déposer dans Limble, sachant qu'ils suivront les instructions une fois arrivés.

Cliché de la charge de travail d'un technicien

Certaines tâches sont même attribuées automatiquement par métier, emplacement, etc.

Collecte d'informations sans GMAO

Les demandes de travail vagues deviennent des ordres de travail vagues. Les employés doivent rechercher quelles toilettes fonctionnent mal, retourner au bureau pour le manuel, se rendre à l'inventaire des pièces et mettre la main sur Stan car, selon la rumeur, il a déjà résolu ce problème particulier.

Parfois, ce processus de préparation prend plus de temps que la tâche elle-même.

Collecte d'informations avec Limble CMMS

Limble relie les tâches à un actif, de sorte que les employés ont tous les manuels de cet actif, les historiques de travail, les procédures d'exploitation standard et même les données sur les pièces de rechange à portée de main pendant qu'ils travaillent, y compris les numéros de pièce, les coordonnées du fournisseur et les décomptes d'inventaire.

Liste des OF complétés dans Limble CMMS

Les techniciens consultent les antécédents de travail pour voir qui l'a réparé auparavant et comment ils l'ont fait. Vous pouvez affecter plusieurs membres de l'équipe à une tâche s'il s'agit de plusieurs tâches à une seule personne.

Les membres de l'équipe se présentent sur le site avec toutes les pièces, outils et connaissances dont ils ont besoin pour faire le travail rapidement.

Un exemple de WO dans Limble CMMS

Communiquer sur les bons de travail sans GMAO

Bien sûr, les équipes rencontrent toujours des problèmes auxquels elles ne s'attendaient pas. À l'heure actuelle, vous comptez principalement sur les radios pour donner des instructions en temps réel. C'est rapide, mais sans rien d'écrit, cela laisse beaucoup de place à l'erreur.

Cela suppose, bien sûr, que la personne qui a les réponses est de service et écoute la radio au moment où vous en avez besoin. Sinon, soit vous réinventez la roue, soit vous retardez. En espérant que ce n'était pas urgent.

Communiquer sur les bons de travail avec Limble CMMS

Parce que tant de tâches sont accompagnées de listes de contrôle, les équipes sont beaucoup plus indépendantes. Ils n'ont pas besoin du niveau de soutien externe dont ils avaient l'habitude.

Si quelque chose a besoin d'être clarifié, vous et l'équipe discutez via des commentaires sur la tâche, de sorte qu'il y ait une trace papier numérique complète.

Discussion des détails du travail dans les commentaires WO dans Limble

Suivi de l'historique des OF et des rapports sans GMAO

Vous n'avez peut-être pas de système formel pour consigner ce que les techniciens ont fait pour terminer leurs ordres de travail. Si vous le faites, le bureau le classe dans un endroit peu pratique afin que les connaissances collectives restent inexploitées.

Pour obtenir un aperçu des bons de travail terminés, vous devez les extraire individuellement, puis les classer à nouveau, ce que personne ne fait jamais.

Cela suppose, bien sûr, que le bout de papier ne s'est pas perdu. Si c'est le cas, vous revenez à la case départ sans aucun suivi des tâches :il n'y a aucune trace de pourquoi, quand, comment ou qui a fait le travail.

Parce que personne n'a la vue d'ensemble , il n'y a aucun sens pour quand un actif donné est susceptible de tomber en panne à nouveau. Le manque de données vous maintient piégé dans une stratégie de maintenance coûteuse et épuisante.

Suivi de l'historique des OF et des rapports avec Limble CMMS

Limble conserve un historique de tout le travail effectué sur chaque actif, y compris le chronométrage automatique du temps qu'il a fallu pour terminer chaque ordre de travail. Cela vous donne un seul aperçu du coût total de possession.

Rapport TCO dans Limble

Non seulement vous pouvez voir une liste de tous les bons de travail terminés, mais vous pouvez également les filtrer et les rechercher.

Au-delà de cela, vous pouvez générer des rapports en fonction du temps qu'ils ont pris pour réparer ou de toute autre donnée sur la liste de contrôle des bons de travail. Les statistiques d'équipe mettent en lumière vos meilleurs joueurs.

Rapport sur les performances de l'équipe dans Limble

D'un autre côté, les sous-performants n'ont nulle part où se cacher. Les tendances révèlent quels actifs s'usent, et vous économisez de l'argent et des maux de tête en trouvant les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Vous pouvez voir la transition de votre équipe du chaos à l'exécution experte à mesure qu'un plus grand nombre de leurs tâches sont accomplies à temps.

Rapport d'achèvement de la tâche dans Limble

L'utilisation d'un outil numérique comme la GMAO est l'un des moyens les plus simples d'améliorer la responsabilisation du service de maintenance.

Gestion des stocks

Gestion du stock d'inventaire sans GMAO

La seule façon de vérifier votre stock de pièces de rechange est de vous rendre à l'entrepôt et de regarder l'étagère.

Cela dit, si vous avez une grande entreprise, vous ne savez peut-être même pas quel entrepôt ou quelle étagère, auquel cas il peut être plus facile d'en commander un nouveau de toute façon.

Ce (manque de) processus vous laisse avec trop de certains éléments (budget gaspillé) et trop peu d'autres (temps d'arrêt évitables).

Gestion des stocks avec la GMAO Limble

Tout le monde peut vérifier les niveaux d'inventaire en temps réel dans leurs applications Limble, car les niveaux sont automatiquement mis à jour chaque fois qu'un technicien termine son ordre de travail.

Vue de gestion des pièces dans la GMAO Limble 

Le dossier de pièce indique précisément où trouver les pièces de rechange. Si un travailleur sort une pièce en dehors du contexte d'un ordre de travail particulier, il y a un code QR sur l'étagère pour qu'il puisse prendre une photo qui met à jour le décompte.

Bien sûr, vous souhaitez toujours vérifier régulièrement vos décomptes d'inventaire, vous définissez donc un « nombre de cycles ». Limble va désormais générer automatiquement des tâches pour auditer l'inventaire aussi souvent que vous le jugez bon.

Optimiser l'inventaire sans GMAO

Tout le monde sait qu'il y a des pièces dans l'entrepôt qui sont restées intactes pendant des années - peut-être des décennies - mais votre seul moyen d'identifier l'excédent de stock est l'épaisseur de la poussière intacte sur la boîte.

Parfois, les pièces nécessaires à une prochaine tâche à haute priorité sont utilisées pour une tâche immédiate à faible priorité.

C'est la norme de commander des pièces le jour où l'équipe se rend compte qu'elle en a besoin et qu'elle n'en a pas, et il est plus courant que vous ne le souhaiteriez que les commandes soient dupliquées.

Optimisation des stocks avec la GMAO Limble

Lorsque vous configurez votre inventaire MRO initialement, vous définissez des seuils périmés afin que Limble avertisse le coordinateur de maintenance si des pièces ne sont pas utilisées pendant une période prolongée. Cela conduit à des conversations opportunes sur ce qu'il faut garder et ce qu'il faut vider.

Définition des seuils d'articles de pièces de rechange dans Limble

Dans Limble, les membres de l'équipe voient si les pièces sont en stock et combien sont déjà affectées à d'autres tâches.

L'achat est déclenché le jour où les pièces utilisées/allouées tombent en dessous de vos seuils prédéterminés. Les pièces vitales sont toujours à portée de main et les techniciens effectuent souvent les réparations le jour où elles sont signalées.

Vous pouvez associer des fournisseurs préférés à des pièces spécifiques, de sorte que vous obtenez toujours la meilleure qualité, peu importe qui, dans les achats, traite le bon de commande (PO). Limble joint des bons de commande à chaque enregistrement de pièce de rechange, afin que vous puissiez voir sur le bon de commande quand la nouvelle commande arrivera.

Achats pour la gestion du campus

Déclenchement et suivi des demandes d'achat sans GMAO

Vous disposez d'une trace papier pour chaque achat, mais ce n'est que cela :une trace de papier éparpillé entre plusieurs bureaux, bureaux et même emplacements.

Anyone on the crew who needs to create, approve or reference a PO has to physically come into the office or distract the purchasing team with phone calls and emails.

Triggering and tracking purchase requests with Limble CMMS

Limble has a customizable system for submitting purchase requests that automatically become purchase orders once approved.

Whenever a part’s inventory drops too low, Limble triggers a purchase request automatically. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.

Purchase order list view in Limble CMMS

If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.

Even technicians can trigger purchase requests using Limble

Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.

Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.

Approving and accounting for purchases without a CMMS

Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.

Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.

That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)

It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.

Approving and accounting for purchases with Limble CMMS

Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that.

Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.

Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.

Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.

The purchase approval process in Limble

This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.

Managing incoming shipments without a CMMS

When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime.

Managing incoming shipments with Limble CMMS

As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.

Working with Finance without a CMMS

Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.

Working with Finance with Limble CMMS

Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.

Limble’s reports update themselves instantaneously . More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.

You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.

Total downtime report in Limble

Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.

Vendor management

Tracking vendors without a CMMS

No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)

Tracking vendors with Limble CMMS

All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.

To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.

Vendor list in Limble CMMS

Tracking vendor work without a CMMS

Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.

Tracking vendor work with Limble CMMS

Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself.

Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.

Sharing a task with your maintenance vendor using Limble

What vendors see when you share tasks with them through Limble

Keeping vendors honest without a CMMS

Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.

They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.

Keeping vendors honest with Limble CMMS

You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.

Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).

Vendors can upload before/after images to improve work visibility

You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.

Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.

As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.

An eye to long-term planning for campus management

More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.

If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.

On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation.

Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.

How to get started with Limble CMMS?

So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment.

Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:

• start a free 30-day trial
• request a demo
• try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features