Logiciel de maintenance d'équipement gratuit ou payant :lequel est le meilleur ?

Les logiciels cloud sont à la hausse dans l'industrie manufacturière. Voici quelques chiffres d'IndustryWeek pour étayer cette affirmation :

Il y a une raison à cette adoption rapide des logiciels basés sur le cloud :ils présentent un énorme avantage par rapport aux systèmes traditionnels sur site. Du coût à la sécurité, en passant par la flexibilité et même la durabilité, les logiciels cloud dépassent rapidement la technologie sur site.

Les équipes de maintenance reconnaissent également les avantages des logiciels de maintenance des équipements basés sur le cloud. De plus en plus, ils remplacent les anciens systèmes par des solutions basées sur le cloud qui leur permettent de planifier la maintenance, de suivre les travaux et de mesurer les performances.

Découvrez comment les logiciels de GMAO basés sur le cloud se comparent aux autres systèmes

Mais après des décennies d'utilisation de terminaux informatiques et d'utilisation d'Excel, de tableaux blancs et de notes Post-it pour gérer la maintenance, il peut être difficile de justifier le coût d'un système de gestion de maintenance informatisé (GMAO) basé sur le cloud. Heureusement, de nombreux fournisseurs de logiciels de maintenance d'équipement proposent des versions gratuites de leurs systèmes.

Ce guide vous aidera à déterminer quel logiciel de maintenance d'équipement convient le mieux à votre équipe aujourd'hui et à l'avenir, notamment :

• Les avantages et les inconvénients des logiciels de GMAO gratuits et des logiciels de GMAO payants
• Quand devriez-vous utiliser un logiciel de GMAO gratuit ou investir dans une solution payante
• Quand passer d'une GMAO gratuite à une version payante
• Comment justifier le passage de gratuit à payant à votre responsable

Avantages et inconvénients des logiciels de maintenance d'équipement gratuits ou payants

Les trois éléments clés qui séparent les logiciels de GMAO gratuits et payants sont la fonctionnalité, la mise en œuvre et le support. Un examen plus approfondi de chaque catégorie permettra de découvrir où se trouvent les forces et les faiblesses des deux types de logiciels de maintenance d'équipement.

1. Fonctionnalité

Les fonctionnalités d'un logiciel de maintenance d'équipement sont les fonctionnalités dont vous disposez et la manière dont vous pouvez les utiliser. Par exemple, la mise en place d'une maintenance planifiée dans votre GMAO est une fonctionnalité. Il y a deux façons dont la fonctionnalité diffère entre un logiciel de maintenance d'équipement gratuit et un logiciel payant.

La première est qu'une GMAO gratuite a souvent moins de fonctionnalités. Vous pouvez effectuer des actions de base, telles que créer des calendriers de maintenance, des tableaux de bord et des journaux d'actifs. Mais vous manquez des fonctionnalités plus sophistiquées, telles que la création de rapports, la création de signatures électroniques sur les bons de travail fermés et la génération de codes d'échec.

La deuxième différence est que les logiciels libres ont souvent des limites dans leurs fonctionnalités que les logiciels payants n'ont pas. Par exemple, vous ne pourrez peut-être créer que 30 tâches de maintenance planifiées par mois sur une GMAO gratuite. Ces limites ne sont généralement pas en place lorsque vous payez pour un abonnement complet, bien que cela puisse différer selon la fonctionnalité et le niveau.

2. Assistance à la mise en œuvre

La mise en œuvre d'un logiciel de maintenance des équipements implique plus que la création d'un mot de passe et l'ajout d'informations au système. Il comprend :

• Téléchargement des tâches de maintenance planifiée et des déclencheurs
• Ajout d'informations sur les actifs et organisation des actifs en hiérarchies
• Créer des profils utilisateur et définir des autorisations utilisateur
• Configurer les pièces et les quantités minimales, et joindre les nomenclatures aux bons de travail
• Connecter votre GMAO à d'autres logiciels
• Formation du personnel à l'utilisation du système
• Téléchargement de l'application mobile sur tous les appareils des utilisateurs
• Création et planification de rapports

La mise en œuvre d'un logiciel de GMAO gratuit est généralement un effort de bricolage. Vous avez probablement accès à des ressources telles que des articles d'aide, des vidéos de formation et une assistance de base aux fournisseurs. Mais vous faites le travail préparatoire pour configurer et lancer le système et les processus qui l'entourent.

En revanche, les logiciels payants de maintenance des équipements sont souvent accompagnés d'une assistance à la mise en œuvre. Un représentant ou une équipe de mise en œuvre formé vous aidera souvent à mettre en œuvre le système. Le niveau de prise en charge de la mise en œuvre peut différer selon le niveau. Les services de mise en œuvre peuvent également représenter un coût supplémentaire, quel que soit le prix que vous payez pour le système.

3. Assistance continue

L'assistance continue est l'aide que vous recevez de votre fournisseur de GMAO pour le dépannage ou les améliorations quotidiennes du système. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'une assistance continue si :

• Vous souhaitez rendre obligatoire un champ sur votre formulaire de demande d'intervention, mais vous ne savez pas comment faire
• Si vous souhaitez modifier les autorisations des utilisateurs, mais ne savez pas comment
• Si vous souhaitez créer un nouveau rapport qui vous indique l'impact de la maintenance sur la consommation d'énergie de votre entreprise

Il existe généralement différents niveaux de support continu selon que vous utilisez un logiciel de maintenance d'équipement gratuit ou un logiciel payant. Une GMAO basée sur le cloud aura toujours un niveau de service de base, quel que soit le niveau. Par exemple, les mesures de sécurité seront toujours mises à jour automatiquement par le fournisseur, quoi qu'il arrive. Les services gratuits incluent également souvent une assistance par téléphone, e-mail ou chat en ligne (même si ce n'est pas toujours disponible 24h/24 et 7j/7), via une communauté gratuite d'utilisateurs et un hub en ligne pour les FAQ.

Si vous disposez d'une version payante du logiciel de maintenance de l'équipement, vous avez généralement accès à davantage de services d'assistance. Cela peut inclure un représentant dédié au support client et un accès prioritaire lors de la demande d'aide. Votre abonnement peut être accompagné d'un nombre défini d'heures d'assistance premium. Si vous dépassez ce montant, vous devrez peut-être payer un supplément.

GMAO gratuite

GMAO payante

Avantages

• Pas de frais  :Améliorez votre maintenance sans rogner sur votre budget ni attendre les approbations
• Facile à configurer et à adopter  :moins de fonctionnalités signifient une expérience simplifiée pour les administrateurs et les utilisateurs
• Faible risque  :testez de nouveaux processus ou systèmes à petite échelle avant d'y investir de l'argent
• Obtenez uniquement ce dont vous avez besoin  :Si vous êtes une petite équipe, vous obtenez les outils dont vous avez besoin sans payer pour des fonctionnalités que vous n'utilisez pas

• Fonctionnalités avancées :Vous disposez de tous les outils pour gérer la maintenance du bout des doigts avec peu ou pas de limitations
• Support supplémentaire ou premium  :vous avez accès à davantage de ressources pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement
• Une plus grande personnalisation :Vous avez plus de pouvoir pour concevoir votre GMAO comme vous le souhaitez
• Offres spéciales et avantages  :vous aurez généralement accès à des événements spéciaux, à des tests de fonctionnalités et plus encore

Inconvénients

• Fonctionnalités limitées  :moins d'utilisateurs, moins de fonctionnalités et un nombre limité d'actions que vous pouvez effectuer
• Support limité  : accès à une assistance de base, comme des articles du service d'assistance ou une assistance téléphonique pendant les heures ouvrables
• Ne s'adapte pas :Au fur et à mesure que votre équipe de maintenance grandit, votre GMAO ne pourra pas grandir avec elle
• Aucune personnalisation ni connexion  :Très peu de possibilité de modifier les flux de travail et aucune possibilité de connecter le logiciel à d'autres systèmes

• Coûte de l'argent  :ce n'est pas forcément un inconvénient si vous voyez un retour sur investissement, mais cela prend de la place dans le budget
• Configuration et gestion du changement plus importantes  :Il faudra plus de temps pour implémenter et s'habituer au logiciel
• Surcharge de fonctionnalités  :Vous n'utiliserez peut-être pas toutes les fonctionnalités pour lesquelles vous payez
• Attentes démesurées  :Vous pouvez être amené à fournir des résultats plus rapidement que vous n'êtes capable de le faire, même si vous comprenez qu'une GMAO n'est pas une solution miracle

Quand utiliser un logiciel de maintenance d'équipement payant ou gratuit

Il y a quelques facteurs clés qui entrent en ligne de compte dans le choix entre un logiciel de maintenance d'équipement gratuit et le paiement d'une GMAO. Bien que cela dépende de vos circonstances spécifiques, voici un bref aperçu des logiciels les mieux adaptés à certaines équipes de maintenance :

Il y a un autre facteur à prendre en compte lors du choix entre les deux types de logiciels de GMAO basés sur le cloud :vous pouvez toujours passer de gratuit à payant, et vous pouvez souvent passer d'un niveau payant à un niveau inférieur ou supérieur.

Quand passer d'un logiciel de maintenance d'équipement gratuit à un logiciel payant

Si vous utilisez déjà le logiciel gratuit jusqu'à ses limites, il est peut-être temps de passer à une version payante. Voici comment vous savez que vous en êtes à ce stade :

1. Vous devez faire plus

Atteindre les limites de votre forfait gratuit est la première indication que vous devez passer à un niveau payant. Si vous dépassez la capacité de votre GMAO gratuite, vous gérez probablement la maintenance d'une autre manière en dehors de votre logiciel, comme Excel ou un tableau blanc. Cela augmente le risque de manquer du travail, de dupliquer les données et de réduire les taux d'adoption de la GMAO. Dans ce scénario, payer pour un logiciel de maintenance d'équipement offre un retour sur investissement plus élevé et vous fait gagner du temps.

2. Vous avez besoin de plus de vos données

Un logiciel gratuit de maintenance des équipements est un excellent moyen de collecter des données de maintenance. Mais il ne dispose généralement pas des outils dont vous avez besoin pour analyser ces données. Bien qu'il existe des rapports de base que vous pouvez créer vous-même sur des programmes comme Excel, cela crée trois problèmes. Premièrement, cela prend du temps. Deuxièmement, cela signifie que vous manipulez des données à deux endroits différents, ce qui entraîne des erreurs et des données inexactes. Enfin, cela n'est pas efficace pour les rapports et les analyses plus complexes.

Si vous vous retrouvez face à des données inexactes, des cycles de reporting chronophages et (le pire de tous) des données que vous ne pouvez pas utiliser pour prendre des décisions, il est temps de passer d'une GMAO gratuite à une GMAO payante. Faire cet investissement vous permet de collecter des données et de les utiliser pour créer des rapports dans votre GMAO. Certains logiciels de GMAO incluent même des analyses prédictives pour faire passer votre programme de maintenance au niveau supérieur.

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3. Vous devez vous connecter avec d'autres logiciels

Il y a de fortes chances que votre logiciel de maintenance ne soit pas la seule technologie sur laquelle votre entreprise fonctionne. Il existe une soupe alphabétique de logiciels de fabrication et de maintenance préventive, des SCADA et automates aux ERP et logiciels MES. Lorsque ces systèmes ne sont pas connectés et ne partagent pas d'informations, cela peut créer les mêmes problèmes que la gestion de la maintenance à deux endroits différents :données inexactes, travail en double et panne d'équipement non résolue.

L'intégration de vos systèmes d'entreprise à une GMAO résout ces problèmes et vous aide à faire évoluer votre programme de maintenance, comme le déclenchement automatique d'une maintenance planifiée en fonction de l'utilisation de l'équipement. Malheureusement, cette fonctionnalité n'est pas disponible dans la plupart des logiciels de maintenance d'équipement gratuits. Si c'est quelque chose que vous voulez ou dont vous avez besoin, il est temps d'investir dans une version payante d'une GMAO.

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4. Vous devez gérer plus de personnes ou plusieurs sites

La plupart des logiciels de maintenance d'équipement gratuits limitent le nombre d'utilisateurs sur le système. Si vous avez plus de trois ou quatre personnes dans votre équipe de maintenance, elles ne pourront pas toutes utiliser la GMAO. Si vous avez une équipe plus nombreuse ou si vous grandissez, c'est une bonne idée d'investir dans une version payante de votre GMAO.

De même, si l'équipe de maintenance de votre entreprise s'étend sur plusieurs sites, vous aurez besoin d'une GMAO payante. L'utilisation du même système à différents endroits crée une normalisation. Il vous permet également d'examiner les métriques de maintenance dans l'ensemble de votre organisation et de partager des informations et des ressources. Par exemple, si votre site a besoin d'une partie, vous pouvez vérifier votre GMAO partagée pour voir si un autre site a cette partie. Cela vous évite de dépenser un budget pour des pièces neuves ou d'urgence.

Comment justifier le coût de mise à niveau de votre GMAO auprès de votre patron

Il y a deux histoires clés que vous devez raconter pour amener votre patron à investir dans un logiciel de maintenance d'équipement :ce que vous avez accompli avec le système gratuit et ce que vous pourriez accomplir avec la version payante.

Ce modèle de pitch deck est un excellent moyen de créer cette histoire. Mais voici quelques-uns des éléments clés dont vous aurez besoin pour convaincre votre patron :