La gestion des informations est la clé des performances de maintenance

La gestion de l'information est un domaine souvent négligé. C'est en fait l'un des domaines les plus importants, mais il manque de glamour et d'excitation. Cela nécessite un effort constant, régulier et planifié, nous gravitons donc naturellement vers les zones qui nous donnent la montée périodique d'adrénaline que la plupart des types de fix-it recherchent. Malheureusement, si vous ignorez les avantages de la gestion de l'information, vous avez plus d'opportunités de travailler de longues heures sous stress pour combattre les incendies et « être le héros ».

Mon idée personnelle d'un héros est quelqu'un qui fait discrètement et systématiquement le travail de corvée peu glamour dans les coulisses qui empêche ces pannes et jette les bases pour réduire leurs effets lorsqu'il y en a une. Ce héros méconnu parcourt les manuels, lit les fiches techniques, parcourt les magazines spécialisés et passe des heures à poser des questions aux vendeurs sur leurs produits et services.

Notre héros de l'information passe ensuite plus d'heures à compiler les informations glanées dans des formats utilisables et les affiche là où les superviseurs et les techniciens peuvent les trouver rapidement en cas de besoin. Le métier de héros de l'information est rarement reconnu ou récompensé, mais il reste à faire si vous voulez tirer le maximum de vos techniciens.

Nous parlons tous de temps clé et d'optimisation de la productivité, mais y parvenir n'est pas un événement facile du jour au lendemain. Vous faites tout votre possible pour trouver de bonnes personnes. Vous leur achetez de bons outils. Vous leur fournissez un environnement de travail sécuritaire. Vous essayez même de leur donner une formation technique. Alors pourquoi leur refusez-vous de bonnes informations qui faciliteront leur travail et amélioreront leurs performances ? Personne ne le fait exprès, mais encore une fois, c'est le travail de corvée que nous évitons tous inconsciemment.

La solution est de s'organiser et de se lancer. Vous n'êtes peut-être pas la bonne personne pour un héros de l'information, mais regardez autour de vous dans votre boutique et voyez s'il y a un Superman qui se cache derrière son personnage de Clark Kent, quelqu'un qui peut et va accomplir les tâches nécessaires pour vous. Une fois que vous avez établi des directives, une grande partie du travail peut être effectuée par le personnel de bureau, alors ne négligez pas ces ressources pour le travail. Les assistants administratifs sont habitués à gérer de grandes quantités d'informations, de sorte que vos données de maintenance et de fiabilité ne sont qu'un autre format pour eux qu'ils ajoutent au mélange.

Vos directives et votre cadre doivent être simples, et les fichiers eux-mêmes doivent être facilement accessibles par ceux qui ont besoin d'informations. Quelque chose d'aussi simple que des classeurs associés à une arborescence de fichiers sur votre réseau d'usine peut fonctionner. J'aime conserver des copies papier des manuels, des dessins et de certaines procédures que vous pouvez emporter sur le chantier ou à l'atelier, donc ceux-ci vont dans un classeur. Chaque article doit être étiqueté avec le numéro de l'armoire et le nom du fichier afin qu'ils rentrent chez eux. Ajoutez cela à une arborescence de fichiers avec des dossiers et des fichiers d'équipement qui sont tous au format standard, et vous avez un bon point de départ.

Construisez votre arborescence de fichiers en fonction des emplacements fonctionnels, des systèmes, du flux de processus, de l'ordre alphabétique ou de tout ce qui a du sens pour vous et votre personnel. (N'oubliez pas d'avoir une place pour les trucs génériques.) Utilisez les noms qui sont communs à tout le monde ou que vous voulez devenir communs, puis étiquetez l'équipement de cette façon pour le renforcer. Créez des modèles standard pour les formulaires de données de base, et vous êtes en affaires pour collecter, rassembler et stocker des informations.

Ayez un document de données de base pour chaque pièce d'équipement qui agit comme une passerelle vers tout ce que vous voulez savoir sur cette pièce d'équipement. Vous mettez toutes les informations de base standard comme le nom du fabricant, le modèle, le numéro de série et la capacité en haut, puis ajoutez une brève description de l'endroit où il se trouve et de ce qu'il fait. Insérez des liens vers d'autres documents, et il agit comme la porte d'accès à toutes les informations pertinentes. Vous pouvez même l'utiliser comme document d'historique d'équipement pour les modifications, les mises à jour et les éléments de connaissances spéciaux qui ne correspondent nulle part ailleurs. Les utilisations ne sont limitées que par votre imagination. Gardez à l'esprit que la nature humaine dit que si ce n'est pas simple et facile à utiliser, il ne sera probablement pas utilisé.

Une fois que vos troupes y verront une valeur, elles l'utiliseront comme premier choix, alors sauvegardez-le régulièrement et révisez-le au moins une fois par an pour vous assurer que les données sont toujours pertinentes. Il doit y avoir un mécanisme pour ajouter de nouvelles informations et de nouveaux commentaires afin que vous puissiez profiter de l'expérience de vos technologies disponibles pour tout le monde.

Ne vous inquiétez pas de la grammaire ou de l'orthographe, car vous pouvez toujours les modifier plus tard. Si votre système de GMAO ou d'EAM a la capacité pour cette fonction, tant mieux ! Si ce n'est pas le cas, ou si vous êtes une petite entreprise sans ces programmes, c'est un moyen de conserver les données qui peuvent vous aider. Même un lien vers la page Web d'un fabricant d'équipement d'origine ou d'un fournisseur de services pertinent peut être la clé pour économiser des heures d'arrêt. Avoir les données et les liens facilement accessibles économise les déplacements sur le chantier armé de lampes de poche où vous essayez de lire une plaque signalétique qui a probablement été peinte au moins deux fois. Lorsque vous empilez le jeu en votre faveur, c'est l'une des cartes que vous voulez dans votre main.