7 conseils pour choisir un logiciel de gestion d'actifs

Un logiciel sophistiqué de gestion des actifs d'entreprise (EAM) est indispensable pour les entreprises dont les modèles commerciaux reposent sur la maximisation de la production d'actifs coûteux et complexes. Le bon logiciel EAM vous aidera non seulement à garantir la disponibilité des actifs en veillant à ce que la maintenance nécessaire soit effectuée, mais permettra également à la haute direction de gérer et de protéger leur investissement global, que ce soit dans une plate-forme de forage offshore, une centrale nucléaire, une installation de fabrication, un avion à réaction ou autre atout.

Les sept conseils inclus dans cet article proviennent de certains des meilleurs esprits EAM d'IFS North America et d'IFS AB, et sont conçus pour vous aider à tirer le meilleur parti du logiciel EAM afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos actifs.

1) Considérez PAS-55 et les exigences qu'il impose à l'EAM.
PAS-55 est une nouvelle norme publiquement disponible pour la gestion d'actifs du British Standards Institute, et fait des percées rapides dans le monde. PAS-55 peut être un excellent moyen de prouver aux parties prenantes telles que les clients, les actionnaires, les régulateurs et les clients que vous suivez les meilleures pratiques pour garantir un fonctionnement fiable, contrôler les coûts et maximiser le retour sur les immobilisations. Cette norme ne traite que de manière périphérique des logiciels EAM, mais impose une exigence majeure aux systèmes informatiques utilisés pour gérer les données d'actifs qui devraient avoir un impact sur la sélection des logiciels EAM.

PAS 55 exige que les systèmes informatiques utilisés pour gérer les données des actifs permettent le partage d'informations et la conservation des connaissances à travers l'organisation avec un accent particulier sur les activités externalisées. Plus précisément, l'EAM doit aborder toutes les phases du cycle de vie de l'actif, y compris les processus de planification et d'ingénierie de l'actif, la maintenance et l'exploitation de l'actif et la mise hors service ou le déclassement éventuel de l'actif.

Afin de faciliter la conformité avec PAS-55, EAM et d'autres logiciels utilisés pour gérer les données d'actifs doivent fournir une vue précise et cohérente de toutes les informations sur les actifs - une version de la vérité - garantissant que les politiques, les plans et les actions sont basés sur une compréhension précise. de l'historique et de l'état actuel de votre infrastructure d'actifs. Pour ce faire, un produit logiciel EAM doit réellement prendre en charge toutes les phases du cycle de vie des actifs, et peu le font. Il doit également fournir des portails ou d'autres méthodes permettant à des parties externes telles que des sociétés d'ingénierie et des entrepreneurs de maintenance d'utiliser le système afin que toute personne touchant ces données d'actifs interagisse avec une seule base de données en temps réel.

L'essentiel : Que vous envisagiez de mettre en œuvre immédiatement PAS-55 ou non, la prise en charge complète du cycle de vie des actifs doit être quelque chose à rechercher dans un cycle de sélection de logiciels EAM. Il s'agit d'une pratique exemplaire qui a un sens mesurable et pratique dans la gestion du cycle de vie des immobilisations. Et vous ne savez jamais quand la conformité PAS-55 apparaîtra à l'ordre du jour de votre organisation, peut-être grâce au legs de clients, d'investisseurs et d'autres parties prenantes.

2) Ouvrez votre système à vos sous-traitants avec des technologies simples.
La conformité PAS-55 n'est pas la seule raison d'ouvrir votre application EAM à des fournisseurs tels que des sociétés d'ingénierie et des entreprises de maintenance. Il y a deux autres raisons pour lesquelles c'est une bonne idée. Tout d'abord, lorsque vous planifiez les travaux de maintenance pour les semaines à venir, si vos sous-traitants ont une visibilité sur vos plans grâce à votre système EAM, ils peuvent être informés des travaux à venir, programmer leur personnel et s'assurer qu'ils disposent des bons outils et matériaux. . S'ils voient ce calendrier glissant, ils peuvent être plus réactifs à vos besoins. Cela réduit également le temps nécessaire pour gérer ces sous-traitants externes par téléphone et e-mail.

De plus, si l'entrepreneur peut signaler ses activités de travail directement dans votre système, vous obtenez des mises à jour en temps réel des travaux terminés. Cela élimine le retard qui se produit lorsque l'entrepreneur saisit les données dans son propre système, et les données transitent par des mécanismes de rapport au sein de cet environnement de sous-traitant et retournent à l'équipe de maintenance de la fabrication, qui doit ensuite saisir cet enregistrement de travail dans l'EAM, un logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou de gestion informatisée de la maintenance (GMAO). Cette entrée répétée est un gaspillage et augmente la probabilité d'erreurs. Les données en temps réel peuvent également permettre une coordination plus étroite entre l'entrepreneur et le personnel de maintenance interne ou avec d'autres entrepreneurs travaillant sur cet actif. De plus, ces données en temps réel pourraient permettre une utilisation plus efficace de l'actif, comme dans la reprise d'un calendrier de production immédiatement après la fin des travaux d'un entrepreneur.

L'essentiel : Toute personne engagée dans un processus de sélection EAM doit se poser des questions difficiles sur la façon dont le logiciel peut être étendu aux fournisseurs impliqués dans les différentes étapes du cycle de vie des actifs. Existe-t-il différentes manières d'y parvenir qui fonctionnent pour les différentes parties externes qui devraient pouvoir accéder à votre système EAM ?

3) Considérez l'importance de la gestion de projet à un niveau macro.
Si vous considérez le cycle de vie d'un actif comme un long projet - un projet qui peut durer jusqu'à 20 ans ou plus - il devient évident que ce que vous regardez vraiment est un projet qui commence par le procédés d'ingénierie et de construction. Le projet comprend ensuite les coûts d'entretien, d'exploitation et de réaménagement, et se termine par une décision éclairée de déclassement et de remplacement de l'actif. En l'absence de systèmes EAM et ALM entièrement fonctionnels, flexibles et intégrés, la gestion du cycle de vie de l'actif du berceau à la tombe est un défi.

Même si la technologie de gestion d'actifs a fait d'énormes progrès ces dernières années, à certains égards, il a peut-être été plus facile de gérer des actifs importants il y a 30 ans qu'aujourd'hui. C'est parce qu'il y a des années, les industries avaient tendance à avoir leurs propres services d'ingénierie internes qui conçoivent des rénovations majeures ainsi que de nouvelles constructions.

Ce que cela signifie pour un processus de sélection de logiciels, c'est que la capacité d'un package EAM à prendre en charge la conception et l'ingénierie de l'usine doit être un facteur majeur. Même dans la grande majorité des cas où un groupe d'ingénierie externe est responsable de la conception, leurs activités doivent être englobées par la plate-forme EAM à utiliser pendant le cycle de vie des actifs afin que les données de conception circulent naturellement dans les systèmes de maintenance et d'exploitation qui soutiendront l'actif au cours de sa vie productive.

Une intégration étroite entre l'ALM, la gestion de projet et les fonctionnalités EAM de base est également nécessaire. Considérez un instant la situation à laquelle est confronté le directeur général et directeur de la maintenance d'une centrale au charbon qui a un arrêt par an pour des révisions majeures. Il est urgent de respecter le calendrier du projet, car chaque jour d'arrêt vaut des millions de dollars, et le projet est très complexe car des entrepreneurs externes sont embauchés, de l'équipement est loué et peut-être des équipes de maintenance supplémentaires sont ajoutées. Une fonctionnalité de gestion de projet robuste qui est intégrée à un niveau très granulaire avec une application EAM puissante peut aider à gérer les ressources nécessaires pour accomplir les tâches requises dans le temps imparti. Bien que la capacité de gérer le respect des délais soit un argument de poids pour les fonctionnalités intégrées de projet et d'EAM, les fonctionnalités de projet et d'EAM peuvent être encore plus avantageuses et liées à un système global de gestion du cycle de vie des actifs (ALM) et au grand livre. La possibilité d'examiner un arrêt d'usine d'un point de vue ALM et financier peut aider à déterminer s'il est judicieux de faire appel à des ressources externes supplémentaires afin de raccourcir le temps d'arrêt. Dans quelle mesure le coût externe de l'embauche d'entrepreneurs et d'équipements augmentera-t-il le rendement total de l'actif à moyen et à long terme ?

De nombreuses entreprises à forte intensité d'actifs ne disposent pas des outils appropriés pour optimiser efficacement les activités associées à un arrêt d'usine, et ne disposent certainement pas des bons outils pour réduire de manière proactive les temps d'arrêt planifiés.

L'essentiel : Les responsables de la gestion d'actifs qui mettent en place les bons outils EAM et les exploitent pleinement auront des frais généraux inférieurs et une productivité accrue, tandis que leurs concurrents s'efforceront de suivre le rythme. Ils seront en mesure de prendre des décisions plus intelligentes concernant le cycle de vie de l'actif, car ils peuvent le gérer comme un seul projet à long terme.

4) Considérez l'importance de la gestion de projet au niveau micro.
Dans un environnement de projet à grande échelle comme une industrie à forte intensité d'actifs, un effort pour suivre les coûts d'exploitation et de maintenance de l'actif dépend d'un suivi efficace des coûts sur des milliers de petits projets. À ce niveau micro, les fonctionnalités intégrées de projet, de finance et d'EAM sont essentielles. Lorsque vous travaillez dans une application d'entreprise correctement intégrée, il est beaucoup plus facile de structurer un projet de maintenance pour collecter tous les coûts, y compris les achats et les ordres de travail qui sont utilisés pour collecter le temps des techniciens. La fonctionnalité intégrée permettra également d'analyser le coût du projet selon différentes structures de répartition, et chaque activité peut se voir attribuer une ligne de financement différente.

Figure 1. Dans cet écran d'IFS Applications, un certain nombre de fonctions de gestion de projet sont étroitement intégrées au reste de l'entreprise.

De plus, étant donné qu'un certain nombre d'activités départementales et fonctionnelles différentes peuvent être suivies par rapport à un seul projet ou dans leur ensemble, il devient beaucoup plus facile d'identifier la périodicité des pannes dans des pièces d'équipement spécifiques. Il peut s'agir d'informations inestimables lorsqu'un directeur de maintenance communique avec la haute direction pendant le processus de budgétisation des immobilisations. Des informations détaillées sur les coûts d'exploitation d'une pièce d'équipement spécifique peuvent éclairer une décision de réaménagement ou de remplacement.

Mais ces décisions sont beaucoup plus difficiles à prendre lorsque le coût réel de la maintenance est perdu à cause des inefficacités des systèmes administratifs. Plus précisément, quelles sont ces inefficacités qui peuvent entraver vos efforts de gestion d'actifs ? Considérez le défi auquel sont confrontées les équipes de maintenance engagées dans un projet de maintenance plus complexe, comme le remplacement d'un système de chaudière, sans capacité intégrée d'EAM, de projets et de bons de travail. Ce projet implique probablement du temps du personnel interne, des sous-traitants, des pièces d'inventaire et des matériaux achetés spécifiquement pour le projet.

Si cette équipe utilise un système de gestion de projet autonome, elle devra à tout le moins recycler ses techniciens de maintenance pour qu'ils utilisent les projets pour capturer les matériaux et le temps plutôt que d'utiliser les bons de travail normalement utilisés par les techniciens pour d'autres travaux. Même si vous deviez vous engager dans cette initiative de recyclage, les capacités de reporting des coûts du projet pourraient en souffrir et la haute direction n'aura toujours pas une idée claire du coût du projet. De plus, forcer les techniciens de maintenance à abandonner leurs bons de travail familiers au profit d'un logiciel de gestion de projet peut entraîner la perte de données sur les actifs. L'intégration de l'ordre de travail en première ligne à la fonctionnalité de projet au niveau de la gestion à la fonctionnalité ALM au niveau de la direction réduit les coûts et les inefficacités et devrait être quelque chose à rechercher lors d'un processus de sélection EAM.

L'essentiel : Un service de maintenance est impliqué dans plusieurs projets chaque jour. S'assurer que le logiciel EAM est capable de gérer et d'enregistrer de manière adéquate ces données de projet doit être une considération clé dans la sélection de l'EAM.

5) Considérez l'impact d'une main-d'œuvre vieillissante/en diminution.
Les données démographiques mondiales suggèrent que les dirigeants des pays développés devraient prévoir de gérer leur entreprise avec moins de personnes à l'avenir. Les 78 millions de baby-boomers de la main-d'œuvre américaine commencent à prendre leur retraite et seront remplacés par une génération d'à peine 50 millions de personnes. Cela crée un écart structurel qui ne peut être ignoré. De plus, cette jeune génération a une vision complètement différente de la vie, du travail et de la technologie que leurs aînés, et leurs attentes quant à comment, où et avec quels outils ils travaillent seront beaucoup, beaucoup plus strictes. Un autre aspect intéressant du défi du vieillissement de la main-d'œuvre est qu'il ne s'applique vraiment que dans les pays les plus développés. Le monde en développement est encore beaucoup plus jeune en moyenne que le monde développé, avec des générations plus jeunes que les plus âgées.

Bien que ce changement générationnel exigera des systèmes EAM et ERP plus efficaces, il créera également un réel besoin de logiciels d'entreprise pour enregistrer les connaissances tacites et la sagesse collective d'une génération à la retraite de cadres, de gestionnaires et de travailleurs. Cette connaissance informelle et tacite est une sorte de capital d'entreprise qui, autrement, disparaîtra des entreprises lorsque cette génération quittera le marché du travail.

La connaissance tacite peut consister en un certain nombre de choses, y compris des stratégies de travail pour certaines situations comme cet arrêt prévu au milieu de l'été pendant la haute saison des vacances, le projet de refonte complexe qui impose des exigences sévères au personnel d'ingénierie ou le dépannage et la réparation d'éléments uniques et complexes. équipement. Les travailleurs plus âgés peuvent même être en mesure de diagnostiquer les problèmes d'équipement en fonction du son des machines pendant qu'elles fonctionnent. Ce type de connaissances est difficile à contenir dans l'application d'entreprise, mais c'est exactement ce que les logiciels d'entreprise doivent faire pour aider les entreprises à négocier avec succès ce changement de génération.

Il sera difficile pour un certain nombre de raisons d'obtenir ces informations de la génération plus âgée. L'une des raisons est le fait que de nombreuses personnes, quel que soit leur âge, considèrent le savoir comme un pouvoir et pensent que s'ils partagent librement ces informations, ils deviennent moins précieux pour l'entreprise. L'information exclusive, en fait, ne devrait pas être partagée dans un marché concurrentiel, mais la véritable concurrence a lieu à l'extérieur de l'entreprise plutôt qu'à l'intérieur de l'entreprise. Et lorsque des employés bien informés gardent les informations pour eux-mêmes, votre entreprise sera désavantagée par rapport à la concurrence. Les logiciels d'entreprise comme EAM devront aider à créer un environnement où les gens sont prêts à partager, prêts à s'entraider et à partager ce qu'ils savent.

De nombreuses entreprises à forte intensité d'actifs ne disposent pas des outils appropriés pour optimiser efficacement les activités associées à un arrêt d'usine, et ne disposent certainement pas des bons outils pour réduire de manière proactive les temps d'arrêt planifiés.

L'essentiel : Les responsables de la gestion d'actifs qui mettent en place les bons outils EAM et les exploitent pleinement auront des frais généraux inférieurs et une productivité accrue, tandis que leurs concurrents s'efforceront de suivre le rythme. Ils seront en mesure de prendre des décisions plus intelligentes concernant le cycle de vie de l'actif, car ils peuvent le gérer comme un seul projet à long terme.

Figure 2. Les fonctionnalités Enterprise 2.0 telles que ce forum de discussion au sein d'IFS Applications peuvent extraire des connaissances tacites des employés seniors et les conserver dans l'application d'entreprise.

Il est également difficile d'obtenir ces précieuses connaissances tacites des personnes âgées, car elles se trouvent dans cet état de compétence inconsciente. Ils ne savent pas qu'ils ont quelque chose à partager ou ce qu'ils savent qui serait précieux pour les autres. Si vous demandez à quelqu'un, avant qu'il ne prenne sa retraite, de s'asseoir avec un livre blanc et d'écrire tout ce qu'il sait, cela ne fonctionnera tout simplement pas. Cependant, en tirant parti des technologies classées comme Web 2.0 et Entreprise 2.0, nous pouvons amener les gens à partager car ils répondent à des demandes d'expertise organiques et en temps réel. Des outils tels que les wikis, les babillards électroniques et même le groupe de discussion traditionnel peuvent inciter les employés seniors à répondre aux requêtes d'autres employés, contribuer à des articles sur des sujets importants et capturer ces données précieuses dans l'environnement d'application centralisé où cela peut profiter à l'entreprise à l'avenir. Wikipédia, les forums de discussion populaires et même Facebook sont des exemples de collaboration et de partage d'informations facilités par les plateformes informatiques.

L'essentiel : Lors de l'évaluation des logiciels EAM, il est donc clairement important de rechercher des fonctionnalités de type Entreprise 2.0 qui faciliteront ce type d'environnement ouvert et communicatif.

6) Considérez l'importance de la convivialité.
Il est logique que les fonctionnalités du logiciel EAM qui peuvent être comprises de manière intuitive, avec une formation et une orientation minimales, offrent un coût total de possession inférieur à celui d'un logiciel plus abscons et plus difficile à comprendre et à utiliser. Un logiciel EAM simple et offrant une interface attrayante incitera également les utilisateurs à saisir plus de données et à interagir plus fréquemment avec le système, ce qui améliore la qualité des données de l'entreprise. Les systèmes qui ont du sens du point de vue de la convivialité deviendront plus importants à mesure que la jeune génération susmentionnée exerce plus d'influence sur la main-d'œuvre. Les baby-boomers étaient prêts à s'engager avec des systèmes logiciels d'entreprise qui laissaient franchement beaucoup à désirer du point de vue de la convivialité. Ils ont supposé qu'il y avait une bonne raison d'entrer les mêmes données dans plusieurs champs ou de rebondir entre plusieurs écrans pour terminer un seul processus. Les nouvelles générations se rendent compte que cela n'est que le résultat d'une mauvaise conception du logiciel et sont susceptibles de se plaindre ou d'utiliser simplement d'autres systèmes en dehors de l'environnement EAM, ce qui entraîne des données fragmentées et des processus inefficaces et non coordonnés.

Figure 3. Cet écran d'IFS Applications crée une illustration visuelle des arrêts de production.

Cela peut être dit de tous les logiciels d'entreprise. Mais dans le cas de l'EAM, nous avons souvent affaire à d'énormes quantités de données, en particulier lorsque l'EAM est intégré aux automates pour le signalement automatisé des défauts. Ces magasins de données très volumineux contiennent - pour la plupart - des informations sur les équipements et les processus qui se situent bien dans les limites acceptables. Une partie infime de ces données, cependant, est d'une importance et d'un intérêt critiques car elle concerne un équipement qui nécessite une attention immédiate. Par conséquent, le logiciel EAM doit permettre aux gestionnaires de séparer les plus ennuyeux des quelques critiques. Un certain nombre de formats graphiques pour représenter les données - y compris les cartes arborescentes - peuvent accomplir cela.

Figure 4. Dans cette arborescence d'IFS Applications, le nombre de failles est représenté par la taille et la criticité par la couleur. Les utilisateurs peuvent explorer les grands carrés rouges pour trouver les raisons des problèmes.

L'essentiel : Lors de la sélection d'un logiciel EAM, il est donc important de rechercher des améliorations de la convivialité de pointe qui rationaliseront l'adoption du logiciel dans l'entreprise et offriront une aide à la décision et à la gestion améliorée en suggérant les tâches de maintenance les plus urgentes à un moment donné.

7) Réalisez des améliorations de maintenance allégée en intégrant EAM avec ERP.
Alors que de nombreux packages EAM sont capables d'effectuer des fonctions standard de planification de la maintenance et de gestion des travaux, il n'en reste pas moins que le succès de la plupart des programmes de maintenance préventive repose sur l'implication et l'adhésion de personnes au-delà du service de maintenance. Et c'est pourquoi il est d'une importance cruciale que la fonctionnalité EAM fasse partie intégrante d'un système de logiciels d'entreprise utilisé ailleurs dans l'entreprise ou soit étroitement intégrée à un progiciel ERP utilisé dans l'ensemble de l'entreprise.

Une solution EAM vraiment flexible peut être implémentée en tant qu'application d'entreprise à part entière comprenant les finances, les ressources humaines, la fabrication et d'autres fonctionnalités, ou intégrée à un outil ERP existant. La fonctionnalité EAM dans IFS Applications, par exemple, comprend des interfaces standard vers SAP, les applications Oracle et d'autres produits. Pendant ce temps, un fournisseur EAM « de niche » de premier ordre peut offrir un certain degré d'intégration avec un progiciel ERP plus large, mais les fonctions de gestion et de contrôle des stocks, de ressources humaines, de gestion des documents et d'achat ne sont pas aussi étroitement liées à d'autres applications, car le la fonctionnalité sous-jacente de l'outil EAM n'est pas aussi robuste.

Faute d'une intégration très étroite avec d'autres applications utilisées au sein de l'entreprise, un package EAM créera un travail sans valeur ajoutée car certaines données doivent être transférées manuellement du système EAM vers un système ERP. De plus, lorsque le logiciel EAM ne s'intègre pas à d'autres fonctionnalités comme une solution ERP, il en résulte un système sous-optimal ou redondant lorsqu'il s'agit de commander des pièces de rechange, car la plupart des fonctions d'achat sont effectuées en dehors du système EAM. Il est extrêmement difficile de conserver de bonnes informations sur les pièces de rechange en stock et d'éviter l'achat excessif de composants, en particulier si certains articles à acheter sont utilisés à la fois dans le processus de fabrication et dans le processus de maintenance. La planification du personnel est également entravée par un outil EAM autonome, car les fonctions de planification d'une application de maintenance de pointe ne sont pas intégrées au logiciel de ressources humaines où sont stockées les informations sur les vacances, les qualifications des employés et d'autres données.

Les solutions EAM qui font partie d'applications d'entreprise plus larges peuvent être très robustes, rivalisant dans certains cas avec les meilleures solutions. Ils captureront les données d'échec, émettront des ordres de travail, planifieront les personnes et les matériaux et les exigences d'achat. Mais contrairement aux systèmes EAM autonomes, ces applications intégrées peuvent, par exemple, tirer parti de la fonctionnalité d'achat déjà présente dans l'application ERP. Lorsque la fonctionnalité EAM est intégrée aux fonctionnalités des applications d'entreprise utilisées par d'autres départements, lorsque tout le monde travaille sur la même plate-forme et sur les mêmes données, il en résulte un certain nombre d'efficacités. Et parce que tout le monde travaille sur les mêmes données dans le même environnement, il est plus facile de communiquer avec d'autres sur lesquels repose une initiative de maintenance centrée sur la fiabilité (RCM).

L'essentiel : Cela signifie pour vous qu'il est important de considérer dans quelle mesure le logiciel EAM créera un silo de données séparé du reste de l'entreprise, ce qui à son tour crée un travail sans valeur ajoutée. D'un autre côté, les améliorations de la maintenance allégée sont réalisables lorsque l'EAM est intégré au reste de l'entreprise.

Conclusion
Bien que chaque entreprise soit légèrement différente, chez IFS, nous pensons que les conseils ci-dessus s'avéreront utiles la plupart du temps pour la plupart des organisations à forte intensité d'actifs. L'idée sous-jacente à tous ces conseils est que l'EAM doit être considéré comme un atout stratégique pouvant générer de la valeur pour l'entreprise lorsqu'il est sélectionné, mis en œuvre et utilisé correctement.

À propos de l'auteur :
Patrick Zirnhelt est le directeur des ventes pour les industries à forte intensité d'actifs pour IFS North America. Il a plus de 16 ans d'expérience dans le domaine des systèmes d'entreprise, ce qui comprend le développement, la mise en œuvre et la vente de logiciels. Il est ingénieur professionnel enregistré en Ontario et détient un MBA spécialisé dans les systèmes d'information de gestion de la York University Schulich School of Business à Toronto et un baccalauréat ès sciences en génie mécanique de l'Université Queens, à Kingston, en Ontario.