L'importance et les défis d'une documentation à jour

Aucune entreprise, quelle que soit sa taille et son type d'activité, ne peut fonctionner sans papiers. De sa politique générale aux instructions de travail les plus détaillées, en passant par les procédures de sécurité et les rapports en tout genre, toutes les informations importantes et utiles au bon fonctionnement de l'entreprise sont enregistrées. Elles doivent être claires, précises et facilement accessibles par les salariés concernés. Il est également primordial que cette documentation soit à jour, intégrant les dernières évolutions et modifications, tout en éliminant les éléments obsolètes. En résumé, les documents doivent être mis à jour pour être applicables.

La procédure de contrôle des documents

Qu'il s'agisse de SMQ, de sécurité ou de tout autre système de gestion, la mise en place et l'application d'une procédure de contrôle des documents est aujourd'hui incontournable dans l'industrie. Cependant, cette obligation concerne aussi bien la documentation produite en interne que celle dont l'origine est externe à l'entreprise.

L'objectif d'une telle approche est essentiellement d'assurer l'exactitude et la fiabilité des informations utilisées dans l'activité commerciale. Mais aussi, pour s'assurer que toutes les opérations sont menées en temps opportun, conformément à ce qui est prévu et écrit.

La procédure de contrôle des documents internes implique leur vérification et leur approbation avant leur diffusion. Cela inclut également la nécessité d'identifier et de mettre en évidence les modifications apportées, ainsi que de s'assurer que les employés disposent des versions correctes des documents dont ils ont besoin. La disponibilité, l'accessibilité et la clarté des informations font également partie des aspects couverts par la procédure de contrôle interne des documents. Nous pouvons également trouver l'identification, la destruction et l'archivage des documents obsolètes s'ils sont toujours inclus aux côtés des documents applicables.

Passons aux informations sur les échanges clients et fournisseurs, les réglementations, les normes et autres documents provenant de l'extérieur de l'entreprise. La procédure de contrôle des documents qui inclut ces derniers consiste principalement à identifier ceux dont l'utilité pour l'entreprise est avérée (trier les documents nécessaires et les documents superflus) et à vérifier leur contenu avant de les diffuser.

La revue documentaire, la mise à jour et ses enjeux

Dans l'industrie, tenir à jour la documentation est l'un des axes majeurs de la revue documentaire. Cela correspond à une approche visant à garantir que le contenu des documents est toujours valide, applicable et d'actualité. Elle est exigée par la plupart des normes de management, dont la norme ISO 9001 (version 2008, paragraphe 4.2.3) qui précise notamment que « Revoir, mettre à jour si nécessaire et réapprouver les documents ». Cela suppose que la documentation applicable doit être modifiée pour être en adéquation avec la réalité de l'entreprise.

En étant mise à jour, la documentation se débarrasse des informations obsolètes . Cela réduit considérablement le risque de faire des erreurs, d'envoyer des instructions erronées aux nouveaux employés et se retrouver avec des documents obsolètes .

A condition toutefois que la gestion des révisions et des documents périmés soit efficace. En cela, la mise à jour des documents joue un rôle déterminant dans l'amélioration continue. Parce qu'il s'attaque aux facteurs qui peuvent affecter la qualité et intègre les mesures pour la soutenir.

Une documentation à jour garantit une efficacité optimale à chaque poste de travail. Chaque collaborateur dispose d'un guide fiable et actualisé pour lui permettre de mener à bien sa mission. En même temps, il contribue à améliorer la sécurité des employés en réduisant les risques d'incidents grâce à des procédures ou des instructions de travail appropriées. En tenant compte des événements dangereux passés et des nouveaux développements dans ce domaine.

Comment tenir une documentation à jour ?

Pour tenir à jour une documentation, les industriels utilisent un Logiciel d'Instructions Numériques de Travail. Ainsi, il permet de toujours fournir aux opérateurs et techniciens la dernière version du document. Picomto est le logiciel leader de numérisation de la documentation opérationnelle. Contactez-nous pour en savoir plus.